De definities in dit privacybeleid hebben dezelfde betekenis als de definities in artikel 4 van de AVG
Principes voor de verwerking van persoonsgegevens
Rechtmatige grondslag
Persoonsgegevens worden door de gemeente slechts verwerkt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit betekent onder meer dat verwerkingen alleen plaatsvinden indien hiervoor een rechtmatige verwerkingsgrondslag bestaat. Vaak vloeit de grondslag voor een verwerking bij een gemeente voort uit een wet of een publiekrechtelijke taak. Deze grondslagen staan in artikel 6 van de AVG.
Welbepaalde doeleinden
De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor zeer uiteenlopende doeleinden. Zonder doel mogen persoonsgegevens niet worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op een wijze die noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens zijn verkregen. Dit betekent dat de gemeente alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. De gemeente ziet af van de verwerking als het doel op een andere – minder ingrijpende – wijze kan worden bereikt, door bijvoorbeeld minder persoonsgegevens te verwerken (subsidiariteit).
Verdere verwerking
Persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Daarbij geldt onder andere dat de twee doelen aan elkaar verwant moeten zijn, er geen nadelige effecten voor betrokkenen zijn, dan wel dat hiervoor extra waarborgen zijn getroffen. De gemeente voert, voordat de verwerking start, een toets uit om te bepalen of de gegevens voor andere doelen mogen worden gebruikt op grond van de wet- en regelgeving. Dit wordt ook wel de doelbindingstoets genoemd.
Minimale gegevensverwerking
Gegevens mogen alleen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zonder of met minder persoonsgegevens kan worden bereikt, dan kiest de gemeente bij voorkeur voor die mogelijkheid. Ook als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze kan worden verwezenlijkt die minder inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene, dan kiest de gemeente bij voorkeur voor die mogelijkheid. De verwerkingen die plaatsvinden binnen de gemeente worden opgenomen in het verwerkingsregister.
Juiste en actuele gegevens
De gemeente zorgt er voor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die juist en actueel zijn gelet op het doel waarvoor zij verzamelt zijn of vervolgens worden verwerkt. De gemeente neemt redelijke maatregelen om persoonsgegevens juist en actueel te houden, onjuiste persoonsgegevens te actualiseren, te rectificeren en/of te wissen. Eén van de belangrijkste bronnen van persoonsgegevens voor de gemeente is de Basisregistratie Personen (BRP).
Gegevens worden op tijd vernietigd
De gemeente stelt de bewaartermijn van een verwerking vast aan de hand van wettelijke bepalingen en selectielijsten. Gemeenten hebben op grond van de Archiefwet 1995 onder andere de plicht om zogenaamde selectielijsten op te stellen. Deze selectielijsten bepalen voor een selectie van documenten hoelang deze moeten worden bewaard. De meest voorkomende selectielijst is de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 van de VNG.
Als de bewaartermijn niet op basis van wettelijke bepalingen of de selectielijsten kan worden vastgesteld, stelt de gemeente de bewaartermijn vast op basis van noodzakelijkheid. Het uitgangspunt is in dat geval dan ook: niet langer bewaren dan noodzakelijk. De gemeente bewaart alleen geanonimiseerde gegevens langer, waarbij (in)directe identificatie van een persoon niet meer mogelijk is.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De gemeente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens, met name bijzondere persoonsgegevens, te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. De gemeente handelt hierbij in overeenstemming met het geldende informatiebeveiligingsbeleid
Het informatiebeveiligingsbeleid verplicht de gemeente om informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, vernietiging (per ongeluk ofwel onrechtmatig), verlies of vervalsing, onbevoegde bekendmaking of toegang en alle andere onrechtmatige manieren van verwerking.
