Beleidsnota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik

4.1.1. Regelgeving

Heldere en eenduidige regelgeving beperkt de ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik.

Onder regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen. Adequate en handhaafbare regelgeving moet actueel zijn e is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van M&O beleid. Het dient te voldoen aan de volgend eisen:

•eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid

•heldere eenduidige definities

•geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen

•doel en doelgroep van de regeling is nauwkeurig bepaald

•rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen

•de afhankelijkheid van gegevens van derden is zo veel mogelijk beperkt

•mogelijke maatregelen of sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling zelf opgenomen

•ingangsdatum en eventuele overgangsregels zijn in de regeling opgenomen

•repareer regelgeving als blijkt dat oneigenlijk gebruik mogelijk is.

4.1.2 Voorlichting

Wet- en regelgeving wordt door middel van voorlichting onder de aandacht gebracht van inwoners, ondernemers en organisaties/instellingen. Hierbij dient ten minste informatie te worden verstrekt over: bestaan van een regeling, aard en doel van de regeling, doelgroep, geldende voorwaarden en controle- en sanctiebeleid. Daarbij is schrijven op B1-niveau van doorslaggevend belang.

Van het geven van voorlichting gaat een preventieve werking uit; zeker als ook duidelijk gecommuniceerd wordt over mogelijke sancties.

Actieve voorlichting in begrijpelijke taal via de website en/of Flevopost is hierbij een te treffen beheersmaatregel.

4.1.3 Controle vooraf

Controle in de uitvoering is een middel om te signaleren of er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik. Controle richt zich in dit kader op het toetsen vooraf van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden worden verstrekt.

Controle vooraf van gegevens wordt uitgevoerd tot aan het moment van betaling of beschikkingverlening.

Controle vooraf heeft derhalve een belangrijke ‘poortwachtersfunctie’; mogelijke M&O gevallen kunnen zo al in een vroegtijdig stadium worden waargenomen zodat wordt voorkomen dat ten onrechte bedragen worden uitgekeerd of ontvangen.

De medewerker gaat na of door de inwoners, bedrijven of organisaties/instellingen aan de voorwaarden voor bijvoorbeeld een uitkering, subsidie of vergunning wordt voldaan. De aangeleverde gegevens worden waar mogelijk geverifieerd. Uitgangspunt is dat voordat wordt uitbetaald, een andere medewerker controleert of deze werkzaamheden volledig en juist zijn uitgevoerd (vier-ogen-principe), en dat deze controle ook zichtbaar wordt vastgelegd in de zaak..

Controles kunnen variëren van integraal (totale controle), steekproefsgewijs tot incidenteel. Hierbij is de aard van de doelgroep en hoe misbruikgevoelig een regeling is van groot belang. De meeste aandacht wordt uiteraard gegeven aan de regelingen en processtappen waar de risico’s het grootst zijn. Het uitvoeren van een risicoanalyse is behulpzaam bij de bepaling daarvan.

4.2.1 Controle achteraf

Controle achteraf vindt plaats nadat de betaling, ontvangst of beschikking is afgehandeld. Via controle achteraf kan misbruik en oneigenlijk gebruik worden geconstateerd. Manieren om te controleren kunnen zijn: verzoeken om inlichtingen, inspecties, waarneming, herberekeningen, cijferanalyses en het opvragen van een (financiële) verantwoording met een controleverklaring van een accountant bij het afrekenen van een subsidie.

Bij M&O gevoelige regelingen is het in het bijzonder van belang om de resultaten van de uitgevoerde controles (o.a. in het kader van de Verbijzonderde Interne Controles) in de werkprocessen goed vast te leggen, zodat de conclusies aantoonbaar zijn. De resultaten van deze controles leiden zo nodig tot aanpassingen van het controlebeleid of de regelgeving.

4.2.2 Sanctionering

Sancties worden opgelegd als reactie op geconstateerd misbruik. Immers alleen misbruik is onrechtmatig en moet worden hersteld en/of beboet.

De te nemen sancties en maatregelen gericht op misbruik en/of oneigenlijk gebruik moeten proportioneel zijn in relatie tot het vergrijp. Opgelegde sancties leiden tot een leereffect en hebben een preventieve werking.

Uitgangspunt is dat het behaalde voordeel wordt teruggevorderd en er indien nodig een boete wordt opgelegd. Concreet leidt het tot terugvordering van teveel betaalde bedragen, naheffing van ten onrechte gederfde ontvangsten en intrekking van ten onrechte verleende vergunningen.

In geval van een misdrijf (fraude of diefstal) wordt aangifte gedaan bij de politie.

5.1.1 Basis M&O beleid: beleid zonder aanvullende beheersmaatregelen

Als de reguliere maatregelen op het gebied van AO/IC toereikend en goed functioneren op orde zijns, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk. Basisbeleid wil vanzelfsprekend niet zeggen dat geen standaard controles op misbruik en oneigenlijk gebruik plaats vinden.

