Verordening op de Dialoogvergaderingen Eijsden-Margraten 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.

Burgerlid:

Een door de raad benoemd lid van de Dialoogvergaderingen

b.

Voorzitter:

Een door de raad benoemde voorzitter van de Dialoogvergadering

c.

Griffier:

Griffier van de Dialoogvergadering of diens vervanger

Artikel 2 Instellen Dialogen

1Er is een:

a.Dialoog Samenleving die adviseert over de volgende onderwerpen:

1Algemene bestuurlijke en juridische zaken

2Openbare orde en veiligheid

3Regionale en internationale samenwerkingen

4Financiën en belastingen

5HR en organisatie

6Sociaal domein en welzijn

7Kunst, cultuur en sport

8Volksgezondheid en onderwijs

9Economie, toerisme en recreatie

b.Dialoog Leefomgeving, die adviseert over de volgende onderwerpen:

1Ruimtelijke ontwikkeling en volkshuisvesting

2Openbare werken

3Verkeerszaken

4Duurzaamheid, milieu en afval

5Natuur en landschap.

2Bij onduidelijkheid omtrent de vraag welke Dialoog bevoegd is, beslist het Presidium bij het vaststellen van de voorlopige agenda.

Artikel 3 Taken

Een Dialoog

1brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

2kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder 1

3voert overleg met het college of de burgemeester over de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder 1.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming Dialoogvoorzitter

1Een Dialoog bestaat uit maximaal 21 raads- of burgerleden waarbij het aantal per fractie vertegenwoordigde raads- en burgerleden gelijk is aan het aantal leden in de raad. Minimaal één deelnemer per fractie is raadslid.

2Bij de griffie wordt tenminste 48 uur voor de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aangemeld wie namens de fractie aan welke Dialoog zal deelnemen.

3De burgerleden, maximaal 5 per fractie, worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

4De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 Gemeentewet zijn van toepassing op burgerleden die geen raadslid zijn.

5De raad benoemt de voorzitters van de Dialogen, die uitwisselbaar zijn en geen lid van de Dialoog.

6De Dialogen benoemt uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van een burgerlid en voorzitter eindigt in ieder geval tegelijkertijd met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Het lidmaatschap van een burgerlid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4 vierde lid gestelde eisen.

3De Raad kan een burgerlid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

4Een burgerlid en voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

5Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

6Het lidmaatschap van een burgerlid, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6 De griffier van de Dialoog

1De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere Dialoog een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als Dialooggriffier.

2Een griffier van de Dialoog is aanwezig in vergaderingen.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier van de Dialoog vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

4Een griffier van de Dialoog kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 7 Oproep en agenda

1De voorzitter plaatst ten minste zeven dagen voor een vergadering de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken in het digitale vergadersysteem. De Dialoogvergaderingen vinden in de regel plaats op een maandag en dinsdag en vangen aan om 19.30 uur.

2In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het plaatsen een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken geplaatst in het digitale vergadersysteem.

3Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

4Het Presidium stelt de voorlopige agenda vast.

5De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de Dialoogvergadering vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

1Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het plaatsen van de stukken op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het plaatsen van de stukken in het digitale vergadersysteem stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de Dialoog en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2De stukken bedoeld in het eerste lid worden op de website van de gemeente geplaatst.

3Informatie van de Dialoog of aan de Dialoog verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

1Dialoog vergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in gemeentelijke publicaties.

2In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend via de website plaatsvinden.

3De openbare kennisgeving vermeldt:

a.De datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

b.De wijze waarop en de plaats waar eenieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

Artikel 10 Presentielijst

1De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van de Dialoog.

2Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de deelnemers de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11 Opening vergadering en quorum

1Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende burgerleden tegenwoordig is.

2Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een Dialoog kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende deelnemers tegenwoordig is.

Artikel 12 Advies

1Als een Dialoog een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

2In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

3In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde van de Dialoog.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

1Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de Dialoog anders beslist.

2Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

3Deelnemers voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Bij de bepaling hoeveel keer een deelnemer over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een Dialoog kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

1Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen, voor zover het raadsaangelegenheden zijn.

2Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

3De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

4De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers vragen te stellen

5De inspreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers vragen te stellen.

6De voorzitter of een deelnemer aan de vergadering doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

7De totale inspreektijd duurt maximaal 30 minuten, en de tijd wordt verdeeld over de aangemelde insprekers.

Artikel 16 Handhaving orde en schorsing

1De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

2Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3Hij kan ter handhaving van de orde de Dialoog voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4Hij kan de Dialoog voorstellen aan een deelnemer die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de Dialoogvergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de deelnemer deDialoog vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de deelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

5De vergadering kan worden geschorst nadat over het onderwerp dat aan de orde is om 23.00 uur is beslist, en wordt hervat de dag na de eerste vergadering om 19.30 uur, tenzij deze dag een feestdag, vrijdag, zaterdag of zondag is. Dan wordt de vergadering hervat op de eerste dag, niet zijnde een van deze dagen.

Artikel 17 Voorstellen van orde

Burgerleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De Dialoog beslist hier terstond over.

Artikel 18 Verslag

1Een griffier draagt zorg voor verslagen van Dialoogvergaderingen.

2Uit een verslag blijkt in ieder geval:

a.de namen van de voorzitter, de griffier, de collegeleden en de deelnemers, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een aantekening van welke deelnemers afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een vermelding van de namen van de sprekers;

e.een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de fracties, die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en

f.bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3Van de Dialoogvergaderingen worden beeld- en geluidsopnamen gemaakt.

4Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de deelnemers verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

5Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

6Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20 Verslag besloten vergadering

1Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de deelnemers ter inzage gelegd bij de griffier.

2Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de Dialoog een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

3De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de Dialoog die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de Dialoog overleg gevoerd

Artikel 22 Toehoorders en pers

1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de Dialoogvoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 24 Inwerkingtreding en citeertitel

1De wijziging van deze verordening treedt in werking op 1 juni 2025.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Dialoogvergaderingen Eijsden-Margraten 2022.