Regels omtrent de ambtelijke organisatie Dordrecht

STRUCTUUR EN TAKEN VAN DE CONCERNSTAF

Structuur

Manager Concernstaf

Team Organisatie en Concerncontrol

Team Kabinet

Team Strategie

Manager Concernstaf en Teamleiders

De Concernstaf is de stafdienst van de organisatie Dordrecht.

De Concernstaf bestaat uit 3 Teams, te weten het Team Organisatie en Concerncontrol, het Team Kabinet en het Team Strategie.

De Manager Concernstaf staat aan het hoofd van de Concernstaf. De Manager Concernstaf is hiërarchisch gepositioneerd onder de Gemeentesecretaris.

De Manager Concernstaf geeft leiding aan de Teamleiders. Elk Team van het Cluster wordt aangestuurd door een Teamleider.

Hoofdtaken

De Concernstaf vervult een strategische rol richting bestuur, directie, organisatie en regio. De Concernstaf is strategisch adviseur en aanjager op concernniveau, waaronder het adviseren over en mede vormgeven van prioritering en kaderstelling voor de organisatie, strategieontwikkeling en het samenspel tussen stad en regio. In aanvulling daarop helpt de Concernstaf de concerndirectie en organisatie ‘in control’ te zijn en te blijven door het scherp houden op werkwijze en afspraken (bewaken van de kaders) en het behalen van strategische doelen (monitoring). In de advisering en ondersteuning richt de Concernstaf zich primair op het College, de Gemeentesecretaris en de concerndirectie.

Om hier invulling aan te geven worden de volgende vijf kernfuncties binnen de drie Teams van de Concernstaf belegd:

1Ondersteuning van bestuur, Gemeentesecretaris en directie

2(domeinoverstijgende) Beleidsinhoudelijke strategie

3Organisatiestrategie

4Kaderstelling, monitoring, verantwoording en concerncontrol

5Communicatie en public affairs

Taken per Team

Team Organisatie en Concerncontrol

Het Team Organisatie en Concerncontrol heeft de volgende taken.

1Kaderstelling op de P&C processen en producten, met name focus op integraliteit, eenduidigheid en politiek bestuurlijke sensitiviteit.

2Adviseren over sturing, prioritering, beheersing, risicomanagement, naleving van kaders en richtlijnen bij besluitvorming en over de kwaliteit van en het proces voor de P&C producten.

3Adviseert en coördineert concern brede complexe en/of gevoelige organisatieontwikkelingen en -werkwijzen (cultuur, structuur, leidende principes).

4Adviseren van Concerndirecteuren en Programmamanagers op gebied van strategische brede control en behalen van beleidsdoelstellingen van lijnactiviteiten, programma's, Opgaven, gebiedsontwikkeling en grote Projecten.

5Adviseren over en controleren op onderdelen als rechtmatigheid (inclusief uitvoeren en vastleggen van audits), doelmatigheid en doeltreffendheid en de financiële positie.

6Het ontwikkelen van strategisch beleid voor onderdelen van de middelenfuncties en het voeren van de regie op de agendering en de implementatie ervan.

7Beheren en coördineren van de management- en jaarplancyclus en monitoring van en verantwoording over het beleid en de daarmee behaalde resultaten.

8Uitvoeren van audits op basis van controleplannen en het vastleggen van bevindingen ervan.

9Initiëren en coördineren van de aanwezigheid van de basisprocessen in het kwaliteitssysteem.

10Beoordelen van de basisprocessen en het ondersteunen van proceseigenaren bij het beschrijven en actualiseren van hun processen.

11Zorgdragen voor processen gericht op interne controle.

12Adviseren over complexe en bestuurlijk-juridische gevoelige vraagstukken.

13Opstellen van kaders op bestuurlijk-juridisch gebied.

14Signaleren van organisatiebrede juridische ontwikkelingen.

15Uitvoering wettelijke vastgelegde taken Functionaris Gegevensbescherming.

16Het initiëren en stimuleren van kwaliteitsbeleid.

17Het ontwikkelen, implementeren, inbedden en bewaken van het integriteitsmanagement binnen de organisatie.

18Onder lijnsturing van de voorzitter van de ondernemingsraad vanuit de functie van ambtelijk secretaris uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied, zodanig dat de ondernemingsraad, binnen de aangegeven kaders, optimaal wordt ondersteund.

Team Kabinet

Het Team Kabinet heeft de volgende taken.

1Ondersteuning/ontzorgen van de burgemeester.

2Strategisch advies op gehele portefeuille burgemeester.

3Klankbord en reflectie op inhoud, proces en handelen burgemeester.

4Voorbereiden, begeleiden en adviseren tijdens belangrijke bijeenkomsten/afspraken.

5Eerste aanspreekpunt en 'buffer' voor en tussen de burgemeester en iedereen die een vraag heeft aan de burgemeester (zowel intern als extern).

6Afhandelen verzoeken dan wel (klacht)brieven van burgers, organisaties en pers gericht aan de burgemeester.

7Woordvoering van de burgemeester.

8Advisering en ondersteuning van de burgemeester over activiteiten in het kader van internationale samenwerking.

9Onderhouden van stedenbanden.

10Representatie en protocol.

11Advisering en ondersteuning van de burgemeester en het College als geheel over (koninklijke) onderscheidingen.

12Begeleiden kinderburgemeester.

13Vieren en herdenken.

14Organiseren bijeenkomsten (van nieuwjaarsreceptie tot afscheid burgemeester).

15Vervoer van de burgemeester plannen en uitvoeren.

16Secretariële en inhoudelijke ondersteuning van de burgemeester

Team Strategie

Het Team Strategie heeft de volgende taken.

1Het adviseren over en toezicht houden op de afhandeling van bestuurlijk belangrijke of gevoelige dossiers, waarbij de advisering zich richt op de overkoepelende samenhang en strategie van onderwerpen.

2Het adviseren op de stukken die ter besluitvorming aan het College worden aangeboden ten aanzien van kwaliteit, verbinding en helderheid: 'Helder en strategisch adviseren.'

3Het verzorgen van de logistieke en administratieve ondersteuning van het College (bestuursprocessen).

4Het zorg dragen voor de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het doen van verbetervoorstellen hiervoor (bestuursprocessen).

5Het adviseren bij ad-hoc crises en incidenten met politiek bestuurlijke gevoeligheid.

6Praktische en strategische afstemming met de griffie ter bevordering van de verbinding met en het bedienen van de gemeenteraad.

7Het stroomlijnen van het proces en strategisch adviseren rondom de portefeuille-overleggen.

8Adviseren van de Gemeentesecretaris in zijn/haar rol als algemeen directeur, voorzitter van de concerndirectie, externe rol en als voorzitter van het ONS-D.

9Adviseren van de Concerndirecteuren binnen en buiten de concerndirectie vergaderingen m.b.t. haar integrale verantwoordelijkheid op concernniveau.

10De rol van secretaris van de concerndirectie, waaronder organiseren, agenderen en verslag leggen van overleggen van de concerndirectie.

11Het actief volgen van relevante bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen en analyseren de impact van (middel)lange termijn ontwikkelingen voor Dordrecht en de regio.

12Het bouwen en onderhouden van een relevant netwerk van partijen binnen en buiten de stad, zowel ambtelijk als bestuurlijk.

13Het agenderen van, adviseren op of tijdelijk meedraaien in Projecten rond strategisch bestuurlijke/maatschappelijke vraagstukken die niet vanzelfsprekend een plaats krijgen in de staande organisatie of in hun aard domeinoverstijgend zijn.

14Het (on)gevraagd adviseren van College, concerndirectie en de gemeentelijke organisatie over de lange termijnstrategie voor de stad, de te maken keuzes daarbinnen, en over politiek gevoelige, strategische en domeinoverstijgende thema’s, zoals het politiek akkoord.

15Overzicht bewaken over de verschillende lopende strategische trajecten, thema’s of Projecten, de voortgang en resultaten.

16Het bevorderen van de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de strategische beleidsadviseurs binnen de verschillende Domeinen.

17Het (on)gevraagd adviseren van het College en de concerndirectie door middel van scenarioplanning, krachtenveldanalyse, en analyse van trends, ontwikkelingen en onderzoeken.

18Ondersteuning en advisering op externe netwerken als de VNG, G40 en (boven)regionale besturen en commissies.

19Het adviseren van het College en de concerndirectie in de rollen en taken die zij hebben binnen de Smart Delta Drechtsteden, vanuit regionaal perspectief en vanuit de rol als centrum Dordrecht.

20Het opstellen van een meerjarenbeleidsprogramma en het bevorderen van een consistente uitvoering daarvan.

21Het leggen van verbanden tussen regionaal beleid en stedelijk beleid en advisering over de wijze waarop stad en regio Drechtsteden elkaar kunnen versterken.

22Het bevorderen van bestuurlijke vernieuwing.

23Ondersteuning van management, de concerndirectie en het College.

24(On)gevraagd adviseren van het College en de concerndirectie ten aanzien van communicatie over concernbrede organisatorische en bestuurlijke vraagstukken en issues. Het advies richt zich op de communicatieaanpak, bewaakt de voortgang van de communicatie en voert op strategisch niveau de regie.

25Organiseren, agenderen en verslaglegging van concernbrede managementvergaderingen.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER GEMEENTEBELASTINGEN EN BASISINFORMATIE DRECHTSTEDEN (GBD)

DOMEIN PUBLIEKE DIENSTVERLENING

Structuur

Clustermanager

Team Bezwaar en Beroep

Team Basisregistratie, Ruimtelijke Informatie en Waardebepaling

Team Heffing, Invordering en Dienstverlening

Team Procesondersteuning en Control

Clustermanagers en Teamleiders

Het Cluster Gemeentebelastingen en basisinformatie Drechtsteden (GBD) is een Cluster binnen het Domein Publieke Dienstverlening.

Het Cluster bestaat uit vier Teams, te weten het Team Bezwaar en Beroep, het Team Basisregistratie, Ruimtelijke Informatie en Waardebepaling, het Team Heffing, Invordering en Dienstverlening en het Team Procesondersteuning en Control.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Publieke Dienstverlening.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider, behalve het team Procesondersteuning en Control. Dit team wordt rechtstreeks aangestuurd door de clustermanager.

Hoofdtaken

Het Team Basisregistratie, Ruimtelijke Informatie en Waardebepaling, het Team Heffing, Invordering en Dienstverlening, het Team Bezwaar en Beroep en het Team Procesondersteuning en control worden gezamenlijk Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) genoemd.

GBD is een onderdeel van gemeente Dordrecht en verzorgt de heffing en inning van gemeentebelasting en uitvoering van de wet WOZ voor Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht.

Namens deze gemeenten heft en int GBD alle gemeentelijke belastingen waarover in een Uitwerkingsovereenkomst als bedoeld in artikel 3, vijfde lid van de Regeling onderlinge samenwerking Drechtstedengemeenten afspraken zijn gemaakt. GBD waardeert onroerende zaken, stelt aan de hand daarvan de WOZ-waardes vast en behandelt bezwaar- en beroepschriften. Daarnaast beheert en controleert GBD ruimtelijk gerelateerde informatie en voert de Wet basisregistratie adressen en gebouwen, het Besluit basisregistratie adressen en gebouwen en de Regeling basisregistratie adressen en gebouwen, de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB) en de Wet basisregistratie grootschalige topografie (BGT) en de Regeling basisregistratie grootschalige topografie uit. Ook biedt GBD data-analyses en themakaarten aan voor doelgroepen in de Drechtsteden. Primaire taak van GBD is het genereren van belastingopbrengsten conform de uitgangspunten van de deelnemende gemeenten. Digitalisering van de werkprocessen en verder ontwikkeling van de dienstverlening staan hierbij voorop.

Voor alle zeven gemeenten binnen de Drechtsteden beheren en controleren wij ruimtelijk gerelateerde (geografische) informatie en bieden data-analyses en themakaarten aan voor doelgroepen binnen deze regio.

Taken per Team

Team Bezwaar en Beroep

Het Team Bezwaar en Beroep heeft de volgende taken.

1Het behandelen van bezwaar- en beroepschriften tegen WOZ-beschikkingen en belastingaanslagen.

2Het in rechte vertegenwoordigen van klantorganisaties bij beroep en cassatie.

Team Basisregistratie, Ruimtelijke Informatie en Waardebepaling

Het Team Basisregistratie Ruimtelijke Informatie en Waardebepaling heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren en (gedeeltelijk) beheren van de Wet basisregistratie adressen en gebouwen, het Besluit basisregistratie adressen en gebouwen en de Regeling basisregistratie adressen en gebouwen.

2Het uitvoeren van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB).

3Het uitvoeren en (gedeeltelijk) beheren van Wet basisregistratie grootschalige topografie (BGT) en de Regeling basisregistratie grootschalige topografie.

4Het verrichten van registrerende en analyserende taken ten behoeve van de uitvoering van de Wet WOZ.

5Het waarderen van onroerende zaken ter uitvoering van de Wet WOZ.

6Het verrichten van landmeetkundige activiteiten.

7Het beheren en controleren van ruimtelijk gerelateerde (geografische) informatie en het bieden van data-analyses en themakaarten binnen het ruimtelijk domein aan voor doelgroepen binnen de Drechtsteden.

8Het functioneel beheren van de binnen GBD en Drechtsteden gebruikte ruimtelijke applicaties en data-integratievoorzieningen voor koppelingen tussen applicaties onderling en diverse landelijke voorzieningen.

Team Heffing, Invordering en Dienstverlening

Het Team Heffing, Invordering en Dienstverlening heeft de volgende taken.

1Het heffen en invorderen gemeentelijke belastingen.

2Het geheel of gedeeltelijk oninbaar verklaren van belastingvorderingen.

3Het beschikken van WOZ-waardes.

4Het verzorgen van het betalingsverkeer van de lokale heffingen.

5Het verzorgen van klantcontacten voor heffings-, invorderings- en WOZ-activiteiten.

6Het afhandelen kwijtscheldingsverzoeken.

7He verzamelen, administreren en beheren van heffingsgegevens.

8Het beheren en administreren van de subjectenadministratie.

9Het ontwikkelen, toepassen en beheren van een dienstverleningsvisie GBD in de breedste zin van het woord.

10De financiële verantwoording en journalisering in de belastingadministratie.

Team Procesondersteuning en Control

Het Team Procesondersteuning en Control heeft de volgende taken.

1Het ondersteunen van werkprocessen van GBD.

2Het verzorgen van financiële activiteiten ten behoeve van de bedrijfsvoeringsadministratie van GBD.

3Het adviseren over fiscaal beleid inzake gemeentelijke belastingen, belastingverordeningen, belastingtarieven en vrijstellingen.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER DIENSTVERLENING DRECHTSTEDEN

DOMEIN PUBLIEKE DIENSTVERLENING

Structuur

Clustermanager

Team Specials Administratie en BRP

Team Balie en Receptie

Team Web en Telefonie

Team Ontwikkeling en Ondersteuning

Clustermanagers en Teamleiders

Het Cluster Dienstverlening Drechtsteden is een Cluster binnen het Domein Publieke Dienstverlening.

Het Cluster bestaat uit vier Teams, te weten het Team Specials Administratie en BRP, het Team Balie en Receptie, het Team Web en Telefonie, en het Team Ontwikkeling en Ondersteuning.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Publieke Dienstverlening.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider.

Voor het directe klantcontact zijn er drie Teams:

1Team Specials, Administratie en BRP

2Team Balie en Receptie

3Team Web en Telefonie

Taken per Team

Team Specials, Administraties en BRP

Team Specials, Administratie en BRP verzorgt alle klantcontacten waarbij de klant of de complexiteit van de klantvraag om maatwerk en/of specifieke kennis vraagt. Concreet gaat het om alle "afspraak only"-klantcontacten (van het eerste klantcontact tot afsluiting van het dossier) en de complexere klantvragen die via de eerste lijn (balie, web of telefoon) binnenkomen maar niet direct, op basis van de kennisbank, afgehandeld kunnen worden.

Daarnaast verzorgt dit Team alle BRP-gerelateerde en overige administratieve werkzaamheden. Bijvoorbeeld het BRP-berichtenverkeer, de parkeeradministratie en het documentenbeheer. De Babsen en huwelijksassistenten maken ook onderdeel uit van dit Team.