5.1.2 Gematigd M&O beleid: beleid met minimale aanvullende beheersmaatregelen

Er is sprake van gematigd M&O beleid als enige waakzaamheid bij een regeling geboden is. Gematigd beleid leidt tot het nemen van aanvullende maatregelen in de preventieve en voorwaardenscheppende sfeer zoals een actieve en begrijpelijke voorlichting en een (extra) kritische beoordeling van de onderbouwing en de herkomst van door derden geleverde gegevens.

5.1.3 Streng M&O beleid: beleid met aanvullende maatregelen

Deze categorie omvat beheersmaatregelen die verder gaan dan de reguliere maatregelen op het gebied van AO/IC. Specifieke en aanvullende (controle)maatregelen zijn noodzakelijk, zowel in de voorwaardenscheppende en preventieve sfeer (zoals een aanvrager verplichten mee te werken aan het toetsen van aangeleverde gegevens) als de repressieve sfeer (zoals het frequenter uitvoeren van steekproeven en strikter handhaven).

5.2.1 Verstrekken van uitkeringen (streng M&O beleid)

Inkomensoverdrachten vinden plaats in het kader van werk in inkomen (Participatiewet, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, bijzondere bijstand, minima-regelingen en schuldhulpverlening). Het betreft open einde regelingen waarbij een cliënt die aan de voorwaarden voldoet de gevraagde uitkering of dienstverlening krijgt. Het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking is groot vanwege de sterke persoonlijke belangen van iemand bij de uitkering of dienstverlening. Dit, terwijl de gegevensverstrekking bepalend is voor het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van de inkomenscompensatie.

5.2.2 Verstrekken voorzieningen Wmo en Jeugdwet (streng M&O beleid)

Individuele voorzieningen worden verstrekt in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet. Ook hier geldt dat er sprake is van open einde regelingen, het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking en het feit dat de gegevens bepalend zijn voor het toekennen van de gevraagde voorziening. Dit laat onverlet dat er vanuit de gemeente wordt gewerkt vanuit de gedachte dat de cliënt centraal staat en dat in dat verband ook steeds het gesprek en het overleg met mensen wordt gevoerd. Dit overleg komt een adequate dienstverlening ten goed en is een aanvullende waarborg dat de juiste gegevens op tafel komen.

5.2.3 Vergunningverlening en handhaving (streng M&O beleid)

Vergunningverlening en handhaving hebben betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan gelet op de afhankelijkheid van de gemeente bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. In de praktijk vindt (ambtelijk) overleg met aanvragers en overtreders plaats. Dat is niet alleen een waardevol communicatiemoment met inwoners en bedrijven/instellingen, maar ook een belangrijk middel om te waarborgen dat de juiste informatie op tafel komt en onnodige controles en sancties worden voorkomen.

5.2.4 Verstrekken subsidies (streng/gematigd M&O beleid)

Met subsidieverstrekking is een aanmerkelijk financieel belang gemoeid. Ook hier is de gemeente afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door instellingen worden verstrekt. Het overgrote deel van de subsidies wordt aan bekende organisaties verstrekt.

Subsidies worden verstrekt op basis van de Subsidieverordening. De hoogte van de subsidie bepaalt de mate van het M&O beleid.

Met grote gesubsidieerde instellingen is regelmatig overleg (ambtelijk en vaak ook bestuurlijk) waarin belangrijke onderwerpen ter sprake komen. Bij deze instellingen worden (tussentijdse) controles uitgevoerd en is een accountantscontrole een vereiste.

5.2.5 Inkoop en aanbesteding (streng/gematigd M&O beleid)

Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn en de wetgeving rondom inkoop en aanbesteding is complex.

Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijke inkoopbeleid bevatten de nodige waarborgen op het gebied van M&O beleid.

De gemeente is hierbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door leveranciers worden verstrekt bij inkoop- of aanbestedingsprocedures.

Kritische aandachtspunten blijven wel de vragen hoe de opdracht tot stand komt en hoe op een objectieve wijze gecontroleerd wordt dat de gevraagde prestatie (lees: opdracht) geleverd wordt. Voor leveringen en diensten vanaf € 12.500,-- en werken vanaf € 30.000,-- wordt een inkoopadviseur geraadpleegd door middel van een startformulier. Het beoordelen van offertes bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen vindt plaats door meerdere personen.

Interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing. Voor aanvullende opdrachten (meerwerk) en opdrachten die één-op-één worden gegund worden aanvullende controles verricht, omdat hierop niet alle voorstaande beheersmaatregelen worden toegepast. Deze controles (spendanalyses) worden vier keer per jaar uitgevoerd waarbij er gekeken wordt naar de juiste inkoop- en aanbestedingsprocedure maar ook of er sprake is van aanvullende opdrachten, etc. De uitkomsten van deze analyses worden twee keer per jaar gedeeld met het management.

