Voorwoord
De gemeente Epe koopt jaarlijks voor vele miljoenen euro’s in. Gezien het financiële en inhoudelijke belang dat hiermee gemoeid is, zijn uitgangspunten, ambities en kaders ontwikkeld op grond waarvan de aanbestedingen worden uitgevoerd.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt Opdrachtgever en Ondernemers handvatten voor professionele samenwerking voorafgaande, gedurende en na afronding van aanbestedingstrajecten.
De gemeente Epe spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit doet zij zelfstandig, maar ook met behulp van het inkoopplatform Stedendriehoek waar de gemeente Epe in is vertegenwoordigd.
Het doel van dit beleid is het schetsen van een kader waarbinnen het inkopen en aanbestedingen van Werken, Leveringen en Diensten van de gemeente Epe vorm krijgen. Dit is noodzakelijk om de rechtmatigheid en doelmatigheid van iedere inkoop/aanbesteding te borgen. De gemeentelijke inkooporganisatie is verder geprofessionaliseerd waarbij de processen en de invulling van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn geoptimaliseerd. Dit is tevens de aanleiding waarom het beleid is vernieuwd. Onderscheidend in dit beleid is de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het thema duurzaamheid.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten in de gemeente Epe plaatsvindt. De gemeente Epe streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 3). Aangezien het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente Epe continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op deze doelstellingen.
Daarnaast gaat de gemeente Epe bij het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
-Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Epe om met de relevante wet- en regelgeving? (Hoofdstuk 4)
-Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Epe om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (Hoofdstuk 5)
-Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Epe om met de markt en Ondernemers? (Hoofdstuk 6)
-Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente Epe in? (hoofdstuk 7)
1. Inleiding
1.1 Aanleiding
Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Epe.
Het inkoop en aanbestedingsbeleid is vastgesteld voor de periode van 6 jaar en wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard.
De afgelopen jaren zijn er diverse ontwikkelingen geweest die aanpassing en actualisering van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid (uit 2013) noodzakelijk maken.
Ten eerste is de externe wet- en regelgeving op verschillende punten gewijzigd. Per 1 juli 2016 is de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Per 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De wetgeving rondom privacy noodzaakt de gemeente Epe hier nog bewuster mee om te gaan. Dat is ook van toepassing op het proces van inkopen en aanbestedingen.
Ten tweede zijn de decentralisaties in het sociaal domein belangrijk geweest bij het ontwikkelen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid was nog niet geanticipeerd op deze ontwikkeling. De decentralisaties hebben een enorme stijging van het inkoopvolume tot gevolg gehad.
Als laatste heeft het belang van duurzaam inkopen en innovatief inkopen een enorme vlucht genomen. De urgentie om als overheid bij te dragen aan maatschappelijke doelen als het terugdringen van de CO2-uitstoot of gelijkwaardige deelname aan de samenleving door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is groot. Door bij inkopen en aanbestedingen sociale, ecologische en economische aspecten zoveel mogelijk mee te nemen wil gemeente Epe hieraan bijdragen.
1.2 Doel van deze Nota
Het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopfunctie is een continu proces. Ook de komende jaren stelt de gemeente Epe alles in het werk om door middel van haar Inkopen en Aanbestedingen maximale toegevoegde maatschappelijke waarde te leveren voor de gemeente en optimaal om te gaan met het geld van haar burgers.
Dit beleid geeft de kaders voor het inkopen en aanbesteden van Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente Epe en vormt de basis voor rechtmatig en doelmatig inkopen.
Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van beleid van de gemeenteraad rondom een aantal onderwerpen die betrekking hebben op maatschappelijk verantwoord inkopen, zoals verduurzaming, circulaire economie, CO2-reductie, social return en maatschappelijke betrokkenheid.
1.3 Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
a.Aanbesteden: het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een ondernemer voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten;
b.Budgethouder: een medewerker in loondienst, die bevoegd is ten laste van het aan hem/haar toegekende budget en krediet, verplichtingen aan te gaan dan wel uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer en beleid van de toegekende Budgetten en uitvoering geeft aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
c.Concessieovereenkomst voor werken of diensten: een concessieovereenkomst is een overeenkomst met een Ondernemer voor de uitvoering van een Werk of Dienst. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage door een onderneming;
d.Contractant: de in de overeenkomst genoemde wederpartij(en) van de gemeente Epe;
e.Contractbeheer: is het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie;
f.Contractmanagement: monitoren van de naleving van contractafspraken en optimaal benutten (van de voorwaarden) van de te leveren producten en diensten;
g.Diensten: diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
h.Drempelwaarde(n): Opdrachtwaarde die in verschillende EU-richtlijnen zijn vastgesteld en waarboven Europees aanbesteden verplicht is;
i.Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteding waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU- ondernemers;
j.Gemeente: de gemeente Epe;
k.Inko(o)p(en): (rechts)handelingen van de gemeente Epe gericht op de verwerving van leveringen, diensten of werken en die één (1) of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde leveringen, diensten of werken tot gevolg hebben;
l.Inkoopadviesfunctie: functie gericht op het ontwikkelen van beleid, volgen van relevante ontwikkelingen en het begeleiden van en/of adviseren van budgethouders bij aanbestedingen.
