Aanhef
Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
Voorwoord
Het opstellen van dit Generiek Handboek voor Vervanging ligt in het feit dat de gemeente Etten-Leur de te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in een documentmanagementsysteem (DMS) en vakapplicaties wil vervangen door digitale reproducties. Op 28 januari 2014 heeft het college van Burgemeester en Wethouders al het Handboek Duurzame Toegankelijkheid vastgesteld. Hiermee werd het besluit genomen tot vervanging van te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in het DMS.
De veranderde informatiearchitectuur van onze organisatie maakt het nodig om een generiek handboek op te stellen om een vervangingsbesluit te kunnen nemen voor de papieren archiefbescheiden die opgenomen worden in de applicatie Zaaksysteem en de diverse vakapplicaties. Met dit generiek Handboek vraagt de gemeente Etten-Leur een vervangingsbesluit aan voor het registreren van documenten in/en overdragen vanuit een DMS en diverse vakapplicaties zoals: Zaaksysteem.nl, ZorgNed, Leef, ADP, Rx Zone archiveren, DIS4PIV.
Het Handboek is opgesteld in overleg met en goedkeuring van de archivaris van het West-Brabants Archief (WBA).
Voor het opstellen van het handboek is gebruik gemaakt van:
-Handboek Duurzame Toegankelijkheid, gemeente Etten-Leur, januari 2014
-Handreiking Vervanging Archiefbescheiden – Versie 1.0, Archief 2020.
-Handboek Vervanging, gemeente Moerdijk, januari 2017
In de inleiding wordt kort beschreven wat de belangrijkste verschillen zijn tussen het Generieke Handboek Vervanging en het Handboek Duurzame Toegankelijkheid.
Bijlage I: Steekproefplan
Binnen de processen digitalisering, registratie en archivering worden drie steekproeven uitgevoerd:
1Steekproef op het scanresultaat
2Steekproef op de registratie van de zaak/het document
3Steekproef op de bewaring van documenten (document retention)
Deze steekproeven moeten gezien worden als een extra controle naast de kwaliteitscontroles die in het dagelijkse werk al worden uitgevoerd. De steekproeven worden uitgevoerd door een andere medewerker, dan die het scannen, registreren of archiveren heeft uitgevoerd.
1.Steekproef op het scanresultaat
Gemiddeld worden er bij de scanstraat van de informatie-specialisten per maand ongeveer 8000 scans gemaakt. Dit aantal dient nog aangevuld te worden met de scans van de repro.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek.
Kwaliteitscriteria
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en telling van het aantal pagina’s.
Er wordt gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en de volledigheid van het scanresultaat aantasten. Ook worden hierbij de instellingen van de scanstraat gecontroleerd.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
-Het ontbreken van één of meerdere pagina’s
-Het niet volledig leesbaar zijn van de tekst
-Het formaat van de bestanden is niet conform het afgesproken standaardformaat
-De resolutie is niet in overeenstemming met de specificaties
Cosmetische afwijkingen die de leesbaarheid niet beïnvloeden worden wel geaccepteerd. De fouten kunnen verschillende oorzaken hebben. Dit wordt uitgezocht met de applicatiebeheerders en/of de leverancier.
Voorbeelden van deze afwijkingen zijn o.a.:
-Onvoldoende helderheid
-Overblijvende sporen van de scanning- en behandelprocedure (bv strepen, banen, ruis)
-De ligging van het beeld is niet correct (scheef ten opzichte van zijn as)
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
Per steekproef zullen op basis van een zoekactie 5 in die week gescande zaken/documenten gecontroleerd worden.
Indien na controle blijkt dat er een fout is gevonden wordt als volgt te werk gegaan:
-Onderzocht wordt of ontdekt kan worden wanneer een fout voor het eerst is opgetreden.
Dit kan geschieden op basis van extra steekproeven.
-Vervolgens wordt onderzocht of is aan te geven om welke scans het gaat en of deze scans redelijkerwijs opnieuw gemaakt kunnen worden. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen de aard van de fout en de uit te voeren herstelwerkzaamheden.
