Aanhef
Besluit van de gemeenteraad van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas houdende regels omtrent de gemeenschappelijke regeling omtrent de rekenkamer (Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer)
Hoofdstuk 1 Inleidende en algemene bepaling
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
-Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
-Raden: de raden van de deelnemende gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas;
-College: college van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas;
-Rekenkamer: de Groene Hart Rekenkamer;
-Regeling: de gemeenschappelijke regeling ten behoeve van de Groene Hart Rekenkamer.
Hoofdstuk 2 Instelling
Artikel 2 Belang
Deze regeling is aangegaan om gezamenlijk de wettelijke opdracht tot het instellen van een rekenkamer op een effectieve en efficiënte wijze vorm en inhoud te geven.
Artikel 3 Gemeenschappelijke rekenkamer
1De raden richten door deze regeling een gemeenschappelijke rekenkamer op, als bedoeld in artikel 81l van de Gemeentewet.
2Het gemeenschappelijke orgaan is genaamd ‘Groene Hart Rekenkamer’ en is gevestigd in de gemeente Gouda.
3De hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer) uit de Gemeentewet zijn van toepassing op de gemeenschappelijke rekenkamer.
Hoofdstuk 3 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing
Artikel 4 Toetreding en uittreding
1Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de deelnemende raden en de raad van de toetredende gemeente.
2Uittreding uit deze regeling kan geschieden na een daartoe strekkend besluit van de raad van de uittredende gemeente.
3Dit besluit wordt uiterlijk twaalf maanden voor de beoogde uittredingsdatum aan de raden en de leden van de rekenkamer medegedeeld.
4Uittreding is mogelijk vier jaar na toetreding tot de regeling.
5De financiële gevolgen van een uittreding en de daarbij behorende verplichtingen van de uittredende gemeente worden door de raden vastgesteld na het horen van de voorzitter van de rekenkamer.
Artikel 5 Wijziging en opheffing
1Deze regeling kan zowel op voorstel van de rekenkamer als op voorstel van één van de raden worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van de raden.
2Deze regeling wordt opgeheven wanneer er slechts één gemeenteraad overblijft in deze regeling.
Hoofdstuk 4 Werkwijze
Artikel 6 Ondersteuning van de rekenkamer
1De rekenkamer heeft een ambtelijk secretaris.
2De rekenkamer benoemt, gehoord de programmaraad, een secretaris voor een goede uitoefening van de werkzaamheden van de rekenkamer.
3De aanstelling van de secretaris vindt plaats bij de griffie van de gemeente Gouda.
4De secretaris is voor de werkzaamheden voor de rekenkamer, uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer
5De griffie gemeente Gouda draagt zorg voor de betaling van de vergoeding aan de leden van de rekenkamer.
6De griffie gemeente Gouda draagt zorg voor de overige betalingen van de rekenkamer, na instemming van de voorzitter van de rekenkamer.
7Archivering van de documenten van de rekenkamer gebeurt volgens de archiefregels van de gemeente Gouda.
Artikel 7 Het onderzoek
1De rekenkamer bepaalt welke onderzoeken worden verricht.
2De onderzoekscapaciteit wordt zoveel mogelijk evenredig verdeeld over de deelnemende gemeenten, maar kan na raadpleging met de programmaraad daarvan afwijken.
3Als een gemeente meer per inwoner bijdraagt dan het in artikel 10, tweede lid genoemde bedrag, wordt dit meerdere gebruikt voor onderzoek in de betreffende gemeente.
4De rekenkamer legt jaarlijks een onderzoeksprogramma voor het opvolgende kalenderjaar voor aan de raden. De raden kunnen voorstellen voor onderzoek via de programmaraad aandragen bij de rekenkamer.
5De rekenkamer bericht in hoeverre aan een verzoek van een raad zoals bedoeld in het vierde lid wordt voldaan en motiveert dit.
6Indien op verzoek van een raad een extra onderzoek wordt verricht door de rekenkamer, zijn de daaraan verbonden meerkosten voor rekening van die raad.
Artikel 8 Overleg
1De voorzitter van de rekenkamer voert ten minste drie keer per jaar overleg met de programmaraad.
2Bij dit overleg worden in ieder geval het onderzoeksprogramma, de begroting en de jaarrekening van de rekenkamer besproken.
3De voorzitter van de rekenkamer vraagt bij belangrijke bedrijfsvoeringbeslissingen de programmaraad vooraf om een zienswijze.
4De voorzitter van de rekenkamer meldt het aan de programmaraad als er zich zaken voordoen waarvan de raden kennis zouden moeten nemen.
Artikel 9 Programmaraad
1Er is een programmaraad voor de rekenkamer.
2De programmaraad bestaat uit twee leden van en aangewezen door elk van de raden.
3Het voorzitterschap van de programmaraad rouleert iedere twee jaar tussen de gemeenten, tenzij de leden in onderling overleg anders overeenkomen.