Privacy by Default en Privacy by Design
De gemeente houdt bij de ontwikkeling van nieuwe diensten, systemen of processen rekening met aspecten van privacy en gegevensbescherming om zo te komen tot een zo optimaal mogelijke bescherming van persoonsgegevens. Dit wordt ook wel Privacy by Design genoemd. Tijdens de ontwikkeling of het ontwerp worden de standaardinstellingen altijd zo privacy-vriendelijk mogelijk gehouden. Dit wordt Privacy by Default genoemd. Dit betekent dat vanaf het begin van een proces eisen worden meegegeven vanuit privacy en dat er controles worden uitgevoerd om te kijken of deze twee principes worden toegepast.
Toegang tot gegevens
Uitsluitend geautoriseerde gebruikers zijn bevoegd tot onder meer het invoeren, rechtstreeks raadplegen, wijzigen en verwijderen van persoonsgegevens voor zover aan hen hiervoor bevoegdheden zijn toegekend. Deze bevoegdheden worden verleend op grond van het binnen de gemeente geldend beleid voor toegang tot gegevens, waaronder het informatiebeveiligingsbeleid. Het beheer van bevoegdheden wordt periodiek gecontroleerd. De gemeente hanteert daarnaast specifieke oplossingen en toepassingen, waaronder het bijhouden van loggegevens, om ongeautoriseerde toegang tot en niet toegestane verwerkingen van persoonsgegevens zo veel mogelijk te voorkomen en aan te pakken.
Inbreuk in verband met persoonsgegevens
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt ook wel een ‘datalek’ genoemd. Hierbij worden er per ongeluk of onrechtmatig persoonsgegevens verloren, gewijzigd of wordt er onbedoeld toegang verleend tot deze persoonsgegevens. Afhankelijk van het risico moet een datalek gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) en soms ook bij de betrokkene(n). De gemeente houdt een datalekkenregister bij. Nadere regels over het aanpakken van datalekken is geregeld in het interne datalekkenproces.
Externe partijen
De gemeente schakelt soms derden in om persoonsgegevens in opdracht van haar te verwerken. Deze derden worden verwerkers genoemd. Ook een verwerker moet zich houden aan de privacyregelgeving en aan het privacybeleid van de gemeente. De AVG verplicht gemeenten tot het maken van contractuele afspraken met verwerkers, dit zijn de zogenaamde verwerkersovereenkomsten. De gemeente maakt gebruik van de (landelijke) standaard verwerkersovereenkomst van de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten).
Ook kan het voorkomen dat de gemeente samenwerkt met een andere partij, die niet aan te merken is als een verwerker, zoals een andere gemeente of overheidsorganisatie. In zulke gevallen kan er sprake zijn van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid. De gemeente maakt met deze organisaties afspraken over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt, door bijvoorbeeld een gegevensuitwisselingsovereenkomst. Derde partijen waarborgen een beschermingsniveau dat gelijk is aan dat van de gemeente.
Opslag data en doorgifte
Doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie, geschiedt alleen in overeenstemming met de relevante bepalingen en waarborgen in toepasselijke wet- en regelgeving en dit privacybeleid. De verwerkingen van de gemeente vinden binnen de EER plaats.
Transparantie
De gemeente informeert de betrokkenen tijdig, op een zo eenvoudig mogelijke, begrijpelijke en toegankelijke wijze over het feit dat zij persoonsgegevens verwerkt, op welke wijze en voor welke doeleinden. De betrokkene wordt op heldere en laagdrempelige wijze geïnformeerd over zijn rechten en de wijze waarop hij deze kan uitoefenen. Alleen indien de wet anders bepaalt, wijkt de gemeente van deze informatieplicht af. Nadere informatie over transparantie is opgenomen in de Privacyverklaring van de gemeente Dronten.
