Privacybeleid AVG Gemeente Eindhoven

Onderstaande vragen helpen om te bepalen of een gegevensverwerking is toegestaan en welke risico’s daarmee gemoeid zijn. Daarbij moeten we eerst kijken naar onze bevoegdheden en pas daarna naar de verwerking van persoonsgegevens. Als het proces an sich problematisch is, is de bijbehorende gegevensverwerking immers ook problematisch.

I. Belangenafweging rondom de inzet van bevoegdheden of uitvoering van taken

1Zijn wij bevoegd om het proces uit te voeren waar we de persoonsgegevens voor willen verwerken? Als gemeente mogen wij alleen belangen behartigen waartoe we wettelijk bevoegd zijn. Onze taken en bevoegdheden staan in materiewetten, zoals de Gemeentewet, de Participatiewet of de Wet basisregistratie personen. Als werkgever mogen wij arbeidsovereenkomsten uitvoeren en alle redelijke maatregelen nemen ter bevordering van de goede orde in onze organisatie (waaronder het nemen beveiligingsmaatregelen of het aanbieden faciliteiten aan onze medewerkers). En als verkoper of inkoper van goederen en diensten mogen wij onze belangen behartigen die gemoeid zijn met die verkoop of inkoop.

2Dient de inzet van de bevoegdheden een legitiem doel?

Een veelheid aan belangen waarvoor wij als gemeente aan de lat staan, dienen als legitiem doel. Denk bijvoorbeeld aan de bescherming van de openbare orde of de volksgezondheid, belastingheffing, de bescherming van de betrokkene of anderen, en dergelijke.

3Is het noodzakelijk om in deze situatie onze bevoegdheden in te zetten?

Of het noodzakelijk is om onze bevoegdheden in te zetten, is vaak afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Daarbij moeten we letten op de volgende aandachtspunten:

a.Kunnen we uitleggen wat we doen en waarom? En doen we wat we zeggen?

b.Leidt wat we willen doen tot een verregaande inperking van grondrechten en vrijheden van mensen?

c.Draagt het proces effectief bij aan het verwezenlijken van het doel?

d.Kunnen we dit doel wellicht ook bereiken met minder vergaande middelen?

e.Zijn er, zo nodig, effectieve waarborgen aanwezig om de gevolgen voor mensen tot een minimum te beperken?

4Is het maatschappelijk aanvaardbaar of ethisch dat wij die bevoegdheid in deze situatie(s) inzetten?

Het feit dat we van de wet iets mogen, wil niet zeggen dat we het ook moeten doen. Het inzetten van bevoegdheden vereist een belangenafweging, vaak door het management (DR, Sectorhoofd, afdelingshoofd) in mandaat van het College. Bij alles wat we doen, moeten we ons de vraag stellen of het ook moreel verantwoord is wat we doen en of we het ook willen. Een goede lakmoesproef is: “wie wordt er boos als wij dit doen, en hebben we dan een goed verhaal”?

Belangenafweging rondom de gegevensverwerking

5Identificeer de belangen die zijn gemoeid met de gegevensverwerking

De gegevensverwerking kan meerdere belanghebbenden hebben, zoals de betrokkene zelf, de gemeente en/of derden. Breng alle betrokken belangen en bijbehorende belanghebbenden in kaart.

6Breng in kaart hoe zwaar elk belang weegt

Hoe groter een belang, hoe waarschijnlijker het is dat de gegevensverwerking wel of juist niet is toegestaan. Of wellicht alleen onder voorwaarden. Dit noemen we ook wel de proportionaliteitstoets.

7Breng in kaart welke soort(en) persoonsgegevens we willen verwerken?

a.Gewone persoonsgegevens.

b.Een wettelijk identificerend nummer (zoals BSN).

c.Politiegegevens (ga naar Addendum Wpg-gegevens).

d.Bijzondere persoonsgegevens (verboden, tenzij).

e.Strafrechtelijke persoonsgegevens (verboden, tenzij).

8Breng van elk gegeven de noodzaak in beeld.

Het principe van dataminimalisatie vereist dat we niet meer gegevens verwerken dan nodig. Een gegeven is noodzakelijk als het ‘objectief onmisbaar’ is voor het doel. Met andere woorden: wat gaat er fout als dit specifieke gegeven niet zou worden verwerkt, en is dat voor ons of een ander onaanvaardbaar? Daarnaast moet het gegevens geschikt zijn om het doel te bereiken (effectiiteit). Als dat niet zo is, is een gegeven niet noodzakelijk.

9Beoordeel de risico’s van de (voorgenomen) gegevensverwerking voor de betrokkene

Privacyrisico’s (kans x impact) kunnen als volgt worden geclassificeerd:

i.Een privacyrisico is laag/verwaarloosbaar als de gevolgen waarschijnlijk herstelbaar zijn (zoals terugdraaien van de gevolgen of de schade snel en makkelijk compenseren), zodat de gevolgen en de daaruit voortvloeiende schade niet blijvend zijn.

ii.Een privacyrisico is gemiddeld als de kans op bepaalde gevolgen fifty-fifty is en die gevolgen waarschijnlijk (voorlopig) onherstelbaar zijn.

iii.Een privacyrisico is hoog als de kans op bepaalde gevolgen groot is en de gevolgen vermoedelijk onherstelbaar zijn.

We kijken naar de risico’s van de gegevensverwerking zoals die is voorgenomen (op de tekentafel ligt); dat wil zeggen de risico’s zonder de aanvullende maatregelen en waarborgen die we eventueel naar aanleiding van de DPIA nemen (oftewel het brutorisico). Als blijkt dat die risico’s disproportioneel zijn, dan moeten we passende maatregelen treffen of waarborgen inbouwen die de gevonden risico’s tot een aanvaardbaar niveau terugbrengen (oftewel het nettorisico). Risico’s die we niet hoeven terug te brengen, noemen we de restrisico’s. Die moeten we accepteren (en periodiek evalueren).

10Weeg de betrokken belangen tegen elkaar af

Als een DPIA is uitgevoerd, leggen we in de DPIA de belangenafweging vast. Als geen DPIA is uitgevoerd, bijvoorbeeld omdat de risico’s waarschijnlijk laag/verwaarloosbaar waren, dan is de vastlegging van de belangenafweging niet vereist. Als er echter bezwaar tegen wordt gemaakt of als de FG of de AP er vragen over stelt, moet de belangenafweging wel gereproduceerd kunnen worden!