Aanhef
Voorwoord
Burgers willen invloed hebben op en een bijdrage leveren aan de kwaliteit van hun fysieke en sociale leefomgeving. Als gemeente bieden we ruimte aan die inbreng en aan initiatieven vanuit de samenleving. Het college van b&w nodigt de inwoners, ondernemers en instellingen nadrukkelijk uit om vooral met de gemeente mee te denken en doen. Ze stimuleert ambtenaren om informatie van buiten de organisatie mee naar binnen te nemen. Vanuit die grondhouding heeft gemeente Gulpen-Wittem zich de afgelopen jaren op talloze wijzen ingespannen om participatie vorm te geven. Met succes, maar ook met pijnpunten die al lerende zichtbaar werden.
Met dit beleidskader burgerparticipatie leggen we uitgangspunten vast die ervaring en lessen uit het verleden ons hebben opgeleverd. We hebben spelregels opgesteld om de betrokkenheid van burgers op een goede manier vorm te geven. Met als doel het toeval er uit te halen of participatietrajecten succesvol zijn. En in de wetenschap dat participatie met de invoering van de Omgevingswet voor overheden niet alleen een grondhouding maar ook een verplichting wordt.
Ondertussen blijven we ervaringen op gebied van zelfsturing en participatie delen en lessen wegen. Want er is altijd ruimte voor verbetering. Zoals ook werd geconstateerd in het onderzoek door de Rekenkamercommissie naar de participatie bij het opstellen van het Mobiliteitsplan Gulpen-Wittem. We hebben de aanbevelingen uit het rapport meegenomen, evenals onze eigen lessen én de ervaringen in het vormgeven van participatie in andere gemeenten. We gaan er mee aan de slag om te zijner tijd de nieuwste inzichten en wetswijzigingen weer op te nemen in ons beleid en onze instrumenten. Daarmee willen we de betrokkenheid en zeggenschap van onze inwoners vergroten.
Aanbeveling uit Rekenkameronderzoek Participatie (5)
Blijf leren van goede voorbeelden en blijf participatie door ontwikkelen. Dit kan vorm krijgen door werkateliers en bijeenkomsten waarbij gesproken en gewerkt wordt aan vormgeving van burgerparticipatie zodat men werkenderwijs tot verbeteringen komt. Het gaat om het gesprek en het samenspel tussen de verschillende spelers (burgers, organisaties, ambtelijke organisatie, college en raad) en de erkenning naar elkaar en het luisteren naar elkaar. Het gaat om leren van elkaar en voortbouwen op successen. Het is van belang om de kennis en inzichten over participatie en kaders te delen in de organisatie. Mogelijk kan de medewerker verbinding & zelfsturing hier een rol in vervullen, bijvoorbeeld door bij grotere participatietrajecten aan de voorkant mee te denken.
Bijlage 1 Afwegingskader Burgerparticipatie gemeente Gulpen-Wittem
Je start een nieuw project of gaat nieuw beleid vormgeven en je wil inwoners daarbij betrekken. Door antwoord te geven op de vragen in dit afwegingskader, kun je beargumenteren of burgerparticipatie een goed idee is of niet. De vragen dwingen om eerst vast te stellen of het onderwerp zich leent voor burgerparticipatie. Zo ja, dan moet je antwoord geven op de vervolgvragen: met welk doel, in welk stadium van het beleidsproces, kunnen welke inwoners met welke verantwoordelijkheid op welke manier meedoen? Het antwoord op die vragen vormt de basis voor je participatieplan.
Dit afwegingskader is geen keurslijf, het biedt ruimte voor maatwerk. Maar het stuurt wel op het stellen van de juiste vragen, op het juiste moment. Het vroeg en bewust stilstaan bij de manier waarop je burgers betrekt, helpt om betere resultaten te bereiken, keuzes te motiveren, maar ook om teleurstelling achteraf te voorkomen.
Stap 1: Afweging op basis van vier randvoorwaarden:
a) Biedt het beleid/project/vraagstuk voldoende ruimte voor participatie?
Valt er iets te kiezen, zijn er reële alternatieven? Vormen bestaande wet- en regelgeving geen belemmering?
b) Is het onderwerp geschikt voor inwoners?
Het onderwerp moet voor individuele inwoners of tenminste voor een bepaalde doelgroep direct van belang en ook begrijpelijk zijn (of begrijpelijk gemaakt kunnen worden).
c) Is er voldoende tijd?
Participatie neemt (in het voortraject) tijd in beslag. Is die tijd ook beschikbaar?
d) Is er capaciteit en geld?
Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Er moet voldoende capaciteit en geld beschikbaar gesteld kunnen worden.
Stap 2: Waarom, wanneer, wie met welke rol
De volgende vier kernvragen helpen om per situatie een passende participatie-aanpak te ontwerpen.
a) Waarom, met welk doel kiezen we voor participatie?
Het doel dat je met participatie wil bereiken geeft richting aan wie je erbij gaat betrekken (2b), en wat je met de opbrengsten gaat doen (2c).
Mogelijke doelen zijn:
-Inzicht in belangen en/of wensen van betrokkenen
-Deskundigheid betrekken en kwaliteit vergroten (het plan wordt er inhoudelijk beter van)
-Betrokkenheid vergroten
-Draagvlak peilen
b) Wie erbij betrekken?
Hiervoor maak je een krachtenveldanalyse. Daarin breng je alle belanghebbenden in beeld, inclusief hun belangen, hun invloed, hun mening over het project en hoe belangrijk zij zijn voor het welslagen van het project.
We staan hier ook stil bij de representativiteit van de deelnemers in het participatieproces: welk en wiens belang brengen zij in en hoe gaan we daar mee om.
Speciale aandacht verdienen daarbij de groepen die een groot belang hebben bij het onderwerp, maar weinig invloed hebben, of niet vanzelf aan een participatietraject zullen meedoen.
c) Fasering
Een project bestaat uit verschillende fasen. We vragen bewoners en belanghebbenden om input op de momenten waarop hun inbreng het best kan worden meegenomen. Tijdens de start van het traject kan het participatieniveau anders zijn dan halverwege het traject en de ene fase leent zich meer voor participatie dan de andere. Of het kan per doelgroep of onderwerp verschillen.
Geef per fase aan welke inbreng participatie kan opleveren.
d) Welke rol en verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers? Wat doen we met de uitkomsten?
De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau.
Informeren
De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen hiervan op de hoogte.
Raadplegen
De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De gemeente is niet verplicht iets te doen met de uitkomsten van deze gesprekken.
Adviseren
De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan afwijken. Dit moet goed worden gemotiveerd.
Coproduceren
Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven.
Meebeslissen (of directe democratie)
De gemeente stelt vooraf eisen aan de manier waarop de meerderheidsvoorkeur wordt vastgesteld (denk aan opkomst/deelname, hoe groot de meerderheid moet zijn, de formulering van de vraag die wordt voorgelegd). De uitkomst (meerderheidsvoorkeur) bepaalt welk besluit wordt genomen.
NB: Omgevingswet:
Kennisgeving Bij de start van een project geeft de gemeente in een
kennisgeving aan hoe het participatietraject eruit komt te zien. De vier kernvragen met antwoorden vormen voldoende onderbouwing
voor de keuze van participatie binnen de Omgevingswet.
Motivering
Het bevoegd gezag geeft bij het besluit aan hoe het de omgeving bij de voorbereiding heeft betrokken. En wat het met de resultaten heeft gedaan.
Stap 3: Hoe?
Welke werkvorm/gespreksvorm of combinatie van verschillende instrumenten past het best bij het onderwerp en het publiek?
De participatieadviseur krijgt vaak de vraag over de derde stap: organiseer een bijeenkomst of regel een dagvoorzitter voor een informatieavond. Je kunt pas een goede bijeenkomst organiseren als je weet wat het doel is van het gesprek, hoeveel ruimte voor inbreng er is, wat het onderwerp is en wie de publieksgroepen zijn. Pas dan kun je bepalen wat de beste gespreksvorm is.
In het participatieplan geef je een aantal mogelijke gespreksvormen weer. In deze fase hoef je nog niet te kiezen. Het gaat erom dat je een beeld krijgt van de mogelijkheden en wat dat betekent voor de benodigde tijd, capaciteit en investering.
Op basis van stappen die je hebt uitgewerkt, kun je een eerste selectie van mogelijke gespreksvormen maken:
Waarom in gesprek?
Participatiedoel (kwaliteit, democratisch proces, betrokkenheid, draagvlak)
•Ruimte voor inbreng (informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen)
Met wie in gesprek?
Individueel of groepsgesprek
Omvang publiek (klein, middel, groot)
Hoe in gesprek?
Online/offline
Structureel of eenmalig
Deelname wel/niet anoniem
Locatie (neutraal terrein of bij de publieksgroep op locatie)
De meest voorkomende gespreksvormen hebben we uitgewerkt in een toolkit.