Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg;
overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen hoe om te gaan met de verwerking van persoonsgegevens binnen het sociaal domein in de gemeente Geertruidenberg;
gelet op:
het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
het gestelde in hoofdstuk 7, en het gestelde in paragraaf 8.4, van de Jeugdwet;
het gestelde in paragraaf 6.6, van de Participatiewet;
het gestelde in hoofdstuk 5, van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015;
het gestelde in hoofdstuk 7 en 9 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet Suwi).
B E S L U I T:
vast te stellen: het Privacy protocol Sociaal Domein gemeente Geertruidenberg 2019.
De gemeente Geertruidenberg (hierna: de gemeente) werkt met een aantal publieke en private organisaties samen om aan de inwoners van de gemeente integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen (sociale domein). Deze ondersteuning is aanvullend op de eigen mogelijkheden van de inwoner en zijn (of haar) sociale netwerk.
Om ondersteuning te bieden, moeten persoonsgegevens worden verwerkt en uitgewisseld. Daarbij gaat het om de balans tussen de informatie die nodig is om een integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden, en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van inwoners.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geldt als leidraad voor het juist en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Daarnaast zijn in de Jeugdwet, de Participatiewet, de Wet Suwi en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 diverse bepalingen opgenomen over het verwerken van persoonsgegevens.
Algemeen
Belangrijkste begrippen
•Aanmelder: een persoon die op basis van contacten met een inwoner een behoefte aan ondersteuning ziet en de inwoner aanmeldt bij de gemeente of een andere organisatie binnen het sociaal domein.
•Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking heeft.
•Beveiligingsincident: een gebeurtenis waarbij de mogelijkheid bestaat dat de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie of informatiesystemen in gevaar is of kan komen.
•Casusregisseur: zie intaker.
•Datalek: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
•Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
•Intaker: de gemeentelijke functionaris die de hulpvraag of aanvraag van betrokkene in behandeling neemt, die verantwoordelijk is voor het beheer van het dossier binnen het domein waarbinnen hij/zij werkzaam is. De intaker is het aanspreekpunt voor de betrokkene. De intaker kan ook casusregisseur worden genoemd.
•Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon.
•Privacy Officer: de privacyjurist van de gemeente Geertruidenberg.
•Procesregisseur: de gemeentelijke functionaris die zorgdraagt voor een integrale aanpak die effectief is. Hij/zij treedt niet in de professionele verantwoordelijkheid van de betrokken hulpverleners, maar ziet toe op de totstandkoming van samenwerking op casusniveau.
•Professional: elke persoon die in het sociaal domein beroepsmatig cliëntgebonden werkzaamheden verricht. Dit kan zowel een (gemeente)ambtenaar als een hulpverlener, leerkracht of andere medewerker zijn.
•Verantwoordelijke: de natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of te samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (de gemeente).
•Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen (zoals MEE, GGZ, GGD, Medipoint, enz.).
•Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, gegevens wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen.
•Verwijzer: een professionele organisatie (zoals veilig thuis, gecertificeerde instellingen (huisartsen en artsen) en medisch specialisten).
•Vraagverhelderaar: de (gemeentelijke) functionaris die in eerste instantie (telefonisch) de hulpvraag of hulpvragen in kaart brengt (vraagverkenning), en bepaalt met welke intaker(s) betrokkene in gesprek kan gaan.
Doel en reikwijdte van de gegevensverwerking
Om aan inwoners van de gemeente integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen worden persoonsgegevens verwerkt. Het verwerken van persoonsgegevens dient zorgvuldig te gebeuren. Dit protocol geeft daar richtlijnen voor.
Toepassingsgebied
Dit protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens binnen het sociaal domein (jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen). Het gaat daarbij om het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens door de gemeente en haar verwerkers. Welke informatie de gemeente en haar verwerkers over en weer mogen verstrekken wordt bepaald door de wetgeving en eigen privacyregelingen van de gemeente en haar verwerkers.
Toegang tot persoonsgegevens in een bestand en in systemen.
