Besluit Informatiebeheer gemeente Gorinchem 2020 (gemeente Gorinchem)

Aanhef

Het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Gorinchem,

Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Gorinchem 2020;

Overwegende dat:

•in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

•deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

•deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeenten en van andere partijen of personen;

•deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

•deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

besluit vast te stellen:

Voorschriften betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit Informatiebeheer gemeente Gorinchem 2020)

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

b.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder sub e van de wet aangewezen archiefruimte;

c.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris;

d.authentiseren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentiek informatie gaat;

e.informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder sub c van de wet;

f.informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

g.informatiebeheerplan: een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van de informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

h.organisatieonderdeel: elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente;

i.vorm (van de informatie) de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;

j.wet: de Archiefwet 1995

Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg (SIO)

1Ons college stelt een Strategisch Informatieoverleg in.

2Het Strategisch Informatieoverleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer voor te bereiden.

3Het Strategische Informatieoverleg geeft in ieder geval advies over:

a.goede en geordende staat van archiefbescheiden;

b.vervreemding van archiefbescheiden;

c.de vaststelling en toepassing van de selectielijsten;

d.overdracht archiefbescheiden aan een andere beheerder;

e.vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

f.overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

g.beperkingen van de openbaarheid van archiefbescheiden;

h.duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;

i.veranderingen in de wetgeving en gevolgen voor het informatiebeheer;

j.wijzigingen in het informatiebeheer;

k.beveiliging en privacy van de informatie;

l.de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten, archiefbewaarplaats en e-depot.

4In het Strategisch Informatieoverleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

5Organisatiewijzigingen, oprichten van organisatie brede projecten en andere transities in de organisatiestructuur worden in het SIO geagendeerd, waardoor vooraf rekening gehouden kan worden met inrichting qua privacy en archivering.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het college bepaalt dat een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer wordt gehanteerd.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1Het hoofd van het organisatieonderdeel is als proceseigenaar verantwoordelijk voor de informatie in zijn organisatieonderdeel voor zover die informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2De verantwoordelijke eenheid voor het informatiebeheer is cluster DIB, onderdeel van team Informatie en Ondersteuning.

3Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt met ondersteuning van het cluster DIB, dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

4De inrichting van het informatiebeheer omvat tenminste:

a.de organisatie van het informatiebeheer;

b.de (onder)mandatering van bevoegdheden aan ambtenaren;

c.het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

d.procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

e.het aanwijzen van een archiefruimte ten behoeve van fysieke en digitale archiefbescheiden;

f.het opzetten en bijhouden van een informatiebeheerplan;

g.het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

5Het cluster DIB faciliteert de uitvoering van taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang.

Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt een geauthentiseerd exemplaar bewaard door het organisatieonderdeel.

3Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

a.informatiearchitectuur;

b.informatiebeveiliging- en -geheimhouding;

c.duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie

4Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van het organisatieonderdeel adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 6 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

c.conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 7 Positief advies van de archivaris

In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

a.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

b.vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

c.vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

d.bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

e.overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel en/of aan de ketenpartners.

Artikel 8 bewaartermijnen van de informatie

1Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

3De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 9 Overbrenging

Indien het hoofd van het organisatieonderdeel op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats, voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris. Indien wordt afgeweken van de wettelijke overbrengingstermijn voert het hoofd van het organisatieonderdeel hierover overleg met de archivaris.

Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte en over te brengen informatie

De archivaris stelt voorschriften op voor het beheer van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en de informatie die nog overgebracht dient te worden.

Besluit Informatiebeheer gemeente Gorinchem 2020