Aanhef
Inleiding
De Nacht van Gulpen is de bekendste nachtelijke wandelklassieker in Nederland en de Euregio. Een wandeltocht van 70 kilometer, dwars door het mooie Limburgse Heuvelland. Bekend om zijn sportieve uitdaging, maar ook vanwege de perfecte verzorging en glorieuze intocht. Jaarlijks strijken wandelaars, afkomstig uit binnen- en buitenland, neer in Gulpen om de ultieme uitdaging aan te gaan. Een unieke combinatie van sport en Bourgondische gezelligheid. Een prachtig evenement, neergezet door een grote groep vrijwilligers, met ondersteuning van lokale verenigingen, horeca en middenstand. Initiatieven als deze laten de kracht zien van evenementen in onze gemeente.
Evenementen verbinden, stimuleren, maar bieden bovenal plezier. Door deelname aan wandeltochten, bijwonen van concerten en exposities, samen evenementen te bezoeken of door actief te zijn als vrijwilliger. Evenementen kunnen daarbij uitermate goed ingezet worden als middel. Zo dragen evenementen bij aan het promoten van beweging, tegengaan van eenzaamheid en bevordering van de gemeenschapszin. Met jaarlijks 100.000 evenementenbezoekers en € 2.700.000 aan inkomsten zijn evenementen bovendien van grote toegevoegde waarde voor zowel de promotie als de economie van Gulpen-Wittem (Tabellennotitie Visit Zuid Limburg, bestedingen Zuid-Limburg 2019, Leisure Consultants).
Er is in Gulpen-Wittem een grote verscheidenheid aan evenementen variërend in vorm, doelgroep en uitvoering. Naast de positieve eigenschappen van evenementen brengt dit grote gevarieerde aanbod tevens enkele uitdagingen met zich mee. Uitdagingen op het gebied van beschikbare ondersteuning, beperkingen in tijd en ruimte en draagvlak onder de inwoners van de gemeente.
Het vigerende evenementenbeleid in Gulpen-Wittem stamt uit 2008 en omvat gemeentelijke kaders en richtlijnen voor vergunningen. Een specifieke evenementensubsidie was niet voor handen en facilitaire ondersteuning werd geboden vanuit gemeentewerken zonder dat hier heldere kaders voor waren vastgelegd. Een overkoepelende visie en ambitie op het gebied van evenementen ontbrak. In de voorliggende beleidsnota wil de gemeente vanuit een weloverwogen ambitie de beschreven toegevoegde waarde van evenementen borgen en uitbouwen waarbij tevens oog is voor de bestaande uitdagingen. Om de aandachtspunten uit de praktijk op te halen is er enerzijds een inventarisatie gedaan van de ondersteuning die de gemeente reeds biedt en anderzijds een evaluatie uitgevoerd onder de inwoner van Gulpen-Wittem in haar verschillende hoedanigheden (inwoner, bezoeker en organisator). Hier is veel bruikbare informatie uit naar voren gekomen en hiermee zijn de contouren geschetst van het voorliggend document. Wat goed ging wordt voortgezet en waar mogelijk worden zaken toegevoegd of verbeterd.
Inventarisatie en evaluatie
1. Inventarisatie gemeentelijke ondersteuning
Subsidies:
•Tot 2022 is er geen separate subsidieregeling geweest voor evenementen. Evenementen werden financieel ondersteund uit verschillende budgetten zoals budget zelfsturing, Samen Doen of via de basissubsidie.
•In de jaren 2017-2019 heeft de gemeente per jaar tussen de €50.000,- en €90.000,- subsidie verstrekt aan evenementen.
Vergunningenbeleid
•Wanneer er een evenement georganiseerd wordt in de gemeente Gulpen-Wittem moet de organisator een evenementenvergunning aanvragen. Bij het aanvragen van deze vergunning moet er informatie aangeleverd worden met betrekking tot o.a. tijdstip, locatie, doelgroep en type evenement.
•Organisatoren van evenementen kunnen een vergunning aanvragen via de evenementen assistent. De evenementen assistent is een online applicatie die in 2017 is ingevoerd welke het aanvragen van een vergunning makkelijker moet maken en voorkomt dat voor gemeentegrens overstijgende evenementen op meerdere plaatsen apart een vergunning moet worden aangevraagd. Door interdisciplinair gebruik van de applicatie door evenementenorganisatoren, politie, brandweer en GHOR wordt handhaving en toepassing van de meest actuele wet- en regelgeving in regionaal verband geborgd.
