Aanhef
De raad van de gemeente Echt-Susteren;
Gezien het voorstel van het presidium d.d. 16 november 2020 met kenmerk 63054;
gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelet op het bepaalde in art. 33a Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad 2020;
gelet op art. 2 Verordening ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren 2020;
besluit
vast te stellen de Instructie voor de griffier Echt-Susteren 2020:
Algemeen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
-raad: de gemeenteraad
-de wet: de Gemeentewet
-presidium: het presidium als bedoeld in art. 2 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad
-Griffier: de griffier als bedoeld in art. 107 Gemeentewet.
Ondersteuning
Artikel 2. Ondersteuning
1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, het presidium en door de raad ingestelde commissies.
a.De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het presidium.
b.De advisering omvat het opmaken van raadseigen voorstellen ter vaststelling door het presidium.
c.Zo nodig adviseert de griffier eigenstandig de raad en het presidium met betrekking tot te nemen besluiten.
Vergaderingen
Artikel 3. Agenda vergaderingen
De griffier ondersteunt de raad, het presidium en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 4. Voorbereiding en verloop vergaderingen
De griffier staat de voorzitter van de raad en het presidium evenals de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
Artikel 5. Aanwezigheid, verslaglegging en uitvoering vergaderingen
1De griffier is als secretaris aanwezig bij alle vergaderingen van de raad, het presidium en de door de raad ingestelde commissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2De griffier draagt zorg voor de verzending van de conceptagenda, besluitenlijst en overige stukken aan de betreffende raads-, presidium- en commissieleden.
3De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en is verantwoordelijk voor een voortvarende, tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het presidium en de commissies.
Specifieke ondersteuning
Artikel 6. Specifieke ondersteuning ex art. 32a Reglement van Orde gemeenteraad
A. De griffier ontvangt vragen om inlichtingen van feitelijke aard en geringe omvang van raadsleden en zet deze op basis van art. 32a lid 1 RvO ter beantwoording door aan het college via de kabinetchef.
B. De griffier ontvangt verzoeken om inzage of afschrift van bij het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, van raadsleden en zet deze op basis van art. 32a lid 1 RvO ter beantwoording door aan het college via de kabinetchef.
2De griffier ziet toe op de naleving van de uitvoering van de Verordening fractieondersteuning 2018 voor wat betreft de inhoudelijke ondersteuning, als bedoeld in art. 32a lid 2 RvO, die de fracties zelf regelen op basis van de bepalingen opgenomen in de Verordening fractieondersteuning 2018.
A. De griffier draagt conform art. 107a Gemeentewet zorg voor de ondersteuning als bedoeld in art. 32a lid 3 RvO zodat het raadslid zo spoedig mogelijk een antwoord ontvangt op door hem gestelde technische, procedurele en inhoudelijke vragen betreffende raads- en commissieaangelegenheden.
B. Conceptmoties en conceptamendementen ter voorbereiding van een raadsvergadering worden door de griffier zo mogelijk diezelfde dag doch uiterlijk binnen 2 dagen van een advies aan betreffend raadslid voorzien.
A. De griffier ontvangt verzoeken van raadsleden om specialistische ambtelijke ondersteuning op een bepaald beleidsterrein conform art. 32a lid 4 RvO.
B. Deze verzoeken worden afgehandeld op basis van het bepaalde in de Verordening ambtelijke bijstand 2020.
C. Hij stelt de burgemeester in kennis van de ontvangst van de verzoeken om ambtelijke bijstand evenals van de afronding van de ambtelijke bijstand.
Organisatie
Artikel 7. Organisatie griffie
1De griffier geeft leiding aan de griffie.
2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
Artikel 8. Verhindering en vervanging
1Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.
Artikel 9. Slotbepalingen
1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet het presidium, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad.
2Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die waarop zij is bekend gemaakt.
3Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Echt-Susteren 2020.