Reglement camerabewaking gemeentehuis Epe

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

1camerasysteem: het geheel van camera’s dat is geplaatst in de directe omgeving van het gemeentehuis en in de openbaar toegankelijke delen daarvan, als weergegeven in bijlage 1.

a.incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlast gevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en direct bij het gemeentehuis.

b.verwerking van persoonsgegevens: een verwerking of een geheel van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 onder 2 AVG).

c.verwerkingsverantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe is de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 4 onder 7 AVG, die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit reglement vaststelt.

d.aangewezen functionaris: de privacy-officer is degene die namens de verwerkingsverantwoordelijke primair belast is met de dagelijkse zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens zoals bedoeld in dit reglement. Bij afwezigheid van de privacy-officer of op diens verzoek wijst de gemeentesecretaris één of meer andere medewerkers aan;

e.beheerder: de adviseur gebouwenbeheer zaken is de geautoriseerde medewerker die verantwoordelijk is voor het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem. Deze kan zich laten bijstaan door een functioneel beheerder, die onder diens verantwoordelijkheid handelt.

f.Gemeentehuis: gebouw en bijbehorende gronden Marktplein 1, 8161 EE Epe;

g.betrokkene: is degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt en verzameld.

h.AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

i.verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

j.derden: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

k.Functionaris Gegevensbescherming (FG): controleert of de gemeente de privacywetgeving (AVG en Wpg) naleeft en adviseert over privacy- en gegevensbeschermingsbeleid.

Artikel 2 Doel en grondslag verwerking persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens die zijn verkregen middels het camerasysteem geschiedt alleen voor:

1het beveiligen van de buitenzijde van het gemeentehuis en de daarbij behorende (afgesloten) fietsenstalling voor medewerkers, de openbaar toegankelijke ruimten in het gemeentehuis, alsmede bezittingen van bezoekers en medewerkers tegen inbreuken en/of daden waaruit schade aan of vermindering van de veiligheid in of op de betreffende locatie en/of organisatie, kan ontstaan.

2Voor het achterhalen van de waarheidsvinding nadat een incident heeft plaatsgevonden.

3De verwerkingsgrondslag(en) waarop verwerkingsverantwoordelijke zich voor de verwerking van persoonsgegevens beroept is vastgelegd in artikel 6, lid 1 sub f van de AVG.

Artikel 3 Kenbaarheid, soort gegevens

1Voor eenieder die (de directe omgeving van) het gemeentehuis betreedt, is kenbaar dat er gebruik wordt gemaakt van zichtbare camera’s door middel van tekens (informatieborden en/of pictogrammen) die duidelijk zichtbaar zijn aangebracht op of bij de entree en overige ingangen van het gemeentehuis.

2Voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit reglement worden alle medewerkers, die werkzaam zijn in het gemeentehuis, schriftelijk hiervan op de hoogte gesteld.

3Met behulp van een camerasysteem worden beeldopnamen en gegevens continue digitaal vastgelegd. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt.

4De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

a.beeldopnamen;

b.gegevens met betrekking tot het tijdstip waarop, de datum waarop en de plaats waar de beeldopnamen zijn gemaakt.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden

1De verantwoordelijkheid voor de camerabewaking in (de directe omgeving van) het gemeentehuis ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

2De beheerder is verantwoordelijk voor het toezicht en de controle op de goede werking van de camerasystemen. De beheerder is degene die de apparatuur bedient of laat bedienen en, indien daartoe besloten wordt door de gemeentesecretaris, beelden beschikbaar stelt of laat stellen aan de aangewezen functionaris.

3De aangewezen functionaris is namens de verantwoordelijke belast met de dagelijkse zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens. Dit houdt in dat diegene de camerabeelden uitsluitend achteraf kan bekijken en de gemeentesecretaris adviseert over inzage van camerabeelden.