De wetten binnen het sociale domein bieden geen ruimte voor uitwisseling van persoonsgegevens onderling. Enkel wanneer er in de zin van de AVG toestemming voor is verleend door de betrokkene, is dit mogelijk. Er wordt enkel gevraagd om toestemming in gevallen waarbij nadat de vraag helder is of tijdens de intake, er sprake is van een domein overstijgende hulpvraag dan wel Multi problematiek. Indien toestemming wordt gegeven kan de casusregisseur/intaker ook de (persoons)gegevens uit de andere domeinen raadplegen/verwerken.
Bij hulpvragen die binnen één domein vallen, hoeft geen toestemming gevraagd te worden maar is er sprake van een wettelijke grondslag, de publiekrechtelijke taak. Toestemming is dan overbodig. Deze publiekrechtelijke taak is te herleiden uit de WMO of Jeugdwet of de Particiaptiewet etc. (ofwel de sectorale wetten).
Persoonsgegevens die worden vastgelegd en verwerkt zijn afgeschermd op basis van autorisaties en schotten: enkel degenen die de ondersteuning (passend binnen het doel) moeten kunnen leveren zoals de intaker binnen zijn/haar taakgebied binnen het sociale domein, de betrokken clustermanager(s) en degenen die belast zijn met de afhandeling van bezwaren en klachten over de geboden ondersteuning hebben toegang. Lees- en schrijfrechten (opnemen in bestanden, aanvullen, wijzigen daarvan ofwel verwerking van persoonsgegeven) zijn vastgelegd, passend bij de rol.
Daarnaast kan toegang gegeven worden als een wettelijke plicht daartoe noodzaakt, bijvoorbeeld aan een toezichthouder in de zin van artikel 5:11 Algemene wet bestuursrecht of in het geval van wettelijk voorgeschreven rechtmatigheidscontroles door een accountant (eventueel anoniem).
De procesregisseur mag in eerste instantie geen of niet automatisch toegang hebben tot bestanden met persoonsgegevens binnen de verschillende sociale domeinen. Dit mag hij/zij enkel als daar aanleiding voor is. Daar waar de intaker/casusregisseur vastloopt en de hulp inschakelt van de procesregisseur mag deze functionaris persoonsgegevens verwerken (o.a. de systemen raadplegen). Daarbij is het noodzakelijk dat voorafgaand aan de verwerking in het systeem geregistreerd wordt dat een procesregisseur betrokken is. Welke cliënt? Wat is het probleem? Welke procesregisseur wordt betrokken? De AVG verplicht zorgvuldige verwerking. Dit betekent dat het proportionaliteitsbeginsel en het subsidiariteitsbeginsel van toepassing zijn. Vuistregel voor de toegang tot persoonsgegevens is ‘hoe minder, hoe beter’.
De vraagverhelderaar draagt zorg voor verheldering en zet de casus uit bij de meest aangewezen casusregisseur/intaker. Als de vraag hoogstwaarschijnlijk verschillende domeinen raakt geeft de vraagverhelderaar dit aan bij de casusregisseur. De casusregisseur kan dan beoordelen of inderdaad een domein overstijgende aanpak noodzakelijk is. Ook hier geldt de bovenstaande vuistregel weer.
Hoofdregels voor zorgvuldig omgaan met privacy
Uitzondering bij uitzonderlijke situaties (crisissituaties, individuele gevallen):
Verwerken van persoonsgegevens zonder toestemming
Als er geen wettelijke grondslag is voor het verwerken van persoonsgegevens en er is geen toestemming, kan in bijzondere gevallen besloten worden om zonder voorafgaande toestemming persoonsgegevens te verwerken (waaronder ook het verstrekken van gegevens wordt verstaan):
•als vitale belangen van de betrokkene (of anderen) in gevaar zijn (bijvoorbeeld als dringende zorg noodzakelijk is, of bij huiselijk geweld, maar iemand is (mentaal) niet in staat om toestemming te geven); of
•het geval er sprake is van een zeer ernstige situatie of dringende noodzaak;
•en pogingen om toestemming te krijgen niet geslaagd zijn of niet kunnen slagen (bijvoorbeeld bij zorgmijders).
