INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE GELDROP-MIERLO 2020

Tekst

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze instructie wordt verstaan onder:

•griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

•griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

•werkgeverscommissie: de werkgeverscommissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscommissie gemeente Geldrop-Mierlo 2020;

•presidium: het presidium zoals bedoelde in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo 2020.

Artikel 2 Algemene ondersteuning

1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de door hem ingestelde commissies en werkgroepen en van de leden van de raad.

2De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

3De griffier faciliteert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

4De griffier is het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden in contacten met de ambtelijke organisatie; hij vormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de secretaris en diens gemeentelijke organisatie.

5De griffer bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces.

6De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties en het stellen van (schriftelijke) vragen.

Artikel 3 Voorbereiding vergaderingen

1De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

2De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raads- en commissievergaderingen.

3De griffier is verantwoordelijk voor de procedurele afhandeling van de ingekomen stukken van de raad.

4De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

5De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en burgercommissieleden.

Artikel 4 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

1De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging.

2De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de vergadering van de raadscommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging.

3De griffier ondertekent mede de stukken die van de gemeenteraad uit gaan.

Artikel 5 ondersteuning raads- en commissievoorzitter

1De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

2De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 6 Ondersteuning presidium

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze wordt gegeven.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie

1De griffier geeft leiding aan de griffie.

2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

1Indien de griffier meer dan tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

2De plaatsvervangend griffier neemt dan de taken over.

Artikel 10 Slotbepaling

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2Deze instructie treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

3Deze instructie wordt aangehaald als “instructie voor de griffier gemeente Geldrop-Mierlo 2020”