•In 2019 heeft een proef plaatsgevonden met het verruimen van de eindtijden voor evenementen. Deze nieuwe tijden werden door zowel bezoekers als organisatoren gewaardeerd en hebben onder inwoners niet tot meer klachten geleid.
•In de gemeente Gulpen-Wittem worden geen leges betaald voor het aanvragen van evenementenvergunningen. In de ons omringende gemeenten gebeurt dat wel.
Gemeentelijke ondersteuning
•In 2020 is een medewerker evenementen aangesteld. Deze medewerker is het eerste aanspreekpunt voor organisatoren van evenementen, met name voor vergunningen en veiligheid.
•De gemeente biedt evenementenorganisaties ondersteuning door het bieden van dienstverlening van de buitendienst en het uitlenen van materialen. In 2019 leende de buitendienst ca. 1000 stuks aan materialen uit, en besteedde ca. 800 personeelsuren aan ondersteuning van evenementen.
2. Evaluatie evenementenbeleid
a) In 2020 is een online enquête uitgezet onder het inwonerspanel over evenementen in de gemeente. Aan dit onderzoek hebben 628 panelleden deelgenomen.
b) In juni 2021 is een online post-corona enquête uitgezet onder het inwonerspanel waarin vragen waren opgenomen over de beleving van, en deelname aan, evenementen. Aan dit onderzoek hebben 693 panelleden deelgenomen.
c) In augustus 2021 is een online enquête verspreid onder organisatoren van evenementen in de gemeente in het kader van de evaluatie en actualisatie van het evenementenbeleid. Daarnaast zijn er drie participatieavonden georganiseerd voor evenementorganisatoren die aangegeven hebben nader in gesprek te willen gaan met de gemeente over het evenementenbeleid. 38 grote en kleine evenementenorganisaties hebben een uitnodiging gekregen om deze enquête in te vullen. Daarnaast is de link naar de enquête gepubliceerd in de Limburger, in huis-aan-huisbladen, en op sociale media. 31 organisaties hebben de enquête ingevuld. Met 15 van hen zijn aansluitend gesprekken gevoerd.
Uit deze enquêtes en participatieavonden is veel bruikbare informatie naar voren gekomen. Deze informatie is gebruikt om invulling te geven aan het nieuwe beleidskader. Wat goed ging wordt voortgezet en waar mogelijk worden zaken toegevoegd en verbeterd.
De belangrijkste uitkomsten uit deze enquêtes en gesprekken:
a.Inwoners zijn tevreden over de evenementen in onze gemeente, en ervaren weinig overlast.
b.Ondanks de corona-periode is er nog steeds behoefte aan evenementen. Het merendeel van de mensen die in het verleden evenementen in onze gemeente bezocht, heeft daar ook nu nog behoefte aan.
c.Een samenvatting van de resultaten van de enquête onder organisatoren en de hierna gehouden gesprekken is te vinden in bijlage 1 “Resultaten enquête en gesprekken”. De hoofdpunten hieruit:
•Beleid: er is behoefte aan duidelijkheid, een meerjarig beleidskader, en beperking van regeldruk.
•Communicatie: er is behoefte aan één aanspreekpunt, één loket voor evenementen, betere documentatie van afspraken en betrokkenheid van de gemeente wordt zeer op prijs gesteld.
•Facilitaire ondersteuning: De mate waarin de gemeente Gulpen-Wittem evenementen ondersteunt in het beschikbaar stellen van openbare werken (hekken, aggregaten, veegwagen etc.) wordt gewaardeerd. Organisatoren geven aan dat deze ondersteuning van essentieel belang is voor het blijven kunnen organiseren van evenementen in de gemeente. Op dit moment wordt er in enkele gevallen nog een stuk transparantie gemist in de beschikbare middelen en het reserveren ervan.
•Samenwerking: de verschillende organisatoren van evenementen binnen de gemeente kunnen veel met en voor elkaar betekenen. Zij hebben veelal gedeelde uitdagingen en kunnen door het bundelen van kennis en kunde elkaar de best passende oplossingen aanreiken. De gemeente wordt gevraagd hierin te ondersteunen en te faciliteren.
