Evenementenbeleid

3.2 Facilitaire ondersteuning

Naast financiële ondersteuning kan de gemeente Duiven ook in materiële zaken faciliteren, zoals dranghekken en containers. Team Beheer Buiten en Sportcentrum (BBS) heeft een overzicht gemaakt van de beschikbare materialen rondom de mogelijkheden van facilitaire ondersteuning Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen evenementen:

-met als hoofddoel het genereren van omzet;

-evenementen die in de basis een commercieel doel hebben maar hierbij eveneens een maatschappelijk doel dienen en;

-evenementen georganiseerd door scholen en gemeente(n).

Afhankelijk van het doel van het evenement is opgenomen welke ondersteuning beschikbaar is.

4.1.1 Vergunningaanvraag vereenvoudigen

Als gemeente zijn we ons bewust dat er veel wordt gevraagd van evenementenorganisatoren op het gebied van vergunningverlening. De gemeente heeft de laatste jaren stappen gezet om dit, ondanks strengere regelgeving, wat te vereenvoudigen. Inmiddels is er in de APV geregeld dat er een mogelijkheid is voor een meerjarenvergunning, namelijk voor maximaal drie jaar. Om voor een meerjarenvergunning in aanmerking te komen zijn de volgende voorwaarden van kracht:

a.het evenement vindt al minstens drie jaar in de gemeente Duiven plaats;

b.het betreft een evenement in de risicocategorie A of B;

c.er zijn geen eerdere negatieve ervaringen opgedaan;

d.er zijn uit voorgaande jaren geen gegrond verklaarde bezwaren bekend;

e.er is sprake van geringe risico’s ten aanzien van de openbare orde en veiligheid, een en ander ter beoordeling van politie en burgemeester;

f.het evenement wijzigt jaarlijks niet of nauwelijks qua aard en omvang en wordt elk jaar op dezelfde locatie gehouden.

De volgende stap is om de mogelijkheid te onderzoeken bij terugkomende evenementen het e-formulier automatisch te laten vullen op basis van het voorgaande jaar, waarbij de organisator enkel nog wijzigingen hoeft door te geven. Dit is opgenomen in de uitvoeringsagenda.

Rondom het aanleveren van tekeningen voor het verlenen van een vergunning zijn soms onduidelijkheden bij de aanvrager. Ideaal zou het zijn om een online tekentool te hebben waarbij de aanvrager bij de vergunningaanvraag op een zo eenvoudig mogelijke manier het evenement online kan intekenen. Het toevoegen van een dergelijke tekentool is opgenomen in de uitvoeringsagenda.

4.1.2 Communicatie naar omwonenden

In de APV is geregeld dat de organisator omwonenden op de hoogte moet brengen van een evenement. Om de leefbaarheid te handhaven, zal daarom bij de vergunningverlening voortaan om de brief worden gevraagd die naar de omwonenden wordt gestuurd. Tevens zal worden gevraagd welke inwoners deze brief zullen ontvangen. De vergunningverlener beoordeelt of dit voor het betreffende evenement voldoende is. Om dit zo eenvoudig mogelijk te maken voor de aanvrager, zal er een standaardbrief beschikbaar worden gesteld waarbij enkel een aantal velden nog door de aanvrager moet worden ingevuld. Uiteraard mag de aanvrager ook een zelf opgestelde brief aanleveren. Het opstellen van de standaard brief is opgenomen in de uitvoeringsagenda.

4.1.3 Gelijktijdige en/of gelijksoortige evenementen

Er kan allereerst een situatie ontstaan waarbij er op hetzelfde moment op dezelfde plek plannen zijn een evenement plaats te laten vinden. De gemeente zal altijd proberen hierin te bemiddelen en te kijken of er een gezamenlijke oplossing kan worden gevonden. Lukt dit niet, dan geldt hier “wie het eerst komt, wie het eerst maalt”, gebaseerd op het moment van vergunningaanvraag. Daarbij moeten de volgende kanttekeningen worden geplaatst:

-jaarlijks terugkerende evenementen die al meer dan drie jaar hetzelfde moment in het jaar worden gehouden (bijvoorbeeld altijd de 3e week van juli of altijd op een vaste datum) krijgen voorrang;

-evenementen waarvoor op basis van een overeenkomst data zijn vastgelegd krijgen voorrang (bijvoorbeeld: de kermis);

-een evenementenvergunning mag niet eerder dan 12 maanden van tevoren worden aangevraagd;

-bij gelijktijdig ingediende aanvragen, beslist de burgemeester welk evenement voorrang krijgt.

Ten tweede kan het ook zo zijn dat gelijksoortige evenementen op hetzelfde moment maar op een andere locatie in de gemeente plaatsvinden. De gemeente vindt het zonde als deze concurrentie leidt tot een lage opkomst op één of beide evenementen, omdat de organisatoren (vaak op vrijwillige basis) veel tijd en geld in de organisatie steken. De vergunningverlener kan daarom een vergunning weigeren wanneer er sprake is van de volgende punten (cumulatieve opsomming):

1De evenementen hebben voor een bezoeker dezelfde inhoud.

2De evenementen hebben dezelfde doelgroep.

3De evenementen vinden binnen de gemeente Duiven plaats.

4De evenementen vinden op hetzelfde moment plaats of volgen elkaar op met minder dan 10 dagen tussen de twee evenementen.