4De griffier van één van de deelnemende gemeenten is adviseur van de programmaraad. Het adviseurschap rouleert iedere twee jaar tussen de griffiers van de deelnemende gemeenten.
5De programmaraad heeft de volgende taken:
a.het geven van een zienswijze op de door de rekenkamer geselecteerde onderzoeksonderwerpen (shortlist) voor het komende kalenderjaar;
b.het geven van een zienswijze op de probleemstelling, onderzoeksvragen en onderzoeksopzet opgesteld door de rekenkamer, voorafgaand aan het offertetraject voor het onderzoek;
c.het geven van een zienswijze op het reglement van orde van de rekenkamer;
d.het gevraagd en ongevraagd adviseren van de raden en de rekenkamer;
Hoofdstuk 5 Financiën
Artikel 10 Bijdragen deelnemende gemeenten
1De raden stellen, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.
2De bijdrage van de deelnemende gemeente bedraagt minimaal € 1,- per inwoner. De bijdrage wordt als volgt berekend: het aantal inwoners van de gemeente op 1 januari van het jaar daaraan voorafgaand, vermenigvuldigd met netto € 1,- per jaar.
3De minimale bijdrage wordt jaarlijks aangepast op basis van het consumentenprijsindexcijfer voor januari in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar.
4De raden kunnen afwijken van het minimumbedrag per inwoner, waarbij dat bedrag ingezet wordt voor additioneel onderzoek voor de betreffende gemeente, zoals bedoeld in artikel 7, derde lid.
5Elke raad stelt voor een periode van één jaar de jaarlijkse bijdrage aan de rekenkamer vast. Ten minste twee maanden voor afloop van de periode bedoeld in lid 2 stelt een raad opnieuw de jaarlijkse bijdrage vast.
6Indien het budget niet volledig wordt besteed, blijft het resterende budget, na instemming van de programmaraad, beschikbaar voor de rekenkamer tot een maximum van 15% van het jaarbudget. Het meerdere wordt elk jaar naar evenredigheid teruggestort op de rekening van de gemeenten.
Hoofdstuk 6 Benoeming en rechtspositie
Artikel 11 Benoeming
1De rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter.
2De leden van de rekenkamer zijn geen ingezetene van één van de gemeenten.
3De programmaraad wordt betrokken bij de selectieprocedure van de leden van de rekenkamer.
4De raden benoemen de leden van de rekenkamer op voordracht van de programmaraad door een gelijkluidend besluit.
5De leden van de rekenkamer, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal één keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd.
Artikel 12 Vergoeding
1De leden van de rekenkamer ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste maandelijkse vergoeding.
2De vergoeding bedraagt voor de voorzitter € 742,55 per maand en voor gewone leden € 571,10 per maand.
3De leden van de rekenkamer ontvangen daarnaast een onkostenvergoeding van € 84,10 per maand.
4De bedragen genoemd in het tweede en derde lid, zijn gebaseerd op de indexering op 1 januari 2023.
5De vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen
Artikel 13 Inwerkingtreding en evaluatie
1Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.
2Deze regeling wordt iedere vier jaar geëvalueerd door de raden in opdracht van de programmaraad.
Artikel 14 Citeertitel
Deze gemeenschappelijke regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer.
Toelichting bij Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer
Algemeen
De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven in een gemeenschappelijke regeling.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Dit artikel geeft definities. De Gemeentewet schrijft voor dat de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet worden toegepast voor samenwerking via een gemeenschappelijke rekenkamer. Bij de toepassing hiervan is een aantal artikelen van de Wgr buiten werking verklaard.
Artikel 3 Gemeenschappelijk orgaan
Er dient een gemeenschappelijk orgaan te worden opgericht door middel van een gemeenschappelijke regeling, omdat dit zo is voorgeschreven in artikel 81l van de Gemeentewet. De Gemeentewet geeft letterlijk aan dat onder andere de artikelen 1 en 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toegepast dienen te worden bij het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer.
De Gemeentewet geeft een regeling voor de decentrale rekenkamer. Deze is met name terug te vinden in hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer). De gemeente mag daar bij verordening niet van afwijken. Om te onderstrepen dat dit ook geldt voor de gemeenschappelijke rekenkamer in een gemeenschappelijke regeling, wordt hiernaar in dit artikel verwezen.
Het gemeenschappelijk orgaan is genaamd Groene Hart Rekenkamer.
Een gemeenschappelijk orgaan bezit anders dan een openbaar lichaam geen rechtspersoonlijkheid. Het kan dus niet zelfstandig deelnemen aan het maatschappelijk verkeer en bijvoorbeeld geen arbeidsovereenkomsten sluiten. Personeel dat werkt voor een gemeenschappelijk orgaan moet dus altijd in dienst zijn van één of meer van de deelnemende partijen. In deze gemeenschappelijke regeling is gekozen voor de gemeente Gouda. Een ander verschil is dat het gemeenschappelijk orgaan maar één bestuur heeft en niet zoals het openbaar lichaam een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.
