Uitvoerings- en handhavingsstrategie fysieke leefomgeving gemeente Geertruidenberg voor de vergunningverlening-, toezicht- en handhavingstaken 2023-2028

8.2. Verordening VTH

De gemeente Geertruidenberg heeft de VTH-verordening vastgesteld op 22 december 2022. De verordening vormt het kader voor de kwaliteit van de VTH-taken voor de in opdracht handelende omgevingsdienst. De verordening drukt het commitment uit van de gemeenteraad aan kwaliteit. De Verordening U&H ziet met name toe op de kritieke massa van de VTH Kwaliteitscriteria versie 2.3. In de kwaliteitscriteria 2.3 is vastgelegd waaraan organisaties op het gebied van VTH-taken ten aanzien van het personeel (kritieke massa), het proces en de inhoud (deskundigheid) moeten voldoen. Een wezenlijke vraag is of de organisatie robuust genoeg is om te voldoen aan de wettelijke eisen. Verder moet voldaan worden aan de zogenaamde ‘outputcriteria’, waarmee concreet omschreven moet worden wat de te behalen doelen van de U&HS zijn. Dit totaalpakket bepaalt de minimaal vereiste kwaliteit, waaraan elke overheidsorganisatie die met vergunningverlening, toezicht en handhaving van het omgevingsrecht is belast, moet voldoen.

De gemeenteraad heeft hiermee een handvat om de kwaliteit te bepalen van de uitvoering van taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Door vaststelling van de Verordening U&H wordt het juridische kader gevormd voor het beoordelen, borgen en verbeteren van de kwaliteit van deze VTH-taken.

In 2023 meet de organisatie zich aan de kwaliteitscriteria die betrekken hebben op de taken die de gemeente zelf uitvoert.

8.3. Organisatiorische condities

Eén van de kwaliteitseisen houdt in dat het bevoegd gezag organisatorische condities moet scheppen om de gestelde doelen te bereiken. De organisatorische condities zijn vooral van toepassing op de clusters Gemeentewinkel en Buitenruimte, meer specifiek de teams Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving. Dezelfde organisatorische condities gelden voor externe (overheids)organisaties die namens het bevoegd gezag (college) werkzaamheden uitvoeren.

De organisatorische condities omvatten:

1een scheiding tussen vergunningverlening en handhaving;

2documentatie op persoonsniveau: wordt voldaan aan de verschillende eisen voor kritieke massa en opleidingen en wie wordt ingezet op welke processen/aandachtsvelden;

3regelingen voor het buiten de eigen organisatie beleggen van vergunnings-, toezicht- en handhavingstaken;

4een bereikbaarheid- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren, ook buiten kantooruren moeten burgers melding kunnen doen van incidenten of acute klachten over overtredingen kunnen uiten;

5het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit:

•vergunningverleners, toezichthouders en handhavers nemen een onafhankelijke positie in ten opzichte van de bij het opstellen van plannen betrokken organisaties/instanties/bureaus of bedrijven;

•om te voorkomen dat andere belangen dan de wettelijke eisen en vastgestelde strategische en operationele beleidskaders domineren tijdens het proces van vergunningverlening, is de verantwoordelijkheid voor de realisatie van initiatieven (door de eigen organisatie) gescheiden van die voor vergunningverlening;

•scheiding op personeelsniveau bij aanvragen in strijd met het bestemmingsplan/inpassingplan tussen de (ruimtelijke) advisering over de aanvraag en het opstellen van het advies over het afwijkingsbesluit. Deze scheiding is niet noodzakelijk voor de voorbereiding en het schrijven van het afwijkingsbesluit indien de beslissing hierover gemaakt is.

6het bevoegd gezag beschikt over kwalitatieve en kwantitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, vakinhoudelijk, technisch, juridisch en administratief mogelijk maken.