5Minimaal één van beide organisatoren ziet de twee evenementen als concurrerend.

Ter verduidelijking een voorbeeld. Twee openlucht jazzconcerten die maar een week uit elkaar zijn gepland en allebei in Duiven plaatsvinden, worden gezien als concurrentie. Twee openluchtconcerten waarbij het ene gericht is op rockmuziek en het andere op jazzmuziek, zijn niet concurrerend. Ze richten zich immers elk op een andere doelgroep.

4.1.4 Feesten en horeca

Voor evenementen, activiteiten en festiviteiten in een horeca-inrichting die passen binnen de reguliere bedrijfsvoering is geen evenementenvergunning vereist. Voor evenementen die geheel of gedeeltelijk buiten voorgenoemde inrichtingen (inclusief terras) plaatsvinden, of die niet passen binnen de reguliere bedrijfsvoering moeten wel een evenementenvergunning aanvragen. Ook wanneer er druk zal ontstaan op het gebied van openbare orde, veiligheid en verkeer, kan het vereist zijn dat een evenementenvergunning wordt aangevraagd. Bijvoorbeeld een optreden van een bekende band in een café.

Aan de hand van de volgende criteria wordt getoetst of een evenement binnen de reguliere bedrijfsvoering past:

-de omvang van de activiteit is anders t.o.v. reguliere activiteiten;

-de activiteit trekt een ander soort publiek t.o.v. reguliere activiteiten;

-de activiteit heeft een andere sluitingstijd t.o.v. reguliere activiteiten;

-de activiteit wordt georganiseerd door een derde-organisatie in plaats van de exploitant van het bedrijf;

-de exploitant van het bedrijf heeft geen kennis van hetgeen precies zal plaatsvinden in het bedrijf;

-er is extra politie-inzet nodig om de openbare orde te handhaven t.o.v. reguliere activiteiten.

4.2.1 Vooroverleg veiligheid

Voorafgaand aan een evenement, nog voor het verlenen van een vergunning, kan er een veiligheidsoverleg ingepland worden. Dit gebeurt op verzoek van de vergunningverlener, brandweer, politie en/of GHOR (Geneeskundige Hulpdienst Ongevallen en Rampen). Het daadwerkelijk inplannen van een dergelijk overleg zal georganiseerd worden door de vergunningverlener. Er wordt gestreefd de partijen zo compleet mogelijk aan tafel te krijgen.

4.2.2 De schouw

Een schouw vindt plaats bij:

-elk evenement met een BGBOP (Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen) -waardige tent;

-elk C-evenement;

-elk nieuw B-evenement;

-jaarlijks terugkerende B-evenementen minimaal eens in de drie jaar (roulatiesysteem).

Bij de schouw zijn aanwezig:

-de evenementenorganisator;

-een BOA (Buitengewoon opsporingsambtenaar);

-de vergunningverlener;

-indien mogelijk: brandweer;

-indien mogelijk: politie;

-indien noodzakelijk geacht (i.o.m. vergunningverlener): GHOR.

Het initiatief voor het plannen en organiseren van de schouw ligt bij het team Vergunningen, Toezicht en Handhaving, de BOA’s. Het gaat hier immers om het toezicht op de correcte uitvoering van de verleende vergunning.

Indien er tijdens de schouw wordt geconstateerd dat de zaken nog niet volledig op orde zijn volgens de verleende vergunning, is het aan de gemeente te beslissen of de organisator nog de kans krijgt dit aan te passen of dat de burgemeester geadviseerd zal worden de vergunning in te trekken. Deze beslissing zal worden genomen door de aanwezige handhaver (BOA) in samenspraak met de vergunningverlener.

4.2.3 Inzet BOA’s

BOA’s kunnen tijdens evenementen worden ingezet op verzoek van de vergunningverlener. Dit zal meestal vanaf B-evenementen zijn maar op verzoek ook bij A-evenementen. Dit betekent dat BOA’s ook beschikbaar dienen te zijn buiten kantoortijden (weekenden en avonduren).

4.2.4 Klachten en calamiteiten

Na evenementen zijn er diverse mogelijkheden om een klacht over het evenement te melden. Soms bij de evenementorganisator, bij de politie, bij de vergunningverlener, via het formulier op de website of de BOA’s. De klachten worden gebundeld bij Team Vergunningen, Toezicht en Handhaving zodat ze kunnen worden geregistreerd in zaaksysteem Squit. Zo ontstaat er inzicht in hoe vaak een klacht binnenkomt en hoe deze af te handelen.

4.2.5 Geluid

In de nota geluid en evenementen (onderdeel van het Gebiedsgericht geluidbeleid gemeente Duiven) uit 2010 is ervoor gekozen om geen geluidsnormen voor evenementen op te nemen. Onderzocht dient te worden of de huidige nota geluid en evenementen nog volstaat.

Redenen om te onderzoeken of een beleid zonder geluidsnormen nog volstaat zijn:

-er zijn inmiddels meer evenementen in de gemeente dan in 2010;

-er zijn andere soort evenementen in de gemeente dan in 2010;

-het aantal overlastmeldingen neemt toe, het lijkt erop dat het draagvlak voor evenementen afneemt;

-diverse nieuwe jurisprudentie geeft de noodzaak van geluidsnormen aan.