Team Specials, Administratie en BRP heeft de volgende taken.

1Beheren en verwerken van gegevens in de BRP.

2Beheren en verwerken van gegevens in de registers van de Burgerlijke Stand.

3Beoordelen van brondocumenten.

4Bijdragen aan de aanpak (adres) van fraude, inclusief deelnemen aan ketenoverleg.

5Bewaken van kwaliteit, inclusief de inhoudelijke kwaliteitsaudits.

6Verzorgen van de afhandeling van antwoorden op specialistische vragen en dienstverlening op afspraak. Naast burgerzaken vragen ook vragen op het gebied van Wabo/APV.

7Verzorgen van de afhandeling van de klantcontacten die via de kanalen post en internet verlopen.

8Sturen op de afhandeling klantvragen en productaanvragen die lopen via het zakensysteem.

9Organisatie van de naturalisatieceremonie en de uitvoering naturalisatiewetgeving.

10Uitvoeren van de voorrangsregeling (woonurgentie) en de taakstelling statushouders.

11Behandelen van klachten en beroep- en bezwaarprocedures met betrekking tot de Burgerzaken producten en de dienstverlening van de Clusters door deelname aan hoorzitting/bezwaarprocedures of door het bijwonen van rechtbankzittingen vanuit inhoudelijk specialisme namens de gemeente.

12De (financiële) administratie met betrekking tot de parkeer/bezoekersvergunningen, parkeergarages en het gehandicaptenparkeren.

13Verstrekken en waarmerken van inzage in het WKPB-register.

14Mede-organiseren van verkiezingen (centrale projectleiding bij Team OenO).

15Verzorgen van de locatieverantwoordelijkheid voor de locaties Sliedrecht, Alblasserdam en H.I. Ambacht.

16Zorgen voor het archief van de BRP en de BS.

17Bijdragen aan productontwikkeling, beleidsontwikkeling, Projecten en een optimale bedrijfsvoering

18Verstrekken van informatie en het leveren van producten vanuit en op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming en daarvoor in de plaats tredende regelgeving.

19Optreden als contactpersoon voor inwoners en bedrijven voor WOO-verzoeken.

Team Balie en Receptie

Het Team Balie en Receptie verzorgt de dienstverlening via de balie, gastvrouw en/of receptie op de diverse locaties. Het gaat daarbij om de eerstelijnscontacten.

Team Balie en Receptie heeft de volgende taken.

1Verzorgen van de afhandeling van de dienstverlening bij de algemene balies, zoals reisdocumenten, rijbewijzen, gemeentelijke belastingen, Wet waardering onroerende zaken, parkeervergunningen, geboorteaangiften, Dordtpas en afhalen van documenten.

2Leveren van producten en diensten op grond van wettelijke taken en binnengemeentelijk opdrachtnemerschap.

3Bijdragen aan preventie van identiteitsfraude.

4Verzorgen van de eenvoudige, enkelvoudige en kortdurende klantcontacten aan de balie van de Stadswinkel.

5Advies en informatie geven over digitale aanvragen van vergunningen, wijzigingen kenteken, kwijtschelding belasting etc.

6Coördineren en beheren van de ter inzage gelegde stukken.

7Coördineren en beheren van gevonden voorwerpen.

8Zorgen voor archivering van enkele balieproducten.

9Verzorgen van eenvoudige administratieve afhandelingen in de backoffice.

10Bijdragen aan productontwikkeling, beleidsontwikkeling, Projecten en een optimale bedrijfsvoering.

Team Web en Telefonie

Het Team Web en Telefonie is centraal georganiseerd en verzorgt alle eerstelijns klantcontacten die binnenkomen via de telefoon, het web, twitter, Facebook, WhatsApp en chat. Dit Team beantwoordt 80% van de vragen op basis van de kennisbank. De overige vragen worden doorgezet naar de 2de lijn (Team Specials) of naar de lokale of regionale vakafdeling.

Web en Telefonie monitort de afhandeling van binnengekomen telefoontjes, webvragen, berichten op social media, WhatsApp en chat. En rappelleert daar waar service normen worden overschreden.

Team Web en Telefonie heeft de volgende taken.

1De eerstelijns telefonische dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, inclusief het antwoord op generalistische vragen voor bij het Cluster Dienstverlening aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

2De eerstelijns telefonische dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen inzake gemeentelijke belastingen en Wet waardering onroerende zaken voor bij het Cluster Dienstverlening aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

3De eerstelijns telefonische dienstverlening t.b.v. zakelijke relaties van de bij het Cluster Dienstverlening aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

4Opstellen van jaarplan, maraps en jaarrekening met betrekking tot de telefonische dienstverlening van de bij het Cluster Dienstverlening Drechtsteden aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

5Het doorverbinden van klantcontacten en bewaken van servicenormen op het gebied van gemeentelijke bereikbaarheid.

6Vertalen van klantsignalen t.b.v. aanvulling en verbetering van de onderwatercontent.

7Verzorgen van en sturen op de afhandeling van generalistische klantvragen, die lopen via het zakensysteem, voor de bij het Cluster Dienstverlening Drechtsteden aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

8Verzorgen van de afhandeling van online verhuisaangiften, uittreksels BRP en Eigen Verklaringen voor de bij het Cluster Dienstverlening Drechtsteden aangesloten gemeenten.

9Beantwoorden van/reageren op berichten via Twitter en Facebook voor de bij het Cluster Dienstverlening Drechtsteden aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

10Beantwoorden van/reageren op berichten via WhatsApp en LiveChat, voor de bij het Cluster Dienstverlening Drechtsteden aangesloten gemeenten en Zwijndrecht.

11Bijdragen aan productontwikkeling, beleidsontwikkeling, Projecten en een optimale bedrijfsvoering.

Team Ontwikkeling enOndersteuning

Het Team Ontwikkeling en Ondersteuning is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de dienstverlening en het dienstverleningsbeleid en voor de ondersteuning van de primaire en besturende processen van Cluster Dienstverlening Drechtsteden.

Het Team Ontwikkeling en Ondersteuning heeft de volgende taken.

1Beheren van de content van het Digitaal Loket en het doorontwikkelen van de gemeentelijke website voor wat betreft het Digitaal Loket (dienstverlening via het web).

2Verzorgen van de inrichting van het Digitaal Loket en het mede inrichten van het digitale zaaksysteem.

3Ontwikkelen en inregelen van nieuwe dienstverleningsproducten en advisering op het gebied van dienstverlening aan andere afdelingen.

4Uitvoering geven aan dienstverleningsprojecten ten behoeve van de gehele gemeente, zoals klantprocesverbetering en het gebruiken van begrijpelijke taal.

5Beleidsvoorbereiding, -advisering en –implementatie op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening, veelal op projectbasis.

6Voeren van proceseigenaarschap op dienstverleningsprocessen die vallen onder het Cluster

7Voeren van de regie op ketenprocessen inzake dienstverlening, inclusief het maken van daarbij horende afspraken met andere afdelingen binnen Dordrecht of de regio.

8Uitdragen van de gemeentelijke visie op dienstverlening, het opstellen van de normen (voor het Handvest Publieke Dienstverlening), het meten van de prestaties, het benchmarken en het afleggen van verantwoording hierover.

9Coördineren en bewaken van de interne klachtenprocedure binnen de gemeente, het verstrekken van informatie aan de centrale klachten coördinator en het opleveren van een halfjaarlijkse rapportage over de in het voorafgaande half jaar behandelde klachten.

10Implementeren van nieuwe wet- en regelgeving betreffende de taken van het Cluster.

11Verzorgen van het kwaliteitsbeheer.

12Verzorgen van het applicatiebeheer (onder andere Key2BuZa, Easypark, Kas4All, Raas, en Bavak) en het leveren van selecties uit de BRP.

13Beleidsontwikkeling op het gebied van applicatiebeheer.

14Coördineren organisatie en beleidsmatige ondersteuning van verkiezingen.

15Verzorgen van planning en inroostering van de Klantcontact medewerkers.

16Verstrekken van stuur- en managementinformatie.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER MUSEA

(DORDRECHTS MUSEUM, HUIS VAN GIJN, REGIONAAL ARCHIEF DORDRECHT EN HET HOF VAN NEDERLAND)

DOMEIN PUBLIEKE DIENSTVERLENING

Structuur

Collegiale directie, bestaande uit een zakelijk directeur en artistiek directeur

Team Collectie en Onderzoek

Team Archief

Team Publiekszaken

Team Programmaring

Team Facilitaire Zaken

Team Beveiliging

Team Staf

Hoofdtaken Cluster Musea

Het Cluster Musea is de primus inter pares bij de culturele programmering van de stad.

Het Cluster Musea heeft daarbij de volgende taken.

1Het beheren, behouden en aanvullen van de Collectie Dordrecht.

2Het beheren, behouden en aanvullen van archieven uit Dordrecht en de aangesloten regiogemeenten en het ontsluiten en conserveren daarvan.

3Het ter beschikking stellen van archieven op de studiezaal en via internet.

4Het uitvoeren van de inspectie en advisering op het gebied van het (digitale) archiefbeheer.

5Het ontwikkelen en organiseren van tentoonstellingen en andere publieksactiviteiten.

6Het verzorgen van publicaties.

7Het uitvoeren van onderzoeksopdrachten.

8Het verzorgen van educatieve Projecten en voorlichting.

9Het verzorgen van de planning, de uitvoering en het beheer van kunst in de openbare ruimte.

10Het onderhouden van contacten met beeldende kunstenaars, kunstenaarsinitiatieven en kunstenaarsvereniging Pictura o.m. over subsidieverstrekking en atelier toewijzing.

Locaties

Het Cluster Musea heeft de volgende publiekslocaties:

1Dordrechts Museum

2Huis van Gijn

3Het Hof van Nederland (inclusief het Regionaal Archief Dordrecht)

4De Regentenkamer van het Arend Maartenshof

Daarnaast beheert het Cluster musea:

•Het Depot

•De inrichting van Huis Scharlaken

Collegiale directie, zakelijk directeur, artistiek directeur en Teamleiders

Het Cluster Musea heeft een collegiale directie, bestaande uit een zakelijk directeur en artistiek directeur. In het functiehuis zijn voornoemde directeuren het niveau van Clustermanager. Beiden hebben gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid voor het integraal leiding geven aan het Cluster en de daarin te behalen resultaten. Naast deze gezamenlijke eindverantwoordelijkheid hebben beide directeuren ieder een eigen takenpakket waarvoor zij eerstverantwoordelijk zijn (zie hierna). De zakelijk directeur en artistiek directeur vervangen elkaar bij afwezigheid.

Er is een managementteam, bestaande uit de Teamleiders, de zakelijk directeur en de artistiek directeur (collegiale directie).

De collegiale directie is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Publieke Dienstverlening.

De collegiale directie heeft de volgende taken.

1Algehele leiding van het Dordrechts Museum, Huis van Gijn, Regionaal Archief Dordrecht en Het Hof van Nederland.

2Mede bepalen van vorm en inhoud van het culturele beleid van de stad.

3Leggen en onderhouden van stedelijke en (inter)nationale contacten.

4Het coördineren van de fondsenwerving en sponsoring.

5Het ontwikkelen van een publiekspresentatie bij de diverse locaties zowel binnen als buiten de muren van de eigen locaties.

De zakelijk directeur is de eerstverantwoordelijke voor de volgende taken.

1De zakelijke leiding, waaronder financiën, personeel & organisatie, marketing, development, sales, winkel, horeca, beveiliging en onderhoud.

2Deelname aan het collectief van directeuren, cluster- en Programmamanagers verantwoordelijk voor het totaal van de begroting en het functioneren van de gemeentelijke organisatie

3Uitvoering geven aan de in het meerjarenbeleidsplan geformuleerde strategieën en prestatie-indicatoren op de zakelijke beleidsvelden.

4Netwerker en belangrijke fondsenwerver richting de overheid, stichtingen, verenigingen, privépersonen en zakelijke sponsoren.

5Vertegenwoordiging van het Dordrechts Museum in diverse overlegorganen en onderhouden van contacten met externe relaties.

6Zorg voor verbinding met maatschappelijke ontwikkelingen en de organisatieontwikkeling

7Verantwoordelijk voor (het organiseren van) de personele aansturing en de sturing op te behalen resultaten van de reguliere taken.

De artistiek directeur is de eerstverantwoordelijke voor de volgende taken.

1Boegbeeld van het Dordrechts Museum.

2Adviseur van het gemeentebestuur.

3Artistieke leiding, waaronder de programmering, het educatief beleid en het collectiebeleid

4Uitvoering geven aan de in het meerjarenbeleidsplan geformuleerde strategieën en prestatie-indicatores is op het artistieke vlak.

5Positioneren van het museum binnen nationale en internationale netwerken.

6Netwerker en belangrijke fondsenwerver richting de overheid, stichtingen, verenigingen, privépersonen en zakelijke sponsoren.

7Stimuleren van relevante schenkingen voor de vaste collectie.

8Vertegenwoordiging van het Dordrechts Museum in diverse overlegorganen en als zodanig onderhouden van de contacten met externe relaties.

9Verantwoordelijk voor het uitvoeren van een aantal cultuurprogramma’s gericht op beeldende kunst zoals ‘Kunst in de Openbare Ruimte’ en ‘Kunstenaarsinitiatieven’.

10Ontvangen en informeren van pers en andere media.

Het Cluster Musea is een Cluster binnen het Domein Publieke Dienstverlening. Het Cluster bestaat uit zes Teams, te weten het Team Collectie en Onderzoek, het Team Archief, het Team Publiekszaken, het Team Programmaring, het Team Facilitaire Zaken en het Team Beveiliging.

De collegiale directie wordt ondersteund door de medewerker financiën en managementassistentes. Daarnaast wordt de collegiale directie geadviseerd door de adviseur diversiteit en inclusie.

De medewerker financiën en de adviseur diversiteit en inclusie worden aangestuurd door de zakelijk directeur en vormen het Team Staf.

De managementassistentes worden inhoudelijk aangestuurd door de zakelijk directeur en functioneel aangestuurd door de Clustermanager Management en Ondersteuning.

Elk Team van het Cluster Musea wordt aangestuurd door een Teamleider.

De zakelijk directeur geeft leiding aan de Teamleiders. De Teamleiders geven leiding aan de medewerkers in het Team.

Team Collectie en Onderzoek

Algemeen

Het Team Collectie en Onderzoek draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het collectie- en verzamelbeleid, de vaste collectiepresentatie en voor een betere toegankelijkheid van de collectie. Tevens werkt het Team mee aan de inhoudelijke concept-ontwikkeling van tentoonstellingen.

Het Team heeft de volgende taken.

1Uitvoering geven aan het collectie- en verzamelbeleid voor de deelcollecties: oude kunst, 19de-eeuwse kunst, moderne en hedendaagse kunst, geschiedenis, kunstnijverheid en wooncultuur, archeologie en bouwhistorische fragmenten (alleen beheer).

2Actieve rol bij de totstandkoming van verwervingen (schenkingen, aankopen, bruiklenen) en opdrachten.

3Optimaal behoud en beheer van de collectie (waaronder actieve en passieve conservering).

4Uitvoeren van restauraties en conserverende handelingen.

5Zorgdragen voor de registratie en digitale ontsluiting van de collectie.

6Verantwoordelijk voor de procedures en regels rondom het bruikleenverkeer van museumobjecten en toezien op de juridische, verzekeringstechnische en administratieve afwikkeling daarvan.

7Het zorgdragen voor het bruikleenverkeer eigen collectie. [red. opm.: nummering aangepast vanwege foutieve nummering bij leden 6. en 7. in de originele versie]

8Het zorgdragen voor een adequate opslag en controle van de collectie, inclusief bruiklenen.

9Het zorgdragen voor transporten, verzekering en fotoservice.

10Initiëren en uitvoeren (wetenschappelijk) onderzoek.

11het zorgdragen voor fondsenwerving voor verwervingen, restauraties en onderzoeksprojecten.

12Het onderhouden van een regionaal en (inter)nationaal netwerk van contacten.

Team Archief

Algemeen

De Teamleider van het Team Archief is tevens de Gemeentearchivaris.

Het Team Archief houdt zich bezig met het bijeenbrengen en veilig stellen van archieven en collecties die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maakt hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van overheid en samenleving en hun communicatie over en weer te reconstrueren.

