Aanhef
De beleidsregel “Evenementen Emmen 2026” gewijzigd vast te stellen;
De beleidsregel voor evenementen tot 2024 (een nieuwe aanpak) in te trekken;
Hoofdstuk 4 Vergunning en evenementenkalender
4.1 Melding vóór 1 november (B-evenementen) en vóór 1 oktober (C-evenementen) van het vooraf gaande jaar
4.1.1 Evenementenkalender
Ieder jaar, in de periode tussen 1 oktober en 1 januari, maakt de gemeente een voorlopige keuze welke evenementen wel of niet door kunnen gaan. De gemeente maakt dit direct na 1 januari bekend via de evenementenkalender. De evenementenkalender is een intern hulpmiddel voor de planning en registratie van evenementen. Daarnaast is de evenementenkalender voor iedereen in te zien omdat het monitort hoeveel evenementendagen en geluiddagen per locatie zijn ingevuld. De kalender is te vinden via de website van de gemeente.
De kalender heeft geen rechtsgevolg. Daarmee bedoelen we dat een evenement dat vermeld wordt op de kalender, geen definitieve toestemming heeft en hier aanspraak op kan maken. Het betekent alleen dat het evenement vooralsnog past in de planning ten opzichte van de gekozen locatie en datum. Ook voor evenementen die op de evenementenkalender staan, geldt dat 12 weken voor aanvang van het evenement een vergunning aangevraagd moet worden bij de gemeente.
4.1.2 Tussentijds een vergunningsplicht evenement aanmelden
Lukt het niet om een evenement aan te melden voor 1 november danwel 1 oktober van het voorafgaande jaar? Van de organisator wordt verwacht dat een voorgenomen evenement zo snel mogelijk wordt aangemeld. Bij tijdige aanmelding en wanneer het evenement nog is in te passen in de planning van de al gemelde evenementen, plaatsen we dit evenement alsnog op de kalender. Ook bij late aanmelding geldt de normale aanvraagtermijn van 12 weken.
4.1.3 Meer aanvragen voor dezelfde locatie en datum, of overschrijding geluiddagen, of op basis van risicoprofiel
Als bij het opstellen van de evenementenkalender blijkt dat verschillende (grote) evenementen op dezelfde datum en locatie gepland zijn, dan krijgt slechts één van de evenementen een vergunning.
Er kan ook sprake zijn van meer potentiële aanvragers dan past in het aantal beschikbare geluiddagen op een locatie (zie hoofdstuk 6). Of er kan sprake zijn van beperkte beschikbaarheid van hulpdiensten waardoor meerdere evenementen met een bepaald risicoprofiel niet op één dag kunnen plaatsvinden.
Om te bepalen welk evenement in deze gevallen een vergunning krijgt, gaan we in gesprek met de organisatoren van de evenementen. We brengen de organisatoren met elkaar in contact om te plannen onderling af te stemmen of een vorm van samenwerking te vinden. Als gemeente denken we mee in wat wenselijk is als het gaat over spreiding van evenementen, openbare orde en veiligheid.
We gaan ervan uit dat de meeste knelpunten in de planning worden opgelost door met elkaar in gesprek te gaan. Lukt dat toch niet, dan maakt de gemeente een keuze. We baseren ons daarbij op een afwegingskader (zie hieronder). Bij het beoordelen van de aanvragen worden de criteria van punt 1 tot en met punt 7 langsgelopen.
Bij elk bovengenoemd criterium kan een evenement afvallen. Indien het criterium niet van toepassing is voor de evenementen waartussen moet worden gekozen, dan wordt doorgegaan naar het volgende criterium. Het evenement dat overblijft, krijgt voorrang. Wanneer twee evenementen gelijk scoren, loten we welk evenement doorgaat. Het andere evenement krijgt alsnog de kans om op zoek te gaan naar een datum en/of locatie die wel past in de evenementenkalender.
Afwegingskader
Bij meerdere evenementen die voor dezelfde datum en locatie worden aangevraagd of wanneer de evenementendagen op die locatie op zijn, , wordt voorrang gegeven aan de evenementen die:
1Qua aard en omvang goed passen bij de beoogde locatie, met name in relatie tot veiligheid, maar ook qua impact op de omgeving en balans in verspreiding van evenementen qua tijd en locatie;
2Toegankelijk en interessant zijn voor breed publiek, zowel voor bewoners als voor bezoekers van de gemeente;
3Een positieve bijdrage leveren aan het toerisme en cultuurbeleving;
4Een lokale binding hebben;
5Een bijdrage leveren aan de lokale economie en een positieve invloed hebben op de werkgelegenheid en het vestigingsklimaat;
6Ervaringen uit het verleden met evenementen georganiseerd door de aanvragers;
7Bijdragen aan de variatie van het totale aanbod evenementen in de gemeente.