Artikel 4 Toetreding en uittreding
Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemers ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen door de raden.
Omdat uittreding tot krimp van de personeelsbezetting kan leiden en ook andere kosten, kunnen de deelnemende gemeenten bepalen dat er kosten zijn verbonden aan de uittreding.
Artikel 5 Wijziging en opheffing
Ook indien deze regeling dient te worden gewijzigd, zorgen de deelnemers ervoor dat dit op zo spoedig mogelijke termijn gebeurt. Verzoeken voor wijzigingen worden aan de raadsgriffie van de gemeente Gouda toegezonden in verband met de coördinatie van de besluitvorming.
Volgens artikel 9 lid 1 van de Wgr dienen bij een regeling voor onbepaalde tijd bepalingen te worden opgenomen over wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding. Hierin is met dit artikel voorzien. Aangezien het een gemeenschappelijk orgaan betreft en geen rechtspersoonlijkheid bezit, hoeven geen afspraken te worden opgenomen over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon.
Artikel 6 Ondersteuning van de rekenkamer
lid 3: De bij de aanstelling horende rechtsvorm wordt in overleg met de rekenkamer door de griffie bepaald.
Artikel 8 Overleg
Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de raden te bevorderen wordt tenminste drie keer per jaar overleg gevoerd tussen de voorzitter van de rekenkamer en vertegenwoordigers van de raden.
Het overleg heeft onder andere de volgende functies: het adviseren over de ontwerpbegroting alvorens deze voor zienswijze aan de raden wordt voorgelegd, het bespreken van de jaarrekening alvorens deze wordt vastgesteld en het bespreken van andere belangrijke bedrijfsvoeringsbeslissingen.
Artikel 9 Programmaraad
De raden kunnen een programmaraad instellen die fungeert als het aanspreekpunt voor de rekenkamer. De raden kunnen zelf het aantal leden en de taken van de programmaraad bepalen, maar is niet verplicht een programmaraad in te stellen. Zij kunnen het bijvoorbeeld ook aan de rekenkamer overlaten.
De programmaraad wordt niet betrokken bij:
•De besluitvorming van de rekenkamer over het starten van een onderzoek;
•De uitvoering van onderzoeken;
•De vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies.
Ook hebben de leden van de programmaraad geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.
Artikel 10 Begroting
Volgens artikel 34 van de Wgr wordt de begroting door het gemeenschappelijk orgaan vastgesteld. Dat is de Groene Hart Rekenkamer. Met het vaststellen van de begroting wordt niet de hoogte van de bijdrage van de deelnemers aan de regeling vastgesteld. Met andere woorden: de begroting wordt vastgesteld aan de hand van de door de raden ter beschikking gestelde financiële middelen. De datum in deze bepaling is gebaseerd op artikel 34 Wgr.
Bij het opstellen van een begroting moet de indexering worden geschat. De werkelijke indexering is pas na afloop van een kalenderjaar bekend. Nacalculatie vindt plaats op basis van de cijfers van het CBS (contractuele loonkosten per maand, CAO-sectoren Overheid).
De rekenkamer brengt gedurende het kalenderjaar voorschotbedragen in rekening gebaseerd op het in de begroting toegekende bedrag. Na afloop van een uitvoeringsjaar verantwoordt de rekenkamer zich via de jaarrekening over de uitgevoerde werkzaamheden en de werkelijk gemaakte kosten.
Onderuitputting in enig jaar kan worden gecompenseerd in volgende jaren. Reservevorming is dus mogelijk en ook wenselijk. In overleg met de accountant en een vertegenwoordiging van de raden en op basis van een inventarisatie van mogelijke extra incidentele kosten, worden een streefomvang en een maximum van de algemene reserve afgesproken.
Reservevorming betekent niet dat de rekenkamer een eigen vermogen heeft. Het geld is en blijft van de deelnemende gemeenten. Na verloop van deze periode maakt de rekenkamer een voorstel voor de eindafrekening. Daarbij wordt aandacht besteed aan een gewenste startreserve voor de nieuwe periode en de financiële compensatie voor gemeenten waarvoor de onderzoeksinspanning over de hele periode bezien achter is gebleven.
Artikel 11 Benoeming
Na afloop van de wettelijke periode kan het lid van de rekenkamer worden herbenoemd voor een nieuwe periode. In deze regeling is gekozen voor maximaal één herbenoemingsperiode. De raden herbenoemen het lid van de rekenkamer op voordracht van de programmaraad door een gelijkluidend besluit.
Artikel 12 Vergoeding
Artikel 81o Gemeentewet bepaalt dat de vergoeding die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen en de tegemoetkoming in de kosten die zij ontvangen, in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld.