Beleidsuitwerking Privacy organisatie

2.1 PoHo-overleg informatiebeveiliging en privacy

1Tenminste 2 keer per jaar is er een overleg met de Portefeuillehouder (PoHo) over informatiebeveiliging en privacy, en aanpalende thema’s (bijvoorbeeld ethiek, artificial intelligence).

2Aan het PoHo-overleg nemen in ieder geval de volgende functionarissen deel: Portefeuillehouder Burgemeester, Gemeentesecretaris, Juridisch controller, PO’s en CISO, (om toerbeurt notulist), FG (voorzitter).

3Het PoHo-overleg heeft de volgende doeleinden:

–Het informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot het uitvoeren van het bij of krachtens de wet AVG en Wpg en over de informatiebeveiliging;

–Het informeren over (urgente) ontwikkelingen op deze vakgebieden privacy en informatiebeveiliging;

–Het informeren en adviseren over hoge risico’s die geconstateerd zijn;

–Het aangeven van de richting met betrekking van (de borging van) privacy en informatiebeveiliging.

2.2 Overleg met concern manager Lijn

1Elk kwartaal is er overleg over de AVG en de Wpg met de concern manager Lijn die ook nog projectopdrachtgever van het Wpg verbeterplan is.

2Aan het overleg nemen in ieder geval deel de concern manager Lijn (opdrachtgever Wpg verbeterplan) en de PO (opdrachtnemer Wpg verbeterplan);

3Het overleg heeft de volgende doeleinden:

–Het informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot de Wpg onder andere het uitvoeren van het Wpg verbeterplan;

–Het bespreken van risico’s die PO constateert binnen GM en bij de DD.

De concern manager Lijn beslist hierover of escaleert deze richting CMT of het DOD, en koppelt besluitvorming hierover terug;

–Het informeren en adviseren over de AVG.

2.3 Privacy Officers Geldrop-Mierlo overleg

1Elke week is er overleg over de AVG en de Wpg tussen de PO’s Geldrop-Mierlo ;

2Het overleg heeft de volgende operationele en tactische doeleinden:

–(Operationeel) Het overleggen over en verdelen van de actuele privacy vragen en datalekken en andere uit te voeren werkzaamheden zoals bewustwording;

–De PO die projectopdrachtnemer Wpg verbeterplan is, informeert de andere PO hierover;

–Het gezamenlijk opstellen van het privacy jaarplan (incl. auditplan), verdelen van de activiteiten, evalueren van datalekken, benoemen en oppakken van risico’s, actualiseren van contentkalender;

–Het evalueren/actualiseren van de beleidsuitwerking privacy, procedures;

–Het onderling sparren en kennisoverdracht m.b.t privacy vraagstukken, AVG en Wpg ontwikkelingen;

–De gezamenlijke voorbereiding van het PoHo overleg, FG overleg, en periodieke verantwoording van de PDCA-cyclus.

2.4 Privacy Officers DD overleg

11x per maand komt de Privacy Officers overleggroep bij elkaar;

2De overleggroep bestaat uit de FG (voorzitter), PO’s van de drie gemeenten, de PO van de DD en de CISO (allen notulist om toerbeurt);

3Tot de taken en verantwoordelijkheden van de werkgroep privacy behoren in elk geval:

–Kennisdeling t.a.v. privacy en informatiebeveiliging, nieuwe wetgevingen en nieuwe ontwikkelingen;

–Kennisdeling t.a.v. datalekken met impact voor meerdere organisaties;

–Kennisdeling t.a.v. informatiebeveiliging jaarplan en privacy jaarplannen van de organisaties;

–Oppakken van gezamenlijke risico’s (en eventuele escalaties);

–Samenwerking indien jaarplannen op elkaar afgestemd kunnen worden (uitwerkingen gebeuren buiten dit overleg), zoals:

i.aan ontwikkeling en actualisering van privacy formats/sjablonen bijvoorbeeld de beleidsuitwerking privacy, procedures, werkinstructies, hulpmiddelen betreffende de verwerking van persoonsgegevens, DPIA’s;

ii.ambitieformulieren ICT;

iii.het organiseren van gezamenlijke activiteiten die een voortdurende bewustwording ten aanzien van privacy en informatiebeveiliging ten doel hebben;

–Functioneren als klankbord voor medewerkers en (individuele) leden van dit overleg.

2.5 Overleg met Informatiemanager

11x per maand is er overleg tussen Informatiemanager en PO’s ;

2Tot de taken en verantwoordelijkheden van de leden in dit overleg behoren in elk geval:

–het informeren van elkaar en afstemmen met elkaar m.b.t. ontwikkelingen binnen de organisatie en het afstemmen van de (verbeter)jaarplannen;

–in belang van de lijn (1x afstemmen met lijn i.p.v. iedere afzonderlijk) door:

i.het informeren van elkaar en afstemmen met elkaar m.b.t. ontwikkelingen op ieders vakgebied en (verbeter)jaarplannen;

ii.Het afstemmen en samenwerken ten aanzien van ambitieformulieren (projecten/grote wijzigingen), privacy maatregelen, activiteiten Informatievoorzieningen;

iii.het organiseren van gezamenlijke (bewustwording)activiteiten en/of bij vragen die over vakgebieden heen gaan.

–Vernieuwde afstemming met DD informatievoorziening en IDV. Vervanger van het ‘ Overleg met Informatievoorziening, PO GM, FG en CISO’. Er wordt momenteel nagedacht over hoe de afstemming eruit gaat zien ten aanzien van hieronder benoemde onderwerpen en waarbij de PO’s Geldrop-Mierlo betrokken zijn voor de privacy van de gemeente Geldrop-Mierlo .

Er was: 1x per maand is er overleg tussen Informatievoorziening, IDV, PO GM, CISO en FG; Tot de taken en verantwoordelijkheden van deze groep behoorden in elk geval:

a.het informeren van elkaar en afstemmen met elkaar m.b.t. ontwikkelingen op ieders vakgebied en (verbeter)jaarplannen;

b.Het afstemmen en samenwerken ten aanzien van ambitieformulieren (projecten/grote wijzigingen), privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen, ICT en Informatievoorziening activiteiten;

c.het organiseren van gezamenlijke activiteiten en/of bij vragen die over vakgebieden heen gaan. Bijv. bij nieuwe ontwikkelingen 1x afstemmen met de lijn i.p.v. ieder afzonderlijk. Bijv. RHCE’s voorstel t.a.v. anonimiseren (richtlijnen).

2.7 Regionaal Privacy Officers overleg

11x per 3 maanden is er overleg met Privacy Officers in de regio (Peelland gemeenten);

2Tot de taken en verantwoordelijkheden van deze groep behoren in elk geval:

–Kennisdeling m.b.t. algemene privacy zaken en wettelijke ontwikkelingen;

–Afstemming over gezamenlijke onderwerpen

Bijvoorbeeld gegevensdeling met (regionale) samenwerkingsverbanden, elkaar kunnen voorzien van voorhanden procedures, werkinstructies, geanonimiseerde DPIA’s enzovoorts.

–Eventueel met elkaar ontwikkelen van nieuwe procedures, werkinstructies of DPIA’s enzovoort.

2.8 Regionaal FG-netwerkoverleg

11x per 3 maanden is er overleg met de FG’s in de regio;

2Tot de taken en verantwoordelijkheden van deze groep behoren in elk geval:

–Kennisdeling;

–afstemming over gezamenlijke onderwerpen.

2.9 Weekstart FG-CISO

Afstemming lopende zaken