Burgerparticipatie in de gemeente Geertruidenberg

A. Check vooraf

Niet ieder project leent zich voor een participatietraject. Het project moet voldoen aan de volgende criteria:

•Het participatietraject draagt bij aan het ontwikkelen, uitvoeren of evalueren van beleid

•Het doel van het participatietraject is duidelijk

Steek je in op kwalitatief beter beleid, meer draagvlak en/of gaat het om het democratisch proces? Bepaal vooraf met de kerngroep wat je precies wilt ophalen en stem dit bestuurlijk af. Beantwoordt hierbij de volgende vragen:

•Belangen: Welke belangen kunnen geraakt worden?

•Wensen: Welke wensen ten aanzien van een toekomstige ontwikkeling zijn al bekend?

Welke mogelijkheden zijn er om tegemoet te komen aan eventuele belangen en wensen?

•Deskundigheid: Welke deskundigen (kennis en ervaring) moeten aan tafel zitten?

•Betrokkenheid en eigenaarschap creëren. Wie is waarvan en heeft welke verantwoordelijkheid?

•Draagvlak peilen: Is er draagvlak voor de aanpak bij de diverse stakeholders(groepen)?

•Rollen: Wie heeft welke rol tijdens het participatietraject? Wat betekent het traject voor de rol van de gemeenteraad, het college en andere bestuurlijke organen waarmee de gemeente samenwerkt, zoals provincie, OMWB, GGD en Waterschap. Heeft iedereen de juiste verwachtingen?

•Het onderwerp is voor de deelnemer (stakeholder) relevant

Het onderwerp raakt het interesseveld en/of woon- leef- en werkomgeving van de deelnemers. We hebben goed gekeken op welke onderwerpen de deelnemers aanhaken, dit kan per deelnemersgroep verschillen. Zorg dat je weet wie je wilt/moet betrekken door een stakeholdersanalyse te maken, doe dit met de leden van de kerngroep/projectgroep. Op VIA staat een stakeholdersoverzicht van gemeente Geertruidenberg. Dit kan je helpen. Denk bijvoorbeeld aan uitnodigen op basis van:

•Geografische afbakening

•Inhoudelijke deskundigheid

•Inhoudelijk belang

•Leeftijd> bv. stemgerechtigden (18+), of <18 jr

•Vestiging als ondernemer

•Individuele inwoners

•Georganiseerde verbanden/belangengroepen

Let op: soms willen wij dat deelnemers betrokken worden, maar zien zij dit zelf anders. Mogelijk komt het participatietraject dan te vroeg of is het niet relevant genoeg. Richt je in dat geval dan meer op informeren en bewust worden. Mogelijk komt er later in het proces een moment dat je deze groep alsnog kunt betrekken, omdat het onderwerp concreter en relevanter is.

•De deelnemers hebben werkelijk een stem

Dit betekent dat in het begin van het traject helder is bepaald in welke mate er sprake is van participatie en wat er wordt gedaan met de opbrengst. Dit betekent namelijk ook iets voor de rol van college en raad. De opbrengst kan zijn:

•Input voor eigen oordeelsvorming gemeentebestuur (klassiek representatief democratiemodel)

•Initiatiefnemer laat in uitwerking zien dat er rekening wordt gehouden met ingebrachte belangen en wensen (inclusief democratiemodel)

•Meerderheidsvoorkeur bij participatietraject bepaalt besluit (directe democratie)

•Kennis en ervaring worden benut voor verbeterde uitwerking initiatief

Zorg dat je commitment hebt van college, raad en ambtelijke organisatie. Weet welke rol de raad in het participatietraject wil hebben, bijv. een rol bij:

•Ontwerp van het participatietraject

•Inventarisatie van belangen, ideeën en wensen (beeldvorming)

•Trechteren van de input (oordeelsvorming)

•Besluitvorming

•Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het participatietraject

•De gemeente

•De samenleving, wijk, buurt

•De initiatiefnemer

B. Check tijdens het participatietraject

Participatietrajecten kunnen behoorlijk van elkaar verschillen. Belangrijk is om tijdens het traject regelmatig met de kerngroep te checken of je nog op het juiste pad zit. Stel de volgende vragen:

•Zijn alle stakeholdersgroepen die voor dit project belangrijk zijn betrokken?

We hebben een stakeholdersoverzicht van onze gemeente, ingedeeld naar categorie. Pak deze er nog eens bij.

NB: vul de lijst aan als je een nieuwe groep stakeholders in beeld hebt. Zo help je ook je collega’s bij toekomstige projecten

•Slaat de aanpak aan? Is er een goede opkomst/deelname? Oftewel ben je erin geslaagd een relevant gesprek op te starten?

Is dit niet het geval, denk dan bijvoorbeeld met de projectgroep en vertegenwoordigers van de stakeholders nog eens goed na over de wijze waarop je het onderwerp benadert.

•Welke zaken zijn belangrijk/relevant voor de deelnemers/stakeholders?

•Sluit de uitnodiging aan de deelnemers hier goed bij aan? Ga niet te veel uit van jouw behoefte als (beleids)ambtenaar.

•Heb je de juiste communicatiemiddelen ingezet voor deze stakeholders? Denk bijvoorbeeld niet alleen aan bijeenkomsten e.d., maar ook aan online participatie.

•Stel aan een participatietraject niet dezelfde eisen als aan een onderzoek als het gaat om representativiteit. Zie het meer als een peilstok. Maar zorg wel dat de stakeholders die betrokken moeten worden ook betrokken zijn. Dit kan ook een afvaardiging zijn.

•Houd je wel voldoende rekening met de lokale context? Denk aan:

•Samenstelling gemeente > 3 kernen> demografische, ruimtelijke, sociaal-culturele kenmerken

•Ruimtelijke/strategische opgaven gemeente

•Capaciteit en kwaliteit ambtelijke organisatie

Stel je aanpak waar nodig bij. Het is een dynamisch proces.

NB: Kom je tot de conclusie dat participatie in deze fase van het traject bij bepaalde stakeholders toch niet de aangewezen weg is? Richt je dan nu eerst op informeren en bewustmaken. In een latere, concretere fase van het traject ligt er misschien wel een rol qua participatie. Kom je tot een andere keuze? Vergeet dan niet dit af te stemmen met de bestuurlijk verantwoordelijken.

•Zijn de rollen nog goed verdeeld?

•Ligt de verantwoordelijkheid nog op de afgesproken plek? Zo niet, waar ligt dat aan? Kijk ook kritisch naar je eigen rol.

•Is de raad voldoende bekend met haar rol in het traject? En wordt deze rol opgepakt?

Als de rollen niet goed verdeeld zijn, probeer dan met de projectgroep te analyseren wat de oorzaak hiervan is. Worden de bestuurlijk verantwoordelijken bijvoorbeeld regelmatig geïnformeerd over nieuwe ontwikkelingen? En wat je van hen verwacht? Is duidelijk voor hen waarom het belangrijk is hun rol hierin te pakken > invloed op uiteindelijke besluitvorming.

•Zit je nog op de juiste weg om het doel te bereiken?

Het is belangrijk om tussentijds het doel van het participatietraject er nog eens bij te pakken. Ben je op de goede weg? Is het nodig om bij te stellen om je doel te bereiken? Of vragen de uitkomsten uit de participatie juist om bijstelling van het doel? Bespreek dit dan ook met de bestuurlijk verantwoordelijken.

C. Evaluatie

Tijdens het participatieproject stel je continu bij, het is een dynamisch proces. Het is goed om aan het eind van het traject nog eens te evalueren wat de opbrengst van het traject was. Bespreek zowel intern als extern de succesfactoren en verbeterpunten. Intern bijvoorbeeld in de projectgroep/kerngroep, met de stuurgroep, college en raad. En extern met (vertegenwoordigers van de stakeholders). Denk hierbij bijvoorbeeld aan interviews of een enquête. Maak hiervan een verslag en deel dit met de betrokkenen.

De volgende vragen kunnen je helpen:

•Is het doel bereikt? Bv. inzicht in belangen, draagvlak, gebruik gemaakt van kennis/ervaring etc.

•Haakten de stakeholders aan, ontstond er voldoende energie? Waarom wel/niet?

•Was de gekozen vorm van participatie ook de meest geschikte? Is de vorm tussentijds bijgesteld? Waarom en wat was het effect hiervan?

•Waren de rollen voor iedereen (bv. verantwoordelijke, raad, projectleden, deelnemers) vanaf het begin duidelijk? Had iedereen de juiste verwachtingen van het traject? Licht dit toe.

•Was er tijdens het traject een open houding en interesse voor de inbreng van deelnemers?

•Hoe werd teruggekoppeld wat er wel of niet met de adviezen van deelnemers werd gedaan? En was dit voldoende? En op de juiste wijze?

•Pakte iedereen zijn/haar rol? En wat was het effect hiervan?

•Heeft het participatietraject tot nieuwe inzichten geleid? Welke? Heeft de inbreng van deelnemers ook daadwerkelijk invloed gehad op het uiteindelijke besluit? En is dit door de deelnemers ook zo ervaren?

•Is de besluitvorming verlopen zoals vooraf afgestemd was? Waarom wel/niet? Wat is het effect?

•Namen de project/kerngroepleden actief deel? Waarom wel/niet? Zijn er randvoorwaarden te benoemen (bijv. samenstelling groep, type groepsleden, opleiding) die tot een (nog) beter resultaat kunnen leiden.