Hoofdstuk 6 Geluidshinder en evenementen
6.1 Categorisering I, II en III op basis van geluid
6.1.1 Categorie I-evenement
Dit zijn kleinschalige evenementen waarbij de muziek ondergeschikt is. Er is meestal geen live muziek, er zijn geen DJ’s of andere attracties die veel geluid produceren. Markten en braderieën vallen vaak in deze categorie.
Mogelijke geluidsbronnen bij dit type evenement zijn blowers voor springkussens, airtubes, geluidsinstallaties voor achtergrondmuziek en/of versterking van stemgeluid en aggregaten voor stroomvoorziening.
De geluidsnormen in categorie I zijn: maximaal 105 dBA bij de geluidsbron en ten hoogste 60 dBA (LAeq, 3 min.) aan de gevel van de dichtstbijzijnde woning (of ander geluidgevoelig object). Dit geluidsniveau heeft maar weinig impact op het woon- en leefklimaat.
Om geluidsoverlast te voorkomen geldt hetzelfde als in de APV voor A-evenementen is opgenomen, namelijk dat muziek is toegestaan tussen 7:00 en 23:00 uur en het evenement stopt om 24.00 uur;
De gemeente staat A-evenementen (evenementen waarvoor alleen een melding nodig is, zie hoofdstuk 3) meestal overal in de gemeente toe. Uitzonderingen zijn de rijbaan, (brom)fietspaden en parkeerplaatsen—daar mogen ze niet plaatsvinden.
Als een evenement geluid maakt dat voldoet aan de geluidsnormen van een categorie I evenement, dan mag het volgens dit beleid (en straks volgens het omgevingsplan) overal in de gemeente worden gehouden, mits het óók voldoet aan de kenmerken van een A evenement.
6.1.2 Categorie II-evenement
Dit zijn evenementen met (meer) versterkte muziek. Voorbeelden zijn: een sportevenement met muzikale ondersteuning, feesttenten en kermissen. Ook evenementen waarbij verspreid over de locatie muziek ten gehore wordt gebracht, vallen in deze categorie. Mogelijke geluidsbronnen zijn installaties van DJ’s, geluid rond kermisattracties en versterkte podia.
De geluidsnormen in categorie II zijn: maximaal 125 dBA bij de geluidsbron en ten hoogste 75 dBA (LAeq, 3 min.) en 89 dBC (Lceq, 3 min) aan de gevel van de dichtstbijzijnde woning (of ander geluidgevoelig object). Bij dit niveau kunnen de bewoners binnenshuis nog goed verstaanbaar met elkaar praten. Voor centrumlocaties geldt een ruimere norm, zie hiervoor paragraaf 6.1.4.
Als er op een locatie op meerdere plaatsen muziek te horen is, wordt het maximale geluidsniveau bepaald in overleg met specialisten van de gemeente. Bij muziek met veel lage bassen kan er overlast worden ervaren, terwijl het geluidsniveau wel aan de dBA-norm voldoet. Daarom geldt een dBC-norm. Hierdoor wordt het laagfrequente geluid minder sterk en bereiken we een evenwicht.
6.1.3 Categorie III-evenement
Dit zijn grote evenementen met versterkte live-muziek. Het gaat hierbij om de grotere muziekpodia en de grotere festivals.
Bij dit soort grote evenementen is de norm dat omwonenden binnenshuis een verstaanbaar gesprek met elkaar moeten kunnen voeren, voor de organisator niet goed werkbaar. Vooral niet als er woningen van derden vlakbij de locatie liggen. Het geluidsniveau bij grote evenementen beperken, wordt door veel bezoekers als onplezierig ervaren.
Het bronvermogen bij evenementen in categorie III is 126 dBA en hoger bij de geluidsbron. De geluidsnormen in categorie III zijn net als voor categorie II evenementen: ten hoogste 75 dBA (LAeq, 3 min.) en 89 dBC (Lceq, 3 min) aan de gevel van de dichtstbijzijnde woning (of ander geluidgevoelig object). Voor centrumlocaties geldt een ruimere norm, zie hiervoor paragraaf 6.1.4.
Hoeveel geluid omwonenden binnen horen, hangt mede af van de waarde van de gevelisolatie. In veel moderne huizen is die zo goed dat de geluidsoverlast op een acceptabel niveau blijft.
6.1.4 Geluidsnormen
De gemeente maakt onderscheid in reguliere ‘evenementenlocaties’ en in ‘centrumlocaties’. Omdat de gemeente Emmen van mening is dat de levendigheid in de centra van de grotere plaatsen niet onnodig moet worden beperkt, en dat wel zou gebeuren wanneer de norm van 75 dB(A) altijd zou worden toegepast, wordt voor deze aangewezen ‘centrumlocaties’ uitgegaan van een ruimere norm van 80 dB(A) (LAeq, 3 min.).