Het Team Archief heeft de volgende taken.

1Het beschrijven van nog niet geordende particuliere archieven en archiefcollecties.

2Het zorgdragen voor registratie en ontsluiten van de archiefbibliotheek, beeldcollectie en de collectie bewegend beeld en geluid.

3Het inspecteren en adviseren op het terrein van de nog niet overgebrachte overheidsarchieven.

4Het uitvoeren van de inspectie en advisering ten aanzien van het naleven van de wet- en regelgeving op het gebied van het informatiebeheer in Dordrecht en de aangesloten regiogemeenten.

5Het preserveren van audiovisuele en digitale dragers en het herverpakken van papieren archieven.

6Het inrichten van het e-depot voor digitale archieven en archiefcollecties.

7Initiërende en actieve rol bij de totstandkoming van verwervingen (schenkingen, aankopen, bruiklenen) en opdrachten.

8Het Initiëren en uitvoeren (wetenschappelijk) onderzoek.

9Het zorgdragen voor fondsenwerving voor verwervingen, restauraties en onderzoeksprojecten.

10Het onderhouden van een regionaal en (inter)nationaal netwerk van contacten.

11Het verlenen van publieksdiensten in de studiezaal en via de website en het verzorgen van de depotdienst.

12Invulling geven aan het inclusiebeleid.

Taken Gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris vervult een wettelijke taak uit de Archiefwet en rapporteert hierover rechtstreeks aan het College. Hij brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Team Publiekszaken

Algemeen

Het Team Publiekszaken verzorgt de communicatie en marketing, de online content en de educatie en publieksbegeleiding, waarbij voor alle publieksgroepen een breed, gelaagd informatieaanbod en educatieve programma’s worden ontwikkeld.

Het Team heeft de volgende taken.

1Het ontwikkelen van een Marcom en educatie strategie en opstellen van educatie en Marcom-plannen voor alle locaties en de (tentoonstellings)projecten.

2Het ontwikkelen van educatieve programma's en- activiteiten (incl. onderwijs).

3Het ontwikkelen van publieksbegeleiding, zoals video's teksten en audiomiddelen

4Media-inkoop, middelencreatie en contentcreatie verzorgen.

5PR, free publicity, woordvoering & mediacontacten.

6Online marketing.

7Samenwerking met allerlei partijen.

8Bezoekers- & doelgroepenonderzoek.

9Datamarketing.

10Customer Relationship Management (CRM).

11Relatiemanagement met onderwijsinstellingen.

12Het coördineren van freelance museumdocenten en zorg voor kwaliteitsbewaking.

13Invulling geven aan het inclusiebeleid.

Team Programmering

Algemeen

Het Team Programmering richt zich op het uitwerken en realiseren van de programmering. De programmering is breed: van tentoonstellingen tot evenementen. Van het meedenken over de inhoud van projecten, de strategie en de programmering tot het aansturen van de projecten. Daarnaast richt het zich op development: op het ontwikkelen van partnerschappen en financieringsrelaties.

Het Team heeft de volgende taken.

1Uitwerken van programmalijnen.

2Uitwerken van ideeën in concepten samen met de projectgroep leden.

3Vertalen, uitvoeren en bewaken van projectplannen (inclusief planning en begroting).

4Maken voorstel tentoonstellingsagenda.

5Bewaken voortgang, planning en budgetten van de projecten.

6Leiding geven aan projectteams.

7Fondsen- en sponsorwerving voor tentoonstellingen en publieksprogramma's en de (financiële) afwikkeling van ontvangen gelden uitvoeren.

8Ontwikkelen en koesteren van relaties (particulieren, bedrijven en fondsen) die het museum willen ondersteunen in het realiseren van bijzondere tentoonstellingen, educatieve projecten, publieksprogramma's, onderzoek en aankopen.

9In samenwerking met de collegiale directie ontwikkelen en onderhouden duurzame relaties met stakeholders.

10Inhoudelijk meedenken bij de opzet van publieksprogramma's en zorgdragen voor de organisatie en uitvoering daarvan.

Team Facilitaire zaken

Algemeen

Het Team Facilitaire zaken is verantwoordelijk voor het (technisch) beheer en onderhoud van de gebouwen en openbare ruimten en voor de technische en logistieke ondersteuning van de museale activiteiten.

Het Team heeft de volgende taken.

1Het organiseren van een optimale huisvesting en de beheersing en optimalisering van de technische aspecten van de diverse locaties (Huis Van Gijn, Hof van Nederland, Dordrechts Museum, de Vest, Stadsdepot, Scharlaken).

2Conciërgetaken in bovengenoemde gebouwen.

3Het schoonmaken van alle interieurs van gebouwen van het Cluster.

4Beheer en behoud van gecompliceerde moderne installaties (zoals de beveiliging- en klimaatinstallaties) en voor het technisch beheer van functionele ICT soft- en hardware.

5Het zorgdragen voor (kunst)transporten.

6Verantwoordelijk voor de op- en afbouw van de permanente als tijdelijke tentoonstellingen.

7Het zorgdragen van ICT-faciliteiten in tentoonstellingen en overige publieksprogramma's.

8Het zorgdragen voor de winkels.

9Het leveren van logistieke ondersteuning op alle locaties.

10Het onderhouden van de zakelijke relatie met de horeca.

11Het zorgdragen voor de coördinatie van ARBO-zaken.

Team Beveiliging

Algemeen

Binnen het Team Beveiliging ligt de verantwoordelijkheid voor de bewaking en beveiliging van de diverse locaties. Tevens ligt bij dit Team de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de kassawerkzaamheden.

Het Team heeft de volgende taken.

1De beveiliging en bewaking van alle locaties met in achtneming van veiligheidsvoorschriften en regelgeving.

2Het organiseren van de bedrijfshulpverlening.

3Het bewaken van de veiligheid van alle bezoekers.

4De beveiliging en bewaking van de objecten en opstellingen in de ruimten.

5Het actief uitkijken van alle camerabeelden van de diverse locaties en daar waar nodig actie ondernemen om zo calamiteiten te voorkomen.

6Het uitvoeren van de kassiersfunctie.

7Het verrichten van onderhoud en kleine reparatiewerkzaamheden aan gebouwen, terreinen en voorzieningen bij het Huis Van Gijn en het Hof.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER PUBLIEKSACCOMMODATIES

DOMEIN PUBLIEKE DIENSTVERLENING

Structuur

Clustermanager

Team Weizigt

Team Biesboschcentrum Dordrecht

Team Essenhof

Clustermanager en Teamleiders

Het Cluster Publieksaccommodaties is een Cluster binnen het Domein Publieke Dienstverlening. Het Cluster bestaat uit drie Teams, te weten Weizigt, inclusief Educatie, participatie en projecten, het Team Biesboschcentrum Dordrecht en het Team Essenhof.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Publieke Dienstverlening.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider.

Taken per Team

Team Weizigt

Team Weizigt, kent de volgende onderdelen: stadsboerderij, tuin, educatie en participatie en projecten en bedrijfsvoering.

Taken

Het Team Weizigt heeft de volgende taken.

1Het ondersteunen van gemeentelijk, regionaal en provinciaal beleid met betrekking tot duurzaam denken en handelen op de thema's gezondheid, energie, water, grondstoffen en natuur in de stad.

2Het ontwikkelen en organiseren van programma's en projecten voor scholen, inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en het leggen van verbindingen tussen deze doelgroepen.

3Het coördineren van communicatie en marketing werkzaamheden.

4Het verzorgen van de bedrijfsvoering.

5Het verzorgen van de dieren van de Stadsboerderij.

6Het onderhouden van de tuinen.

7Het te woord staan van bezoekers en toezicht houden.

8Het verzorgen van rondleidingen.

9Het verrichten van klein onderhoud aan de Stadsboerderij, het Koetshuis en aan de overige gebouwen.

10Het begeleiden van stagiaires en vrijwilligers.

11Het voorbereiden en begeleiden van lessen op de Stadsboerderij en in de tuinen.

12Het verzorgen van het onderhoud en uitleen van lesmateriaal, leskisten en preparaten.

13De zorg voor de verhuur van verschillende ruimten aan Gemiva ten behoeve van dagbesteding en facilitaire ondersteuning hiervan.

14Het organiseren en uitvoeren van evenementen op het terrein of in de Drechtsteden.

Team Biesboschcentrum Dordrecht

Het Team Biesboschcentrum Dordrecht heeft de volgende taken.

1Het verzorgen van de bedrijfsvoering.

2Het onderhouden van de tentoonstellingsruimte, het Beverbos, het educatiebos en het laarzenpad bij het bezoekerscentrum.

3Het te woord staan van bezoekers en en reguleren van bezoekersstromen.

4Het verzorgen van rondvaarten, rondleidingen en excursies.

5Het verhuren en onderhouden van vaartuigen.

6Het verzorgen van de pontverbinding naar het Griendmuseumpad.

7Het exploiteren van de Groenwinkel in het bezoekerscentrum.

8Het verhuren van de horecaruimte in het bezoekerscentrum.

9Het verhuren van de binnenruimte aan de exploitant van het Klimbos.

10Het verrichten van huurdersonderhoud aan het bezoekerscentrum, het botenhuis en aan de overige gebouwen.

11Het begeleiden van stagiaires en vrijwilligers.

12Het bieden van gelegenheid tot kennisoverdracht over de flora en fauna van het gebied de Hollandse Biesbosch.

13De zorg voor de verhuur en gebruik van verschillende ruimten aan Klimbos en horeca en afstemming over de uitvoering.

14Het voorbereiden en begeleiden van lessen in het Biesboschcentrum en de omgeving.

15Het verzorgen en onderhouden van lesmaterialen, leskisten en preparaten.

Team Essenhof

Het Team Essenhof is een toonaangevende regionale voorziening voor begraven, cremeren en herdenken. De dienstverlening is gebaseerd op professionele standaarden. Sturing vindt plaats op basis van procesindicatoren, financiële informatie en inzet van mensen op hun kwaliteiten. Het Team hecht aan een warme (werk)relatie met elkaar, met de gasten, ondernemers en het publiek.

Het Team Essenhof is verantwoordelijk voor een gezonde exploitatie en het beheer van het crematorium aan de Nassauweg en van de algemene begraafplaatsen aan de Nassauweg en de Zuidendijk.

De kerntaken van de Essenhof zijn de volgende.

1Begraven – met inbegrip van beheer grafrust en grafrechten.

2Cremeren – met inbegrip van de asbestemmingen.

3Uitvaarten – dienstverlening in aula's en koffiekamers.

4Onderhoud – beheer en behoud van de (monumentale) grafakkers en het groen.

5Herdenken – herdenkpark Essenhof en momenten van herdenken.

6Onderhouden van warme relaties met de maatschappij en uitvaartondernemers.

De producten van het Team Essenhof vormen gezamenlijk een maatschappelijke voorziening die vraagt om een hoog niveau van klantgerichtheid en een optimale dienstverlening.

Taken

De taken van het Team Essenhof zijn onderverdeeld in beheerstaken en taken met betrekking tot uitvaarten.

De taken met betrekking tot beheer zijn de volgende.

1Het uitvoeren van de administratieve taken uit de wettelijke en buitenwettelijke regelingen op het gebied van de lijkbezorging.

2Het uitvoeren en handhaven van de bepalingen in de Beheersverordening Essenhof en de voorschriften voor het aanbrengen van grafbedekking.

3Informatie en advies aan publiek inzake regelgeving, diensten en producten met betrekking tot begraven, cremeren en asbestemmingen.

4Uitgifte van graven, verlenen van grafrechten.

5Verkoop van overige diensten en producten.

6Verlenen van vergunningen grafbedekking.

7Verzorgen van asbestemmingen (bijzettingen en verstrooiingen).

8Het bijhouden van de begraafplaats- en crematoriumadministratie (o.a. bijhouden grafregister, dossiervorming, archivering).

9Het aannemen, inplannen en registreren van uitvaarten en de bijbehorende dienstverlening.

10Het factureren van de producten en diensten conform de Heffingsverordening Essenhof en het Besluit Privaatrechtelijke tarieven Essenhof.

11Overige publieksgerichte administratieve en secretariële werkzaamheden, (waaronder baliewerkzaamheden, telefoon, correspondentie).

12Onderhouden van contacten met nabestaanden, ondernemers en toeleveranciers.

13Assistentie verlenen bij uitvaarten.

14Alle voorkomende administratieve werkzaamheden m.b.t. de interne bedrijfsvoering.

15Het uitvoeren van niet-administratieve taken uit de wettelijke en buitenwettelijke regelingen op het gebied van de lijkbezorging.

16Het uitvoeren en handhaven van de bepalingen in de Beheersverordening Essenhof en de Voorschriften voor het aanbrengen van grafbedekking.

17Het delven en sluiten van graven en het uitvoeren van begrafenissen.

18Het opgraven en ruimen van stoffelijke resten.

19Het onderhouden van de graven en de grafvelden.

20Het onderhouden van alle overige groen op de begraafplaatsen.

21Het uitvoeren van alle voorkomende terreinwerkzaamheden (onderhoud paden, watertappunten, verwerking afval etc.).

22Het onderhouden van materieel, machines en installaties.

23Het te woord staan van bezoekers van de begraafplaats.

De taken met betrekking tot uitvaarten zijn de volgende.

1Het uitvoeren van niet-administratieve taken uit de wettelijke en buitenwettelijke regelingen op het gebied van de lijkbezorging.

2Het uitvoeren en handhaven van de bepalingen in de Beheersverordening Essenhof.

3Het uitvoeren van crematies.

4Het verwerken van de as.

5Het uitvoeren van asbestemmingen (bijzettingen en verstrooiingen).

6Het ontvangen van gasten en begeleiden van uitvaarten.

7Het verzorgen van audiovisuele en technische ondersteuning bij uitvaarten en het verrichten van overige aulawerkzaamheden.

8Het te woord staan en ondersteunen van nabestaanden en uitvaartleiders.

9Het ontvangen van gasten en begeleiden van uitvaarten.

10Het verrichten van alle voorkomende aulawerkzaamheden.

11Het assisteren bij de uitvoering van begrafenissen, crematies en asbestemmingen.

12Het te woord staan en ondersteunen van nabestaanden en uitvaartleiders.

13Het bereiden en serveren van consumpties.

14Het verzorgen van condoleances.

15Het schoonhouden van alle gebouwen.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER SAMENLEVING

DOMEIN SAMENLEVING EN WIJKEN

Structuur

Clustermanager

Team Zorg en Ondersteuning

Team Jeugd en Onderwijs

Team Cultuur en Economie

Team Veiligheid

Team Veiligheid Opvang Oekraïners

Clustermanager en Teamleiders

Het Cluster Samenleving is een Cluster binnen het Domein Samenleving en Wijken. Het Cluster bestaat uit vijf Teams, te weten het Team Zorg en Ondersteuning, het Team Jeugd en Onderwijs, het Team Cultuur en Economie, het Team Veiligheid en het Team Veiligheid Opvang Oekraïners.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Samenleving en Wijken.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider.

Taken per Team

Team Zorg en Ondersteuning

Het Team Zorg en Ondersteuning heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2strategische advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

5financiering en verlenen van subsidie;

op het gebied van:

a.Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning: intensieve maatschappelijke ondersteuning, beschermd wonen, individuele voorzieningen, ontmoeting, mantelzorg, maatschappelijke opvang);

b.vrijwilligerswerk;

c.overig welzijnswerk;

d.buurtwerk;

e.armoede en schulden;

f.inburgering;

g.eenzaamheid.

Team Jeugd en Onderwijs

Het Team Jeugd en Onderwijs heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2strategische advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

5financiering en verlenen van subsidie;

op het gebied van:

a.Jeugd(hulp);

b.Onderwijs;

c.Lokale media;

d.Lokaal jeugdgezondheidsbeleid;

e.Lokaal gezondheidsbeleid.

Team Cultuur en Economie

Het Team Cultuur en Economie heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2strategische advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

5financiering en verlenen van subsidie;

op het gebied van:

a.cultuur;

b.economie, waaronder circulaire en wijkeconomie;

c.lokale media.

Team Veiligheid

Het Team Veiligheid heeft de volgende taken.

1Strategische en/of juridische signalering, advisering en ondersteuning van de burgemeester en het College m.b.t. openbare orde en veiligheid, brandweerzaken en op het gebied van politie en justitie.

2Strategische en/of juridische signalering, advisering en (deels) uitvoering bestuurlijke handhaving openbare orde en veiligheidsbepalingen, APV en bijzondere wetten.

3Coördinatie, programmering en control gemeentelijke ondersteuning rampenbestrijding/crises.

4Beschikbaarheid en inzet i.c. piket(regeling) Openbare Orde en Veiligheid en Aandachtshuishoudens.

5Ondersteuning/advisering burgemeester bij incidenten/crises (OvD-BZ-piket).

6Beleidsprogrammering, advisering, regie en coördinatie integrale veiligheid (Integraal Veiligheidsplan) en integrale gemeentelijke handhaving.

7Stimuleren van samenwerking tussen partners en het (mede-)organiseren en coördineren en/of faciliteren van veiligheidsprojecten en -programma's.

8Coördinatie/regie bij maatschappelijk onrust.

9(Laten) uitvoeren van onderzoek, informatie verzamelen, analyseren en adviseren over de ontwikkeling van beleid op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid.

10Leggen van verbanden tussen landelijk beleid, stedelijk beleid en de aanpak in wijken.

Team Veiligheid Opvang Oekraïners

Het Team Veiligheid Opvang Oekraïners heeft de volgende taken.

1Opvang van ontheemden uit Oekraïne.

2Zorgdragen voor huisvesting, onderwijs, verzorgen leefgeld, veiligheid en huisartsenzorg voor ontheemden.

3Onderhouden contact met omwonenden opvanglocaties.

4Realiseren lange termijn huisvesting Oekraïners.

5Realisatie opvang voor asielzoekers door vestiging AZC voor het COA.

6Ontwikkelen beleid/uitvoeren afspraken met COA over AZC inzake:

a.Meedoen en werk;

b.Veiligheid;

c.Zorg;

d.Onderwijs;

e Verkeer (inrichting openbare ruimte buiten het AZC);

f.Overleg omwonenden/omliggende bedrijven.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER WIJKEN

DOMEIN SAMENLEVING EN WIJKEN

Structuur

Clustermanager

Team Sport

Team Wijkadvies

Team Wijk-, Gebieds- en accountmanagement

Team Handhaving, Markten en Brugbediening

Clustermanager en Teamleiders

Het Cluster Wijken is een Cluster binnen het Domein Samenleving en Wijken. Het Cluster bestaat uit vier Teams, te weten het Team Sport, het Team Wijkadvies, het Team Wijk-, Gebieds- en accountmanagement en het Team Handhaving, Markten en Brugbediening.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Samenleving en Wijken.

Het Team Sport wordt aangestuurd door een Teamleider. Het Team Wijkadvies wordt rechtstreeks aangestuurd door de Clustermanager. Het Team Handhaving, Markten en Brugbediening heeft drie Teamleiders, die de taken onderling hebben verdeeld.

Het team Wijk-, Gebieds- en accountmanagement wordt aangestuurd door een Teamleider.

Hoofdtaken

Het Cluster Wijken werkt met bewoners, ondernemers, organisaties en instellingen aan een aantrekkelijke woon-, sport-, leef- en werkomgeving. Leefbaarheid, veiligheid, economische ontwikkeling en sociale samenhang staan centraal. Initiatieven uit de samenleving worden waar mogelijk omarmd en gestimuleerd. Alle diverse Teams dragen hier vanuit een andere focus aan bij.

Het Cluster Wijken richt zich daarnaast op co-creatie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partijen binnen Dordrecht vanuit het idee dat participatie de sleutel is tot een toekomstbesteding Dordrecht. Op basis van de behoefte van de Gemeente en de partner wordt gekeken naar meedenken, meedoen of ‘loslaten’. We werken veel Wijk- en Gebiedsgericht, en persoons- of instellingsgericht , leeftijd- en doelgroepen gericht als de casus daarom vraagt. Samen met alle bewoners, ondernemers, organisaties en instellingen zet Cluster Wijken zich in voor de stad en haar inwoners.

Taken per Team

Team Sport

Het Team Sport heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2strategische advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

5financieren van sportactiviteiten en verstrekken van sportsubsidies;

6het fungeren als een lokaal sportexpertisecentrum, door onder meer:

i.het vergaren, bewerken en ontsluiten van kennis op de terreinen breedtesport en topsport;

ii.visieontwikkeling op sport (ook in relatie tot andere beleidsterreinen) en het ontwikkelen van sport- en beweegbeleid;

iii.het acteren als partner in planvorming;

7het verbinden van partijen om sport in Dordrecht mogelijk te maken door onder meer:

i.het initiëren, ontwerpen en inrichten van samenwerkingsverbanden;

ii.belangenbehartiging in de sport;

iii.stimulering van sport;

iv.relatiebeheer in de sport;

v.werving van middelen;

8het uitvoeren van het sportbeleid;

9het verzorgen van de uitvoering van het sportsubsidiebeleid;

10het houden van toezicht op de exploitatie van de Sportboulevard.

Zie ook de vastgestelde Sportvisie 2023 ‘Niemand Buitenspel in Dordrecht’.

Team Wijkadvies

Team Wijkadvies heeft de volgende taken.

Beleidsvoorbereiding, beleidsontwikkeling, (strategische) advisering en programma- en projectleiding en -ondersteuning op het vlak van:

1Handhaving

2Markten, kermissen en circussen

3(Winkel)uitstallingen

4Dierenwelzijnsbeleid en hondenuitlaatbeleid

5Functioneel beheer Fixi

6Ondersteunen bij zaken omtrent woonoverlast

7Data gedreven beleidsadvisering

8Gebiedsprogramma's Oost en Centrum

9Snuffelmarkten

10Verordening winkeltijden Dordrecht

11MT-ondersteuning

Team Wijk-, Gebieds- en accountmanagement

Team Wijk-, Gebieds- en accountmanagement is integraal verantwoordelijk voor het initiëren, ontwikkelen, faciliteren, bevorderen en organiseren van een gebiedsgerichte aanpak ten behoeve van de leefbaarheid en veiligheid in Dordrecht. Daarvoor voert het de volgende taken uit:

1Het bouwen en onderhouden van netwerken met bedrijven, bewoners, sleutelfiguren, organisaties en instellingen.

2Het zorgen voor de samenhang tussen de domeinen sociaal, beheer, ontwikkeling, economie en veiligheid.

3Het adviseren van het College over deze samenhang; met name in het licht van een gebiedsgerichte aanpak.

4Zichtbaarheid geven aan Dordt Onderneemt als aanspreekpunt voor ondernemers binnen de gemeentelijke organisatie.

5Het acquireren en begeleiden van ondernemers en bedrijven naar of binnen Dordrecht.

6Het ondersteunen van bestuurlijke contacten met het bedrijfsleven en andere belangrijke initiatiefnemers in de stad.

7Het onderhouden van contacten door initiëren en deelname aan netwerkactiviteiten.

8Het signaleren van kansen en knelpunten, het faciliteren van oplossingen en het verbinden van netwerken.

9Het signaleren waar welke problemen en knelpunten zich voordoen (sociaal, economisch en fysiek) en deze neerleggen waar het hoort.

10Regie voeren inzake leefbaarheid, veiligheid en sociale cohesie in de wijk.

11Interveniëren bij sociale spanningen en ingrijpende incidenten.

12Het organiseren van een wijkagenda in samenspraak met partners in de wijk. Zorgen voor het in stand houden en verbeteren samenwerking tussen professionals in de wijk.

13Het signaleren van ontwikkelingen in de wijk en deze bespreekbaar maken met samenwerkingspartners, ambtelijke collega's en de portefeuillehouder(s).

14Het laten landen van beleid op sociaal, fysiek en economisch beleid in de wijken en bij ondernemers.

15Het initiëren, faciliteren, coördineren en implementeren van ruimtelijke & functionele kaders voor gebiedsontwikkeling in delen van de stad, gericht op een duurzaam woon-, werk-, en leefmilieu.

16Het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de totstandkoming van nieuw beleid, gebiedsvisies en toekomstscenario’s.

17Het coördineren van bewonersinitiatieven en –participatie.

Team Handhaving, Markten en Brugbediening

Binnen het Team Handhaving, Markten en Brugbediening heeft het Team Handhaving de volgende taken.

Algemeen

1Het uitvoeren van toezichthoudende en handhavende taken binnen domein I en II in de openbare ruimte met het oog op de naleving van de Algemene Plaatselijke Verordening, de Verordening Parkeerbelastingen Dordrecht en andere landelijke of lokale regelgeving.

2Het verzorgen van het cameratoezicht openbare ruimte.

3Het zichtbaar aanwezig en aanspreekbaar zijn in de openbare ruimte ter bevordering van de veiligheidsbeleving van burgers en het vervullen van de ogen & oren-functie ten behoeve van de politie en de gemeente.

4Het ondersteunen en begeleiden van evenementen in de stad.

5Het ondersteunen van hulpverleningsinstanties bij calamiteiten.

6Het handhaven op het betaald parkeren via fiscale wetgeving.

7Het handhaven op een schone openbare ruimte o.a. via afvalcontroles.

8Het afhandelen van FIXI-meldingen.

9Het initiëren en coördineren van en/of participeren in projecten en programma's.

10Beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie.

11Juridische ondersteuning- en advisering.

12Specifiek, voor zover deze taken zijn opgenomen in het

Integraal Veiligheidsplan 2023-2026, dat op 21 februari 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld;

Uitvoeringsplan Ondermijning 2023-2024, dat op 4 juli 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld;

Integraal veiligheidsplan Biesbosch 2022-2027, waarover de raad op 29 november 2022 geïnformeerd is;

Routekaart Team Handhaving 2024-2026, dat op 9 april 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld.

Zie specifiek ‘bijlage bij de Regeling domeinlijsten buitengewoon opsporingsambtenaar’ onder 6.5. Domeinlijst I. Openbare ruimte en 7.5. Domeinlijst II. Milieu, welzijn en infrastructuur, geldend van 01-01-2024 t/m heden.

Binnen het Team Handhaving, Markten en Brugbediening heeft het onderdeel Markten de volgende taken.

1Het heffen van marktgelden.

2Het coördineren van marktzaken volgens de marktgeldverordening voor totaal 5 markten, waarvan 3 in Dordrecht en 2 in Hendrik Ido Ambacht.

3Het uitvoeren van de marktverordening.

4Het organiseren van kermissen en het toepassen van de verhuurvoorwaarden hiervoor.

5Het uitbrengen van adviezen op evenementen, alsmede de voorselectie voor vergunningen voor Circussen.

6Het plaatsen van bebording inzake circussen.

7Het uitgeven van standplaatsen (ambulante handel) op grond van de APV in Dordrecht en Hendrik Ido Ambacht.

8Het uitgeven van kiosken (ambulante handel) op grond van de APV.

9Het uitgeven van ventvergunningen op grond van de APV.

Zie ook de vastgestelde Marktvisie Dordrecht 2023-2033.

Binnen het Team Handhaving, Markten en Brugbediening heeft het onderdeel Brugbediening de volgende taak.

1Het 24/7 bedienen van de bruggen.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET ORGANISATIEONDERDEEL ZORG- EN VEILIGHEIDSHUIS

DOMEIN SAMENLEVING EN WIJKEN

Structuur

Het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH ZHZ)

11Het Zorg- en Veiligheidshuis , voluit 'Zorg- en Veiligheidshuis Zuid-Holland Zuid (ZVH ZHZ) is een netwerkorganisatie waarin 31 partijen uit het zorg-, veiligheids- en sociaal domein samenwerken rond complexe casuïstiek om overlast en criminaliteit terug te brengen.

is geen Cluster, maar een organisatieonderdeel dat organisatorisch is ondergebracht bij het Domein Samenleving en Wijken.

Het organisatieonderdeel is voor het Algemeen mandaatbesluit een Team (geen Cluster).

De manager wordt functioneel aangestuurd door de Concerndirecteur van het Domein Samenleving en Wijken.

De manager heeft de mandaten van een Teamleider en geeft leiding aan de medewerkers van dit organisatieonderdeel.

Gemandateerde bevoegdheden die exclusief aan het niveau van Clustermanager zijn voorbehouden, worden uitgeoefend door voornoemde Concerndirecteur.

Het Zorg- en Veiligheidshuis wordt als netwerkorganisatie inhoudelijk aangestuurd door regionale stuurgroep met vertegenwoordigers van gemeenten, justitie- en zorgpartners.

Taken

Het Zorg- en Veiligheidshuis verricht de volgende taken.

1Het faciliteren en regisseren van casusoverleggen waar complexe casuïstiek wordt besproken (kerntaak).

2Het functioneren als expertisecentrum voor multidisciplinaire zorg- en veiligheidsproblematiek en vraagbaak voor ketenpartners en professionals (kerntaak).

3Het signaleren van relevante trends en ontwikkelingen en (strategisch) adviseren van bestuurders en sleutelpartners (kerntaak).

4Het faciliteren van de samenwerking en het voeren van procesregie op de nazorg en re-integratie van volwassen(ex-) gedetineerden (gemeentelijke plustaak).

5Het voorbereiden en faciliteren van het bestuurlijk regio-overleg Wet verplichte GGZ (regionale plustaak).

6Het voeren van procesregie voor Ongrijpbare, Ondoorgrondelijke problematiek die een Ontwrichtende werking heeft op de maatschappij (O3MP, plustaak).

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER RUIMTELIJKE STRATEGIE EN BELEID

DOMEIN RUIMTELIJKE ONTWIKKELING EN BEHEER

Structuur

Clustermanager

Team Omgevingsrecht

Team Grondzaken

Team Milieu en Energie

Team Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit

Team Stedenbouw en Landschap

Team Erfgoed

Team Sportaccommodaties

Team Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Wijkaccommodaties (VOW)

Clustermanager, adviseur bedrijfsvoering en Teamleider

Het Cluster Ruimtelijke strategie en beleid is een Cluster binnen het Domein Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer.

Het Cluster bestaat uit acht Teams, te weten het Team Omgevingsrecht, het Team Grondzaken, het Team Milieu en energie, het Team Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit, het Team Stedenbouw en Landschap, het Team Erfgoed, het Team Sportaccommodaties en het Team Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Wijkaccommodaties (VOW).

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer.

Het Team Grondzaken, het Team Milieu en Energie, het Team Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit en het Team Stedenbouw en Landschap, worden elk aangestuurd door een Teamleider.

Het team Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Wijkaccommodaties (VOW) heeft drie teamleiders. Elke teamleider stuurt ieder een aandachtsveld van dit team aan. Die aandachtsvelden zijn: Vastgoed Onderwijshuisvesting en Omgevingsrecht.

Het Team Erfgoed wordt aangestuurd door de Clustermanager.

Hoofdtaken

Het Cluster Ruimtelijke strategie en beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en strategievoering van het integraal ruimtelijk beleid.

Taken per Team

Team Omgevingsrecht

Het Team Omgevingsrecht heeft de volgende taken.

1Het ontwikkelen en toepassen van het planologisch-juridisch instrumentarium overeenkomstig de Omgevingswet. Het gaat daarbij zowel om het inpassen van geldende plannen in de omgevingswet als om het mogelijk maken van nieuwe ontwikkelingen.

2De juridische regels vertalen naar de raadpleegbare omgeving (Regels op de kaart).

3Het mede ontwikkelen van het ruimtelijk beleid.

4Het begeleiden en beoordelen van ruimtelijke plannen.

5Het bijhouden/vertalen naar de praktijk van ontwikkelingen i.h.k.v. RO (wetgeving en jurisprudentie).

6Het beoordelen van afwijkingsverzoeken waar planologische consequenties aan verbonden zijn.

Team Grondzaken

Het Team Grondzaken heeft de volgende taken.

1Het toepassen van verwervingsinstrumenten, zoals de Wet voorkeursrecht gemeenten en de Onteigeningswet.

2Het taxeren van onroerende zaken ten behoeve van verwerving, vervreemding, haalbaarheidsstudies, grondexploitaties en planschade.

3Het adviseren over grond- en planeconomische zaken, inclusief het opstellen van grondbeleid;

4De exploitatie en het (technisch) beheer van operationele grondeigendommen.

5De opdrachtverstrekking van sloopwerken en bouwrijp maken.

6Uitgifte van bouwgronden (o.a. verkoop, erfpacht en verhuur).

