Aanhef
Wettelijke basis
Burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel,
Artikel 24, tweede lid van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Besluiten het:
Privacybeleid gemeente Eersel 2025-2028 vast te stellen.
3 Privacy beginselen
3.1 Eerlijk, wettig en duidelijk omgaan met persoonsgegevens
De gemeente verwerkt persoonsgegevens alleen als dit volgens de wet mag en binnen de privacyregels past.
Duidelijkheid en transparantie:
Op de website van gemeente Eersel staat een privacyverklaring.
Hierin leggen we uit:
o Wie wij zijn.
o Hoe betrokkenen kunnen vragen welke persoonsgegevens wij van hen verwerken.
o Welke rechten zij hebben en hoe zij een verzoek kunnen indienen.
Persoonsgegevens delen met andere landen:
De gemeente deelt persoonsgegevens alleen met landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of met internationale organisaties als dit echt nodig is én als die landen of organisaties goed zorgen voor de bescherming van gegevens. De Europese Commissie bepaalt welke landen en organisaties hieraan voldoen.
3.2 Doelen
De gemeente gebruikt persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen.
Gegevens die voor een bepaald doel zijn verzameld, worden niet voor iets anders gebruikt. Dit mag alleen als het nieuwe doel past bij het oorspronkelijke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
3.3 Zo min mogelijk gegevens verwerken
De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die echt nodig zijn. We verzamelen en gebruiken niet meer gegevens dan noodzakelijk.
3.4 Juiste en actuele gegevens
De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens correct, volledig en relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. We nemen maatregelen om gegevens up-to-date te houden. Als gegevens niet kloppen, passen we ze aan of verwijderen we ze.
3.5 Veilige en vertrouwelijke verwerking
De gemeente zorgt voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beschermen. Dit geldt vooral voor gevoelige gegevens. We voorkomen misbruik en ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
We volgen hierbij ons informatiebeveiligingsbeleid. Als er een probleem ontstaat met persoonsgegevens, melden we dit direct via fg@kempengemeenten.nl. Hoe we omgaan met datalekken staat beschreven in het informatiebeveilingsbeleid.
3.6 Gegevens niet langer bewaren dan nodig
De gemeente bepaalt hoe lang persoonsgegevens worden bewaard op basis van de Archiefwet.
Als er geen wettelijke bewaartermijn is, houden we ons aan de wettelijke regels. Dit betekent dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is. Alleen als de gegevens buiten de regels van de AVG, UAVG of Wpg vallen, kunnen ze langer worden bewaard.
4 Verantwoording en toezicht
Het college van burgemeester en wethouders (B&W) is verantwoordelijk voor het verwerken van veel persoonsgegevens binnen de gemeente. De eindverantwoordelijke kan voor verschillende verwerkingen ook de burgemeester of de gemeenteraad zijn.
De verwerking van persoonsgegevens kan gemandateerd of gedelegeerd zijn aan externe partners.
Hierop wordt zowel intern als extern toezicht gehouden.
•Extern toezicht: De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of de gemeente
zich aan de privacyregels in Nederland houdt.
•Intern toezicht: De gemeente heeft een eigen toezichthouder, de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG controleert of de gemeente zich aan de AVG, UAVG en Wpg houdt.
De gemeente zorgt ervoor dat de FG genoeg middelen heeft om goed toezicht te houden.
Nieuwe manieren om gegevens te verwerken in processen, diensten of systemen worden pas ingevoerd als ze voldoen aan de privacyregels (privacy by design).
10 Andere belangrijke onderwerpen voor privacywetgeving
10.1 Informatiebeveiliging
Naast het privacybeleid heeft de gemeente ook een informatiebeveiligingsbeleid. Hierin staan maatregelen om ervoor te zorgen dat (persoons)gegevens:
•Beschikbaar blijven wanneer ze nodig zijn.
•Juist en volledig worden verwerkt.
•Veilig en vertrouwelijk worden opgeslagen en gebruikt.
Goede informatiebeveiliging is noodzakelijk om persoonsgegevens goed te beschermen. Daarom horen het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid bij elkaar en kunnen ze niet los van elkaar worden gezien.
10.2 Samenwerking en inkoop
Bij sommige gemeentelijke processen werkt gemeente Eersel samen met andere organisaties. Hierbij gelden duidelijke afspraken over privacy.
•Verwerkersovereenkomst: Als een andere organisatie persoonsgegevens verwerkt namens de gemeente, is een verwerkersovereenkomst verplicht. Wij controleren de verwerkersovereenkomsten volgens de standaard van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Zo zorgen we ervoor dat we de nieuwste ontwikkelingen volgen.
•Gezamenlijke verantwoordelijkheid: Soms is de gemeente niet de enige verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In dat geval worden goede afspraken gemaakt om de privacy van inwoners te beschermen.
•Verantwoordelijkheid van de gemeente: Gemeente Eersel is altijd verantwoordelijk voor:
o De eigen persoonsgegevens.
o Gegevens die aan een andere partij worden gegeven.
o Gegevens die worden verwerkt namens een andere partij.
Hierdoor zorgt de gemeente ervoor dat persoonsgegevens veilig en volgens de wet worden verwerkt.
10.3 Archiefbeheer
De Archiefwet bepaalt hoe lang de gemeente documenten moet bewaren. Deze bewaartermijnen gelden als aanvulling op de regels uit de AVG, UAVG en Wpg, waar staat dat gegevens alleen zolang mogen worden bewaard als nodig is voor het doel.
