Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent de route die gevolgd wordt bij de subsidieverstrekking

4.1 Toetsen

Een subsidieaanvraag wordt beoordeeld op het doel, de activiteiten, de resultaten en de effecten. Deze worden ingevuld op het aanvraagformulier.

Er zijn jaarlijkse subsidies (de activiteiten worden gedurende een heel jaar ondernomen, bijvoorbeeld voor het Centrum Jeugd en Gezin) en incidentele subsidies (het gaat om een activiteit op een bepaalde dag of dagen, bijvoorbeeld een evenement).

Het doel, de activiteiten, de resultaten en de effecten moeten aansluiten bij de programmadoelen van gemeente Ermelo die in inhoudelijke beleidsnota’s zijn vastgelegd. Daarvoor is budget beschikbaar gesteld. Dat budget of een gedeelte van het budget kan via subsidies besteed worden aan de realisatie van het doel. Het college stelt dan een subsidieplafond vast om te voorkomen dat het budget wordt overschreden als er meer of hogere aanvragen komen dan verwacht werden.

Voorbeeld toetsing aanvragen subsidies schulddienstverlening

Er is een beleidsnota voor schulddienstverlening vastgesteld door de raad.

Verschillende partijen houden zich bezig met de toegang tot de schulddienstverlening: Welzijn Ermelo, SchuldHulpMaatje en Humanitas. Zij werken goed samen en worden ieder door een bepaalde groep inwoners benaderd. Er wordt een subsidieplafond vastgesteld wat hoog genoeg is om de subsidies te verlenen. Welzijn Ermelo, SchuldHulpMaatje en Humanitas vragen subsidie aan voor de activiteiten schulddienstverlening. Hun aanvragen worden beoordeeld of hun activiteiten aansluiten bij de doelen die de gemeente heeft vastgelegd in de beleidsnota en of de beoogde effecten en resultaten met die activiteiten behaald zullen worden. Het beschikbare subsidiegeld (tot het subsidieplafond) wordt verdeeld over deze partijen. In jaarlijkse accountgesprekken worden de doelen, activiteiten, resultaten en effecten besproken, evenals de hoogte van het subsidiebedrag. Eventuele problemen kunnen dan alvast opgelost worden voordat de aanvraag binnenkomt.

4.2 Verlenen en vaststellen

In principe wordt een subsidie eerst verleend. Nadat gecontroleerd is of de subsidie goed is besteed, wordt de subsidie vastgesteld. Dat betekent dat de gesubsidieerde organisatie het vastgestelde bedrag mag behouden. Als de subsidie niet volledig besteed is (bijvoorbeeld omdat er activiteiten geschrapt zijn) kan de subsidie lager vastgesteld worden en kan de subsidie (gedeeltelijk) teruggevorderd worden.

Bij subsidiebedragen tot € 5.000,00 kunnen we twee dingen doen:

1Subsidie verlenen en meteen vaststellen. Er hoeft dan geen actie meer ondernomen te worden door de organisatie en de ambtenaar.

2Subsidie verlenen en 13 weken nadat de activiteiten verricht moeten zijn, ambtshalve vaststellen. Het ambtshalve vaststellen gebeurt nadat de ambtenaar gecontroleerd heeft of de activiteiten daadwerkelijk verricht zijn. Bij de verlening kan geëist worden dat er een bewijsstuk opgestuurd wordt van de activiteiten (bijvoorbeeld een flyer van het toneelstuk of een jaaroverzicht van de activiteiten).

Bij subsidiebedragen hoger dan € 5.000,00 moet er vaststelling worden aangevraagd. Meestal stuurt de organisatie de verantwoordingsstukken op, wat gezien kan worden als een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

In de Algemene subsidieverordening staat precies beschreven welke stukken opgestuurd moeten worden voor de verantwoording van de subsidie.

Zowel bij de verlening als bij de vaststelling wordt een beschikking verstuurd, waarin het besluit met de motivatie (de overwegingen) vermeld staat.

In de verleningsbeschikking staan ook de verplichtingen omschreven en wanneer de subsidie wordt betaald.