Privacyreglement Cameratoezicht in de werkomgeving gemeente Goes

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

De begrippen in dit reglement dienen te worden uitgelegd overeenkomstig die uit de Wet bescherming persoonsgegevens, hierna ook genoemd: de wet. Daarnaast wordt in dit reglement verstaan onder:

1college: het college van burgemeester en wethouders van gemeente Goes;

2verantwoordelijke: de gemeentesecretaris namens het college;

3beheerder:

-het afdelingshoofd Facilitaire Zaken voor de locatie Stadskantoor, M.A. de Ruijterlaan 2;

-het afdelingshoofd Openbare Ruimte voor de locaties Openbare Ruimte, Troelstralaan 1 en Geldeloozepad 1;

gemandateerd door de gemeentesecretaris;

4technisch beheerder: de technisch gebouwbeheerder die de beheerder met zijn medeweten voor het technische gedeelte bijstaat in zijn taak, of een andere medewerker die de beheerder schriftelijk aanwijst als technisch beheerder;

5cameratoezicht: verwerking van persoonsgegevens in een bestand zoals bedoeld in de wet, in een opnameruimte, door middel van verkregen beeldinformatie, vanuit:

1locatie Stadskantoor, M.A. de Ruijterlaan 2, Goes:

a.publiekshal, inclusief de werkplekken van de frontoffice receptie en publieksbalie;

b.hoofdingangen;

c.personeelsingang;

d.in- en uitgang fiets- en parkeerkelder).

2locatie Openbare Ruimte, Troelstralaan 1, Goes:

a.publiekshal, inclusief de werkplekken van de frontoffice receptie;

b.buitenterrein.

3locatie Openbare Ruimte, Geldeloozepad 1, Goes:

a.buitenterrein Goes.

Het cameratoezicht werkomgeving omvat niet:

-de directe werkplek (bureaus, groepskantoren zonder chartale afhandelingen), met uitzondering van de werkplekken, genoemd onder 5.1.a en 5.2.a;

-algemene werkruimten (pantry’s, werkplaatsen, installatieruimten, server- computerruimten;

-persoonlijke ruimten (toiletten, kleedkamers);

-openbare ruimte;

6live bekijken beelden: het opzoeken van beeldfragmenten voor het opsporen van calamiteiten of incidenten, het weergeven van beelden in registratieruimten en het weergeven van beelden op monitoren ten behoeve van preventie, al dan niet in publiektoegankelijke ruimten;

7beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen videobeelden met inbegrip van de op dat moment aanwezige personen en zaken, geregistreerd naar tijdstip, datum en plaats;

8opnameruimte: de technische server ruimte, waar opslag van de opgenomen beelden plaatsvindt;

9camerasysteem: het samenhangend geheel van camera’s, beeldschermen, opnameapparatuur, verbindingskasten, vaste signaal-, kabel- en netwerkverbindingen inclusief bijbehorende software voor het bekijken van de beeldinformatie;

10incident: een gebeurtenis waarbij een of meer personen, zaken of dienstverleningsprocessen in gevaar zijn of dreigen te komen.

Artikel 2. Beheer van persoonsregistratie

De beheerder zorgt voor de naleving van de in dit privacyreglement gestelde regels. Het beheer van de gegevens, opgenomen in de persoonsregistratie, is opgedragen aan, de door de beheerder aangewezen medewerkers, behorende tot zijn organisatie.

Artikel 3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van persoonsgegevens als preventie dan wel ondersteuning van:

1het beveiligen van het personeel, werkzaam voor de gemeentelijke organisatie, evenals overige personen die zich in of op de betreffende locaties bevinden;

2de beveiliging en bewaking van de toegang en de zaken die zich in of op de betreffende locaties bevinden;

3de beveiliging en bewaking van dienstverleningsprocessen;

4het beveiligen van de bezittingen tegen inbreuken en/of daden waaruit schade aan of vermindering van de veiligheid in of op de betreffende locaties, kan ontstaan;

5de opsporing van, dan wel de bewijsvoering tegen personen, die zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan het plegen van enig strafbaar feit respectievelijk van een onrechtmatige daad in of op de betreffende locaties.

Artikel 4. Betrokkenen in de verwerking

De verwerking bevat uitsluitend persoonsgegevens over personen die zich in of op de betreffende locaties bevinden, slechts na feitelijke analyse van een incident, te verdelen in de volgende groepen:

1de ambtenaar of andere persoon in dienst van of werkzaam voor de gemeentelijke organisatie;

2de persoon die een gemeentelijke dienst afneemt of gaat afnemen;

3de persoon aan wie de toegang tot de betreffende locaties is ontzegd;

4de persoon die zich schuldig heeft gemaakt aan het plegen van enig strafbaar feit en/of van een onrechtmatige daad;

5de persoon die al dan niet getuige van het incident kan zijn geweest.

Artikel 5. Persoonsgegevens in de verwerking

1De verwerking bevat over de in artikel 4 vermelde personen de volgende persoonsgegevens:

a.videobeelden van de persoon;

b.indicatie van de datum en tijd van de opname;

c.plaats van de opname.

Deze gegevens worden verkregen door het cameratoezicht en niet gekoppeld aan overige persoonsgegevens.

2De camera’s zijn voor iedereen zichtbaar geplaatst. Bij de ingangen van de betreffende locaties is melding gemaakt van het aanwezige cameratoezicht.

3De beeldinformatie, opgenomen onder en buiten werktijden, zal niet worden gebruikt voor de vastlegging van andere bewegingen of gedragingen van personen, dan de registratie van inbraak, diefstal, vernieling, agressie, fraude en/of obstructie.

