Bijlage 1: Technische eisen en instellingen scanproces
B1.1 Vereiste bestandsformaat
De gescande documenten worden opgeslagen in (PDF/A type 1a of 1b
1Dit formaat voldoet aan de basisspecificaties van de ISO 19005-specificatie (https://nl.wikipedia.org/wiki/PDF/A).
). Hiermee wordt voldaan aan de eis dat digitale archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen uiterlijk op het tijdstip van overbrenging opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat, dat voldoet aan een open standaard (zie Archiefregeling art 26 eerste lid).
Van datacompressie wordt op bestandsniveau geen gebruik gemaakt in het vervangingsproces.
B1.2 Scanresolutie
Voor de resolutie van de scans van te vervangen documenten gelden de volgende minimale specificaties:
Gedrukte teksten
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten wordt hier uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in bijlage 4 van de sinds 1 januari 2013 vervallen provinciale beleidsregel vervanging archiefbescheiden:
QI =dpi x 0,039h
2
Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de provinciale beleidsregel vervanging archiefbescheiden) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden (QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor ‘h’ en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op 256,41 DPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 DPI.
Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden, foto’s etc.
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden wordt hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze werd gehanteerd in bijlage 4 van de provinciale beleidsregel vervanging archiefbescheiden:
QI = dpi x 0,039w
Hierin is ‘w’ de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en DPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de provinciale beleidsregel vervanging archiefbescheiden) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden (QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor ‘w’ en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 256 DPI (1,5 = DPI x 0,039 x 0,15, DPI = 1,5 / (0,039 x 0,15), DPI = 256,41) wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 DPI.
B1.3 Reproductie in kleur, grijswaarden
De te vervangen documenten kunnen kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is scanning in kleur noodzakelijk. Voor de overige documenten volstaat scanning in grijswaarden. Dat is de minimale kwaliteitseis.
Besloten is echter alle documenten te scannen in kleur, met een bitdiepte van 24.
Bijlage 3: Taken en rollen informatiebeheer
De Archiefregeling bevat regels voor vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Managers en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de middelen die voor de taakuitvoering benodigd zijn: onder andere geld, medewerkers en dus ook informatie. De verantwoording in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht is daarop gericht en de uitvoering van het toezicht maakt onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. De medewerkers informatiebeheer daarentegen hebben taken die gericht zijn op het beheer van informatie om te voldoen aan de Archiefwet.
De omgang met digitale documenten vereist taken en rollen met bijbehorende competenties, zowel van behandelaren als medewerkers informatiebeheer. Na implementatie van het documentmanagement-system Decos JOIN en zaakgericht werken behoort het registreren, opslaan en naar het archief sturen van documenten tot de taken van de behandelaar. De behandelaar is er dus verantwoordelijk voor dat een dossier (een zaak) alle voor de zaak en het werkproces relevante documenten bevat. De taken dienen naar behoren te worden uitgevoerd volgens de daaraan gestelde eisen.
Om bij de registratie aan de daarvoor geldende kwaliteitseisen te voldoen verleent de informatiebeheermedewerker naast zijn structurele taken ondersteuning aan de behandelaar voor het verwerken van informatie. Tijdens de afhandeling van zaken vindt controle en toezicht op de registratie en archivering door de informatiebeheermedewerker plaats.
Een kwaliteitssysteem wordt ingericht (Plan-Do-Check-Act) en ten behoeve van de ondersteuning van managers of proceseigenaren worden interne audits uitgevoerd en rapportages opgesteld. Zo dient de informatiebeheermedewerker te beschikken over communicatieve vaardigheden om de nodige verbeteringen en veranderingen naar overige medewerkers te communiceren. Collega’s dienen proactief over archiefzorg en -beheer te worden geïnformeerd ter voorkoming van problemen achteraf.
Om hieraan te voldoen dienen de rollen en taken met bijbehorende competenties te worden belegd:
B3.1 Rollen en taken vervangingsproces
Rol
Taken
Medewerker
documentselectie
Post ontvangen, uitpakken en voorsorteren;
uitzonderen van vervanging van archiefbescheiden op basis van selectiecriteria uit handboek vervanging.
Scanspecialist
Voorbereiden en scannen van te vervangen documenten;
controleren van scaninstellingen overeenkomstig de instellingen die zijn gespecificeerd in het handboek vervanging;
controleren van de scans en zo nodig opnieuw scannen van de documenten.
Kwaliteitscontroleur
Controleren van de scans van de vervangen documenten aan de hand van de dagdoos;
opnieuw (laten) scannen van scans die niet voldoen aan de voorwaarden genoemd in het handboek vervanging.
Adviseur
informatiemanagement
Adviseren over de inrichting en gebruik van de registratiesystemen;
het adviseren over de naleving van (archief)wettelijke regelgeving;
analyseren en verbeteren van knelpunten in de informatievoorziening;
ontwikkelen beleidskaders en visies voor (middel) termijn.
Functioneel beheerder
Beheer zaaksysteem en documentmanagementsysteem;
beheren applicatiedocumentatie;
beheren toegankelijkheid applicaties en gegevens (autorisaties).
Helpdeskmedewerker informatiebeheer
Beantwoorden van vragen en het verstrekken van informatie;
het opleiden van medewerkers.
Afdelingsmanager
Verantwoordelijk voor de gehele procesketen, inclusief vervangingsproces indien dat op de eigen afdeling is ingericht;
aansturen van medewerkers van eigen afdeling die betrokken zijn bij het vervangingsproces
Proceseigenaren
Aanleveren van analoge archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen;
Signaleren van fouten en onvolkomenheden in de scans of de registraties van de vervangen documenten.
Applicatiebeheerder RID
Beheren soft- en hardware;
Verzorgen technische ondersteuning en infrastructuur;
Up-to-date houden van soft- en hardware;
Beheren documentatie over soft- en hardware.