Als de gemeente archieven overbrengt naar een archiefbewaarplaats, wordt beoordeeld of sommige documenten niet meteen openbaar mogen worden. Dit gebeurt volgens de Archiefwet. Een reden om de openbaarheid uit te stellen, is bijvoorbeeld als er persoonsgegevens in de dossiers staan die nog bescherming nodig hebben.
10.4 Digitale ethiek
Privacy en digitale ethiek zijn allebei belangrijk bij het omgaan met persoonsgegevens en digitale technologieën. Ze hebben veel met elkaar te maken, maar zijn niet hetzelfde.
•Privacy gaat over het beschermen van persoonsgegevens volgens de wet, zodat deze niet worden misbruikt.
•Digitale ethiek gaat over de morele vragen rond digitale technologie, zoals big data, sensoren en kunstmatige intelligentie. Hierbij kijken we niet alleen naar wat wettelijk mag, maar ook naar wat wenselijk is.
Privacy is een belangrijk onderdeel van digitale ethiek, maar er zijn ook andere ethische waarden, zoals:
•Transparantie: Open en duidelijk zijn over hoe gegevens worden gebruikt.
•Verantwoordelijkheid: Zorgen dat technologie op een eerlijke manier wordt ingezet.
•Veiligheid: Beschermen van persoonsgegevens en digitale systemen.
•Inclusie: Iedereen moet mee kunnen doen in de digitale samenleving.
•Duurzaamheid: Digitale ontwikkelingen moeten ook op lange termijn goed zijn voor mens en milieu.
In gemeente Eersel werken professionals samen om van elkaar te leren en zo steeds beter om te gaan met digitale technologie en ethiek.
10.5 Gebruik van algoritmes
Gemeente Eersel gebruikt soms algoritmes, zoals ChatGPT, om de dienstverlening te verbeteren. Een algoritme is een soort rekenprogramma dat informatie verwerkt en adviezen geeft.
Wij vinden het belangrijk dat uw privacy goed beschermd blijft. Daarom:
o Gebruiken we algoritmes alleen als het echt nodig is.
o Controleert een medewerker altijd automatische adviezen. Een algoritme neemt nooit zelf beslissingen.
o Houden we ons aan de privacywetgeving en regels.
Gemeenten moeten open zijn over het gebruik van algoritmes. Daarom is er een landelijk algoritmeregister. Hierin staat welke algoritmes we gebruiken, waarom we ze gebruiken en hoe we zorgen dat uw gegevens veilig blijven. Bekijk het register hier.
10.6 Wet Open Overheid (Woo)
De Wet open overheid (Woo) zorgt ervoor dat inwoners informatie en documenten van de gemeente kunnen opvragen. Dit heet een Woo-verzoek.
Als de gemeente documenten openbaar maakt, worden persoonsgegevens hierin onleesbaar gemaakt (geanonimiseerd). Dit gebeurt zowel bij:
•Woo-verzoeken, waarbij inwoners om informatie vragen.
•Actieve openbaarmaking, waarbij de gemeente zelf documenten openbaar maakt.
Het zorgvuldig anonimiseren van persoonsgegevens is erg belangrijk.
10.7 Hergebruik van overheidsgegevens
De gemeente stelt sommige documenten en gegevens beschikbaar volgens de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who). Dit betekent dat informatie die openbaar is, door anderen mag worden gebruikt.
Persoonsgegevens vallen hier niet onder. De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens veilig zijn. De gemeente gebruikt deze gegevens alleen opnieuw als de wet dat verplicht, volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat:
•Persoonsgegevens niet zomaar mogen worden gedeeld of hergebruikt.
•De gemeente alleen gegevens deelt als daar een wettelijke reden voor is.
•Openbare documenten waarin persoonsgegevens staan, worden aangepast of geanonimiseerd voordat ze beschikbaar worden gesteld.
11 Rol van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) controleert binnen de gemeente of de privacyregels goed worden nageleefd. Dit geldt zowel voor de wetgeving als voor het interne privacybeleid.
De FG heeft daarnaast een adviserende rol en is ook het contactpunt voor inwoners en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Om het werk goed te kunnen doen:
•Werkt de FG onafhankelijk en mag geen instructies krijgen van het college, de burgemeester of het management.
•Heeft de FG ontslagbescherming, zodat hij of zij zonder invloed van anderen kan werken.
De eindverantwoordelijkheid voor de bescherming van persoonsgegevens ligt altijd bij het college van burgemeester en wethouders (B&W) of bij de burgemeester, niet bij de FG.
12 Slotbepalingen
Als de gemeente zich niet aan de privacy wet- en regelgeving houdt, kan een inwoner een klacht indienen. De klacht wordt behandeld volgens de klachtenregeling van de gemeente.
Meer informatie en het indienen van een klacht kan via gemeente@eersel.nl.
Voor het sociaal domein is speciaal beleid gemaakt over hoe persoonsgegevens worden uitgewisseld bij taken die zijn gedelegeerd aan de Samenwerking Kempengemeenten en KempenPlus. In de volgende documenten staat beschreven hoe privacygevoelige informatie wordt behandeld binnen deze taken:
De gemeenten Reusel-De Mierden en Eersel voeren sommige (deel)processen binnen het sociaal domein zelf uit. Uitgangspunt is dat dit gemeentelijke privacybeleid de gegevensdeling in het sociaal domein niet hindert zolang dit binnen de wettelijke kaders gebeurt.
Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacybeleid gemeente Eersel 2025-2028’.
Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking.
Het ‘Privacybeleid Eersel 2024-2025, wordt ingetrokken.