Beleidskader
1. Verbinding met andere beleidsdomeinen
Naast evenementen als doel lenen evenementen zich ook goed om als middel ingezet te worden. Evenementen kunnen bijdragen aan gemeentelijke ambities op het gebied van economie, cultuur, sport, toerisme en het sociaal domein. Dit willen we doen door:
•Citta Slow
Gemeente Gulpen-Wittem is een Cittaslow gemeente. Dit keurmerk wordt toegekend aan gemeenten die op het gebied van leefomgeving, landschap, streekproducten, gastvrijheid, milieu, infrastructuur, cultuurhistorie en behoud van identiteit tot de top behoren. Wij willen deze waarden van traditie, kleinschaligheid, duurzaamheid en zorg voor het landschap onder dit nieuwe beleid nadrukkelijker terug laten komen in onze evenementen. Door de Cittaslow gedachte als uitgangspunt te hanteren bij het verlenen van vergunningen en subsidies heeft de gemeente handvaten om dit imago te versterken.
•Iedereen doet mee
De gemeente Gulpen-Wittem vindt het belangrijk dat inwoners de baas zijn over hun eigen leven en deel uitmaken van een sociaal netwerk. We willen dat iedereen op zijn eigen niveau kan meedoen, en gestimuleerd wordt zichzelf uit te dagen. Evenementen die activiteiten organiseren voor kwetsbare doelgroepen en/of talentontwikkeling worden gestimuleerd en ondersteund waar mogelijk.
2. Alles in Balans
De gemeente Gulpen-Wittem biedt een breed aanbod aan evenementen. Van grote tot kleine evenementen en van sport tot cultuur. Dit gevarieerde aanbod vinden wij belangrijk. Er moet in onze gemeente voor iedereen wat te doen zijn. Aan de andere kant staat het draagvlak voor dagtoerisme onder druk en moeten wij zuinig zijn op ons bijzondere landschap. Om de positieve elementen van evenementen te optimaliseren en de uitdagingen te minimaliseren moet er een juiste balans gevonden worden in het aanbod binnen de gemeente. Dit willen we doen door:
•Spreiding
Bij het vergunnen van evenementen houden we rekening met spreiding in soort, tijd en plaats. Evenementen vinden bij voorkeur plaats op de daarvoor bestemde evenementenlocaties van de gemeente Gulpen-Wittem. In overleg met organisatoren worden afspraken gemaakt om drukte te spreiden en overbelasting te voorkomen.
•Evenementenpiramide
1Zie “De evenementenpiramide” blz. 10
We voeren de evenementenpiramide in als instrument om het aanbod aan evenementen in Gulpen-Wittem beter te kunnen categoriseren. Met behulp van deze piramide kan worden bepaald wat de meest gepaste vorm van ondersteuning is en welke voorwaarde er aan een evenementen kunnen worden gesteld. Essentieel is dat er een goede balans is tussen de top, het midden en de basis van de piramide waarin elke laag zijn eigen functie heeft voor de gemeenschap.
•Variabele eindtijden
De gemeente krijgt de mogelijkheid om per evenement een afweging te maken om de eindtijden te verlengen. In 2019 heeft de gemeente Gulpen-Wittem een proef gedaan met het verruimen van de eindtijden voor evenementen. Deze nieuwe tijden werden door zowel bezoekers als organisatoren gewaardeerd en hebben onder inwoners niet tot meer klachten geleid. Er zijn zelfs signalen dat de overlast voor de buurt is afgenomen doordat de uitstroom van publiek op deze manier beter gespreid wordt.
•Stimuleringssubsidie
Indien wenselijk stimuleren we specifieke soorten evenementen door middel van tijdelijke stimuleringssubsidies. Een jaarlijkse evaluatie van het aantal verleende vergunningen en subsidies dient als monitor om inzicht te bieden waar bijsturing in de vorm van aanpassing van de subsidieregeling nodig is. Zie hiervoor ook de hoofdstukken “aanpak en uitvoering” en “monitoring en evaluatie”.
