Aanhef
De gemeentesecretaris vervult een centrale rol binnen het gemeentebestuur van Drechterland. Als eerste adviseur van het college en als schakel tussen bestuur en organisatie draagt de secretaris bij aan een goed verloop van de bestuurlijke processen en aan de kwaliteit van de besluitvorming.
Deze instructie beschrijft de taken, verantwoordelijkheden en positie van de secretaris in relatie tot het college, de burgemeester, de raad en de SED-organisatie. Daarnaast geeft deze instructie richting aan de uitvoering van werkzaamheden binnen gemeentelijke processen, waaronder crisisbestrijding en bedrijfsvoering.
Artikel 1 Relatie tot het college
1De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
2De secretaris zorgt er gevraagd en uit eigen beweging voor dat de leden van het college beschikken over de informatie die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
3De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college en adviseert het college gevraagd en ongevraagd over de door het college te nemen besluiten.
4De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de procedures die nodig zijn voor de besluitvorming en bevordert een tijdige uitvoering van de besluiten van het college.
5De secretaris zorgt ervoor dat de door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.
6Bij de uitvoering van de in de leden 1 tot en met 5 genoemde werkzaamheden wordt de secretaris ondersteund door de locosecretaris/strategisch adviseur.
7Het college kan nadere regels stellen over de uitvoering van de in dit artikel genoemde taken.
Artikel 2 Relatie tot de burgemeester
1De secretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. De secretaris ondersteunt de burgemeester daarnaast bij het bevorderen van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen en bij het bewaken van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
2De secretaris staat de burgemeester terzijde bij het kenbaar maken van zijn opvattingen over voorstellen voor een collegeprogramma.
3De secretaris staat de burgemeester terzijde bij de uitoefening van zijn taken en ondersteunt de burgemeester bij de uitvoering van zijn wettelijke zorgplichten.
4Artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.
5Bij de uitvoering van de in de leden 1 tot en met 3 genoemde werkzaamheden wordt de secretaris ondersteund door de locosecretaris/strategisch adviseur.
Artikel 3 Relatie tot de raad
6De secretaris bevordert, in overleg met de griffier, dat de SED-organisatie de raad en de raadscommissies doelmatig ondersteunt, voor zover deze ondersteuning betrekking heeft op de inzet van de ambtelijke organisatie.
7De secretaris zorgt er gevraagd en uit eigen beweging voor dat de leden van de raad informatie ontvangen over documenten die onder het gemeentebestuur berusten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en waarover de leden van de raad in hun hoedanigheid van raadslid moeten kunnen beschikken. De verstrekking van informatie vindt plaats in overleg met de griffier. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt. Daarbij wordt, voor zover redelijkerwijs mogelijk, rekening gehouden met de wensen van de leden van de raad.
8Het college kan nadere regels stellen over de uitvoering van het vorige lid.
9Bij de uitvoering van de in de leden 1 tot en met 3 genoemde werkzaamheden wordt de secretaris ondersteund door de locosecretaris/strategisch adviseur.
Artikel 4 Lid van de directie van de SED-organisatie
1De secretaris is onbezoldigd algemeen directeur en lid van de directie van de gemeenschappelijke regeling SED-organisatie.
2De directie draagt zorg voor de kwaliteit van personeel en organisatie, beheer en bedrijfsvoering van de SED-organisatie.
3De taken en bevoegdheden van de directie van de SED-organisatie zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling SED-organisatie, het directiestatuut en overige toepasselijke mandaat-, volmacht- of aanwijzingsbesluiten.
Artikel 5 Rol bij crisisbestrijding
4De secretaris is, samen met de overige leden van de directie, verantwoordelijk voor het organiseren van de benodigde gemeentelijke processen voor crisisbestrijding binnen de SED-organisatie.
5De secretaris neemt deel aan bestuurlijke en multidisciplinaire oefeningen voor crisisbestrijding.
6De secretaris zorgt ervoor dat de burgemeester wordt geïnformeerd over de voorbereiding op crisisbestrijding. Daarnaast adviseert de secretaris de burgemeester in het gemeentelijk beleidsteam en bij de coördinatie van de crisisbestrijding.
7De secretaris bevordert dat procesverantwoordelijken zorgen voor een adequate voorbereiding van de gemeentelijke crisisbestrijdingsprocessen.
8De secretaris bewaakt op hoofdlijnen de kwaliteit van de gemeentelijke processen voor crisisbestrijding.
9De secretaris rapporteert over de voortgang van de gemeentelijke processen, op basis van informatie vanuit het regionaal operationeel team.
10De secretaris draagt zorg voor de coördinatie van langdurige processen tijdens de nafase en voor een adequate aflossing.
11Bij de uitvoering van de in de leden 1 tot en met 7 genoemde werkzaamheden wordt de secretaris ondersteund door de locosecretaris/strategisch adviseur.
Artikel 6 Afwezigheid en vervanging
12Indien de secretaris langer dan zeven dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.
13De secretaris wordt tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen vervangen door de locosecretaris.
14De vervanging door de locosecretaris heeft uitsluitend betrekking op de functie van gemeentesecretaris van Drechterland en omvat niet de functie van algemeen directeur van de SED-organisatie, tenzij daarin afzonderlijk is voorzien.
15De secretaris draagt ervoor zorg dat zijn vervanging tijdens verlof of afwezigheid adequaat is geregeld.
Artikel 7 Slotbepalingen
16In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, overlegt de secretaris voor zover nodig met het college en/of de burgemeester.
17Deze instructie treedt in werking op de dag van vaststelling.