5.2.6 Integriteit inzake relaties (gematigd M&O beleid)

De integriteit van medewerkers en bestuurders in de contacten met externe relaties vormt, naast dat dit een intern frauderisico met zich meebrengt, ook M&O-risico. Immers interne onbetrouwbaarheid/onverschilligheid kan misbruik en oneigenlijk gebruik in de hand werken, bijvoorbeeld wanneer vereiste controles om M&O te voorkomen/detecteren niet worden uitgevoerd.

Preventieve maatregelen in de vorm van gedragscodes voor medewerkers en bestuurders zijn behulpzaam bij het voorkomen van integriteitsschendingen. Gedragscodes bieden ook handvatten voor medewerkers en bestuurders in de omgang en samenwerking met relaties van de gemeente Dronten. Daarnaast leggen nieuwe medewerkers een ambtseed af.

5.2.7 Belastinginkomsten (gematigd/basis M&O beleid)

Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld worden verkregen via de basisregistraties voor personen en gebouwen, het Kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg voor M&O. Bepaalde belastingen zijn wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden, zoals de toeristenbelasting. Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig, omdat deze bij automatische verlening sterk afhankelijk is van de juistheid van inkomensregelingen. Hier zijn aanvullende M&O maatregelen voor nodig.

De belastingheffing in Dronten is voor het grootste deel gedelegeerd aan GBLT. GBLT is daarom de aangewezen instantie om M&O regels of -beleid vast te leggen en tot uitvoering te brengen. GBLT heeft een ‘Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik’ vastgesteld waarin wordt ingegaan op de uitdagingen en verantwoordelijkheden van GBLT met betrekking tot het heffen en innen van gemeentelijke- en waterschapbelastingen. Het document benadrukt het belang van financiële rechtmatigheid en het doelgericht inzamelen en besteden van gemeenschapsgeld. GBLT heeft een intern controleplan. Er worden Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s) en Audits uitgevoerd en een Frauderisicoanalyse gemaakt. De risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven en hierover wordt periodiek gerapporteerd (risicomanagementrapportage) aan het bestuur. Deze documenten en controles worden door de externe accountant getoetst en vormt onderdeel van de jaarrekeningcontrole en de belastingverantwoording. Onderdeel van de belastingverantwoording is de controle op juistheid en volledigheid van de aanslagoplegging, waarbij de herkomst van de data eveneens in de controle wordt betrokken.

5.2.8 Identiteitsbewijzen, paspoorten en rijbewijzen (basis M&O beleid)

Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, paspoorten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie personen (BRP). Deze gegevens in de BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen. Dit onderdeel is zodanig ingericht dat er geen aanvullende beleidsmaatregelen nodig zijn.

5.2.9 Salarissen (basis M&O beleid)

De salarislasten van de medewerkers van de gemeente Dronten zijn niet gering. Het is denkbaar dat er bijvoorbeeld voor indiensttreding sprake kan zijn van misbruik of oneigenlijk gebruik. Belangrijke onderdelen bij dit proces zijn het verkrijgen van een kopie identiteitsbewijs en een Verklaring omtrent het gedrag van een nieuwe medewerker. De controle op deze documenten (pre-employmentscreening) is een standaard onderdeel in het proces waar niet van afgeweken kan worden. Derhalve zijn geen aanvullende maatregelen nodig in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik.

5.2.10 Verstrekken leningen aan particulieren (basis M&O beleid)

De gemeente Dronten verstrekt vanuit het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten (SVn) leningen aan particulieren, waarbij de uitvoering is overgedragen aan SVn. Het gaat hier om de starterslening (een lening die door SVn kan worden verstrekt aan de aanvrager ten behoeve van de financiering van zijn eigen woning, tezamen met een aan de Starterslening gekoppelde Combinatielening (i.k.v. verduurzaming)). Het college toetst vooraf óf de aanvrager een starterslening bij SVn mag aanvragen (op basis van criteria opgenomen in de Verordening starterslening gemeente Dronten). De controle achteraf wordt door de SVn gedaan.

De controle vooraf (uitgevoerd door de gemeente) is een reguliere controle en een eenduidige stap in het proces en daarom zijn aanvullende maatregelen niet noodzakelijk.

5.3.1 Algemene verordening gegevensbescherming

Om persoonsgegevens van de inwoners binnen Europa te beschermen is de Europese privacywet van kracht: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG regelt dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als daar een wettelijke grondslag voor is én zo lang dat strikt noodzakelijk is. De gemeente houdt een register bij met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Als andere organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van de gemeente worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Binnen de gemeente Dronten is een Functionaris Gegevensbescherming en een privacy-officer actief. Zij werken samen met o.a. de Chief Information Security Officer en andere medewerkers op dit terrein.

5.3.2 Baseline Informatiebeveiliging Overheid

Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht zijn om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik.

Sinds 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste kader. Hiermee is binnen de gehele overheid één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging ontstaan, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. De uitwerking van dit kader is vastgelegd in het gemeentelijke Strategische Informatieveiligheidsbeleid.