3. Slagvaardige evenementenorganisaties
Evenementenorganisatoren moeten hun vizier kunnen richten op waar ze goed in zijn, het organiseren van een evenement. Er moet oog zijn voor duidelijke en transparante richtlijnen die willekeur voorkomen; duidelijkheid over wat er van de gemeente verwacht kan worden en wat de gemeente verwacht van de evenementenorganisatie. Daarnaast richt de gemeente zich op het samenbrengen van lokale partijen en sectoren, en heeft zij oog voor initiatieven die vanuit samenwerking ontstaan en doet zij een beroep op het (maatschappelijk) ondernemerschap van evenementenorganisatoren. Dit willen we doen door:
•Evenementenloket
Duidelijk positioneren van een evenementenloket, waar organisatoren terecht kunnen met al hun vragen.
•Evenementenplatform
Organisatoren van evenementen kunnen veel met en voor elkaar betekenen. Zij hebben veelal gedeelde uitdagingen en kunnen door het bundelen van kennis en kunde elkaar de best passende oplossingen aanreiken. De gemeente gaat samenwerkingsinitiatieven tussen organisatoren stimuleren en waar nodig ondersteunen.
•Optimalisatie gebruik evenementen assistent
Het aanvragen van vergunningen wordt zo eenvoudig mogelijk gemaakt door de gebruiksvriendelijkheid van de evenementen assistent waar mogelijk te optimaliseren en ondersteuning te bieden waar nodig.
•Maatwerk
o Variabele eindtijden blijven op basis van maatwerk mogelijk.
o Voor jaarlijks terugkerende evenementen wordt er een proef gedaan met meerjarige rompvergunningen. Dit geeft organisatoren meer duidelijkheid en voorkomt herhaling van jaarlijkse administratieve processen.
o Er wordt een evenementenpiramide ingevoerd, die evenementen onderverdeelt in 3 categorieën; kernversterkende evenementen, beleidsversterkende evenementen en reputatieversterkende evenementen. Per categorie wordt een basisbedrag voor subsidie vastgesteld, dat kan worden aangevuld met extra subsidie voor activiteiten die ons gemeentelijk beleid ondersteunen. Dit bevordert transparantie, geeft zekerheid en biedt de mogelijkheid maatwerk te leveren waar nodig.
Bijlage 1: Resultaten enquête en gesprekken evenementenbeleid
In juni 2021 is onder organisatoren van evenementen in de gemeente Gulpen-Wittem een enquête uitgezet. Hierin werd met name de mening gepeild over wat zij nodig achten voor het organiseren van een evenement, hoe zij daarin de rol van de gemeente zien, en hoe de gemeente hen daarin kan faciliteren.
38organisaties hebben per mail een uitnodiging gekregen om deze enquête in te vullen. Daarnaast is de link naar de enquête gepubliceerd in de Limburger, in huis-aan-huisbladen, en op social media.
31organisaties hebben de enquête ingevuld. (De resultaten hiervan vindt u terug op blz. 15 en verder.)
15van hen hebben aangegeven aansluitend met de gemeente in gesprek te willen over dit onderwerp. De informatie die in deze gesprekken is opgehaald vindt u terug op blz. 17 en verder.
Resultaten enquête
In de enquête werden een serie vragen gesteld over wat de taken van de gemeente kunnen/moeten zijn bij evenementen. Vervolgens werd aan de deelnemers gevraagd een top 3 te benoemen van de zaken die zij hierin het belangrijkste vinden. De top 3 hierin bleek te zijn:
1Er moet één loket komen voor evenementen
2De gemeente moet evenementen subsidiëren
3De gemeente moet ons helpen bij het aanvragen van vergunningen
Opgehaalde informatie uit de gesprekken en enquête
Deelnemers aan de enquête konden op diverse plekken opmerkingen maken. Deze opmerkingen, maar vooral de gesprekken die vervolgens zijn gevoerd, hebben geleid tot de volgende samenvatting.
Beleid
•Meerjarenbeleidskader evenementen: Voor meerdere organisatoren zijn de kaders en richtlijnen die de gemeente hanteert op het gebied van evenementen niet helder. Wisselende signalen vanuit uitvoering en beleid zorgen ervoor dat men niet weet waar men aan toe is. Er wordt geopteerd voor een duurzaam meerjarenbeleid waarin vastgelegd wordt wat de visie van de gemeente is en hoe zij hier invulling aan wil geven.
•Vrijwilligers: De organisatie van evenementen is afhankelijk van gemotiveerde vrijwilligers. Er wordt veel verwacht van vrijwilligers, een verwachting die, door de toenemende regeldruk en gestelde voorwaarden, niet altijd houdbaar lijkt. Om in de toekomst nieuwe vrijwilligers te kunnen werven en de huidige vrijwilligers te behouden is het belangrijk dit te waarderen en ondersteuning te bieden waar mogelijk.
•Regelgeving: De regeldruk in Nederland in de organisatie van evenementen wordt steeds hoger (verplichtingen, vereisten etc.). In het beleidskader moet een balans gezocht worden in het stellen van kaders en het geven van ruimte.
Communicatie
•Evenementenloket: In het verleden is er voor meerdere organisatoren van evenementen onduidelijkheid ontstaan waar zij met hun vragen terecht konden. Op deze manier zijn er situaties ontstaan waarin meermaals werd doorverwezen en verschillende signalen werden gecommuniceerd. Het positioneren van een ambtenaar als centrale evenementen coördinator kan hierin een oplossing bieden.
•Documentatie: Door afspraken en overeenkomsten tussen de gemeente en de organisatoren van evenementen duidelijk op papier te zetten kunnen wederzijdse verwachtingen geformaliseerd worden wat de transparantie en effectieve evenementen organisatie bevordert.
•Betrokkenheid: Waar een aantal evenementen reeds de betrokkenheid van de gemeente ervaren op het gebied van meedenken en het oplossen van problemen zijn er ook een aantal die dit meer zouden willen terugzien. Hierbij wordt bijvoorbeeld gedacht aan proactieve communicatie op het gebied van veranderende wet en regelgeving.
Facilitaire ondersteuning
•Openbare werken (database): De mate waarin de gemeente Gulpen-Wittem evenementen ondersteunt in het beschikbaar stellen van openbare werken (hekken, aggregaten, veegwagen etc.) wordt gewaardeerd. Organisatoren geven aan dat deze ondersteuning van essentieel belang is voor het blijven kunnen organiseren van evenementen in de gemeente. Op dit moment wordt er in enkele gevallen nog een stuk transparantie gemist in de beschikbare middelen en het reserveren ervan. Een (online) database van de gemeentelijke openbare werken, en een reserveringssysteem, zou een uitkomst kunnen bieden.
•Evenement assistent: De online tool die de organisatoren van evenementen kunnen gebruiken om hun vergunningsaanvraag in te dienen wordt wisselend ervaren. Positief wordt ervaren dat de vergunningen omtrent een evenement op een centrale (online) plek aangevraagd kan worden en dat eerdere aanvragen grotendeels gebruikt kunnen worden voor het doen van een nieuwe aanvraag. Als negatief wordt ervaren dat de online tool verouderd is en dat het lastig is verschillende opgevraagde documenten in het systeem te laden.
•Handboek evenementen: Evenementenorganisatoren doorlopen in veel gevallen dezelfde processen in de organisatie van een evenement en krijgen veelal te maken met dezelfde vraagstukken. Een evenementenhandboek zou een waardevol hulpmiddel kunnen zijn waarin o.a. de volgende onderdelen opgenomen kunnen worden:
o Wat verwacht de gemeente van evenementenorganisatoren en waar dienen zij rekening mee te houden?
o Wat kunnen evenementenorganisatoren van de gemeente verwachten?
o Welke stappen moeten doorlopen worden in de organisatie van een evenement?
o Overige aandachtspunten (Pr-reclame uitingen, regels, subsidiemogelijkheden etc).
Samenwerking
•Samenwerking op het gebied van de organisatie van evenementen: De ervaring leert dat de verschillende organisatoren van evenementen binnen de gemeente veel met en voor elkaar kunnen betekenen. Zij hebben veelal gedeelde uitdagingen en kunnen door het bundelen van kennis en kunde elkaar de best passende oplossingen aanreiken. De gemeente wordt gevraagd hierin te ondersteunen en te faciliteren.
•Promotie: De verschillende evenementenorganisatoren proberen allemaal een breed publiek aan te spreken via de beschikbare communicatiekanalen. Hierin wordt weinig gebruik gemaakt van elkaars netwerk en mogelijkheden. Door samenwerkingen aan te gaan op het gebied van Pr-reclame kan een veel groter bereik behaald worden.