Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eijsden-Margraten…

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders,

Gelet op § 1 en 2 van hoofdstuk 1, afdeling 1 van hoofdstuk 2 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 en 30 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP) en het Protocol adresonderzoek van BZK en NVVB (versie 1.3 dec 2013)

Besluit

Vast te stellen het Protocol Adresonderzoek BRP Eijsden-Margraten 2017;

4. Inhoud van het adresonderzoek

4.2. Uitbreiden van het onderzoek

4.2.1. Informatie inwinnen bij andere bronnen

Als invulling van hetadresonderzoek zal de gemeente Eijsden-Margraten informatie inwinnen bijandere overheidsorganen en derden

12in bijlage 2 bij deze regeling is een, niet limitatieve, opsomming van een aantal mogelijke bronnen vermeld

die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen (waaronder de eigen of andere gemeenten), familie, nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties, ziektekostenverzekeraars endergelijke, om zo de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen.

De informatie kan op verschillende manier ingewonnen worden, schriftelijk, per mail of telefonisch. Alle verkregen informatie, ook inkomende mail, wordt opgeslagen bij het betreffende digitale onderzoeksdossier,

Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of instantie, of er een adres en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is.De aangeschreven persoon – niet zijnde de betrokkene zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om ook bij andere overheidsorganen te informeren. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont, kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is wat dat betreft van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP- geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.

In het algemeen richt de gemeente Eijsden-Margraten het onderzoek in aan de hand van de kenmerken van een betrokkene. Het blijkt uit onderzoek van hetCBS dat bepaalde groepen personen met specifieke kenmerken bijvoorbeeld vaker naar het buitenland zijn vertrokken zonder daarvan aangifte te doen, dan dat dit voor andere groepen het geval is.

13Centraal Bureau voor de Statistiek, Vertrokken onbekend waarheen: demografische en sociaaleconomische kenmerken van personen die bij de gemeente geen aangifte doen van vertrek, 2011, beschikbaar op www.cbs.nl.

De specifieke kenmerken van een betrokkene kunnen watdat betreft aanleiding zijn om in hetene geval de aandacht te richtenop bepaalde instanties die eerder op de hoogte kunnen zijn van de verblijfplaats van een bepaalde persoon (bijvoorbeeld: in het geval van vreemdelingen: de IND, of in geval van studerenden: DUO). Op deze wijze is het in een aantal gevallen mogelijk om het adresonderzoek sneller tot resultaat te laten leiden.

Het adresonderzoek kan in dezefase worden versneld indien maximaal gebruik gemaakt wordt van communicatiemiddelen als telefoon en/of e-mail.

Indien er aanwijzingen zijn datde betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal hetonderzoek zich moeten richtenop het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van betrokkene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde bronnen ook informatie kan worden verkregen over een buitenlands adres.

Praktijkvoorbeeld: Het raadplegen van andere informatiebronnen bij een adresonderzoek:

Een burger doet aangifte van adreswijziging aan de balie van een gemeente. De burger geeft aan onbekend te zijn met een vorige bewoner die nog op het adres staat geregistreerd. De gemeente start naar aanleiding van dit signaal een adresonderzoek naar de verblijfplaats van de vorige bewoner. Nadat het adresonderzoek is uitgebreid worden de volgende bronnen geraadpleegd.

1Een overheidsorgaan – De gemeente kan bij de afdeling Werk en Inkomen Heuvelland-Maastricht navragen of de betrokkene een uitkering heeft en of in dat kader contactgegevens beschikbaar zijn en op welk moment voor het laatst contact met betrokkene is geweest.

2Een derde - De woning blijkt van een woningbouwvereniging te zijn. De gemeente neemt contact op met de woningbouwvereniging om te vragen of deze persoon volgens haar registratie inderdaad niet meer op het adres woont en of nieuwe adresgegevens bekend zijn.

3Familie – Er blijkt familie van de betrokkene in de gemeente te wonen. De gemeente stuurt eenbrief naar deze familie met de vraag of nieuwe adresgegevens bekend zijn.

4Buren/medebewoners - .Bij het bezoek aan het adres wordt navraag gedaan bij de buren.

Uit de verschillende informatiebronnen blijkt dat het vermoedelijke nieuwe adres van betrokkene gelegen is in het buitenland. Het adresonderzoek richt zich vervolgens op dit buitenlandse adres.