m.Leveranciersmanagement: managen van het contractantenbestand en het optimaliseren van de prestaties, het proces en de leveranciersketen om de waarde van de contractant voor de organisatie te maximaliseren.
n.Leveringen: leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
o.Maatschappelijk Verantwoord Inkopen: Bij de inkoop van producten, diensten en werken worden, naast de prijs ook de effecten op mensen, planeet/milieu en winst/welvaart meegenomen
p.Offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;
q.Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente Epe voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU;
r.Ondernemer: een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’;
s.Opdrachtgever: Gemeente Epe;
t.Opdrachtnemer: de in de overeenkomst genoemde wederpartij(en) van de gemeente Epe;
u.Rechtmatigheid: inkopen conform de vigerende wet- en regelgeving;
v.Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen.
w.Werken: werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
1.4 Inkoopsamenwerking regiogemeenten Stedendriehoek
De gemeenten in de Stedendriehoek kennen een lange historie van samenwerking op het gebied van inkoop en aanbesteden met als doel het bevorderen van de professionaliteit van de inkoopfunctie en verlagen van de inkoopkosten.
De samenwerking is gericht op:
a.het initiëren van gezamenlijke aanbestedingen. Als uitgangspunt voor deze samenwerking geldt de intentie dat er samengewerkt wordt bij (Europese) aanbestedingen;
b.het bevorderen van transparant werken, analyseren en signaleren van financiële en bestuurlijke risico’s, formuleren verbeteringsmogelijkheden en elkaar informeren over relevante ontwikkelingen;
c.het verlagen van inkoopkosten door het optimaliseren van het tactische inkoopproces (o.a. specificeren en selecteren door uniformiteit in beleid, systemen, voorwaarden, documenten etc.) en het optimaliseren van de inzet van de inkoopdeskundigheid;
d.het uitwisselen van ervaring, delen en vergroten van kennis.
De onderstaande gemeenten maken deel uit van de inkoopsamenwerking regio Stedendriehoek (in alfabetische volgorde): Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Olst-Wijhe, Raalte, Voorst en Zutphen. Er bestaat de mogelijkheid dat de komende jaren meerdere gemeenten aan zullen sluiten bij de inkoopsamenwerking.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente Epe wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De gemeente Epe leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente Epe efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente Epe houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen en Aanbestedingen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Ondernemer en in wederzijds respect tussen de gemeente Epe en de Ondernemer. De gemeente Epe spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c.Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteitverhouding.
Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de gemeente Epe ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d.Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Epe.
De gemeente Epe heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente Epe wil bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e.Gemeente Epe stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente Epe als voor Ondernemers voorop.
Zowel de gemeente Epe als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente Epe verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Gemeente Epe streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Voor Europese aanbesteding is het verplicht om de procedure volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.
f.Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeente Epe.
Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van gemeente Epe, daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van de gemeente Epe.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
3. Juridische uitgangspunten
3.1 Algemeen juridisch kader
De gemeente Epe leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de gemeente Epe restrictief toegepast.
De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
a.Europese wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
b.Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
c.Aanbestedingsreglement Werken
In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
d.Gids Proportionaliteit
In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de (herziene) Gids Proportionaliteit 2022 en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.
e.Burgerlijk Wetboek
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
f.Gemeentewet
Het wettelijke kader voor gemeenten.
g.Mededingingswet
Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.
3.2 Algemene beginsselen bij Inkopen
a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente Epe neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten, zowel boven als onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
-Gelijke behandeling
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
-Non-discriminatie
Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan;
-Transparantie
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
-Proportionaliteit (evenredigheid)
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente Epe past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
-Wederzijdse erkenning
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente Epe.
-Objectiviteit
Het optreden van de gemeente Epe moet niet alleen transparant, maar ook objectief en (op de inhoudelijke merites) controleerbaar zijn.
b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente Epe neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.