-Afhankelijk van de gemaakte afweging wordt het digitaliseringsproces wel/niet opnieuw uitgevoerd.
-Een omschrijving van de wijze waarop met een fout is omgegaan wordt vastgelegd in een logboek.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende informatiespecialisten en medewerkers van de teams wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er uiteindelijk scanresultaten van onvoldoende kwaliteit in het DMS terechtkomen is klein.
Bij deze afweging is meegenomen dat papieren documenten na het digitaliseringsproces nog 4 maanden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard.
2.Steekproef op de registratie van de zaak/het document
Wekelijks worden op dit moment gemiddeld 550 registraties van zaken en documenten in het zaaksysteem vastgelegd. Hiervan hebben er 230 betrekking op facturen en het contractenbeheer, zodat er 320 zogenaamde postregistraties overblijven.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek (zie bijlage).
Kwaliteitscriteria
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op het aspect terugvindbaarheid door te controleren op het juiste gebruik van zaaktypen, het koppelen van documenten aan zaken en op de invulling van de metadata van zaken en documenten.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
-Het gebruikte zaaktype is niet correct
-Documenten zijn ten onrechte aan een zaak gekoppeld
-Meerdere zaken zijn ten onrechte als één zaak geregistreerd
-Metadata zijn niet ingevuld of niet juist ingevuld
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
De steekproef bestaat uit een controle van 25 in die week vastgelegde postregistraties.
Bij constatering van een fout wordt er teruggekoppeld naar de registrator van de zaak/het document en/of degene die in overeenstemming met het handboek (zie onderdeel registratie van de paragraaf kwaliteitscontrole) al in 1e instantie een controle heeft uitgevoerd. In overleg worden verbeteringen aangebracht of afspraken hierover gemaakt. Een verslag van de handelwijze bij een fout wordt in een logboek opgenomen.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende informatiespecialisten en de vakambtenaren, wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er scans van onvoldoende kwaliteit in het zaaksysteem of vakapplicaties terechtkomen is klein. Hierbij is meegenomen dat papieren documenten na het digitaliseringsproces nog vier maanden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard.
3.Steekproef op de document retention
De wekelijks gemiddeld 550 geregistreerde zaken en documenten worden na afhandeling gearchiveerd.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek.
Kwaliteitscriteria
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op de resultaten van de document retention.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
-Niet alle kenmerkende documenten van een zaak zijn omgezet naar het bestandsformaat PDF/A-1
-De omgezette documenten zijn niet raadpleegbaar
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
De steekproef bestaat uit een controle van 20 in die week gearchiveerde zaken. Bij constatering van een fout wordt als volgt te werk gegaan:
-Onderzocht wordt in hoeverre de document retention ook bij andere zaken/documenten niet heeft gefunctioneerd.
-Van het niet-functioneren wordt een storingsmelding gemaakt bij de leverancier van het DMS.
-Nadat de leverancier de storing heeft verholpen wordt in kaart gebracht bij welke zaken/documenten de bewaring vanaf de storing tot aan de oplossing ervan niet heeft gefunctioneerd.
-In overleg met de leverancier wordt bezien op welke wijze document retention opnieuw voor deze zaken/documenten kan worden uitgevoerd.
-Een verslag van de handelwijze bij een fout wordt in een logboek opgenomen.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Document retention is een automatisch verlopende technische aangelegenheid. Dit betekent dat er geen sprake is van menselijke handelen waarbij fouten gemaakt kunnen worden. De steekproef wordt daarom als voldoende betrouwbaar beschouwd.
Bijlage II: Voorbeeld logboek
Voorbeeld items logboek
Datum:
Steekproef week:
Aard steekproef: Scanresultaat/Registratie/Document retention
Naam controleur:
Zaak/documentnummer:/ Instelling scanstraat:
Fout: Ja/ Nee/ Cosmetisch
Aard van de fout:
Nader onderzoek en omschrijving van de fout:
Handelwijze t.a.v. fout: