Aanhef
Intitulé
Verordening klankbordgesprek burgemeester gemeente Gorinchem 2021
de raad van de gemeente Gorinchem;
overwegende dat het wenselijk is dat de burgemeester in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid er recht op heeft dat minimaal drie keer tijdens zijn ambtsperiode in een tweezijdig gesprek met de raad besproken wordt hoe de samenwerking verloopt tussen hem en de raad;
voorts overwegende dat het ook wenselijk is dit recht in een verordening vast te leggen;
gelezen de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken d.d. 1 mei 2016;
gelet op de artikelen 84, 108, 147, 149 van de Gemeentewet;
gelet op het advies van het fractievoorzittersoverleg d.d. 28 januari 2021;
B E S L U I T:
De navolgende “Verordening klankbordgesprek burgemeester gemeente Gorinchem 2021” vast te stellen;
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.raad: de gemeenteraad van Gorinchem;
b.gesprekken: klankbordgesprekken tussen de raad en de burgemeester;
c.commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die namens de raad aan de gesprekken deelneemt;
d.commissaris: commissaris van de koning in de provincie Zuid-Holland.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die jaarlijks gesprekken voert.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit vier raadsleden.
2De commissieleden worden door de raadsleden uit hun midden gekozen.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
4De commissie laat zich informeren door de overige raadsleden.
5De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
1De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door zijn plaatsvervanger.
2De griffier is secretaris van de commissie.
Artikel 5 Procedure en tijdschema
1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.
2De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.
4Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
5In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
Artikel 6 De voorzitter van de commissie
1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
2De voorzitter leidt de gesprekken.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. In dat geval is het tweede lid niet van toepassing.
5Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten vermeld.
4Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.
5Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 86 van de Gemeentewet. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De commissie legt bij gesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.
4De commissie treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de commissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de eventuele externe gespreksleider zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, op betrokkenen en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, derde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.
Artikel 9 Het gesprek
1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.
a.Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
b.De commissie kan besluiten een deel van de leden aan het gesprek te laten deelnemen.
2De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.
3Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige gesprek.
4In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 10 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de griffier een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.
2Het verslag wordt door de commissie en de burgemeester middels ondertekening vastgesteld.
3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Artikel 11 Archivering
1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde (gespreks)verslag.
2Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 Citeertitel en inwerkingtreding
1Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprek burgemeester 2021.
2Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
3De “Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad gemeente Gorinchem 2015” wordt hiermee ingetrokken.