4.2.2. Feitelijk onderzoek terplaatse

Als invulling van hetadresonderzoek kan de gemeente Eijsden-Margraten feitelijk onderzoek ter plaatse verrichten door de boa. Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt.

Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres. Bij feitelijke controle wordt gebruik gemaakt van formats van verklaringen.

14Deze zijn als bijlage 4 en 5 bijgevoegd.

Bij bezoek aan het actuele, in deBRP geregistreerde adres, kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de geregistreerde situatie. Op deze wijze kanbijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan betrokkene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Van de bevindingen bij het bezoek wordt een procesverbaal opgesteld.

4.2.3. uitvoeren adresonderzoek

Ook bij deze stap van het adresonderzoek mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. Andere personen, dan betrokkene, hebben het recht om niet te antwoorden.

Zowel het uitvoeren van onderzoek als de rapportage hiervan dient zorgvuldig te gebeuren. In de gemeente Eijsden-Margraten is hiervoor het proces rapportage adresonderzoeken vastgesteld.

15deze is als bijlage 1 bij deze regeling gevoegd.

5. Resultaten van het onderzoek

5.1. Uitkomsten van het onderzoek

5.1.1. adresgegevens blijken juist te zijn

Is sprake van situatie 1 als uitkomst van hetonderzoek, dan blijven de gegevens in de BRP ongewijzigd. De gemeente Eijsden-Margraten sluit het adresonderzoek af.

5.1.2. er zijn nieuwe gegevens bekend

Is sprake van de situaties 2 t/m 5 alsuitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de betrokken persoon verkregen worden opgrond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de betrokken persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen met de betrokken persoon. Desnoods moet contact worden opgenomen aande hand van een adres in het buitenland. De betrokken persoon wordt schriftelijk benaderd en wordt gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Indien de betrokken persoon zich meldt en aangifte doet van adreswijziging, kan het onderzoek worden afgesloten. Indien de betrokken persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uitdie reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan moet inschrijving ambtshalve plaatsvinden.

5.1.3. er zijn geen nieuwe gegevens bekend, huidige gegevens zijn echter onjuist

De situatie onder 6 is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van betrokkene bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan zal de gemeente Eijsden-Margraten de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve opschorten. Op grond van artikel 2.22 wet BRP worden gegevens van vertrek op de persoonslijst opgenomen. De reden van de opschorting is dan vertrek naar een onbekend land.

Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens vertrek naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de betrokken persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van betrokkene iets te vorderenhebben (zoals de Belastingdienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek vooral in dit geval van groot belang.

5.1.4. Betrokkene woont niet op het in de aangifte vermelde adres

Indien er sprake is van twijfel over het in de aangifte vermelde adres

16[1] uit de risicokaart adresaangifte adres blijkt o.a. dat er op elke aangifte vanuit VOW eerst een adresonderzoek uitgevoerd wordt, voordat deze aangifte verwerkt wordt in de BRP.

, vindt hierop gericht onderzoek plaats

17de aanleiding voor dit soort onderzoeken is beschreven in hfdst 2 onder c.

. Als blijkt dat betrokkene daar niet woont, wordt de procedure gestart van geen gevolg geven aan de aangifte. Betrokkene blijft ingeschreven op het laatst bekende adres.

Het voornemen en het besluit tot geen gevolg geven aan de aangifte worden naar het in de aangifte vermelde nieuwe adres én naar het in de BRP geregistreerde adres gezonden. De aangifte wordt hierna gearchiveerd. Op het in de BRP geregistreerde adres kunnen nog 2 specifieke situaties van toepassing zijn; dit adres blijkt:

-zelf niet juist of

-onbekend te zijn.

Het laatst bekende adres blijkt niet (meer) juist

Als in deze situatie de correspondentie van het laatste bekende adres retour ontvangen wordt, omdat dit niet (meer) juist blijkt te zijn, start de onderzoeksprocedure op dát adres, conform hfdst 4.

Het laatst bekende adres is zelf onbekend

Het vorige adres of de PL van betrokkene was opgeschort met toepassing van artikel 2.22 wet BRP (opneming van het gegeven van vertrek uit Nederland). In beide gevallen kan het voornemen en besluit niet naar het laatst bekende adres gezonden worden. Het voornemen en besluit wordt naar het in de aangifte vermelde adres gezonden.