Artikel 6. Toegang tot beeldinformatie

1Het live bekijken van beeldinformatie, na een gerede verdenking van diefstal of andere onregelmatigheden die vallen onder de in artikel 3 genoemde beveiligingsdoeleinden, is voorbehouden aan de beheerder of in geval van afwezigheid zijn vervanger, evenals de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2Toegang tot de beeldinformatie is slechts mogelijk met minimaal twee personen, onder wie minimaal een verantwoordelijke of gemandateerde verantwoordelijke.

3Tot de beeldinformatie hebben directe toegang: de beheerder;

-de door de beheerder aangewezen medewerkers behorende tot zijn organisatie;

-een jurist van de afdeling Concern voor de ondersteuning bij het beoordelen van de beeldinformatie of bij een melding sprake is van een incident;

-de technisch beheerder en de onder zijn leiding staande personen voor het uitvoeren van systeembeheeractiviteiten;

-de ambtenaren van de politie ingeval van incidenten, ter uitvoering van hun publiekrechtelijke taak;

-de betrokkene, uitsluitend op verzoek bij de beheerder, uitsluitend tot de gegevens die betrekking hebben op zijn persoon en uitsluitend als dit mogelijk is zonder dat de bescherming van andere personen kan worden geschaad.

4Er is sprake van een melding van een incident als:

-de betrokken persoon verklaart schade of vermindering van veiligheid te ervaren;

-de beheerder aangeeft dat van deze ervaring sprake zou kunnen zijn;

-de politie aangeeft dat sprake zou kunnen zijn van een strafbaar feit.

Na melding van een incident wordt binnen 8 uur de hierop betrekking hebbende beeldinformatie overgezet op een losse gegevensdrager en start de beheerder de behandeling daarvan.

Artikel 7. Toegang tot de opnameruimte

Uitsluitend met toestemming en protocolplicht van de beheerder, als bedoeld in artikel 11, hebben de volgende personen toegang tot de opnameruimte en kunnen hoogstens het opgeslagen beeldmateriaal live uitlezen tijdens hun werkzaamheden, te weten:

1de facilitair medewerkers voor de controle van de werking van het camerasysteem;

2de gebouwenbeheerder bij het uitvoeren van onderhoudsactiviteiten, meer toevallig en slechts voor zover een andere bevoegde persoon op dat moment het opgeslagen beeldmateriaal live uitleest.

Bij het uitlezen van live beelden is geen sprake van een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de wet.

Artikel 8. Verwijdering en vernietiging van persoonsgegevens

1Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking, worden automatisch van het camerasysteem verwijderd. De gebruikte techniek hierbij is volgens het ‘first-in, first-out’ principe. De nieuwe beeldinformatie overschrijft de oudste beeldinformatie, waardoor deze laatste informatie onherstelbaar wordt vernietigd.

2De configuratie moet zodanig ontworpen zijn dat de beeldinformatie na de vastlegging niet langer dan 96 uren wordt bewaard. Na 72 uren is er sprake van onherstelbare vernietiging van de registratie.

3De beeldinformatie van artikel 5, derde lid, wordt alleen bewaard, als binnen 96 uur wordt geconstateerd dat sprake is van een incident, totdat dit geconstateerde incident is afgehandeld.

Artikel 9. Beveiliging

1De fysieke beveiliging: de technische serveruimtes waar apparatuur staat opgesteld en beeldmateriaal aanwezig is, dienen te kunnen worden afgesloten.

2De ruimten waar het beeldmateriaal wordt bewaard: deze dienen eveneens afsluitbaar te zijn en evenals onder punt 1 bedoelde ruimten slechts toegankelijk te zijn voor de in artikel 6 vermelde functionarissen en personen.

3De beheerder treft voorzieningen ter bescherming van de persoonsgegevens tegen opzettelijk verkeerd of onachtzaam gebruik door personen die met de werkzaamheden, verbonden aan de werking van het cameratoezicht, zijn belast, evenals beschadiging door toedoen van derden.

4Iedereen die betrokken is bij de verwerking van de registratie, is verplicht tot geheimhouding van de gegevens in de registratie, behoudens en voor zover doelstelling van de registratie dan wel enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

5Digitale toegang tot de beelden is beveiligd via een unieke gebruikersnaam gekoppeld aan een persoonlijk wachtwoord.

Artikel 10. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

1De verantwoordelijke of de beheerder beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek in overeenstemming met de wet over de verstrekking van persoonsgegevens aan personen of instanties die betrokken zijn bij en/of belast zijn met strafrechtelijke dan wel civielrechtelijke acties, voor zover dit voortvloeit uit het doel van de registratie.

2De verantwoordelijke of beheerder draagt zorg voor de juiste vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

3Het verstrekken van persoonsgegevens dient gemeld te worden aan de OR (alleen wanneer het personeel betreft), medegedeeld aan betrokkene, indien identificatie in dat stadium al mogelijk is of bekend is.

Artikel 11. Protocolplicht

1De beheerder legt een verstrekking als bedoeld in artikel 10 vast in het Logboek inzage beeldmateriaal.

2De beheerder legt vast welke personen in het kader van onderhoud direct toegang hebben gehad tot het beeldmateriaal, wanneer dat was en welk beeldmateriaal dat betrof.

3Personen die inzage in opgenomen beeldinformatie krijgen tekenen een inzageverklaring.

4De protocolgegevens worden tenminste 12 maanden bewaard.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 13. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Privacyreglement cameratoezicht in de werkomgeving gemeente Goes