Ad. 1. Een scheiding tussen vergunningverlening en handhaving

Het taakveld vergunningverlening en toezicht en handhaving is in de gemeente zoals hiervoor was omschreven gescheiden, waardoor bevoegden verantwoordelijkheden elkaar niet kunnen beïnvloeden. De kwaliteitscriteria stellen de volgende eisen aan functiescheiding voor vergunningverleners en handhavers.

•Voor het bouwdeel van de omgevingsvergunning geldt de functiescheiding ook voor de toetsingsactiviteiten enerzijds en het toezicht en handhaving in de bouwfase anderzijds.

•Voor het bouwdeel van de vergunning geldt de functiescheiding voor bestaande objecten enerzijds en, vergunningverlening, toezicht en handhaving tijdens de bouwfase anderzijds (bestaande bouw – nieuwbouw)

•Voor het milieudeel van de vergunning geldt de functiescheiding tussen vergunningverlening enerzijds en handhaving anderzijds

•Instemmende beschikkingen en maatwerkvoorschriften bij melden worden uitgevoerd door vergunningverleners. Hierop dient functiescheiding van toepassing.

•Vergunningverleners, toezichthouders en handhavers nemen een onafhankelijke positie in ten opzichte van de bij het opstellen en realiseren van plannen betrokken partijen (dus ook als de gemeente zelf initiatiefnemer is)

•De verantwoordelijkheid voor het realiseren van initiatieven is gescheiden van vergunningverlening, toezicht en handhaving.

•De verantwoordelijkheid voor het voorbereiden van een afwijkingbesluit (onder de Omgevingswet buitenplanse omgevingsplanactiviteit) is gescheiden van de verantwoordelijkheid voor het beslissen over het afwijkingsbesluit (onder de omgevingswet buitenplanse omgevingsplanacitiviteit).

Wij voldoen aan deze eisen.

Ad. 3. Documentatie op persoonsniveau: wie voldoet aan de verschillende eisen voor kritieke massa en wie wordt ingezet op welke processen/aandachtsvelden

De gemeente Geertruidenberg kan aantonen dat ze voldoen aan de kwaliteitscriteria doordat de medewerkers periodiek worden beoordeeld op opleiding, kennis en ervaring, frequentie van taakuitvoering en beschikbare deskundigheid in overeenstemming met de deskundigheidstabellen. De gevolgde opleidingen worden geregistreerd en geëvalueerd (inclusief vastlegging van de tijd en financiële middelen) tijdens de voortgangsgesprekken.

In 2022 zijn een groot aantal e-learning cursussen van Omgevingswet beschikbaar gesteld om de kennis m.b.t. de Omgevingswet op te doen. De cursussen zijn breed inzetbaar voor de diverse organisatieonderdelen. De gemeente Geertruidenberg maakt gebruik van inhuur om de activiteiten die vallen onder het deskundigheidsgebieden Bouwfysica, Constructieve veiligheid en Toezicht en handhaving Bouwen en RO te vervullen. Bij deze partijen vraagt de gemeente actief aan de leverancier om een leveranciersbeoordeling dat zij voldoen aan de kwaliteitscriteria.