7Bestuurlijke, financiële en notariële afwikkeling van onroerende zaaktransacties.

8Opstellen van (complexe) contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten, realiseringsovereenkomsten, koopovereenkomsten, erfpacht-, huur-, pacht-, gebruikersovereenkomsten) en contractenbeheer (o.a. erfpacht-, huur-, pacht-, gebruiksovereenkomsten).

9De juridische afwikkeling van exploitatie-, kostenverhaal- en samenwerkingsovereenkomsten;

10Onderhandelen met marktpartijen over vastgoedontwikkelingen (samenwerkingsvormen, gronddeals, financiële afspraken).

11Strategische advisering op het vlak van locatie- en gebiedsontwikkeling.

12Het beheren en bewaken van de bestemmingsreserve bovenwijkse voorzieningen, de algemene reserve grondbedrijf en de vermogenspositie, mede in relatie tot het weerstandsvermogen van het concern.

13Het opstellen en (doen) naleven van een ontwikkelstrategie, uitgifte-/realisatiestrategie en taxatieprotocol.

14Het verrichten / opstellen van haalbaarheidsstudies, bouwgrondexploitaties en risicoanalyses;

15Algemene juridische en planeconomische advisering met betrekking tot grondzaken, waaronder regionale cases.

Team Milieu en Energie

Het Team Milieu en Energie heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2strategische advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

op het gebied van:

a.milieu (bodem, lucht, ecologie, vergunningverlening en handhaving, milieuzorg, geluid, stank, externe veiligheid);

b.duurzaamheid (energiebesparing, warmte, energieopwekking).

Team Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit

Het Team Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2opstellen en actualiseren van de Omgevingsvisie, programma Mobiliteit en programma Volkshuisvesting;

3advisering over stadsbrede ruimtelijke vraagstukken waaronder:

-het uitvoeren van locatiezoektochten;

-de spreiding van voorzieningen, woningbouw en andere grote ruimtelijke functies in de stad.

4vergunningverlening op basis van de Wet goed verhuurderschap en de Leegstandswet, alsook lokale wet- en regelgeving op het gebied van Volkshuisvesting;

5strategische advisering en lobby;

6het voeren van regie en accountmanagement;

7uitvoeren van wet- en regelgeving;

op het gebied van:

a.ruimtelijke ordening;

b.wonen;

c.verkeer, vervoer en parkeren.

Team Stedenbouw en Landschap

Het Team Stedenbouw en Landschap heeft de volgende taken.

1beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -implementatie en -evaluatie;

2(strategische) advisering en lobby;

3het voeren van regie en accountmanagement;

4uitvoeren van wet- en regelgeving;

5ontwerpen en bewaken van de ruimtelijke kwaliteit van de stedelijke omgeving

op het gebied van:

a.stedenbouw gebiedsontwikkeling en planvorming;

b.omgevings-/structuurvisie en Omgevingswet;

c.(her)inrichting van bestaande gebieden en herontwikkelingslocaties;

d.Landschap;

e.omgevingsvergunningen.

Team Erfgoed

Het Team Erfgoed heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren wettelijke taken op basis van de Erfgoedwet; (monumentenzorg en Archeologie)

2Het uitvoeren van de wet algemene bepalingen omgevingsrecht.

3Het uitvoeren van de Erfgoedverordening Dordrecht.

4Het uitvoeren van de Subsidieverordening Gemeentelijk Restauratiefonds Dordrecht.

5Het adviseren, toetsen en uitvoeren van bouwhistorisch onderzoek.

6Het adviseren omtrent beschermd stadsgezicht.

7Het adviseren, toetsen en uitvoeren van, het documenteren, publiceren en deponeren bij archeologisch onderzoek.

8Het adviseren omtrent cultuurhistorie bij planontwikkeling.

9Het uitvoeren van promotieactiviteiten om het erfgoed van de stad een prominente rol te geven in de hedendaagse stad.

Team Sportaccommodaties

Het Team Sportaccommodaties heeft de volgende taken.

1Het coördineren van de verhuur en het gebruik van binnen- en buitensportaccommodaties.

2Het uitvoeren en coördineren van het onderhoud en beheer van alle sportvelden op de sportparken in Dordrecht.

3Het uitvoeren van facilitair en technisch beheer op sportparken, waaronder groenvoorziening, infrastructuur, hekwerken en veldattributen.

4Het voorbereiden, coördineren en opdrachtgeven van renovaties aan buitensportaccommodaties en van grootschalige onderhoudsprojecten aan binnensportaccommodaties.

5Het inspecteren, beheren en onderhouden van gemeentelijke binnensportaccommodaties, waaronder gymzalen, spelzalen en sporthal Sport+.

6Het uitvoeren en beheren van administratieve processen rondom verhuur, contractbeheer, verrekeningen en wagenparkbeheer.

Team Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Wijkaccommodaties

Het Team VOW kent drie aandachtvelden, te weten Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Wijkaccommodaties. Elk aandachtsveld heeft de volgende taken.

Aandachtsveld Vastgoed

1Optreden als eigenaar van de gemeentelijke gebouwen met bijbehorende erven en terreinen, welke eigendom zijn van de gemeente (exclusief de panden van grondzaken).

2Optreden als (hoofd)huurder van gebouwen die van derden worden gehuurd.

3Ter beschikking stellen van gebouwen aan gemeentelijke organisaties en bestuurlijk gelieerde organisaties zoals gemeenschappelijke regelingen, ten behoeve van de huisvesting van deze organisaties.

4Verhuren van gemeentelijke gebouwen met bijbehorende erven en terreinen.

5Het voeren van accountmanagement en eerste aanspreekpunt voor al het vastgoedbezit.

6Het opstellen van Vastgoedbeleid voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

7Het beheer voeren over de kernportefeuille en dispositieportefeuille.

8Zorgdragen voor het behoud van gebouwd cultureel erfgoed dat in eigendom is.

9Het, in opdracht van beleidsveld Wonen, voeren van beheer en onderhoud voor de woonwagens, de woonwagen- en Tiny Houses standplaatsen, welke eigendom zijn van de gemeente.

10In opdracht van grondzaken beheren en onderhouden van gebouwen die zijn aangekocht met het oog op toekomstige ruimtelijke en/of economische ontwikkelingen, al dan niet opgenomen in een grondexploitatie.

11Optreden als opdrachtgever voor onderhoud en renovatie van gemeentelijke gebouwen met bijbehorende erven en terreinen.

12Het aanvragen c.q. opdracht geven voor het aanvragen van diverse subsidies.

13Opdrachtgever voor één op één vervanging van gemeentelijke gebouwen.

14Optimaliseren van de prestaties van de gemeentelijke vastgoedportefeuille met bijbehorende erven en terreinen.

15In opdracht van een beleidsveld aankopen van vastgoed ten behoeve van het huisvesten van een gemeentelijke organisatie.

16Verkoop van (niet-strategisch) vastgoed op basis van prijs.

17Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed.

18Het voeren van energiemanagement op alle vastgoedaansluitingen welke in beheer zijn van de gemeente (exclusief de inkoop van energie).

19Het screenen van (potentiële) huurders en kopers op ondermijning en illegale activiteiten en het uitvoeren van Due Diligence.

20Het beheren van vastgoedgerelateerde gegevens met behulp van een vastgoedmanagementsysteem voor de gemeentelijke gebouwen (in eigendom of gehuurd).

Aandachtsveld Onderwijshuisvesting

1Het uitvoeren van de wettelijke taken ten aanzien van onderwijshuisvesting in het VO, VSO en het gymnastiekonderwijs.

2Het voeren van controle en toezicht op de gedecentraliseerde taken voor onderwijshuisvesting van PO/SO, belegd bij Arcade.

Aandachtsveld Wijkaccommodaties

1In opdracht van de beleidsafdeling verhuren van zaal- en ruimteverhuur in de wijkaccommodaties (de zogenaamde losse verhuur).

2In opdracht van de beleidsafdeling exploiteren van de wijkaccommodaties.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER RUIMTELIJK BEHEER

DOMEIN RUIMTELIJKE ONTWIKKELING EN BEHEER

Structuur

Clustermanager

Team Constructies en Havens

Team Groen, Natuur en Spelen

Team Ruimtelijke Projecten en Advies

Team Verkeer

Team Parkeren

Team Wijkonderhoud

Team Ondergrondse Infra

Team Water en Riolen

Team Wegen, Verlichting en Schone Stad

Clustermanager, adviseur bedrijfsvoering en teamleider

Het cluster Ruimtelijk Beheer is een cluster binnen het Domein Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer.

Het cluster bestaat uit negen teams, te weten het team Constructies en Havens, het team Groen, Natuur en Spelen, het team Ruimtelijke projecten en advies, het team Verkeer, het team Parkeren, het team Wijkonderhoud, het team Ondergrondse Infra, het team Water en riolen en het team Wegen, Verlichting en Schone stad.

De clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de concerndirecteur van het Domein Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer.

Elk team wordt aangestuurd door een teamleider met uitzondering van het team Ruimtelijke Projecten en Advies. Dit wordt aangestuurd door de clustermanager.

De subteams bij het team Ruimtelijke Projecten en Advies zijn geen formele organisatieonderdelen, maar kunnen worden gezien als werkvelden van dit team.

Taken per team

Team Constructies en Havens

Team Constructies en Havens heeft de volgende taken.

1Risico gestuurd beheer en onderhoud volgens principes van assetmanagement.

2Uitvoeren van het beheer en onderhoud (voor zover niet ondergebracht in de wijken) zowel het dagelijks beheer als het planmatig en correctief onderhoud.

3Het contractbeheer met het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) ten aanzien van het nautisch beheer

4Het beleid, beheer en onderhoud van vaste en beweegbare bruggen, tunnels, viaducten, damwanden, keermuren, fonteinen, hekwerken, trappen inclusief leuningen, vangrail, vlonders, afscheidingsmuren, rozenbogen, klimplantenrekken, geluidsschermen, verhoogde voetgangersniveaus, constructieve duikers, overige constructies, kunst in de openbare ruimte, havenvoorzieningen waaronder Walstroom en havenbekkens.

5Bijdragen aan de totstandkoming van het beleid inzake het inrichten en beheren van de haven.

6Opstellen onderhoudsprogramma's (jaar en meerjaren) op basis van assetmanagement.

7Opstellen van randvoorwaarden en toetsen inrichtingsplannen op beheerbaarheid.

8Het opstellen van beleid en planvorming en het maken van beheerplannen.

9Omzetten inspecties in projecten en Kaderstelling, toetsing, oplevering en overdracht van projecten/werken.

10Inspecteren/schouwen van de arealen.

11Onderhouden en toetsen draaiboek hoogwater en beleids- en uitvoeringsverantwoordelijkheid ten tijde van hoogwater.

12De uitvoering en mandaten m.b.t. de havenverordening en het veilig transport over water.

13Het uitvoeren van overige nautische taken (afhandeling passagiersschepen, opvolging oliemorsingen en vraagbaak nautisch beleid in de rol van Dordtse Havenmeester).

14Op orde houden van de beheersystemen.

15Verhuur van waterpercelen aan reparatiebedrijven en watersportverenigingen, en schoonhouden van oppervlaktewater.

16Verzorgen van de jaarlijkse oefening vloedschotten met het Waterschap

17Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Groen, Natuur en Spelen

Team Groen, Natuur en Spelen heeft de volgende taken.

1Het opstellen en uitvoeren van het beleid en beheer en advisering over de groenvoorzieningen en ecologie in de openbare ruimte (inclusief bomen).

2Het beleid, beheer, advisering, aanleg en het onderhoud van de sport- en speelvoorzieningen en het parkmeubilair in de openbare ruimte.

3Risico gestuurd beheer en onderhoud volgens principes van assetmanagement.

4Het beheer van het oppervlaktewater (o.a. baggeren).

5Beheer en exploitatie van het gemeentelijk grond- en baggerdepot ("Kildepot").

6De advisering ten aanzien van kapvergunningen.

7Het leveren van een belangrijke bijdrage aan de biodiversiteit en ecologie in de stad bij het beheer, onderhoud en de uitvoering van projecten in de openbare ruimte.

8Uitvoeren van groen- en boomprojecten.

9Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Ruimtelijke Projecten en Advies

Het subteam Ruimtelijke Projecten heeft de volgende taken.

1Het projectmatig voorbereiden en het (laten) uitvoeren van enkelvoudige, grootschalige en/of complexe multidisciplinaire civiel- en cultuurtechnische meerjarige integrale (groot-) onderhoudsprojecten in de openbare ruimte in de rol van opdrachtgever aan ingenieursbureaus en externe partijen.

2Het organiseren van pre-programmering van gemeentelijke projecten en gebiedsontwikkelingen om tot een samenhangend en stedelijk programma voor de stad te komen.

3Het leveren en toetsen van kaders voor de openbare ruimte in ontwikkelingsprojecten ten behoeve van een duurzame inrichting inclusief het toekomstig dagelijks beheer van de openbare ruimte.

4Het leveren en toetsen van kaders voor de openbare ruimte in projecten vanuit de beheerdisciplines ten behoeve van samenwerkingsovereenkomsten, anterieure overeenkomsten en/of koopovereenkomsten tussen de gemeente en marktpartijen.

5Opdrachtgever voor het (laten) maken van onderhoudsbestekken ten behoeve van team wijkonderhoud voor wijkonderhoud, elementenverharding, water, bomen en spelen.

6Het adviseren en meenemen van concrete doelstellingen in projecten op onderwerpen als duurzame en groene stad, bereikbare stad en economische groei.

7Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Het subteam Ruimtelijk Advies heeft de volgende taken.

1Het adviseren op bestuurlijke processen bij beheer.

2Strategisch advisering.

3Beleid op gebied van klimaatadaptatie.

4Ontwikkelen van beleid en adviseren op recreatievraagstukken.

5Ontwikkelen van beleid en adviseren op ontwikkelingen in / rond de Biesbosch in samenwerking met het Biesboschnetwerk.

6Innovatie en ontwikkeling op gebied van data.

7Landelijke ontwikkelingen op gebied van integrale samenwerking door ontwikkelen in onze organisatie.

8Inzetten van Citizens Science en participatie bij projecten.

9Samenwerking met NUTS partijen organiseren.

10Samenwerking in de GWW organiseren.

11(ondersteunen) van het ontwikkelen van beheerhandboeken.

12Risicomanagement (NARIS).

13Inkoopadvies en contractmanagement.

14Coördinatie Assetmanagement.

15Organiseren basisregistratie Ondergrond.

16Contact GR wegschap Kiltunnel.

17Landelijke ontwikkelingen op gebied van Bodemdaling.

18Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Verkeer

Het team Verkeer heeft de volgende taken.

1Het beheren van de Regionale Verkeers- en Milieukaart (RVMK).

2Bijdragen aan de ontwikkeling van beleid.

3Het uitvoeren van het verkeerskundig beheer in de stad.

4Het uitvoeren van het laadpalen beleid.

5Het uitvoeren van verkeersonderzoeken.

6Het uitvoeren van het functioneel beheer van de verkeersregelinstallaties in Dordrecht en Drechtsteden.

7Sturen op en uitvoeren van het verkeersmanagement.

8Ontwerpen en (laten) uitvoeren (laten) Verkeersvoorzieningen (auto, fiets, voetgangers OV).

9Bewaken van en advisering m.b.t. verkeersveiligheid.

10Het adviseren van bestuur en management, integraal en strategisch.

11Verkeerskundige advisering over en ondersteuning bij plannen/projecten en opgaven.

12Het leveren een vakinhoudelijke bijdrage in multidisciplinaire teams, vanuit het brede belang van de stad.

13Het leveren van een bijdrage aan parkeren, bestemmingsplannen en milieuonderzoeken.

14Het leveren van gegevens in het kader van Data top 15.

15Het opstellen van verkeersbesluiten.

16Het behandelen van RDW aanvragen - bijzonder transport vergunningverlening.

17Het implementeren van BLVC-proces en het beoordelen van BLVC-plannen.

18Evenementen – advisering via evenementenoverleg en Digimak, opstellen verkeersplan en controle.

19Opstellen van functionele eisen, testen en in bedrijf nemen van nieuwe verkeerslichtregelingen.

20Aanpassen van verkeerslichtregelingen voor regelscenario's en omleidingen.

21Het vervullen van de opdrachtgeversrol voor het plaatsen RVV borden (Regelement Verkeerstekens en Verkeersborden (incl. nieuwe ontheffingen).

22Inhoudelijk verantwoordelijk voor een deel van de APV-artikelen.

23Coördinatie bereikbaarheid en coördineren van een optimale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de openbare ruimte bij de uitvoering van werkzaamheden door middel van het organiseren van tijdelijke verkeersmaatregelen inclusief vergunning verstrekking op basis van de APV.

24Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Parkeren

Het team Parkeren heeft de volgende taken.

1Zorgen dat parkeren in Dordrecht voor iedere klant een zorgeloze beleving is.

2Exploiteren en faciliteren van parkeervoorzieningen (straat, garage en fietsenstalling) en deze schoon, heel en veilig houden.

3Waarborgen van toegankelijkheid en vindbaarheid van parkeervoorzieningen.

4Verzorgen van de bedrijfsvoering.

5Uitgifte van parkeervergunningen en parkeer abonnementen.

6Opdrachtgever t.b.v. de parkeerhandhaving.

7Het adviseren van bestuur en management.

8Adviseren bij nieuwe ontwikkelingen.

9Meedenken met beleid en het vertalen hiervan naar uitvoering.

10Juridische toetsing en borging van beleid in regelgeving.

11Bewaken en verbeteren van (financiële) parkeerprocessen.

12Het implementeren van uitbreidingen gereguleerd parkeren.

13Zorgdragen voor de operationalisering van het (juridisch) parkeerbeleid.

14Het verzorgen het operationeel beheer van (gemeentelijke) parkeergarages en parkeervoorzieningen, w.o. serviceverlening aan bezoekers, verzorgen van de toegankelijkheid, bediening en storingsvrij houden van parkeersystemen en op afstand monitoring en beheer van de parkeergarages en fietsenstallingen vanuit een centrale meldkamer.

15Op een juiste wijze, volledig en tijdig informeren van klanten.

16Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Wijkonderhoud

Team Wijkonderhoud heeft de volgende taken.

1Een gebiedsgerichte uitvoering van werkzaamheden binnen de kaders die voortvloeien uit de beheerprogramma's.

2Het zorgen voor de gebiedsgerichte uitvoering van dagelijks beheer en onderhoud.

3Beheer van een deel van gemeentelijk wagenpark.

4Het toezicht houden op het jaarresultaat op het gebied van onderhoud groen, elementenverharding, schoonhouden openbare ruimte en het realiseren van integrale projecten (werk door derden). Team Wijkonderhoud doet een aantal integrale projecten (raamovereenkomst Middel Groot Onderhoud (MGO)), dit is maar een klein deel van alle integrale projecten binnen de stad.

5Het houden van toezicht op het gebruik van de openbare ruimte door middel van schouw, het voorkomen, beperken of herstellen van schadebeelden, het stellen van voorwaarden aan bijzonder gebruik, enzovoort.

6Directievoering op de onderhoudsbestekken in de wijken.

7Het inventariseren, vertalen en eventueel uitvoeren van wensen van bewoners en belanghebbenden.

8Het behalen van vastgestelde servicenormen realiseren voor meldingen openbare ruimte.

9Actief intern en extern communiceren van uitvoeringsplannen en onderhoudsmaatregelen.

10In samenspraak met andere teams uit het cluster Ruimtelijke Beheer jaarlijkse evaluatie van de bereikte resultaten uit de werkprogramma's.

11Het mede uitvoeren van de omgevingszorg en hoogwaterbestrijding. De coördinatie komt vanuit de Teamleider Constructie en Havens, ook andere teams van het cluster Ruimtelijk Beheer zijn bij deze taken betrokken.

12Het organiseren van de wachtdienst.

13Het organiseren van optimale dienstverlening voor meldingen over openbare ruimte.

14Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Ondergrondse Infra

Team Ondergrondse Infra heeft de volgende taken.

1Regie houden op ruimte onder de grond in het belang van de stad en de toekomst bij alle ontwikkelingen waarbij de energietransitie, klimaatadaptie en de wettelijke taken van de netbeheerders en gemeente belangrijke rollen spelen. Hierbij samenwerken in het belang van de stedenbouwkundige invulling van de bovengrond.

2Bevorderen en faciliteren van samenwerking tussen verschillende partijen om voor de maatschappij de meest verantwoordelijke keus te maken.

3Behandelt aanvragen voor vergunningen en instemmingsbesluiten voor het leggen, hebben, onderhouden en verwijderen van ondergrondse infrastructuur.

4Het toezicht houden op de naleving van de vergunningen en instemmingsbesluiten voor kabels en leidingen.

5Gemeentelijke coördinatie op enkele grote maatschappelijke opgaven van nutspartijen zoals aanpassing van het elektriciteitsnet incl. trafo’s en vervangen van broze gasleidingen.

6Het uitvoeren van de eisen gesteld in de Telecommunicatiewet, en beheren en uitvoeren van de Telecommunicatieverordening, Leidingenverordening en Nadeelcompensatieregeling Leidingen.

7Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Water en Riolen

Team Water en Riolen heeft de volgende taken.

1Risico gestuurd beheer en onderhoud volgens principes van assetmanagement.

2Het beheer en onderhoud van de riolering, grondwater en watersystemen in de openbare ruimte.

3Het beheer en onderhoud van gemalen inclusief persleidingen en appendages.

4Het opstellen van beleid inzake van riolering, grondwater en hemelwater.

5Bijdragen aan het beleid inzake van water en klimaatadaptatie.

6Het opstellen en toetsen van kaders voor riolering, grondwater, watersystemen en klimaateisen bij nieuwbouw en reconstructies.

7Bijdragen met kennis en informatie aan water gerelateerde projecten (bv stedelijk waterplan).

8Bepalen van uitgiftepeilen.

9Zorgdragen voor nieuwe riool- en schoonwateraansluitingen.

10Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

Team Wegen, Verlichting en Schone Stad

Team Wegen, Verlichting en Schone Stad heeft de volgende taken.

1Risico gestuurd beheer en onderhoud volgens principes van assetmanagement.

2Het beheer en onderhoud van verkeersregelinstallaties, pollers, OO&V-camera's, HOV DRIS panelen en bewegwijzering in de openbare ruimte.

3Het beleid en contractbeheer openbare reclame-uitingen (lichtmastreclame, billboards, abri's, plattegrondborden en driehoeksborden).

4Het beheer en onderhoud van de asfaltwegen, bebording, markeringen in de openbare ruimte.

5Het opstellen van het beleid en beheer inzake wegen. Het beheer en onderhoud van openbare verlichting, objectenverlichting, boomverlichting en openbare tijdsaanduiding (torenuurwerken en stadsklokken).

6Beleidsontwikkeling inzake afval, reiniging en schoon.

7Het opstellen en toetsen van kaders van huisvuilvoorzieningen bij nieuwbouw en reconstructies.

8Uitvoeren van afvalprojecten.

9Muteren arealen en op orde houden beheersystemen voor de team-specifieke assets.

10Opdrachtverlening aan HVC en directievoering op de werkzaamheden van HVC.

11Elektrotechnische bedrijfsvoering/installatieverantwoordelijkheid.

12Schoon en circulair in de openbare ruimte.

13Het afhandelen van vragen, klachten en FIXI-meldingen.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER INGENIEURSBUREAU DRECHTSTEDEN (IBD)

DOMEIN RUIMTELIJKE ONTWIKKELING EN BEHEER

Structuur

Clustermanager IBD

Team Adviseurs

Team Civiele Techniek

Team Bedrijfsbureau

Clustermanager en Teamleiders

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. Het Cluster bestaat uit de Teams Adviseurs, Civiele Techniek en Bedrijfsbureau. Het Team Civiele Techniek heeft vijf projectteams met elk een projectregisseur. De projectregisseurs zijn geen leidinggevenden in de zin van het Algemeen mandaatbesluit Dordrecht. De Teams Bedrijfsbureau en Civiele Techniek worden aangestuurd door een Teamleider. Het Team Adviseurs wordt aangestuurd door de Clustermanager.

Hoofdtaken

Het IBD verzorgt het technische ontwerp, de voorbereidende processen en coördinatie, de aanbesteding en de realisatie van projecten in de openbare ruimte in de Drechtsteden. Specifieker gaat het daarbij om: groen- en cultuurtechniek, wegen- en verhardingen, constructies, riolering en stedelijk water, directievoering en toezicht en contract- en kostenbeheer.

Met de technische ingenieursexpertise en lokale/regionale gebiedskennis biedt het IBD versterkt en verlengd opdrachtgeverschap voor gemeenten richting marktpartijen.

Het IBD werkt met een nul-begroting en kent een vergelijkbare financieringssystemantiek als een onderneming. Het IBD heeft geen winstdoelstelling. Eventuele overschotten vloeien terug naar de opdrachtgevers in de vorm van een korting op de eindafrekening.

Teams

Team Adviseurs

Het Team Adviseurs heeft de volgende taken.

1Het adviseren over en het ontwerpen, voorbereiden en realiseren van civieltechnische werken.

2Gevraagd de ongevraagd adviseren over civieltechnische vraagstukken binnen het IBD en de gemeente Dordrecht.

3Het onderhouden van contracten met private advies- en ingenieursbureaus.

4Het begeleiden van scholieren en afstudeerders van de hogeschool en universiteit.

Team Civiele Techniek

Het Team Civiele Techniek heeft de volgende taken.

1In opdracht projecten realiseren over en het ontwerpen, voorbereiden en realiseren van civieltechnische werken.

2Het voeren van de projectleiding erop.

3Het houden van toezicht op de uitvoering van deze werken.

4Het verstrekken van opdrachten voor het uitvoeren van ingenieurswerkzaamheden aan externe partners (raamcontact).

Team Bedrijfsbureau

Het Team Bedrijfsbureau heeft de volgende taken.

1Het ondersteunen van de projecten van het de Teams Advies en Civiele Techniek in brede zin.

2Het voeren van de bureau brede projectadministratie (Assistance: ERP systeem)

3Het ondersteunen van het management.

4Het monitoren van de kwaliteitsdoelstellingen uit het ISO 9001-certificaat.

5Opstellen van management- en stuurinformatie ten behoeve van het MT-IBD en management van Dordrecht.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER MANAGEMENT EN ONDERSTEUNING

DOMEIN BEDRIJFSVOERING DRECHTSTEDEN

Structuur

Clustermanager

Team Intergemeentelijk Projectmanagement team I

Team Intergemeentelijk Projectmanagement team II

Team Programmamanagement

Team Projectsecretariaat

Team Project- en Programmasecretarissen

Team Bestuurs- en Managementondersteuning

Clustermanager en Teamleiders

Het Cluster Management en Ondersteuning is een Cluster binnen het Domein Drechtsteden.

Het Cluster bestaat uit zes Teams, te weten het Team Intergemeentelijk Projectmanagement team I, het Intergemeentelijk Projectmanagement team II, het Team Programmamanagement, het Team Projectsecretariaat, het Team Project- en Programmasecretarissen en het Team Bestuurs- en Managementondersteuning

22(in BMO is het Secretariaat van IBOS van het voormalige SGD opgenomen)

.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider.

Hoofdtaken

Cluster Management en Organisatie is een facilitair Cluster dat 2 primaire vormen van dienstverlening kent:

-Het Team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) levert managementondersteuning aan de Dordtse organisatie.

-De overige Teams verzorgen in opdracht onder de noemer iPM (Intergemeentelijk Projectmanagement) het management en de bijbehorende ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale Programma's, projecten en processen in het fysieke, economische en sociale domein – voor stad én regio.

Taken per Team

Team Intergemeentelijk Projectmanagement team I

Het Team Intergemeentelijk Projectmanagement team I richt zich op projecten in het fysieke domein van de gemeente Dordrecht en heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren van projectmanagementwerkzaamheden in Dordrecht.

2Het opbouwen en uitdragen van de professionalisering van projectmanagement.

3Het beheersen van de samenwerking in projecten.

4Het verstrekken van informatie over de projecten binnen de door de opdrachtgever gestelde kaders.

Team Intergemeentelijk Projectmanagement team II

Het Intergemeentelijk Projectmanagement team II richt zich op projecten in de overige domeinen van de gemeente Dordrecht én op projecten in de regio. Dit Team heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren van projectmanagementwerkzaamheden in Dordrecht en de Drechtsteden.

2Het opbouwen en uitdragen van de professionalisering van projectmanagement.

3Het beheersen van de samenwerking in projecten.

4Het verstrekken van informatie over de projecten binnen de door de opdrachtgever gestelde kaders.

Team Programmamanagement

Het Team Programmamanagement heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren van Opgave-en Programmawerkzaamheden in Dordrecht en de Drechtsteden.

2Het opbouwen en uitdragen van de professionalisering van Opgave- en Programmamanagement.

3Het beheersen van de samenwerking in Opgaven en Programma's.

4Het verstrekken van informatie over de Opgaven en Programma's binnen de door de opdrachtgever gestelde kaders.

Team Projectsecretariaat

Het Team Projectsecretariaat heeft de volgende taken.

1Het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan de Opgave-, Programma-, project- en procesmanagers en hun Team.

2Het voeren van het secretariaat van Opgaven, Programma's, projecten en processen.

Team Project- en Programmasecretarissen

Het Team Project- en Programmasecretarissen heeft de volgende taken.

1Het bieden van inhoudelijk-adviserende, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de Opgave-, programma-, project- en procesmanagers en hun Team.

2Het verrichten van signalerende en uitvoerende taken op verschillende beheers-/grotick aspecten in betreffende Opgave/Programma/project/proces en het (mede) bewaken van de voortgang.

Team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO)

Het Team Bestuurs- en Managementondersteuning heeft de volgende taken.

1Het verzorgen van de secretariële, logistieke en administratieve bestuurs- en managementondersteuning binnen de Domeinen van de gemeente Dordrecht en bij de gemeentelijke of regionale rampenstaf in geval van een ramp.

2Ondersteuning van het lijnmanagement, de (concern)directie en het College.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER INFORMATIEVOORZIENING, DATA EN REGIE (IDR)

DOMEIN BEDRIJFSVOERING DRECHTSTEDEN

Structuur

Clustermanager

Team Beleid en Ontwikkeling, Portfolio en Projecten

Team Realisatie (Functioneel beheer en Robotisering)

Team Regie

Team Levering (tijdelijke activiteiten met inhuur)

Team Service

Team DIV

Team OCD/SDC (Data en Onderzoek)

Team DIMB

Clustermanager en Teamleider

Het Cluster Informatievoorziening, Data en Regie (IDR) is een Cluster binnen het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Het Cluster bestaat uit acht Teams, te weten het Team Beleid en Ontwikkeling, Portfolio en Projecten, het Team Realisatie (Functioneel beheer en Robotisering), het Team Regie, het Team Levering (tijdelijke activiteiten met inhuur), het Team Service, het Team DIV, het Team OCD/SDC (Data en Onderzoek) en het Team DIMB.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Elk team wordt aangestuurd door een teamleider.

Hoofdtaken

Het Cluster IDR binnen het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden van de gemeente Dordrecht levert ICT, Informatie- en Data-voorzieningen en diensten aan organisaties binnen de regio Drechtsteden. Het Cluster draagt zorg voor de beschikbaarheid, veiligheid, continuïteit, verwerking en digitalisering van post tot aan archivering. Het levert toegevoegde waarde door vanuit specialistische kennis te adviseren, beleid te maken, onderzoek en voorstellen te doen op ontwikkelingen in digitalisering, informatisering, dataficering, automatisering en robotisering. Het Cluster levert hiermee een bijdrage aan de ambities en Opgaven uit de bestuursakkoorden en organisatie- en vakspecifieke ontwikkelingen van onze organisatie en afnemers/partners. Er wordt niet enkel reactief gewerkt maar er wordt ook voortouw genomen in innovatie en vernieuwing als vanuit de markt ontwikkelingen leiden tot kansen en meerwaarde.

Taken per Team

Team Beleid en Ontwikkeling, Portfolio en Projecten

Het Team Beleid en Ontwikkeling, Portfolio en Projecten heeft de volgende taken.

1Het bepalen van beleid op het gebied van beveiliging in relatie tot informatievoorziening.

2Het bepalen van ontwikkelingen in technologie en toepasbaarheid daarvan op problemen, kansen en processen van Drechtsteden.

