Verordening op de raadscommissies 2023

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.(Commissie)lid: lid van een raadscommissie;

b.(Commissie)voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

c.Commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;

d.Griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

e.Vergadering: vergadering van een raadscommissie;

f.Agendacommissie: de commissie als beschreven in artikel 3 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Gemert-Bakel.

Artikel 2 Instelling raadscommissies

1De raad stelt de volgende raadscommissies in:

•Financiën & Bestuur;

•Ruimte & Mobiliteit;

•Sociaal Domein, Onderwijs & Sport;

2De verdeling van de werkzaamheden over de raadscommissies wordt afgestemd op de door de raad aangegeven indeling voor de programmabegroting en het jaarverslag.

3Indien een onderwerp meer raadscommissies aangaat, kan een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies worden belegd en vervult de voorzitter van de raadscommissie met het dominante beleidskader de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie heeft de volgende taken:

a.het voorbereiden van besluitvorming door de raad, in voorkomende gevallen door het uitbrengen van een advies aan de raad;

b.het voorbereiden van besluitvorming van de raad uit eigener beweging, in voorkomende gevallen in de vorm van een advies aan de raad;

c.voeren van overleg met het college of de burgemeester over door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;

d.voorts kan de commissie overleg voeren dan wel ingelicht worden over onderwerpen die het college of de burgemeester voorstelt in het kader van de actieve informatieplicht;

Artikel 4 Samenstelling

1Een raadscommissie bestaat uit een voorzitter en de leden.

2Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 10 (ingezetene gemeente), 11(raadslidmaatschap mag niet vervallen zijn wegens bepaalde handelingen), 12 (openbaar maken nevenfuncties), 13 (onverenigbare nevenfuncties) en 15 (onverenigbare betrekkingen) van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de niet-raadsleden.

3De niet raadsleden worden door de raad op voordracht van de fracties aangewezen.

4Een raadsfractie bestaande uit een, twee, drie of vier raadsleden kan twee leden afvaardigen. Een raadsfractie bestaande uit vijf of meer raadsleden kan drie leden afvaardigen per vergadering. De leden kunnen per onderwerp wisselen.

Artikel 5 Voorzitter

1De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2De voorzitter is geen lid van de raadscommissie, dit geldt ook wanneer de voorzitter wordt vervangen door zijn plaatsvervanger.

3De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering, het mee voorbereiden en mee doen afwikkelen daarvan;

b.het handhaven van de orde;

c.het doen naleven van deze verordening;

d.hetgeen deze verordening en de Gemeentewet hem verder opdraagt.

4De voorzitter, of bij afwezigheid zijn plaatsvervanger, zijn lid van de agenda commissie.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van een lid en de (plaatsvervangend) voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien dat lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.

3De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid heeft voordragen.

4De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

5Een lid, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5.

7Het lidmaatschap van commissieleden, aangewezen op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 7 Commissiegriffier

1De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

2De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

4Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 8 Vergaderfrequentie

1In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie:

•Financiën & Bestuur plaats op dinsdag, in de week, minimaal 2 weken voorafgaande aan de week van de raadsvergadering;

•Ruimte & Mobiliteit plaats op woensdag, in de week, minimaal 2 weken voor de week van de raadsvergadering;

•Sociaal Domein, Onderwijs & Sport plaats op donderdag, in de week, minimaal 2 weken voorafgaande aan de week van de raadsvergadering.

2De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en worden uiterlijk om 22.30 uur geschorst, tenzij de commissie van oordeel is de vergadering af te ronden. De voorzitter bepaalt indien mogelijk samen met de commissie wanneer de vergadering wordt voortgezet.

3De vergadering vinden plaats in de raadzaal van het gemeentehuis, tenzij de agendacommissie een andere locatie gekozen wordt.

4Een commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van de leden van de gemeenteraad of als ten minste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

5De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier en zo mogelijk met de agendacommissie.

Artikel 9 Oproep

1De commissievoorzitter draagt er zorg voor, dat de leden ten minste 7 werkdagen voor een vergadering een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij horende stuken onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ontvangen.

2De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de informatie waarop geheimhouding is opgelegd, worden tegelijkertijd met de oproep gepubliceerd.

3In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering wordt deze met de daarbij horende informatie aan de leden beschikbaar gesteld.

Artikel 10 De agenda

1De agenda wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld

2Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken

1Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal ter beschikking gesteld. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken digitaal worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

2Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van Hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 12 Openbare kennisgeving

1De vergaderingen worden openbaar bekend gemaakt door aankondiging op de gemeentelijke website.

2In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend via de gemeentelijke website plaatsvinden.

Artikel 13 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 14 Opening vergadering en quorum

1Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen.

3Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 15 Vragenrecht

1Op de agenda van de vergaderingen wordt na de opening en de vaststelling van de agenda een agendapunt “Vragenrecht” opgenomen.

2Leden die tijdens dit agendapunt vragenuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp en de vragen ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de commissiegriffier.

3De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld.

4Voor het inleiden, toelichten en uitspreken van een mondelinge vraag heeft het lid maximaal 2 minuten spreektijd.

5De voorzitter kan aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

6Tijdens het vragenrecht zijn geen interrupties toegestaan.