18ondanks dat uit onderzoek is gebleken dat dit adres niet juist blijkt te zijn, wordt het voornemen en besluit toch aan dat adres gezonden. Alle mogelijkheden worden benut om betrokkene te bereiken

Het voornemen en besluit wordt tevens gepubliceerd in het huis-aan-huisblad

19Publicatie vindt plaats in de Etalage/Via Eijsden-Margraten

de Etalage/Via Eijsden-Margraten. Het betreft een algemene kennisgeving. Daarbij worden de naam, voorletter(s) en geboortedatum van de betrokken persoon vermeld, evenals het voornemen / besluit tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkene verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hijbezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.

Als de PL van betrokkene gegevens bevat van vertrek uit Nederland (opgeschort met toepassing van artikel 2.22 wet BRP), blijft die registratie in stand en wordt het onderzoeksdossier afgesloten.

Als het vorige adres een parkeeradres is dan wordt het resultaat van het (afgesloten) onderzoek naar het nieuwe adres toegevoegd aan het dossier rondom het parkeeradres.

5.3. Besluitvorming bij ambtshalve wijziging

5.3.1. functiescheiding

In het protocol adresonderzoek wordt aanbevolen dateen andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene dieverantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken.

In de gemeente Eijsden-Margraten is dit geïmplementeerd als dat een andere medewerker het besluit tot de ambtshalve handeling tot het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene dieverantwoordelijk was voor het uitvoeren van het feitelijke adresonderzoek.

Een verdere functiescheiding wordt in Eijsden-Margraten niet ingevoerd. Er zijn diverse andere elementen in het onderzoeksproces ingevoerd, waarmee de benodigde zorgvuldigheid wordt betracht. Daarnaast is deze maatregel niet gewenst in het kader van lean-werken.

7.2. bijlage 2: Rapportage adresonderzoeken

De rapportages m.b.t. adresonderzoeken dienen te voldoen aan beginselen van behoorlijk bestuur, met name zorgvuldigheid. Om hieraan te voldoen kan het volgende lijstje met aandachtspunten helpen. Het ligt voor de hand om hiervan een (gemeentebreed) protocol buitendienst met bijbehorende werkinstructie te maken.

1Bij de voorbereiding van een besluit vergaart het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen (art 3:2 Awb);

2dateren van het rapport;

3namen en functies van diegenen die het onderzoek uitgevoerd hebben;

4ondertekening van het rapport;

5legitimeren van diegenen die het onderzoek uitvoeren;

6het doel van het bezoek dient bekend gemaakt te worden;

7wat is bekeken / onderzocht;

8datum en tijdstip van onderzoek(en)

9wat is daaruit gebleken (feitelijke constateringen);

10zowel oud adres (GBA-adres) als nieuw adres controleren;

11nadrukkelijk vragen van toestemming om binnen te mogen komen en deze toestemming vermelden in de rapportage;

12punten 2 t/m 11 worden nadrukkelijk beschreven in de rapportage.

ad 1

De algemene eis, zoals die vermeld is in de algemene wet bestuursrecht is nader uitgewerkt in de daarop volgende punten.

Ad 2 t/m 10

Spreken voor zich. Deze punten worden gesteund door jurisprudentie, o.a. Rb Amsterdam 21-2-2012 LJN BV6364.

Ad 11

In steeds meer bezwaarschriften rondom adresonderzoeken wordt melding gemaakt van “informed consent”. Dit begrip is inmiddels ook terug te vinden in het Europese Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, in het bijzonder het huisrecht. ‘informed consent’ houdt in dat belanghebbende volledige en juiste informatie heeft over de reden van het huisbezoek en de gevolgen die het weigeren van toestemming heeft. Bij de onderzoeken rondom DUO wordt dit in een aparte verklaring schriftelijk vastgelegd.

7.3. bijlage 3: Bronnen voor adresonderzoek:

•Persoon zelf

ͦ Informatie kun je gebruiken. Betrokkene zelf is verplicht inlichtingen te verstrekken die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

•overheidsorganen (binnen- en buitengemeentelijk)

ͦ Overheidsorganen die gegevens gebruiken uit de BRP kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP.