Ad. 4. Regelingen voor het uitbesteden van vergunningverleningstaken

Het afhandelen van vergunningen en het uitvoeren van toezichtstaken op het terrein van milieuvergunningen(-meldingen) zijn belegd bij de OMWB. Het bestuur van de OMWB heeft een ‘Gemeenschappelijk Uitvoeringskader Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2018 Regio Midden- en West-Brabant’ vastgesteld. In dit kader staat onder meer uitgelegd welke bestuurlijke prioriteiten zijn vastgesteld, op welke manier een risicoanalyse voor de taken van de OMWB tot stand is gekomen en tot welke uitkomsten dit heeft geleid, zoals de frequentie van controles bij routinematige controles en de frequentie bij beperkte en grote milieurisico’s. Het Gemeenschappelijk Uitvoeringskader, de risicoanalyse en de bestuurlijke wensen van gemeente Geertruidenberg leiden tot een jaarlijks gemeentelijk werkprogramma voor de basistaken en de andere taken die wij hebben uitbesteed aan de OMWB. Daarnaast zijn tussen de OMWB en de gemeente Geertruidenberg werkafspraken gemaakt in de vorm van jaarplannen. De gemeente laat zich in de uitvoering van haar taken op het gebied van (brand)veiligheid ondersteunen door VRMWB. Hiertoe vindt er periodiek afstemming plaats tussen gemeente en VRMWB. Ook daar worden jaarlijks werkafspraken over gemaakt. Op het gebied van vergunningverlening is daarnaast de advisering op het gebied van welstand en monumenten uitbesteed aan respectievelijk de CRK. Bij het uitbesteden is een criterium dat de organisatie die de uitbestede werkzaamheden uitvoert, moet voldoen aan de door de wet gestelde kwaliteitseisen.

Ad 5. Een bereikbaarheid- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren

Om bereikbaar te zijn voor spoedeisende klachten en/of meldingen buiten kantoortijd is een bereikbaarheidsregeling van belang. Voor milieu gerelateerde klachten verzorgt de OMWB de zogenaamde piketdienst. De piketregeling geldt 24 uur per dag het hele jaar door. Bereikbaarheid buiten kantooruren voor de andere taakvelden is geregeld via de calamiteitentelefoon. Deze is bereikbaar indien er zaken spelen als omgewaaide bomen, afgevallen dakpannen of rioolproblemen.

Ad. 6. Het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit

Casemanagers hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van aanvragers van vergunningen. Wanneer er enige relatie buiten het werk om is met een aanvrager, zullen zij niet de behandeling van de aanvraag op zich nemen. De aanvraag wordt overgedragen naar een onafhankelijke collega.

Wanneer de eigen organisatie (of een gelieerde organisatie) een aanvraag doet, hebben casemanagers een onafhankelijk positie in het behandelen van de aanvraag zonder dat andere belangen van de eigen organisatie de inhoudelijke behandeling kunnen beïnvloeden.

Voor het borgen van persoonlijke integriteit wordt het vastgestelde integriteitsbeleid binnen de gemeentelijke organisatie gevolgd. De medewerkers hebben om deze reden op ambtseed verklaard zich integer te zullen gedragen in het uitoefenen van hun taak.

Ad. 7. Het bevoegd gezag beschikt over kwalitatieve en kwantitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, vakinhoudelijk, technisch, juridisch en administratief mogelijk maken

Volgens de kwaliteitscriteria dient onze gemeente ten minste de uitvoeringsondersteunende voorzieningen te omvatten:

•een geautomatiseerd systeem voor de registratie en monitoring van vergunningverlening;

•een geautomatiseerd systeem voor planning, programmering en voortgangsbewaking van de vergunningverlening;

•een goede staat van onderhoud en kalibratie van de apparatuur en de instrumenten die worden gebruikt;

•bibliotheek en naslagwerken.

Binnen de gemeente Geertruidenberg zijn adequate voorzieningen en hulpmiddelen aanwezig. Met de aankomende Omgevingswet is aangevangen om de digitale processen rond VTH te optimaliseren/verbeteren.

Medio 2021 is overgaan van het vergunningenzaaksysteem SquitXo naar Squit2020. Voor een goede overgang van SquitXo naar Squit2020 is 2021 gebruikt gemaakt van beide systemen. Dit zaaksysteem is voorbereid op de komst van de Omgevingswet. Medio 2022 zal de opvolger van Squit2020 zijnde SquitRX Launch worden geïmplementeerd. De instrumenten en 21 apparatuur die worden gebruikt zijn gekalibreerd en in goede staat van onderhoud. Ze beschikt over voldoende transportmiddelen en de medewerkers kunnen gebruik maken van een bibliotheek en naslagwerken. Ook zijn de veiligheidsvoorzieningen voor de toezichthouders op orde.