•Kom je uit met je budget? Staan de inspanning en kosten in verhouding tot het traject?

•Wat zijn de belangrijkste leerpunten?

•Wat zou je de volgende keer anders doen? Licht toe.

NB: Deel je ervaringen gedurende het gehele traject ook met je collega’s op VIA. Zo komen we samen verder!

1Waarom in gesprek?

Wat is het beleidsdoel?

Wat is het participatiedoel?

Check criteria voor een participatiedoel

2Met wie in gesprek?

Wie is je publiek?

Waar vind je je publiek?

Wat is de belevingswereld van je publiek?

3Als wie in gesprek?

Wie is de afzender?

Zijn partner mogelijk (mede) afzender?

4Waarover in gesprek?

Formuleer de participatie- vraag

Vertaal beleidstaal naar publiekstaal

5Hoe in gesprek?

Wat is het gespreksdoel?

Kies passende gespreksvorm

Wat lever je op?

6Wie doet wat?

Inrichten werkgroep

Beleid met communicatie

Maak planning

Regel verslaglegging

7Uitnodigen voor gesprek

Kies communicatiemiddelen

en kanalen voor uitnodigen tot gesprek

Persoonlijke afzender

8Terugkoppeling gesprek

Opbrengst/resultaten van gesprek delen

Structureel in gesprek of afronding

Evaluatie gesprek

1Beschrijf de beleidsopgave

2Welke participatievragen komen hieruit naar voren?

3Wat is het participatiedoel?

4Is er ruimte voor participatie? Check dit op basis van de criteria.

5Waarover wil je exact in gesprek?

6Formuleer een heldere publieksvraag (waarom is het belangrijk voor stakeholders om aan te haken). Maak eventueel subvragen als het een groot onderwerp is.

7Wat zijn de kaders waarbinnen participatie moet plaatsvinden? (bv beschreven in een startnotitie/beleidsstuk).

8Met wie gaan we in gesprek en wat is hun rol?

9Wat is de rol van raad en college? Let op: dit kan per fase in het proces verschillen.

10Wie is de afzender (bv alleen gemeente, of samen met andere organisaties of een andere partij).

11Welke gespreksvormen gaan we gebruiken?

Er zijn heel verschillende participatie-instrumenten (werkvormen), online en offline. De keuze van een geschikt instrument hangt van het participatieonderwerp, de participatievraag en je publiek. Heb je deze helder? Kijk kan ook naar de volgende zaken:

1In welke fase van het beleid/project zit je?

•Initiatieffase, probleemfase, oplossingsfase, uitvoeringsfase of beheerfase

2Wat is je participatiedoel?

•Bewustwording, kwaliteit, begrip, mediation, eigenaarschap of democratisch proces

3Wat is de ruimte voor inbreng?

•Informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen

4Wat is de omvang van je publiek?

•Klein (tot 50 deelnemers)

•Middel (50-100 deelnemers)

•Groot (> 100 deelnemers)

5Welke gespreksvorm past het best?

•Online

•Offline

•Of eventueel allebei

Voorbeelden van instrumenten

Informeren

Brief, digitale nieuwsbrief, flyer, huis-aan-huiskrant De Langstraat, social media kanalen gemeente en evt. die van betrokken partners (gezamenlijke afzender), (digitale) nieuwsbrief van een wijkvereniging of school, videoboodschap of blog/vlog, website, een pop-up op locatie.

Raadplegen

e-participatieplatform Geertruidenberg.ikpraatmee.nl , ontbijtsessie, panel, pizzapuntsessie met jongeren, poll, pop-up, suggestiemuur, wijkwandeling, peiling, verbeterfoto’s, social media gemeente of partners.

Adviseren

Begrotingswijzer, e-participatieplatform Geertruidenberg.ikpraatmee.nl, denktank, adviesraad, ronde tafel gesprek, debat, klankbordgroep.

Coproduceren

right to challenge, ideeënshow, motiemarkt.

Meebeslissen

Verkiezingsavond, burgerjury.

Op participatiebox.sir.nl staan veel voorbeelden van participatie-instrumenten.

Gebruikte literatuur

Gemeente Brielle, Leidraad dialoog met de omgeving, 2020

Gemeente Dalfsen, Ik heb een idee, en nu?, 2020

Gemeente Dalfsen, Wat kan ik doen bij een initiatief?, 2020

Gemeente De Bildt, Nota Participatiebeleid, samenwerken in de Bildt, 2019

Gemeente Drimmelen, Gesprek met de omgeving, toolkit omgevingsdialoog, 2020

Gemeente Ede, De Edense participatie-aanpak, 2019

Gemeente Heemstede, Participatiebeleid Heemstede, 2020

VNG, Plan van aanpak omgevingstafel, 2020