Instructie voor de secretaris van de gemeente Gennep 2024

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

2Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1De secretaris draagt zorg voor:

a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

c.een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

d.een vlot en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

e.het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het directieteam van de ambtelijke organisatie.

2De secretaris is voorzitter van het dit overleg.

3De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, na/in overleg met het directie- en managementteam, voorstellen aan burgemeester en wethouders.

4De secretaris kan in/na overleg met het directie- en managementteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

1De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

2Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelings- en/of teammanagers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

3De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per onderdeel van de organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn.

4Voor zover de secretaris bij uitvoering van zijn taken behoefte heeft aan advies en bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op alle eenheden en medewerkers van de ambtelijke organisatie en waar nodig externe ondersteuning inschakelen.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

1Indien de secretaris meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door hem aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 7. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

2Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking van het besluit.

3Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de secretaris van de gemeente Gennep 2024.