Aanhef
De raad van de gemeente Eemsdelta;
gelezen het voorstel van de Stuurgroep Herindeling Eemsdelta d.d. 3 december 2020;
gelet op de artikelen 30, eerste lid van de Archiefwet 1995;
besluit vast te stellen:
Archiefverordening gemeente Eemsdelta 2021
Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders
1Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
2Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Artikel 2. Taken gemeentesecretaris
1In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
2De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
3De gemeentesecretaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
a.het verslag van de gemeentesecretaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid;
b.voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentesecretaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid, en
c.een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Artikel 4. Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt.
Artikel 5. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
De gemeentesecretaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.
Artikel 6. Intrekking oude verordeningen
De Archiefverordening gemeente Appingedam 2012, de Archiefverordening gemeente Delfzijl 2017 en de Archiefverordening gemeente Loppersum 2014 worden ingetrokken.
Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze verordening treedt op de dag volgende op de dag van bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 januari 2021.
2Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Eemsdelta 2021.