4Indien zich een incident voordoet en onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is, is de aangewezen functionaris, na opdracht hiertoe door de gemeentesecretaris, verantwoordelijk voor het zo snel mogelijk analyseren en evalueren van de beeldopnamen, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven. Bij het analyseren en duiden van de beeldopnamen wordt het vier-ogenprincipe toegepast. De aangewezen functionaris, in samenspraak met de beheerder, draagt er zorg voor dat zorgvuldig met het beeldmateriaal wordt omgegaan wanneer dit in verband met een incident is veiliggesteld.

5Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem valt onder de verantwoordelijkheid van de beheerder.

6De Functionaris Gegevensbescherming heeft in het kader van de AVG te allen tijde toegang tot de camerabeelden, om te toetsen of de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de AVG en dat de AVG wordt nageleefd.

7Dit werkproces wordt opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten.

Artikel 5 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens

1De beeldopnamen worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij worden verzameld.

2Het camerasysteem verwijdert de beeldopnamen automatisch na 28 dagen, gerekend vanaf het moment dat de opnamen zijn gemaakt.

3In geval van een incident zorgt de aangewezen functionaris na toestemming van de gemeentesecretaris voor het bewaren van de camerabeelden door deze te kopiëren naar een beveiligd opslagmedium. Na het afhandelen van het incident door verwerkingsverantwoordelijke worden ook de beelden die zijn veiliggesteld op het opslagmedium vernietigd, doch niet voordat vier weken vanaf het incident zijn verstreken om betrokkenen de kans te geven een verzoek tot inzage van de camerabeelden te doen.

4Lopende een verzoek tot inzage worden de op het opslagmedium opgeslagen beelden niet eerder verwijderd dan nadat een besluit op dit verzoek is genomen conform artikel 7;

5In geval van een incident legt de aangewezen functionaris in samenwerking met de beheerder in een logboek vast wie hierbij vanuit welke functie en rol en voor welk deel betrokken zijn. De Functionaris Gegevensbescherming houdt hierop toezicht.

Artikel 6 Geheimhoudingsplicht

1Eenieder die onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt dan wel de beelden bekijkt, is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem uit dien hoofde bekend wordt, tenzij een wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit;

2Eenieder die inzage krijgt in persoonsgegevens tekent voorafgaand een inzageverklaring;

3Inzage vindt altijd plaats in een afgesloten ruimte.

Artikel 7 Inzagerecht

1Eenieder kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en welke persoonsgegevens dat betreffen met de volgende beperkingen.

2Bij een aanvraag tot inzage van beelden dient de betrokkene het tijdstip en de tijdsduur van de beelden waarvan hij inzage verlangt aan te geven (conform bijlage 2).

3Daarnaast wordt bij het verzoek tot inzage rekening gehouden met het belang van betrokkene wat wordt afgewogen tegenover de overige belangen, waaronder bijvoorbeeld het belang van derden op het beeldmateriaal. De gemeentesecretaris bepaalt of een verzoek wordt gehonoreerd of niet na inwinning van advies bij de aangewezen functionaris.

4Op een verzoek om inzage in beeldopnamen wordt in beginsel binnen één maand beslist. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan die termijn worden verlengd tot twee maanden. Indien de termijn wordt verlengd tot twee maanden zal dit zo spoedig mogelijk, in ieder geval uiterlijk binnen vier weken, worden vermeld aan de aanvrager.

5Een verzoek om inzage zal op de voorgeschreven werkwijze voor rechten van betrokkenen door verwerkingsverantwoordelijke worden behandeld. Inzage in het beeldmateriaal wordt verstrekt op het gemeentehuis in het bijzijn van de aangewezen functionaris. De betrokkene dient zich voorafgaand aan de inzage te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

6Uitlezen van de beelden gebeurt alleen op het moment dat er sprake is van een incident en/of bij aangifte bij de politie, dan wel een toegewezen AVG-inzageverzoek van betrokkene. Dit uitlezen kan alleen gebeuren door geautoriseerde medewerkers.

