TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
DE TAKEN VAN DE FG :
a.Het informeren en adviseren van de gemeente en de medewerkers die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken ten behoeve van hun verplichtingen uit hoofde van de AVG/Wpb en andere Europese wet- en regelgeving en nationale bepalingen omtrent gegevensbescherming;
b.Het toezicht houden op de naleving van deze wet- en regelgeving bij de verwerking en bescherming van persoonsgegevens door de gemeente, en houdt toezicht op het gemeentelijk privacy- en beveiligingsbeleid en de naleving hiervan door middel van advisering en controles (art 39, lid 1, b);
c.Gevraagd en ongevraagd adviseren en informeren van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerkers die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken over onder andere:
•hun verplichtingen aangaan de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
•hun verplichtingen aangaande de Wet politiegegevens
•andere Europese wet- en regeling en nationale bepalingen omtrent gegevensbescherming;
•overige onderwerpen die de privacy betreffen.
d.Desgevraagd begeleiden van de werkprocessen in geval van datalekken en het toezien op het beheer van en datalekkenregister. Daarnaast heeft de FG ook de bevoegdheid om indien noodzakelijk zelf een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
e.Samenwerken met de toezichthoudende autoriteit en optreden als contactpunt voor de toezichthoudende autoriteit inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden, met inbegrip van het in artikel 36 bedoelde voorafgaande raadpleging en waar passend verleg plegen over enig andere aangelegenheid (art 39, lid 1, d en e). De FG fungeert als contactpunt voor zowel de Autoriteit Persoonsgegevens de interne organisatie als externe organisaties;
f.Indien een betrokkene zijn rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming wil uitoefenen of een klacht heeft ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dan wordt de FG betrokken om te adviseren over het proces van besluitvorming ten aanzien van de uitoefening van deze rechten, en desgewenst een onafhankelijke bemiddelende rol spelen in de oplossing van de klacht;
g.toezien dat verantwoordelijkheden zijn toegewezen en dat de organisatie voldoet aan de verantwoordingsplicht inzake bewustmaking en opleiding van bij de verwerking betrokken medewerkers en het uitvoeren van audits;
h.De organisatie betrekt de FG tijdig bij ontwikkelingen op het gebeid van techniek en wetgeving die relevant zijn voor het gemeentelijk privacy- en beveiligingsbeleid zodat de FG de betreffende gemeentelijke diensten hierin gevraagd en ongevraagd kan adviseren.
i.Het geven van een bindend advies met betrekking tot de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling ofwel de Data Protection Impact Assessment (DPIA) en het toezien of de uitvoering daarvan in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (art 39, lid 1);
j.Uitoefening van de taak van FG als bedoeld in de wet Politiegegevens (WPG).
REGISTERS
A. REGISTER GEGEVENSVERWERKINGEN
De verwerkingsverantwoordelijke houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die onder zijn verantwoordelijkheid plaatsvinden (art 30, lid 1 en 2). De Functionaris Gegevensbescherming ziet er op toe dat een dergelijk register wordt bijgehouden en adviseert de verwerkingsverantwoordelijke en/of de verwerker over de inhoud, actualiteit en compleetheid hiervan.
B. DATALEKKEN REGISTER
De organisatie heeft een meldprocedure en een datalekkenregister. In het register worden alle datalekken geregistreerd, zowel de datalekken die worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de datalekken die niet extern worden gemeld.
Indien het verlies of misbruik van persoonsgegevens betreft dat ernstig nadelige gevolgen voor de betrokkene kan hebben/heeft, wordt de betrokkene ook ingelicht.
Datalekken worden in het datalekregister genoteerd.
De Functionaris Gegevensbescherming ziet er op toe dat een dergelijk register wordt bijgehouden en adviseert de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker over de inhoud, actualiteit en compleetheid hiervan.
In het datalekregister wordt informatie over onderstaande onderwerpen vastgelegd:
•een omschrijving van het datalek;
•de datum van het datalek;
•de duur van het datalek;
•het soort persoonsgegevens dat is gelekt;
•het aantal betrokkenen;
•het aantal ontvangers;
•eventuele betrokkenheid van derde partijen;
•oorzaak datalek;
•verantwoordelijk organisatieonderdeel;
•de aard van de inbreuk (bijvoorbeeld: een inbreuk of de vertrouwelijkheid beschikbaarheid en de integriteit);
•een beschrijving van de gevolgen van het datalek;
•de genomen maatregelen;
•is de FG betrokken en zo ja, in welke mate;
•wel of niet gemeld aan betrokkenen (met motivatie);
•wel of niet gemeld bij de AP(met motivatie).