Bij een dergelijke beslissing wordt gewerkt volgens de escalatieladder waarin de regie, de opschaling en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen staan vastgelegd. Daarnaast wordt vanuit de privacy door de casusregisseur vooraf overleg gevoerd met minimaal de procesregisseur en de Privacy Officer (PO). De beslissing om zonder voorafgaande toestemming persoonsgegevens te verwerken wordt met motivering van de belangenafweging vastgelegd in het dossier.
Met de procesregisseur en de PO wordt de casus geanonimiseerd besproken, tenzij er door betrokkene toestemming is gegeven voor het delen van persoonsgegevens met deze functionarissen.
De betrokkene wordt geïnformeerd over de verstrekking, tenzij dit niet kan in het belang van betrokkene of van anderen.
Kortom: in dit geval is een belangenafweging nodig, deze wordt gemotiveerd, geregistreerd in het dossier en vervolgens wordt betrokkene geïnformeerd (tenzij…).
Geheimhoudingsplicht en beroepsgeheim
Uitzondering
Een beroepsgeheim dan wel geheimhoudingsplicht mag slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:
-de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene gericht op het doorbreken van de geheimhoudingsplicht.
-Bij een conflict van plichten. Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer er sprake is van een zwaarwegend of vitaal belang van de betrokkene of een ander dan de betrokkene die de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt.
Ook hier geldt: Bij een dergelijke beslissing wordt gewerkt volgens de escalatieladder waarin de regie, de opschaling en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen staan vastgelegd. Daarnaast wordt vanuit de privacy door de casusregisseur vooraf overleg gevoerd met minimaal de procesregisseur en de PO. Deze beslissing wordt met argumentatie/motivering van de belangenafweging vastgelegd in het dossier.
Met de procesregisseur en de PO wordt de casus geanonimiseerd besproken, tenzij er door betrokkene toestemming is gegeven voor het delen van persoonsgegevens met deze functionarissen.
De betrokkene wordt geïnformeerd over de verstrekking, tenzij dit niet kan in het belang is van betrokkene of van anderen.
Verwijzing en (anonieme) signalen
Uitzondering
Indien de betrokkene geen toestemming geeft, mag een verwijzing of melding (en dus het uitwisselen van persoonsgegevens) slechts plaatsvinden op basis van de volgende uitzonderingen:
a.wet- en regelgeving; of
b.als vitale belangen van de betrokkene (of anderen) in gevaar zijn (bijvoorbeeld indien dringende zorg noodzakelijk is of bij huiselijk geweld, maar iemand is (mentaal) niet in staat om toestemming te geven); of
c.dringende noodzaak: er is een zwaarwegend belang waardoor de ernst van de problematiek en het risico voor de gezondheid of veiligheid van betrokkene zelf en/of anderen zodanig is dat het belang van verwijzing of melding zwaarder weegt dan het belang van de bescherming van de privésfeer van betrokkene,
d.én er kan geen toestemming verkregen worden of pogingen tot het verkrijgen van toestemming slagen niet (zorgmijders).
Ook in geval van deze uitzondering geldt: Bij een dergelijke beslissing wordt gewerkt volgens de escalatieladder waarin de regie, de opschaling en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen staan vastgelegd. Daarnaast wordt vanuit de privacy door de casusregisseur vooraf overleg gevoerd met minimaal de procesregisseur en de PO. Deze beslissing wordt met argumentatie/motivering van de belangenafweging vastgelegd in het dossier.
Met de procesregisseur en de PO wordt de casus geanonimiseerd besproken, tenzij er door betrokkene toestemming is gegeven voor het delen van persoonsgegevens met deze functionarissen.
De betrokkene wordt geïnformeerd over de verstrekking, tenzij dit niet kan in het belang is van betrokkene of van anderen.