Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Dordrecht

Tekst

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet;

c.adviseurs: griffier die de commissie van informatie voorziet;

d.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

e.griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

f.wethouder: lid van het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 35

Gemeentewet:

g.gemeentesecretaris: de op grond van artikel 102 Gemeentewet door het college benoemde functionaris;

h.voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld onder b van dit artikel;

i.handreiking: Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van mei 2016.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in.

2De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek.

3De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel van de raad over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De commissie wordt samengesteld uit de leden van het presidium.

2Bij langdurige ziekte of - afwezigheid van een commissielid wordt deze vervangen door het plaatsvervangend lid van het presidium.

3De commissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. Bij diens afwezigheid treedt de plaatsvervangend voorzitter op als contactpersoon naar buiten.

5De gemeenteraad benoemt de adviseurs van de commissie en kan zich door hen laten adviseren.

6Een adviseur is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

1De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier.

2De griffier is secretaris van de commissie.

3De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

4De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

Artikel 5 Voorbereiding gesprek

1Leden van de commissie, eventuele adviseurs en burgemeester krijgen de gelegenheid om het verslag van het vorige gesprek in te zien.

2De leden van de commissie, de burgemeester en eventuele adviseurs krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

Artikel 6 Quorum

1Met het oog op de gewenste afspiegeling van de raad vindt het gesprek alleen dan plaats wanneer ten minste de helft plus 1 van de leden van de commissie aanwezig zal zijn.

2Bij te veel afmeldingen stelt de griffier alle betrokkenen daarvan per ommegaande in kennis; betrokkenen ontvangen vervolgens zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

Artikel 7 Het gesprek

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

3De voorzitter leidt het gesprek, tenzij de commissie besluit zich te laten bijstaan door een externe gespreksleider.

4Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

5Het gestelde in lid 4 is eveneens van toepassing op eventuele adviseurs, indien zij daartoe door de voorzitter worden uitgenodigd.

6Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

7De gemeenteraad kan voor agendering van het gesprek het onder lid 6 gestelde specificeren.

Artikel 8 Verslaglegging

1Het verslag wordt door de griffier in conceptvorm opgesteld. Het bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld (op hoofdlijnen) van het besprokene.

2Het verslag dient door de voorzitter van de commissie en de burgemeester te worden ondertekend, waardoor het verslag wordt vastgesteld.

3Een lid van de commissie kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan.

4De burgemeester kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met een specifiek onderdeel van het verslag.

5Een afschrift van het verslag met eventuele aantekening wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 9 Geheimhouding

De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Artikel 10 Archivering

De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

Artikel 11 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Dordrecht.