3Zorg voor een goed functionerend beleid in de I-Keten (in samenwerking met de CIO).

4Strategische vernieuwing; door relevante technische mogelijkheden en marktontwikkelingen te herkennen en deze te vertalen naar creatieve en innovatieve oplossingen, passend bij het organisatienetwerk en hun business.

5Het stimuleren en ontwikkelen van leiderschap bij het daadwerkelijk realiseren van de vernieuwing en een innovatieve cultuur (in samenwerking met de CIO).

6Regie houden op projecten die in lijn zijn met de doelstellingen en haalbaar zijn binnen de gestelde budgetten en kwalitatieve kaders.

7Het initiëren en stimuleren van een dialoog over strategie, doelstellingen en het inspelen op maatschappelijke thema's van de gemeente (in samenwerking met de CIO).

8Het beschrijven van de belangrijkste keuzes die gemaakt moeten worden in de vorm van (architectuur)principes, richtlijnen en modellen (in samenwerking met de CIO).

9Het opstellen en sturen van de IT-sourcingstrategie.

10Het formuleren van leveranciersbeleid en evalueren van leveranciers en strategisch leveranciersoverleg.

11Het verzorgen van een goed functionerend Regiemodel in de IV-keten. ( in samenwerking met de CIO).

12Definiëren van de behoefte aan informatievoorziening binnen een business proces en de daarbij benodigde kwaliteit (het WAT).

13Opstellen van de Informatie(voorziening) Architectuur.

14Uitvoering geven aan het projectportfolio inclusief stakeholdersmanagement en communicatie.

15Bewaken van de resultaten en kwaliteit van veranderingstrajecten (projecten, programma’s, wijzigingen) voor de duur van het project of programma.

Team Realisatie

Het Team Realisatie heeft de volgende taken.

1Specificeren, het vertalen van gebruikers eisen, wensen en niet-functionele eisen naar functionele oplossingsrichtingen.

2Toetsen, testen en vrijgave van veranderingen in de informatievoorziening.

3Het Inventariseren, evalueren, prioriteren, inplannen en doen uitvoeren van veranderingen in de informatievoorziening.

4Het uitvoeren van leveranciersmanagement voor de beheerde applicaties.

5Het ondersteunen (opleiden, begeleiden) van gebruikers voor de bestaande applicaties en informatievoorziening op operationeel en tactisch niveau.

6Beheer van applicaties die in scope zijn bij Functioneel Beheer en advieswerkzaamheden voor nieuwe ontwikkelingen/applicaties. Ondersteunend aan portfolioproces.

7Doorvoeren van robotisering in bestaande processen.

Team Regie

Het Team Regie heeft de volgende taken.

1Als regisseur optreden (indien nodig) voor alle verstoringen en wijzigingen op de IT-infrastructuur en als intermediair fungeren tussen opdrachtgevers/partners en leveranciers van uitbesteedde diensten.

2Inhoudelijke en operationele kennisdragers van de netwerk-, telefonie-, werkplek- en datacenterinfrastructuur.

3Het registreren van alle asset- en configuratie items (en wijzigingen daarop) binnen de IT-infrastructuur t.b.v. life cycle management, wet- en regelgeving en audits.

4Het regisseren dat de juiste maatregelen worden genomen om het afgesproken niveau van dienstverlening door leveranciers te verzekeren o.b.v. Service Level Agreements.

Team Service

Het Team Service heeft de volgende taken.

1Het verzorgen van een multidisciplinair (ICT, P&O, Financiën, Facilitair, Huisvesting) Serviceloket voor eindgebruikers.

2Het leveren van 1e-lijnssupport (telefonisch) op vragen, verzoeken en verstoringen op het vlak van ICT, IV, HR, Financiën en Facilitair.

3Het registreren en analyseren van de binnenkomende meldingen en maatregelen (laten) treffen om herhalende incidenten te voorkomen.

4Het managen van de levenscyclus van alle problemen om te voorkomen dat zich incidenten voordoen en de impact te beperken van incidenten die niet kunnen worden voorkomen.

5Het regisseren van (kleine) wijzigingen op de dienstverlening.

6Regisseren van de levering, het beheer van de verschillende applicaties en (Cloud) omgevingen en de continue verbetering van de integratie diensten.

7Het onderhouden van een service portfolio (PDC) met IT-diensten met bijbehorende specificaties.

8Het geven van operationele opdrachten aan interne en externe leveranciers voor alle disciplines waarvoor het Serviceloket het aanspreekpunt is, en het bewaken van de dienstverlening ten opzichte van afspraken (capaciteit, beschikbaarheid, continuïteit etc.)

Team DIV

Het Team DIV heeft de volgende taken.

1De zorg voor het juist en volledig opslaan van informatie en voor het eenvoudig terug te vinden ervan.

2Het opstellen en beheren van regionale kaders, procedures, beleidsstukken en instrumenten op het gebied van informatiebeheer.

3Het adviseren t.a.v. de inrichting van informatiestromen, de aanschaf, inrichting en gebruik van het centrale klant-, zaak- en archiefsysteem, archivering in taakapplicaties, conversie en migratie van informatie en de inrichting van koppelingen met het zaaksysteem.

4Het verzorgen van gebruikersondersteuning bij digitaal archiveren, zaakgericht werken.

5Het uitvoeren van alle activiteiten die zijn gericht op het verzorgen van de ontvangst, distributie en verzending van fysieke inkomende en uitgaande post, inclusief het verzorgen van mailings.

6Het uitvoeren van alle activiteiten die zijn gericht op de registratie en archivering van inkomende, interne en uitgaande documenten en e-mail in het centrale zaaksysteem (inclusief scannen en vervangen van analoge informatie door digitale informatie en het versturen van een ontvangstbevestiging).

7Het controleren van de volledigheid en juistheid van de zaakdossiers in het zaaksysteem. Het signaleren en analyseren van afwijkingen en het informeren en instrueren van betrokkenen.

8Het uitvoeren van alle activiteiten die zijn gericht op het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van fysieke archiefbescheiden (inclusief het uitlenen van dossier(s)).

9Het uitvoeren van alle activiteiten rondom archiefvernietiging en archiefoverbrenging naar het Regionaal Archief Dordrecht (digitaal en fysiek).

Team OCD/SDC (Data en Onderzoek)

Het Team OCD/SDC(Data en Onderzoek) heeft de volgende taken.

1Kennispartner voor bestuur en beleid voor de zeven Drechtstedengemeenten en de drie regionale samenwerkingsverbanden.

2Bieden van ondersteuning op maat met onderzoek, advies, informatie en data, zodat beleid optimaal ontwikkeld, uitgevoerd en waar nodig bijgesteld kan worden.

3Uitvoeren van een pakket aan basisdienstverlening voor de zeven Drechtstedengemeenten, vaak vanuit een wettelijke taak. Hieronder valt o.a. de realisatie van diverse periodieke monitoren: Veiligheidsmonitor, Monitor Sociaal, Monitor Economie & Arbeidsmarkt, Duurzaamheidsmonitor, Woonmonitor.

4Verzamelen, publiceren en periodiek updaten van gegevens uit externe bronnen (zoals het CBS of maatschappelijke instellingen), administratieve databestanden (zoals bevolkings- en vastgoedbestanden) en eigen onderzoeken.

5Beheer en actualisatie van Drechtsteden in Cijfers databank en dashboards.

6Beheer van Bewonerspanels voor de zeven Drechtstedengemeenten. Iedere Drechtstedengemeente heeft een eigen digitaal bewonerspanel dat regelmatig een online-enquête voorgelegd krijgt over onderwerpen die spelen in de gemeente en/of regio.

7Uitvoeren aanvullend kwantitatief en kwalitatief maatwerkonderzoek en -advies op alle gemeentelijke beleidsterreinen (monitoring, effectonderzoek, duiding van data, analyses, prognoses, klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoek, maatschappelijke kosten/baten analyses, etc.).

8Visualisatie van data, informatie en kennis in dashboards en infographics.

9Verantwoordelijk voor leggen van koppelingen tussen verschillende applicaties via de Enterprise Service Bus (ESB). Door het leggen van koppelingen kan het berichtenverkeer tussen verschillende applicaties plaatsvinden, benodigd voor essentiële processen binnen de regio.

10Beschikbaar stellen van data voor analyse- en rapportagedoeleinden; ontsluiten van de benodigde gegevens vanuit de databron, overhalen van data naar de CDV-database (FME server).

11Adviseren van de regio op het gebied van datagestuurd werken en BI.

12Verantwoordelijk voor het Regionaal Dataplatform Drechtsteden.

13Bieden van onafhankelijke data-ondersteuning, visualisatie en duiding bij beleids- en besluitvorming.

14Bieden van een veilig dataknooppunt dat beheer, ontsluiting en verwerking van datastromen rond maatschappelijke vraagstukken uitvoert in samenwerking met opdrachtgevers en diensten.

15Identificeren en beheren van gestructureerde en ongestructureerde informatie richting data oplossingen.

16Het ontwikkelen van (strategisch) beleid op het gebied van data gestuurd werken. En, indien nodig, het verzorgen van regionale afstemming en besluitvorming.

17Het voeren van de regie op de agendering en de implementatie ervan.

18Het initiëren en stimuleren van kansen en agenderen van risico's op het gebied van data. En het signaleren en analyseren van trends en ontwikkelingen.

19Advisering op het gebied van data gestuurd werken richting het management en College.

20Analyseren en toepassen van data-analyses om de uitvoering en beleid effectiever te maken.

Team DIMB

Het Team DIMB heeft de volgende taken.

1De coördinatie, regie en programmering van (strategische) ICT- en IV-vraagstukken.

2Het ontwikkelen van (strategisch) beleid op het gebied van ICT, Informatiebeveiliging en privacy. En, indien nodig, het verzorgen van regionale afstemming en besluitvorming.

3Het voeren van de regie op de agendering en de implementatie ervan.

4Het initiëren en stimuleren van kansen en agenderen van risico's op het gebied van ICT, Informatiebeveiliging en privacy. En het signaleren en analyseren van trends en ontwikkelingen.

5Het functioneren als inhoudelijke en financiële verbindingsofficer op het gebied van ICT, IV en GEO.

6Het adviseren en faciliteren van de opdrachtgever.

7Advisering op het gebied van ICT, IB en privacy richting het management en College.

8Het melden van datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9Het definiëren van het informatiebeveiligingsbeleid.

10Het initiëren en toetsen van de implementatie van informatiebeveiliging voor de gehele organisatie en het verzorgen van het toezicht daarop.

11Het verzorgen van de functionele leiding aan de ISO's en informatie beveiligingsadviseurs van de dochters en deelnemers.

12Het adviseren over een geschikt niveau van informatiebeveiliging en informatiebeveiligingsgedrag in de organisatie. Het Team wordt door interne en externe stakeholders beschouwd als de deskundige op het gebied van informatiebeveiliging.

13Bewaken van de informatiebeveiliging/-security m.b.t. de informatievoorziening.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER COMMUNICATIE, INKOOP, JURIDISCH KENNISCENTRUM, SUBSIDIES, VASTGOED, FACILITAIRE MANAGEMENTORGANISATIE

DOMEIN BEDRIJFSVOERING DRECHTSTEDEN

Structuur

Clustermanager

Team Juridisch Advies en Advocatuur

Team Bezwaar en Beroep

Team Schade en Aansprakelijkheid

Team Inkoop

Team Subsidies

Team Communicatie Dordrecht

Team Communicatie Regio

Team Communicatie Regiogemeenten

Team Communicatie Beleid

Team Facilitaire Managementorganisatie

Team Vastgoed

Clustermanager en Teamleider

Het Cluster Communicatie, Inkoop, Juridisch Kenniscentrum, Subsidies, Vastgoed en Facilitaire Managementorganisatie is een Cluster binnen het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Het Cluster bestaat uit elf Teams, te weten het Team Juridisch Advies en Advocatuur, het Team Bezwaar en Beroep, het Team Schade en Aansprakelijkheid, het Team Inkoop, het Team Subsidies, het Team Communicatie Dordrecht, het Team Communicatie Regio, het Team Communicatie Regiogemeenten, het Team Communicatie Beleid en het Team Facilitaire Managementorganisatie en het Team Vastgoed (onderverdeeld in 6 subteams).

Subteams zijn geen formele organisatieonderdelen, maar kunnen als werkvelden worden gezien binnen een Team.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Teams (en daarmee ook subteams) worden aangestuurd door een Teamleider.

Hoofdtaken

Het Cluster Communicatie, Inkoop, Juridisch Kenniscentrum, Subsidies, Vastgoed en Facilitaire Managementorganisatie heeft de volgende hoofdtaken.

1Het uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van juridische zaken, waaronder juridisch advies, juridische vertegenwoordiging, het behandelen van en adviseren over (administratief) beroepszaken, bezwaarschriften, aansprakelijkheidsstellingen en schademeldingen.

2Het uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van inkoop en contractmanagement, waaronder het adviseren over en het begeleiden van aanbestedingstrajecten, het uitvoeren van marktanalyses, het gevraagd en ongevraagd adviseren over verzekeringen en polisbeheer.

3Het adviseren en uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van facilitaire dienstverlening en vastgoedbeheer en onderhoud/ nieuwbouw en renovatie.

4Het uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van communicatie, waaronder corporate communicatie, beleidscommunicatie, bestuurscommunicatie omgevingsanalyse en crisiscommunicatie.

5Het verzorgen van het subsidieproces van alle gemeentelijke subsidies van gemeente Dordrecht.

Taken per Team

Team Juridisch Advies en Advocatuur

Het team Juridisch advies en Advocatuur heeft de volgende taken.

1Juridische advisering.

2Juridische vertegenwoordiging van klantorganisaties.

3Advocaatzaken namens klantorganisaties.

4Officiële publicaties van decentrale regelgeving in DROP namens klantorganisaties.

5Mediation ten behoeve van klantorganisaties.

6Voeren secretariaat Geschillencommissie Arbeidsrecht.

7Voeren secretariaat bezwaarschriftencommissie Rechtspositie (Veiligheidsregio's).

8Voeren secretariaat Weegteam tijdelijk huisverbod.

9Voeren secretariaat WVGGZ.

10Advies op het vlak Privacy.

Team Bezwaar en Beroep

Het Bezwaar en Beroep heeft de volgende taken.

1Juridische advisering.

2Voeren secretariaat bezwaarschriftencommissies gemeenten.

3Juridische vertegenwoordiging van klantorganisaties.

Team Schade en Aansprakelijkheid

Het team Schade en aansprakelijkheid heeft de volgende taken.

1Juridische advisering.

2Behandelen van en adviseren in aansprakelijkstelling van klantorganisaties door burgers.

3Behandelen van en adviseren bij schademelding en aansprakelijkstellingen onder de verzekering.

Team Inkoop

Het Team Inkoop heeft de volgende taken.

1Inkoop

a.Bijhouden van het inkoopbeleid en de bijhorende procedures en ontwikkeling van instrumenten.

b.In samenspraak met klantorganisaties/afnemers opstellen van een lokaal en regionaal inkoopplan

c.Advisering over o.a. aanbestedingswetgeving, inkoopprocedures, toepassing van inkoopbeleid, jurisprudentie, onderhandelingstrajecten, aandachtspunten in offertes, in- of uitbesteden, duurzaam inkopen, afwijking van beleid,

d.aanbestedingsvormen en over aanbestedingsprocedures.

e.Opstellen van aanbestedingsstukken, indien van toepassing plaatsen aankondiging, contactpunt tijdens de aanbesteding, opmaken van correspondentie. Eventueel adviseren over de specificatie.

f.Leveren / begeleiden van marktconsultatie (Marktonderzoek / marktanalyse

g.Begeleiden van aanbestedingen.

h.Inkoop startformulier.

i.Verzorgen van redactie op en het adviseren over aanbestedingsstukken welke niet zijn opgesteld door het Team Inkoop.

j.Organiseren van workshops met betrekking tot inkoop en aanbesteding.

k.Leveren van een projectleider tijdens een aanbestedingsprocedure.

l.Opstellen van het Regionale Inkoop- en aanbestedingsbeleid en algemene inkoopvoorwaarden.

m.Verzorgen van de registratie in het contractmanagementsysteem van inkoopcontracten die zijn aangeleverd door de klantorganisaties/afnemers.