Tabel geluidsnormen
Hieronder is samengevat welke geluidsnormen gelden voor welk type evenement.
I-evenement
II-evenement
III-evenement
Maximaal geluidbronvermogen
105dB(A)
125dB(A)
126dB(A)of meer
Evenementenlocaties
dB(A) norm op gevel van dichtstbijzijnde woning of ander geluidgevoelig object
60
75
75
dB(C) norm op gevel van dichtstbijzijnde woning of ander geluidgevoelig object
Nvt
89
89
Centrumlocaties
dB(A) norm op gevel van dichtstbijzijnde woning of ander geluidgevoelig object
60
80
80
dB(C) norm op gevel van dichtstbijzijnde woning of ander geluidgevoelig object
Nvt
94
94
De hoeveelheid geluid die samenhangt met een evenement heeft direct invloed op het woon- en leef-klimaat van omwonenden. Een gevoelige waarnemer kan 70 dBA al veel te veel vinden, terwijl voor iemand die het evenement leuk vindt 90 dBA nog prima is. Geluid wordt heel erg subjectief beleefd en kan daarom niet alleen maar uitgedrukt worden in getallen.
We verwachten van de organisatoren dat ze ook oog hebben voor de ervaringskant van geluid als er veel klachten zijn van omwonenden. Zelfs als het geluidsniveau binnen de normen is. Gezien de impact van geluidshinder en om de vereiste zorgvuldigheid mogelijk te maken, is in voorgaande paragrafen 6.1.1 tot en met 6.1.3 per categorie evenement de geluidsnorm toegelicht. Voor de inhoudelijke onderbouwing van de geluidsnormen wordt verwezen naar het geluidsonderzoek dat is uitgevoerd in het kader van deze beleidsregel (zie ook paragraaf 6.5).
Bijlage 1 Vergunningprocedure
Een vergunning voor een B of C evenement moet in ieder geval 12 weken van tevoren aangevraagd worden bij de gemeente. Die tijd hebben we nodig om een aanvraag zorgvuldig te beoordelen. Een aanvraag voor een vergunning verloopt in een aantal stappen. Voor een B-evenement geldt ook dat deze voor 1 november van het voorafgaande jaar moet worden gemeld bij de gemeente. Een C-evenement moet voor 1 oktober van het voorafgaande jaar worden gemeld.
Vooroverleg: Dit betreft een zelfstandig proces. Dit proces wordt doorlopen bij nieuwe of aangepaste evenementen. Aanvragers worden gestimuleerd om gebruik te maken van het vooroverleg. Een vooroverleg zorgt voor een snellere afhandeling van de vergunningaanvraag.
Stap 1: vergunning aanvraag
Stap 2: voorbereidingsprocedure inclusief advisering vanuit de diensten
Stap 3: vergunningverlening
Stap 4: evaluatie
Stap 1: vergunning aanvraag
De gemeente controleert en beoordeelt iedere vergunningaanvraag. We doen dit aan de hand van een aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op de website van de gemeente. In de aanvraag geeft de organisator aan welke maatregelen er genomen worden als het gaat om veiligheid, bereikbaarheid, gezondheid en communicatie.
Bij de aanvraag moet de organisator alle relevante documenten meesturen. Denk hierbij aan:
•het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier
•draaiboek (inclusief veiligheidsplan, calamiteitenplan, gezondheidsplan en verkeersplan)
•Situatietekening van de locatie met daarop bijv. tenten, podia, tribunes, toiletten in- en uitgang, nooduitgangen, aanrijroutes hulpdiensten, brandblusmiddelen, snackwagens, aggregaten, EHBO, springkussens, verzamelplaats voor calamiteiten, noordpijl (op schaal 1:100/1000)
•Plattegrond van de tent met daarop de in- en uitgangen, brandblusmiddelen, vluchtroute, nooduitgangen, podia, EHBO, bar (op schaal 1:100/1000) ;
•Legenda op situatietekening en plattegrond tent;
•constructieve berekeningen en tekeningen volgens ‘Eurocode’ (constructie) en ‘Richtlijn voor Constructieve Veiligheid bij Evenementen’ van het Centraal Overleg BouwConstructies (belasting) van tenten, podia en tribune of andere tijdelijke bouwwerken
•tekening tent, podium en tribune
•verkeersplan met situatietekening met de afzetting van de weg, welke borden worden gebruikt en de wegomleidingen;
•kamperen (overnachten) situatietekening van de locatie en een plattegrond met daarop de kampeervakken, de kampeermiddelen en de brandblusmiddelen en aanrijroute van de hulpdiensten (op schaal 1:100/1000)
•kopie overeenkomst EHBO vereniging
•kopie overeenkomst van beveiligingsbedrijf
•kopie van de W.A. verzekering
•afvoer vuilwater van de tap en de toiletten
•P-plekken voor bezoekers
•db’s van de aggregaten of andere apparaten die geluid kunnen produceren
•aanwezigheid , inhoud en aantal gasflessen en de totale inhoud
•SVH diploma en ID van leidinggevende bij het schenken van zwak-alcoholische dranken bij een evenement.
•Eventueel Aerius-berekening
•Eventueel ecologische quickscan
•Watermonsters/analyse indien relevant voor het evenement (drinkwater, open water)
Kosten
Voor het in behandeling nemen van een aanvraag kunnen leges in rekening worden gebracht, conform de actuele legesverordening die te vinden is op gemeentelijke website.
De actuele hoogte van de leges is te vinden op de website van de gemeente Emmen: gemeente.emmen.nl/producten/ kosten-en-leges-overzicht.
Stap 2: Voorbereidingsprocedure
Als de aanvraag binnen is, beoordeelt de gemeente welke risico’s een evenement met zich meebrengt. Hierbij weegt vooral mee welk soort evenement het is, de samenstelling van het publiek of de deelnemers en de plaats en het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt.
Advisering
Als er volgens de gemeente een verhoogd veiligheidsrisico is of als er andere reden zijn voor extra duidelijkheid, gaan we in overleg met de organisator van een evenement voor een toelichting. Aan dit overleg kunnen verschillende gemeentelijke disciplines aanschuiven waaronder o.a. politie en eventuele andere instanties of hulpdiensten.
De uitkomsten van dit overleg bepalen mee welke voorwaarden aan het evenement gesteld worden.
Stap 3: vergunningverlening
De gemeente, formeel vertegenwoordigd door de burgemeester, is bevoegd om de evenementenvergunning te verlenen of weigeren. De gemeente kan de vergunning weigeren als:
•de aanvraag minder dan 12 weken voor de beoogde datum van het evenement is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is
•het evenement zich niet verdraagt met het karakter of de bestemming van de plaats waar het wordt gehouden
•vanwege gelijktijdigheid van verschillende evenementen - tijdens dezelfde periode, dan wel op dezelfde locatie - en er door die gelijktijdigheid onvoldoende waarborgen bestaan dat de openbare orde of de woon- en leefsituatie in de omgeving niet op ontoelaatbare wijze nadelig worden beïnvloed
•de organisator onvoldoende waarborgen biedt voor een goed verloop van het evenement, gelet op de hiervoor genoemde belangen
•het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu dat vereist.
Termijnen
De gemeente probeert binnen acht weken een beslissing te nemen op een aanvraag. De termijn mag de gemeente eenmaal verlengen met 6 weken. De termijn voor het opvragen van ontbrekende stukken komt hier eventueel nog bij.
Een aanvraag voor een evenementenvergunning verloopt normaliter op deze manier:
•de organisator vraagt een vergunning aan minimaal 12 weken voor het evenement plaatsvindt Hiervan zijn zes weken gereserveerd als bezwarentermijn voor belanghebbenden, dus er blijft een behandeltermijn over van acht weken;
•na binnenkomst van de aanvraag streven we naar een beoordeling binnen een week;
•wanneer de ingediende aanvraag volledig is wordt de aanvraag uitgezet bij de verschillende disciplines en instanties en hebben zij twee weken tijd om advies te geven;
•wanneer de ingediende aanvraag niet volledig is worden aanvullende stukken opgevraagd en wordt de beslistermijn verdaagd totdat de aanvullende stukken zijn ingediend, daarna gaan we verder met de voorgaande stappen;
-zijn de aanvullende stukken niet ontvangen op de aangegeven datum dan wordt de aanvraag buiten behandeling gesteld en kan het evenement niet doorgaan;
-zijn de adviezen positief, dan wordt de aanvraag klaargemaakt om te vergunnen;
-zijn de adviezen negatief en is er geen tijd voor een extra informatieronde, dan weigeren we de vergunning;
-bijeen positief besluit verleent de gemeente de vergunning;
-bij een negatief besluit weigert de gemeente de vergunning;
•de vergunning wordt zowel digitaal (online) als in de regionale krant gepubliceerd;;
•de gemeentelijke evenementencoördinator neemt de gegevens uit de vergunning op in de regionale evenementenkalender;
•de aanvrager en andere belanghebbenden kunnen binnen zes weken bezwaar maken tegen de vergunning.
Stap 4: evaluatie
Bij B- en C-evenementen wordt het evenement geëvalueerd. De conclusies wegen we mee bij eventuele vervolgaanvragen van dezelfde organisator en/of een aanvraag voor hetzelfde evenement van een andere organisator. Een positieve evaluatie kan leiden tot een toekomstige vermindering van toezicht en handhaving; een negatieve evaluatie kan leiden tot intensivering van toezicht en handhaving of het niet verstrekken van een vergunning.