3. Beleidsuitgangspunten en uitvoeringsregels
3.2 Uitvoeringsregels reserves
3.2.1 Instellen
Voor het instellen van een reserve zijn onderstaande uitvoeringsregels van toepassing:
-In het onderliggende raadsvoorstel moeten de volgende gegevens zijn opgenomen (indien van toepassing):
o Het doel waarvoor de reserve wordt ingesteld;.
o De gewenste of noodzakelijke minimale en/of maximale omvang.
o De start- en einddatum van de reserve. Indien einddatum niet bekend is, wordt de einddatum gekoppeld aan het jaar waarin de nota reserves & voorzieningen opnieuw dient te worden herijkt.
o De omvang en de wijze van storten en onttrekken.
-De beoogde omvang voor het instellen van een bestemmingsreserve bedraagt tenminste € 250.000. Dit bedrag kan eventueel ook op termijn behaald worden.
-De minimale looptijd van een reserve is twee jaar.
3.2.2 Mutaties reserves
-Toevoegingen
•Toevoegingen aan reserves worden door de raad goedgekeurd via de Planning & Control documenten (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken) of via een apart raadsbesluit.
•De verwerking van de toevoegingen vindt plaats tot het maximumbedrag dat door de raad is goedgekeurd via de begroting. Voor bedragen boven dit maximum is een expliciet raadsbesluit vereist.
-Onttrekkingen
•Onttrekkingen aan reserves worden door de raad goedgekeurd via de Planning & Control documenten (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken) of via een apart raadsbesluit.
•Verwerking van de onttrekkingen vindt plaats tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd. Daarboven is een raadsbesluit vereist.
•Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve negatief wordt.
•Lasten die worden gedekt door een onttrekking uit een reserve, dienen in principe incidenteel van aard te zijn, omdat een reserve eindig is. Daarom moeten structurele lasten structureel worden gedekt in de begroting. Incidentele lasten of uitgaven die zich over een beperkt aantal jaren voordoen, kunnen echter wel worden gefinancierd uit een reserve. Voor bestemmingsreserves, die bedoeld zijn voor dekking van kapitaallasten, geldt hierop een uitzondering.
3.2.3 Opheffen / wijzigen
De gemeenteraad neemt, al dan niet op voorstel van het college, beslissingen over wijzigingen in het doel van reserves of de opheffing ervan. Hierbij zijn de volgende criteria van toepassing:
-Het oorspronkelijke doel waarvoor de reserve is ingesteld, is gerealiseerd of is niet langer van toepassing.
-De vooraf bepaalde looptijd van de reserve is verstreken.
-Gedurende een periode van twee opeenvolgende jaren heeft er geen mutatie plaatsgevonden in de reserve, tenzij er een bewuste afweging en onderbouwing is om de claim/specifieke reserve te behouden.
-De balansstand van de reserve bedraagt € 0.
Tenzij de raad anders bepaalt, valt na het opheffen van de reserve het saldo vrij ten gunste van de algemene reserve. Het opheffen een reserve moet expliciet worden vermeld in het raadsvoorstel.
3.2.4 Budgethouder
Elke bestemmingsreserve wordt toegewezen aan één budgethouder.
3.3 Uitvoeringsregels voorzieningen
3.3.1 Instellen
Zoals eerder vermeld in de wettelijke kaders met betrekking tot voorzieningen, vereist de wet dat voor specifieke calamiteiten voorzieningen worden ingesteld. Voor verdere details wordt verwezen naar sectie 2.3.2. In het geval van een egalisatievoorziening voor groot onderhoud dient dit echter afzonderlijk te worden vastgesteld door de raad. Het is van essentieel belang dat er een recent beheerplan beschikbaar is.
Het college heeft de bevoegdheid om voorzieningen in te stellen, op te heffen, en over voorzieningen te beschikken, met uitzondering van de instelling van een egalisatievoorziening voor groot onderhoud. Hiertoe geldt een speciale procedure.
3.3.2 Mutaties voorzieningen
Wanneer de omvang van een voorziening het noodzakelijke niveau overschrijdt, komt het surplus ten goede aan de exploitatie. Tekorten in de voorziening moeten worden aangevuld.
Het is een vereiste dat elke voorziening wordt onderbouwd met een berekening van de onderliggende verplichting of het risico. Als er een mogelijkheid bestaat dat een risico zich voordoet en de omvang niet goed kan worden ingeschat, is het niet toegestaan om een voorziening te creëren (zie 2.3 onderdeel risicovoorzieningen). In dat geval moet het risico worden opgenomen in de paragraaf 'weerstandsvermogen & risicobeheersing' als onderdeel van de begroting en jaarrekening.
Stortingen
-Stortingen worden gebaseerd op de noodzakelijke omvang.
-Voorzieningen voor het egaliseren van kosten worden afgestemd op de kaders die zijn vastgesteld door de raad (op basis van beheerplannen).
-Stortingen worden als lasten in de exploitatie opgenomen. In geval van (verwachte) tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld.
Aanwendingen
-Aanwendingen worden rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt.
-Het is niet toegestaan om de voorziening aan te wenden voor doeleinden anders dan waarvoor deze is gevormd.
Afwijkingen in de geraamde onttrekkingen/bestedingen of dotaties dienen te worden gemeld in tussentijdse rapportages en moeten uiteindelijk als toelichting worden opgenomen in de jaarstukken.
3.3.3 Opheffen / wijzigen
Een voorziening wordt opgeheven in de volgende situaties:
-Als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is ingesteld, is komen te vervallen. - Als het doel van de voorziening niet langer bestaat of verandert.
-In het geval van een egalisatievoorziening voor groot onderhoud wordt deze opgeheven als er geen recent beheerplan beschikbaar is of als het beheerplan niet voldoet aan de overige gestelde eisen.
Na het opheffen van een voorziening, valt het saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
3.3.4 Overige uitvoeringsregels
-Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichtingen of voorzienbare verliezen. Een uitzondering hierop is de voorziening voor wethouderspensioenen, die wordt gewaardeerd op de contante waarde. Dit is conform de systematiek die genoemd is in de ‘Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa)’.
-Indien er sprake is van een egalisatievoorziening voor groot onderhoud, dan bestaat de verplichting om binnen de vijf jaar het beheerplan tussentijds bij te stellen, indien het beheerplan in belangrijke mate niet meer aansluit bij de actuele situatie van staat van het onderhoud.
3.3.5 Budgethouder
Elke voorziening wordt toegewezen aan één budgethouder.