Artikel 8 Verstrekking persoonsgegevens

1De persoonsgegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke slechts verstrekt aan de politie of verzekeraar, indien dit verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens door verwerkingsverantwoordelijke zijn verzameld en met inachtneming van het bepaalde in de AVG. Dit betekent dat als de politie of verzekeraar vraagt om de camerabeelden, de verwerkingsverantwoordelijke zal beoordelen of de verstrekking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. In het geval de politie de camerabeelden vordert op basis van een van de situaties in het Wetboek van Strafvordering, dan is verwerkingsverantwoordelijke verplicht om hieraan mee te werken.

2Verstrekking van beeldopnamen vindt plaats, als dit verenigbaar is met de vastgestelde doeleinden, als mogelijk een strafbaar feit is gepleegd en/of (materiële en immateriële) schade is ontstaan ten gevolge van een incident.

3Indien de verwerkingsverantwoordelijke heeft beoordeeld dat de beeldopnamen kunnen worden verstrekt, maakt de aangewezen functionaris in samenwerking met de beheerder een kopie van de betreffende beeldopnamen door deze naar een daarvoor geschikt en beveiligd opslagmedium te kopiëren.

4Alvorens tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren tegenover de daartoe aangewezen functionaris.

5Bij verstrekking van beeldinformatie tekent de ontvanger een bewijs van ontvangst.

Artikel 9 Overige verzoeken

Naast een verzoek om inzage of verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan betrokkene de verwerkingsverantwoordelijke ook verzoeken om verwijdering of beperking van verwerking van diens persoonsgegevens. Nadere uitleg over deze rechten is terug te vinden in de privacyverklaring van de gemeente Epe, zie website https://www.epe.nl/privacy.

Artikel 10 Bezwaar / klacht

1De betrokkene kan bij de verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens waarbij betrokkene aan kan tonen dat de verwerking nadelige gevolgen voor hem kan hebben. Zie verder over de wijze van indienen van bezwaar de privacyverklaring van de gemeente Epe, https://www.epe.nl/privacy.

2Daarnaast heeft betrokkene het recht een privacy-klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

3De betrokkene kan een klacht indienen over de camerabewaking op de wijze zoals beschreven op de website van de gemeente, https://www.epe.nl/klacht-over-gemeente-epe

Artikel 11 Beveiliging persoonsgegevens

Er zijn met inachtneming van de Baseline Informatieveiligheid Overheden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te beschermen. Dit betekent o.a. dat de toegang tot het cloud-systeem is beveiligd met een uniek wachtwoord per gebruiker en tweetrapsverificatie. Daarnaast voldoet de leverancier van het cloud-systeem aan de vereiste certificeringen waaronder ISO27001en SOC 2, type II.

Artikel 12 Verband en koppeling aan andere verzameling persoonsgegevens

De verzameling van persoonsgegevens heeft geen verbanden met een andere verzameling van persoonsgegevens en is niet gekoppeld aan een andere verzameling van persoonsgegevens.

Artikel 13 Evaluatie camerabewaking

1De beheerder evalueert periodiek, en tenminste jaarlijks, of de doelen die met de camerabewaking worden beoogd, worden gehaald.

2Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet worden gehaald, gaat de beheerder, na overleg met de Functionaris Gegevensbescherming en na instemming door de OR, over tot de noodzakelijke aanpassingen.

3De Functionaris gegevens bescherming kan daarnaast als onafhankelijk toezichthouder toetsen of de verwerking voldoet aan geldende wet- en regelgeving. Artikel 4 lid 6 is onverminderd van toepassing.

Artikel 14 Ondernemingsraad

Voor de vaststelling van dit reglement is instemming verleend door de Ondernemingsraad van de gemeente Epe. Elke toekomstige verandering in dit reglement of de feitelijke uitvoering daarvan behoeft opnieuw instemming van de Ondernemingsraad alvorens die kan worden doorgevoerd.

Artikel 15 Onvoorziene omstandigheden

1In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verwerkingsverantwoordelijke, gehoord de Functionaris Gegevensbescherming;

2In aanvulling op het eerste lid wordt de Ondernemingsraad hierover geïnformeerd in het geval het een incident met een medewerker betreft.

Artikel 16 Slotbepaling

1Dit reglement kan aangehaald worden als “Reglement camerabewaking gemeentehuis Epe”

2Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking.