Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad

Artikel 1 Begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren;

c.Commissaris: de Commissaris van de Koningin in de provincie Groningen.

Artikel 2 Commissie

Er is een commissie ter bespreking van het functioneren van de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling

1De commissie bestaat uit de fractievoorzitters, plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

2Bij langdurige ziekte of afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

3De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier.

4De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.

2De voorzitter leidt het gesprek.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contact persoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 5 Taak

a.De commissie voert tenminste drie (na één, drie en vijf jaar) en maximaal zes gesprekken met de burgemeester per ambtsperiode.

b.De verslagen van de voornoemde gesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Betrokkenen voorkomen dat erop enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders, secretaris en griffier. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7 lid 1 en artikel 9 lid 4.

5De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6Deze geheimhouding geldt zowel tijdens het bestaan van de commissie als na ontbinding van de commissie.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1Leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voorzover van toepassing, het voorgaand verslag bij de griffier in te zien.

2Leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en eventuele aanpassingen die in de loop der tijd zijn afgesproken.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

a.het functioneren als voorzitter van de raad;

b.de wijze van informeren van de raad;

c.het functioneren als voorzitter van het college van burgemeester en wethouders;

d.het beheer van de aan de burgemeester toebedeelde portefeuilles;

e.het extern functioneren;

f.nevenfuncties;

g.het functioneren in relatie tot de organisatie

h.het functioneren in relatie tot de griffie(r)

i.de ontwikkelingen die in de gemeente worden verwacht en het verwachte functioneren van de burgemeester in dat verband;

j.de realisatie van eventuele eerder afspraken;

k.eventueel noodzakelijk geachte aanpassingen in het functioneren van de burgemeester.

Artikel 9 Verslaglegging

1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vast gesteld.

2Het verslag in conceptvorm wordt toegezonden aan de burgemeester. De burgemeester wordt gedurende een week na ontvangst van het conceptverslag in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren op het verslag. Indien hij hier geen gebruik van maakt wordt hij geacht in te kunnen stemmen met de inhoud van het verslag. Schriftelijke reacties van de burgemeester worden gehecht aan het verslag.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag. Het verslag in conceptvorm wordt onmiddellijk na vaststelling door de griffier vernietigd.

2Na het aftreden van de burgemeester worden allle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.