Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen het:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda 2023.
Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3De vergaderingen worden als regel in het Huis van de Stad gehouden.
4De vergaderingen worden door de leden als regel fysiek bijgewoond. Bij wijze van uitzondering kan één van de leden digitaal aansluiten.
Artikel 3. Verhindering
1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4. Agenda
1Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden.
2Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 5. Ondersteuning door secretaris
1De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot en adequaat verloop van de vergadering van het college.
2De secretaris wordt door de voorzitter in de gelegenheid gesteld om in de vergadering zijn opvatting over een agendapunt aan de leden van het college kenbaar te maken.
Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7. Stemmingen
1Als geen van de leden over een onderwerp wil stemmen, is het voorstel aangenomen.
2Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan schriftelijk worden gestemd.
3Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.
4Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.
5Een lid kan verzoeken om in het verslag aan te laten tekenen dat hij tegen het voorstel heeft gestemd. In dat geval wordt het onderwerp in een volgende vergadering opnieuw geagendeerd en definitief in stemming gebracht.
Artikel 8. Stemming spoedprocedure
1Indien er met spoed een besluit moet worden genomen, dat niet kan wachten op besluitvorming in een collegevergadering, dan wordt het collegevoorstel door de secretaris langs elektronische weg aan de leden van het college ter goedkeuring voorgelegd.
2Het voorstel wordt geacht te zijn aangenomen als alle collegeleden met een elektronisch bericht hebben aangegeven met het collegevoorstel te kunnen instemmen en geen behoefte te hebben aan beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering.
3Het volgens de spoedprocedure genomen collegebesluit wordt opgenomen in de besluitenlijst van de eerstvolgende collegevergadering.
Artikel 9. Verslag en besluitenlijst
1De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.
2Het verslag bevat ten minste:
a.de namen van de afwezige leden;
b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
c.een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).
3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
6Onderwerpen die op grond van de Wet open overheid niet openbaar zijn worden op een vertrouwelijke niet-openbare besluitenlijst geplaatst.
Artikel 10. Openbare vergadering
1Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
Toelichting
Algemeen
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3. Verhindering
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4. Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 102 tot en met 106 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5. en 6. Ondersteuning door secretaris en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn.
Artikel 7. Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 8. Stemming spoedprocedure
Indien gebruik wordt gemaakt van de spoedprocedure, stemming langs elektronische weg buitten een collegevergadering om, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Deze spoedprocedure langs elektronische weg vertoont gelijkenis met het vroegere parafenbesluit. Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het reglement van orde, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Artikel 9.Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Onderwerpen die op grond van de Wet open overheid niet openbaar zijn worden op een vertrouwelijke niet-openbare besluitenlijst geplaatst. Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Artikel 10. Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.