Beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP’s

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Erkende Overlegpartner (EOP):

Een door de gemeenteraad officieel erkende gesprekspartner die de bewoners van een dorp of wijk vertegenwoordigen, zoals bepaald in de Verordening op de Overlegstructuren.

Driejarenbudget: een financiële bijdrage voor drie jaar voor de uitvoering van activiteiten zoals vastgelegd in het driejarenbudget (meerjarenbegroting).

Driejarenplan : het te overleggen document (in de vorm van een meerjarenbegroting), waarin beschreven is welke activiteiten de Erkende Overlegpartner in samenspraak met de bewoners voornemens is met het budget uit te voeren.

Kwadrant: een gebied waaronder een aantal EOP's valt, zoals aangegeven op de kaart behorende bij de Verordening op de overlegstructuren gemeente Emmen.

Geoormerkt project: een projectplan dat de EOP niet binnen de drie jaar kan realiseren en waarvoor de (gespaarde) middelen na instemming door het college de gemeente overgaan naar de volgende driejaarsperiode.

Artikel 2. Doelgroep en doel

Uitsluitend een Erkende Overlegpartner komt in aanmerking voor het driejarenbudget uit het fonds “Kwadranten en Erkende Overlegpartners”, te noemen “EOP-budgetten”.

Het doel van de bijdrage is het bevorderen van de zelfredzaamheid en betrokkenheid van de bewoners alsmede het verbeteren van het woon- en leefklimaat in het werkgebied van de Erkende Overlegpartner.

Artikel 3. Budgetplafond en verdeelregels

1.

Het budget wordt verstrekt uit het fonds “Kwadranten en Erkende Overlegpartners” volgens de verdeling:

o

een vast bedrag per Erkende Overlegpartner,

o

van het resterende bedrag wordt 50% verdeeld op grond van het inwoneraantal per Erkende Overlegpartner,

o

en de overige 50% wordt verdeeld over de vier Kwadranten. Waarbij in drie Kwadranten, te weten: De Blokken, De Velden en De Stad elke Erkende Overlegpartner een vast bedrag van € 3.000 ontvangt aangevuld met het resterende bedrag te verdelen op basis van inwoneraantallen. In het kwadrant De Monden wordt het resterende bedrag evenredig per Erkende Overlegpartner verdeeld.

2.

Het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het begin van de driejaarperiode is bepalend.

3.

Binnen de kaders van de door de raad geaccordeerde programmabegroting en op basis van de verdeling in lid 1 stelt het college het budget per Erkende Overlegpartner vast.

Artikel 4. Het Driejarenplan en voorwaarden

1De Erkende Overlegpartner stelt ter besteding van het toegekende budget in samenspraak met de bewoners een driejarenplan (meerjarenbegroting) op met de kostenraming. Begrotingswijzigingen worden ook in samenspraak met de bewoners doorgevoerd.

2De activiteiten moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

a.de activiteit moet bijdragen aan het in stand houden of verbeteren van de leefbaarheid.

b.de activiteit mag geen gemeentelijk beleid of beleid van andere overheden doorkruisen.

c.er vindt zelfwerkzaamheid van de bewoners plaats bij de activiteiten ter vergroting van het verantwoordelijkheidsgevoel voor de woon- en leefklimaat en de betrokkenheid van bewoners.

3Na drie jaar vervalt het budget, tenzij er sprake is van overmacht of Geoormerkte projecten.

Artikel 5. Uitvoering van het Driejarenplan

1De Erkende Overlegpartner draagt zorg voor de voortgang van de uitvoering van het Driejarenplan (meerjarenbegroting).

2De Erkende Overlegpartner neemt initiatief tot voorbereiding, zo nodig aanbesteding, van de activiteiten.

3Het is de Erkende Overlegpartner toegestaan om voor activiteiten in het Driejarenplan zelf een aanbestedingsprocedure voor te bereiden en/of af te ronden mits het aan te besteden bedrag onder de gemeentelijke drempelwaarde van € 25.000,- euro ligt en tenminste drie partijen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen.

4Bij werken in grijs en groen vindt de offerte-aanvraag plaats op basis van een programma van eisen dat in overleg met de gemeente tot stand is gekomen.

5De gunning vindt plaats op voorstel van de Erkende Overlegpartner door de gemeente met een opdrachtbrief.

6Bij aanbesteding van werken in grijs en groen gelden de volgende aanvullende regels:

a.De gemeente besteedt het werk aan.

b.Bij de uitvoering van werken houdt de gemeente wettelijk toezicht

c.De gemeente doet bij werken de opname. De Erkende Overlegpartner informeert de gemeente over wanneer de opname kan plaatsvinden

d.Als tijdens een werk of bij een opnamemoment meerkosten ontstaan, moet de partij die verantwoordelijk is voor de meerkosten, deze kosten dragen.

Artikel 6. De verslaglegging na de planperiode

De EOP stelt jaarlijks een inhoudelijk en financieel verslag op met overzicht van de gerealiseerde activiteiten.

Uit het verslag moet blijken of aan de voorwaarden is voldaan om de samenhang van de bevolking te bevorderen en de kwaliteit van de leefbaarheid te verbeteren.

Artikel 7. Budgetbeheer, financiële administratie en betalingen

1Het budgetbeheer en de financiële administratie wordt uitgevoerd door de gemeente.

2De Erkende Overlegpartner verdeelt het budget over de activiteiten waarbij rekening gehouden wordt met de compensabele en niet-compensabele BTW, zoals toegelicht in bijlage 1.

3Zodra een activiteit is uitgevoerd, stuurt de Erkende Overlegpartner een gespecificeerde factuur van de activiteit naar de gemeente.

4Op basis van de factuur wordt de betaling verricht door de gemeente.

Artikel 8. Inwerkingtreding en Citeertitel

1Deze beleidsregel treedt in werking op 1 januari 2017 en kan worden aangehaald als “Beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP’s”.

2De beleidsregel “Meerjarenbudget EOP’s” 2016 wordt ingetrokken en komt daarmee, behoudens het in het vorige lid bepaalde, per 1 januari 2017 te vervallen.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Emmen, gehouden op 22 november 2016.

De gemeentesecretaris

De locoburgemeester

I.A.A. Oostmeijer-Oosting

B.R. Arends