Volledig geautomatiseerde besluitvorming
Rechten van betrokkenen
Iedereen heeft het recht om te vernemen welke persoonsgegevens de gemeente over hem/haar heeft verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Betrokkenen hebben de mogelijkheid om hun rechten uit hoofdstuk III van de AVG uit te oefenen te weten:
•Het recht op inzage
•Het recht op rectificatie
•Het recht op verwijdering / vergetelheid
•Het recht op bezwaar
•Het recht op beperking van de verwerking
•Het recht op overdraagbaarheid
Nadere regels over deze rechten zijn opgenomen in de Privacyverklaring van de gemeente Dronten. Om een verzoek op grond van hoofdstuk III van de AVG in behandeling te nemen, moet de gemeente de identiteit van de verzoeker vaststellen. Zo weet de gemeente zeker dat de gegevens aan de juiste persoon wordt verstrekt. Een verzoek kan worden ingediend via het digitale webformulier (DigiD) of fysiek bij de balie / receptie van het gemeentehuis.
Geschillenbeslechting
Indien de betrokkene van mening is dat de gemeente niet op een juiste wijze met zijn persoonsgegevens is omgegaan, kan hij een klacht indienen middels de van toepassing zijnde klachtenprocedure zoals opgenomen in de privacyverklaring op de website van de gemeente Dronten of door contact op te nemen via fg@dronten.nl . De betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
Verantwoording
Onder de verantwoordelijkheid van zowel het college van B&W als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De AP houdt toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast beschikt de gemeente over een interne toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG). De FG ziet erop dat de AVG intern wordt nageleefd. De gemeente stelt voldoende middelen ter beschikking aan de FG om het toezicht adequaat uit te kunnen voeren.
Verwerkingsregister
De gemeente beschikt over een verwerkingsregister, waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens gedocumenteerd zijn en inzichtelijk zijn gemaakt.
Functionaris Gegevensbescherming
De gemeente is verplicht een FG aan te stellen, omdat zij structureel en op grote schaal persoonsgegevens verwerkt, waaronder bijzondere persoonsgegevens. De FG is een onafhankelijke interne toezichthouder en heeft een adviserende, informerende en toezichthoudende taak. Dit betekent dat de FG toeziet op alle verwerkingen van persoonsgegevens. De FG brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad en het college van B&W van zijn werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen.
Gegevensbeschermingseffectenbeoordeling (GEB/DPIA)
Als een verwerking een mogelijk hoog risico inhoudt voor de betrokkene, moet de gemeente een beoordeling uitvoeren van het effect van een verwerking van persoonsgegevens. De gemeente moet in dat geval een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling (hierna: GEB) uitvoeren. Dit wordt in de praktijk ook wel een Data Protection Impact Assessment genoemd. Als uit de GEB blijkt dat er inderdaad hoge risico’s zijn verbonden aan de verwerking, moet de gemeente voldoende maatregelen nemen om deze risico’s te verminderen. Als dat niet lukt, moet de gemeente met de AP overleggen voordat zij met de verwerking beginnen. Dit heet ‘voorafgaande raadpleging’. In de werkinstructie ‘uitvoeren DPIA’s’ is uitgewerkt welke verwerkingen de gemeente kwalificeert als ‘een verwerking met een hoog risico.’
PDCA Cyclus
De gemeente streeft ernaar om rondom de verwerking van persoonsgegevens in control te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen. In control betekent in dit verband dat de gemeente weet welke maatregelen genomen zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dat er een planning is van de maatregelen die nog niet genomen zijn en dat dit geheel verankerd is in een Plan-Do-Check-Act-Cyclus.
Bewustwording
Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van het verwerken van persoonsgegevens uit te sluiten. Het is noodzakelijk om het bewustzijn in de gemeentelijke organisatie voortdurend aan te scherpen, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en (veilig en verantwoord) gedrag om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken wordt aangemoedigd. Iedere medewerker wordt aantoonbaar geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld via instructies. Dit gebeurt passend binnen de context van en bij het domein waarbinnen die worden verwerkt. De gemeente geeft hier onder andere invulling aan door het geven van trainingen, het beschikbaar stellen van e-learning modules en het geven van presentaties aan nieuwe collega’s.