Artikel 16 Inspreken burgers

1Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over zowel geagendeerde als niet geagendeerde onderwerpen die behoren tot de werkzaamheden van de betreffende raadscommissie. De inspreker dient inwoner te zijn van de gemeente Gemert-Bakel of te spreken namens een inwoner dan wel namens een organisatie met belangen in deze gemeente

2Het woord kan niet gevoerd worden over:

a.een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan, niet zijnde een zienswijze vanwege een vast te stellen bestemmingsplan;

b.benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

d.raadsvragen, de beantwoording van raadsvragen, door het college of de burgemeester gegeven verantwoording of inlichtingen aan de raad, aan de raad gerichte informatienota’s, interne raadsaangelegenheden, moties, verslagen en besluitenlijsten van de commissie of de raad.

3Degene die van de inspreekmogelijkheid gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uren voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn contactgegevens en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

4De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6De voorzitter verleent insprekers het woord direct voorafgaande aan de behandeling van het onderwerp of het voorstel op de agenda waarover de inspreker het woord wenst te voeren. Indien een inspreker het woord wenst te voeren over een niet geagendeerd onderwerp of voorstel kan de voorzitter hiertoe de gelegenheid bieden onmiddellijk voordat de vergadering wordt geopend.

7Elke inspreker krijgt eenmaal maximaal voor vijf minuten het woord. Voor alle insprekers bij een betreffende vergadering geldt een maximale spreektijd van 30 minuten, waarbij bij meer dan 6 insprekers de tijd evenredig wordt verdeeld, met een minimum aan 2 minuten spreektijd.

8De griffier kan, na overleg met de voorzitter, de gevraagde gelegenheid tot inspreken gemotiveerd weigeren.

9De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 17 Verslag

1Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van de vergaderingen.

2Het verslag wordt aan het begin van de vergadering vastgesteld. De leden en de voorzitter hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen geconcludeerd of besloten is. Een voorstel tot verandering wordt voor aanvang van de vergadering bij de commissiegriffier ingediend.

3Het verslag moet inhouden:

a.de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de in de vergadering aanwezige leden, de/het aanwezige collegeleden/lid alsmede de namen van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een vermelding van de onderwerpen en voorstellen die aan de orde zijn geweest;

c.een samenvatting van de conclusie en/of het advies aan de raad;

d.de eventuele toezeggingen gedaan door de burgermeester en/ of wethouder;

e.bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

1De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Per fractie is er voor ieder agendapunt/ onderwerp één woordvoerder per iedere termijn.

5Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of een door de voorzitter toegestane interruptie.

Artikel 19 Spreektijd

De voorzitter en een lid kunnen een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

Artikel 20 Voorstellen van orde

1Ieder lid kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 21 Handhaving orde; schorsing

1Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

a.de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

b.een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

4De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 22 Deelname aan beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 23 Advies

1Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht en behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of een advies aan de raad wordt uitgebracht.

3Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4In het advies worden de standpunten van alle leden opgenomen. Een lid kan daarbij laten aantekenen namens een raadsfractie te adviseren.

5Indien geen advies wordt uitgebracht aan de raad en het onderwerp voldoende is behandeld, kan de voorzitter concluderen dat de commissie door het college(lid) toereikend is geïnformeerd dan wel dat de commissie toereikend overleg heeft gevoerd met het college(lid).

6Indien de voorzitter concludeert als in lid 5 aangegeven, wordt het onderwerp aansluitend weer in handen van het college gegeven. In de overige gevallen is het onderwerp in handen van de gemeenteraad.

7Indien de voorzitter met betrekking tot een voorstel van het college concludeert dat zich tijdens de commissiebehandeling nieuwe of onvoorziene feiten en/of omstandigheden hebben aangediend die inhoudelijk van invloed kunnen zijn voor de raadsbehandeling c.q. advisering aan de raad, geeft de voorzitter de agendacommissie in overweging om het voorstel in handen te stellen van het college zodat hij aanvullend kan adviseren.

8Het advies aan de raad bevat minimaal of het betreffende onderwerp of voorstel in de raad kan worden aangemerkt als een hamerstuk of dat verdere bespreking in de raad wenselijk. Indien een lid van mening is dat verdere bespreking wenselijk is, wordt dit onderwerp of voorstel als bespreekpunt aangemerkt.

9De commissie kan adviseren dat het voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming in de gemeenteraad.

Artikel 24 Verantwoording

1Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om aan de raadscommissie verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn.

2Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen.

3Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over de wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels in dit reglement voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing.

4Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd, aangewezen of anderszins heeft afgevaardigd.

Artikel 25 Algemeen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 26 Verslag

1Het verslag van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier dan wel worden door de griffier aangeboden in de voor raadsleden besloten digitale omgeving van de raad.

2Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan opheffen van de geheimhouding op dit verslag.

Artikel 27 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 28 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van de aan de raad verstrekt informatie op te heffen wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 29 Toehoorders en pers

1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken.

4De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 31 Gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen toegestaan, tenzij dit gebruik naar het oordeel van de voorzitter hinder kan veroorzaken of veroorzaakt of inbreuk maakt of kan maken op de orde van de vergadering.

Artikel 32 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 33 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking een dag na vaststelling door de gemeenteraad.

Op dat tijdstip vervalt de verordening op de raadscommissies Gemert-Bakel 2018.

Artikel 34 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de raadscommissies 2023”