•Burgers (familie / vrienden / buren / bekenden)

ͦ Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of er en zo ja welk adres van betrokken bekend is. De aangeschreven persoon heeft het recht hier niet op te antwoorden. Let op: Het mededelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont, kan op zich al een inbreuk zijn op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene

•Bedrijven niet behorende tot wettelijke afnemers: woningbouwverenigingen / Nutsbedrijven / werkgever / ziektekostenverzekeraar

ͦ Zie bij burgers

•Sociale media (facebook / twitter / linked-in/ google/ internet)

ͦ Alleen openbare informatie mag je gebruiken.

•Suwi-net

UWV mag aan de afdeling Burgerzaken van een gemeente adresgegevens van personen leveren voor het bijhouden van adresgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). De rechten en verplichtingen voor deze gegevenslevering vloeien voort uit artikel 5.9 van het Besluit SUWI, artikel 3.3 van de Regeling SUWI en de Wet bescherming persoonsgegevens.

7.4. bijlage 4: Verklaring woongegevens van betrokkene

Op de volgende pagina’s is een format voor een verklaring van woongegevens van betrokkene opgenomen.

Waar mogelijk wordt deze verklaring door diegene op wie het adresonderzoek betrekking heeft ingevuld en ondertekend.

Verklaring woongegevens betrokkene.

Bezocht adres:

Straat __________________________________________________________

Postcode en plaats __________________________________________________________

Tijdstip van bezoek: ________________(Datum) van:_______ tot:_______ (uur)

Onderzoek naar:

Naam ______________________________ geb.dat.:_____________

Eerste voornaam ______________________________ voorletters:___________

Adres ___________________________________________________________

Postcode en plaats ___________________________________________________________

BSN ___________________________________________________________

Verklaring is afgegeven door:

Naam ______________________________ geb.dat.:_____________

Eerste voornaam ______________________________ voorletters:___________

Adres ___________________________________________________________

Postcode en plaats ___________________________________________________________

BSN ___________________________________________________________

Telefoonnummer: ___________________________________________________________

Gegevens controleurs, werkzaam voor de gemeente Eijsden-Margraten

Achternaam (1): ___________________________________________________________

Eerste voornaam: ____________________________ voorletters:___________

Achternaam (2) ___________________________________________________________

Eerste voornaam: _______________________________ voorletters:___________

Informatie

Naar aanleiding van het huisbezoek bevestig ik het volgende:

•De medewerker(s) hebben zich gelegitimeerd als medewerkers van de gemeente Eijsden-Margraten, dit deden ze door een door de gemeente Eijsden-Margraten afgegeven legitimatie te tonen.

•Mij/ons is uitgelegd dat de controleur(s) mij bezoekt(bezoeken) om:

□ Te controleren of de door mij opgegeven woonsituatie overeenkomt met de werkelijke situatie. Bovendien is mij uitgelegd dat het de bedoeling is om de gegevens in de GBA in overeenstemming te brengen met de werkelijke situatie.

□ ___________________________________________________________________________

____________________________________________________________(andere reden invullen)

•mij/ons* is uitgelegd dat dit onderzoek wordt ingesteld omdat: ________________________

______________________________________________________(oorzaak van het onderzoek)

Het gesprek is gevoerd in

□ Nederlands.

□ Engels

□ Duits

□ _________________

Verklaring

Ik verklaar: _____________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(zo woordelijk mogelijk herhalen wat is verklaard)

Ondertekening

□ Ik heb dit formulier dat uit een voor- en achterzijde bestaat doorgelezen en begrepen. Het klopt wat er staat, ik ben daarom akkoord.

□ Het formulier is aan mij voorgelezen en ik heb het begrepen. Het klopt wat er is geschreven ik ben daarom akkoord met pagina 1 en 2.

□ ______________________________(Datum) Handtekening:________________________________

Wij/ik* heb(ben) de verklaring naar waarheid opgemaakt.

______________________________(Datum)

Handtekening1:_____________________________ Handtekening2:_______________________

*doorhalen wat niet van toepassing is

7.5. bijlage 5: Verklaring woongegevens van een derde

Op de volgende pagina’s is een format voor een verklaring van woongegevens van een derde opgenomen.

Waar mogelijk wordt deze verklaring door een ander dan diegene op wie het adresonderzoek betrekking heeft ingevuld en ondertekend.

Verklaring woongegevens derden.