2Contractmanagement

a.Tijdens de uitvoeringsfase van een contract het proactief bewaken van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven, het oplossen van alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten, het beheersen van alle met het contract gepaard gaande risico’s en het verzorgen van de gewenste wijzigingen in het contract.

3Verzekeringen

a.Adviseren en begeleiden bij de inkoop, het afsluiten van verzekeringspolissen en het verzorgen van preventieadvies.

b.Beheren van lopende verzekeringspolissen, betaling van premienota's.

c.Evenementen verzekeren.

d.Polisbeheer in brede zin.

Team Subsidies

Het Team Subsidies werkt voor gemeente Dordrecht en heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren van het subsidieproces van alle uitgaande subsidies en het leningaanvraagproces voor leningen van het SvN (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten) van de gemeente Dordrecht.

2Verzorgen van het procesmanagement van de inkomende subsidies van de gemeente Dordrecht.

3Adviseren van beleidsadviseurs/projectmanagers over het subsidieproces van de gemeente Dordrecht.

4Coördinatie en control van de rechtmatigheid en doelmatigheid van subsidieverstrekking van de gemeente Dordrecht.

5Adviseren van het management van de gemeente Dordrecht over risicomanagement m.b.t. gesubsidieerde instellingen.

6Adviseren van het management van de gemeente Dordrecht over effectiviteit van subsidiebeleid en subsidieregelingen.

7Opstellen van en adviseren van het College/de gemeenteraad van gemeente Dordrecht over de Algemene Subsidieverordening, subsidieplafonds, subsidiebeleid, –kaders en – regelingen.

8Adviseren over en verbinden van plannen, Projecten, Opgaven en Programma's met Provinciale, Rijks- en Europese subsidies- en financieringsmogelijkheden binnen de gemeente Dordrecht.

9Attenderen op subsidiemogelijkheden en andere vormen van cofinanciering door het (digitaal) ontsluiten en beschikbaar stellen van subsidieregelingen en aanvraagprocedures binnen de gemeente Dordrecht.

10Het functioneel beheer uitvoeren van de subsidiesystemen die worden gebruikt en in samenspraak met het Digitaal Loket het beheren van de webpagina dordrecht.nl/subsidie inclusief de daaronder hangende subpagina's.

11Invulling geven aan de rol van Legal Entity Appointed Representative (LEAR) voor Europese subsidies

12Accounthouder zijn voor het starten van een kennisgevingsprocedure bij Europa Decentraal of een meldingsprocedure via het State Aid Notifications Interactive System (SANI).

Team Communicatie Dordrecht

Het team Communicatie Dordrecht werkt voor Dordrecht en heeft de volgende taken.

1Overkoepelende advisering van het College.

2Individueel advies aan bestuurders en Gemeentesecretaris.

3Corporate Communicatie.

4Interne communicatie.

5Beheer Intranet.

6Advisering mbt beleid, Projecten, Programma's en Opgaven.

7Beheer gemeentelijke website.

8Onderhouden van relaties met lokale, regionale, vak- en landelijke media.

9Omgevingsanalyse / speerpuntenanalyse / Factor C.

10Advies over en productie van online en offline middelen.

11Crisiscommunicatie op verzoek Veiligheidsregio.

12Crisiscommunicatie lokaal (Lokaal Steunpunt Dordrecht).

Team Regiogemeenten

Het team Communicatie Regiogemeenten levert diensten aan Zwijndrecht, Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik Ido Ambacht, Sliedrecht en Papendrecht. Het team heeft de volgende taken (per gemeente verschilt het takenpakket).

1Advisering van Colleges.

2Advisering van bestuurders, directies en management

3Advisering mbt beleid, Projecten, Programma's en Opgaven.

4Regie op totale communicatie van gemeenten.

5Corporate Communicatie en positionering.

6Interne Communicatie.

7Realisatie op of regie op de realisatie van de uit het advies vloeiende middelen of persbenadering

8Beheer intranet.

9Functioneel Beheer websites.

10Social media beheer.

11Arbeidsmarktcommunicatie.

12Onderhouden van relaties met lokale, regionale, vak- en landelijke media.

13Omgevingsanalyse / speerpuntenanalyse.

14Advies over en productie van online en offline middelen.

15Crisiscommunicatie op verzoek Veiligheidsregio.

16Crisiscommunicatie lokaal en/of bij klant.

Team Communicatie Regio

Het Team Communicatie Regio levert diensten aan SGD, Smart Delta Drechtsteden en de GR Sociaal. Het heeft de volgende taken.

1Overkoepelende advisering van Colleges.

2Individueel advies aan bestuurders.

3Corporate Communicatie.

4Advisering mbt beleid, Projecten, Programma's en Opgaven.

5Interne Communicatie.

6Beheer en ontwikkeling Intranet.

7Functioneel Beheer / webmaster.

8Arbeidsmarktcommunicatie.

9Onderhouden van relaties met lokale, regionale, vak- en landelijke media.

10Omgevingsanalyse / speerpuntenanalyse.

11Advies over en productie van online en offline middelen.

12Crisiscommunicatie op verzoek Veiligheidsregio.

13Crisiscommunicatie lokaal en/of bij klant.

Team Communicatie Beleid

Het team Communicatie Beleid adviseert alle Teams van Communicatie over teams overstijgende zaken op meerdere vlakken:

1Bewaking en bevordering van kwaliteit van het vak en de geleverde diensten.

2Bewaking en bevordering van innovatie op het vlak van communicatie.

Team Vastgoed

Het team Vastgoed heeft de volgende taken.

Het Team Vastgoed adviseert en voert werkzaamheden uit op het gebied van vastgoedbeheer en onderhoud/ nieuwbouw en renovatie. Het Team is onderverdeeld in vier subteams.

Team Vastgoed: subteam Technische Dienst

Het subteam Technische Dienst heeft de volgende taken.

124/7 storingsdienst in het vastgoed beheer en onderhoud.

2Coördineert correctief klein onderhoud.

3Verzorgt klein onderhoud.

Team Vastgoed: subteam Technisch Beheer

Het subteam Technisch Beheer heeft de volgende taken.

1Coördineert correctief, preventief en planmatig beheer en onderhoud vastgoed binnen de Drechtsteden gemeenten.

2Coördineert de wet en regelgeving binnen het beheer vastgoed.

3Ontwikkelt MJOP's.

Team Vastgoed: subteam Assetmanagement

Het subteam Assetmanagement heeft de volgende taken.

1Tactisch advies beheer en onderhoud vastgoed.

2Aanbesteding en contractmanagement correctief, preventief en planmatig onderhoud.

3Data gestuurd werken, incl. advies.

4Financieel vastgoedadvies.

Team Vastgoed: subteam Projectmanagement

Het subteam Projectmanagement heeft de volgende taken.

1Projectsturing nieuwbouw, verbouw, renovatie.

2Architectuur & Design.

3Sloopmanagement.

Team Facilitaire Managementorganisatie (FMO)

Het team Facilitaire managementorganisatie heeft de volgende taken:

1Verzorgt facilitair advies

2Verzorgt facilitaire aanbestedingen en contractmanagement.

3Regievoering Facilitaire dienstverlening aan de eigen organisatie (Dordrecht).

4Uitvoering operationele facilitaire diensten, zoals bodetaken, schoonmaak en serviceplein.

Team Facilitaire Managementorganisatie (FMO): subteam Klant & Regie

Het subteam Klant & Regie heeft de volgende taken.

1Facilitair advies en projectmanagement

2Facilitaire aanbestedingen en contractmanagement.

3Beleidsontwikkeling facilitaire aandachtsgebieden

4Regievoering Facilitaire dienstverlening Dordrecht-locaties

5Exploitatie & beheer Dordthuis

Team Facilitaire Management Organisatie (FMO): subteam Uitvoering

Het subteam Projectmanagement heeft de volgende taken.

1Coördinatie Facilitair Dordthuis

2Schoonmaakdienstverlening Drechtsteden

3Bodetaken Dordthuis & Stadhuis

4Serviceplein.

STRUCTUUR EN TAKEN VAN HET CLUSTER HR EN FINANCIEN

DOMEIN BEDRIJFSVOERING DRECHTSTEDEN

Structuur

Clustermanager

Team Organisatieontwikkelingen, Processen en Informatiemanagement

Team O en B

Team Duurzame Inzetbaarheid en Mobiliteit

Team P-Beheer

Team HR Advies en Beleid

Team HR, Recruitment, Leren en Ontwikkelen

Team Interim Management

Team Control en Bedrijfsvoering

Team Financiële Administratie

Team Financiële Ontwikkeling en Functioneel Beheer

Team Crediteuren en Debiteuren

Team Centraal Bedrijfsbureau

Team Planning en Control

Clustermanager, adviseur bedrijfsvoering en Teamleider

Het Cluster HR en Financiën is een Cluster binnen het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden.

Het Cluster bestaat uit 13 Teams, te weten het Team Organisatieontwikkelingen, Processen en Informatiemanagement, het Team O en B, het Team Duurzame Inzetbaarheid en Mobiliteit, het Team P-beheer, het Team HR Advies en Beleid, het Team HR, Recruitment, Leren en ontwikkelen, het Team Interim management, het Team Control en Bedrijfsvoering, het Team Financiële, het Team Ontwikkeling en Functioneel Beheer, het Team Crediteuren en Debiteuren, het Team Centraal Bedrijfsbureau en het Team Planning en Control.

De Clustermanager staat aan het hoofd van het Cluster. De Clustermanager is hiërarchisch gepositioneerd onder de Concerndirecteur van het Domein bedrijfsvoering Drechtsteden.

Elk Team wordt aangestuurd door een Teamleider.

Taken per Team

Team Organisatieontwikkelingen, Processen en Informatiemanagement (Team OPI)

Het Team Organisatieontwikkelingen, Processen en Informatiemanagement (OPI) heeft - op het gebied van organisatieontwikkeling, verandertrajecten en strategisch informatiemanagement binnen het Domein Bedrijfsvoering Drechtsteden – de volgende taken.

1Het ondersteunen van de organisatie in haar ontwikkeling en transformatie.

2Door gerichte expertise en strategische inzichten oplossingen aanbieden die werken aan een efficiëntere en toekomstbestendige bedrijfsvoering.

Team O en B

Het Team O en B heeft de volgende taken.

1Het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van onderdelen van de bedrijfsvoering en regionale afstemming en besluitvorming en het voeren van de regie op de agendering en de implementatie ervan.

2Verantwoordelijk voor het strategisch HR beleid.

3Advisering over arbeidsvoorwaardelijke- en werkgeverszaken.

4Het stimuleren van en het werken aan een permanente verbetering van de organisatie.

5Inhoudelijke en financiële contramal voor het brede bedrijfsvoeringsveld, met uitzondering van juridische zaken.

6Het initiëren en stimuleren van kwaliteitsbeleid, alsook advisering hierover richting Clustermanagers en de Concerndirecteuren.

7Signaleren en analyseren van trends en ontwikkelingen.

Team Duurzame Inzetbaarheid en Mobiliteit

Het Team Duurzame Inzetbaarheid en Mobiliteit heeft de volgende taken.

1Het maken en verzorgen van specifieke mobiliteitsafspraken voor medewerkers die onder andere gedetacheerd zijn bij andere bedrijven of partners.

2Het conform de afspraken in het Sociaal Beleidskader Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid via het Van Werk naar Werk Traject begeleiden naar een andere functie van medewerkers die als gevolg van een reorganisatie bovenformatief zijn geworden.

3De werkzaamheden uitvoeren -vanuit de verantwoordelijkheid van de organisatie- voor de re-integratie van voormalig medewerkers bij het UWV of APG.

Team P-Beheer

Het onderdeel HR binnen Cluster HR en Financiën bestaat uit de Teams P-beheer, HR Advies en Beleid, en Recruitment en Leren en Ontwikkelen.

De Teams zijn gericht op een integrale samenwerking:

•in de horizontale keten van operationeel tot strategisch niveau

•in de verticale keten van regio, organisatie(s), leidinggevende(n) en medewerker(s).

Het Team P-Beheer Team heeft een focus op:

1Specialisme in salarisadministratie en rechtspositie voor nauwkeurige en tijdige HR-dienstverlening.

2Data-integriteit en kwaliteitsbeheer binnen AFAS, waardoor betrouwbare informatie en rapportages beschikbaar zijn voor de organisatie.

op het gebied van:

a.bedrijfsvoering, personeel- en salarisadministratie;

b.bedrijfsvoering, de continuïteit en werking van het HR systeem AFAS;

c.uitvoeren van personeelsbeleid;

d.informatievoorziening HR-zaken.

Het Team P-Beheer heeft de volgende taken.

1Uitvoering en beheer van de salarisadministratie conform actuele wet- en regelgeving. Verzorging van opgaven aan instanties zoals de Belastingdienst en pensioenfondsen.

2Verwerking en vastlegging van personeelsmutaties bij in-, door- en uitstroom, inclusief arbeidsovereenkomsten en rechtspositionele besluiten.

3Ondersteuning voor HR-collega's, leidinggevenden en medewerkers bij salaris- en rechtspositionele vragen.

4Beheer en kwaliteitsborging van personeelsdata binnen het AFAS-systeem en verzorgen van managementrapportages voor strategische beslissingen.

5Functioneel beheer van AFAS, gericht op optimalisatie, continuïteit en gebruiksgemak voor alle HR-gebruikers.

Team HR Advies en Beleid

Het onderdeel HR binnen Cluster HR en Financiën bestaat uit de Teams P-beheer, HR Advies en Beleid, en Recruitment en Leren en Ontwikkelen.

De Teams zijn gericht op een integrale samenwerking:

•in de horizontale keten van operationeel tot strategisch niveau

•in de verticale keten van regio, organisatie(s), leidinggevende(n) en medewerker

Het Team HR Advies en Beleid heeft een focus op:

1allround personeelsadvies op operationeel en tactisch niveau

2allround personeelsadvies op tactisch en strategisch niveau

op het gebied van:

a.bedrijfsvoering, personeel- en salarisadministratie;

b.uitvoeren van personeelsbeleid;

c.informatievoorziening HR-zaken.

Het Team HR Advies en Beleid heeft de volgende taken.

1Ondersteuning naar proces en inhoud op het gebied van werkgeverschap en medezeggenschap

2Ondersteuning WOR-bestuurder(s) naar aanleiding van landelijke, sectorale, netwerk- en HR-inhoudelijke ontwikkelingen en afwegingen

3Het (door)ontwikkelen van nieuw en bestaand (HR) beleid, nieuwe en bestaande (regionale) regelingen en instrumentarium

4Het opzetten en uitvoeren van (strategische) projecten naar aanleiding van landelijke, sectorale, netwerk- en HR-inhoudelijke ontwikkelingen en afwegingen

5Ondersteuning platfORm

6Coördineren en adviseren op het gebied van bedrijfszorg, coaching en ondersteuning van leidinggevenden bij verzuimbegeleiding en -preventie

7Het ontwikkelen en implementeren van beleid, processen, regelingen en procedures op het gebied van verzuim en arbo en fungeren als specialistische vraagbaak en klankbord in het vakgebied

8Arbo-regievoering- en advies en het uitvoeren van de coördinerende rol om de dienstverlening van de ingehuurde arbodienst te stroomlijnen

9Adviseren over functieontwikkeling, -inrichting en -waardering

Team HR Recruitment, Leren en Ontwikkelen

Het onderdeel HR binnen Cluster HR en Financiën bestaat uit de Teams P-beheer, HR Advies en Beleid, en Recruitment en Leren en Ontwikkelen.

De Teams zijn gericht op een integrale samenwerking:

•In de horizontale keten van operationeel tot strategisch niveau

•In de verticale keten van regio, organisatie(s), leidinggevende(n) en medewerker

Het Team HR Recruitment, Leren en Ontwikkelen heeft een focus op:

1advisering en ondersteuning operationeel en tactisch niveau;

2advisering en coördinatie op tactisch en strategisch niveau;

op het gebied van:

a.capaciteitsvraagstukken t.b.v. instroom van (nieuwe) medewerkers;

b.positionering organisatie en regio als (nieuwe) werkgever;

c.opleiding en ontwikkeling van (nieuwe) medewerkers, op individueel en Teamniveau;

d.uitvoeren van HR-beleid.

Het Team HR Recruitment, Leren en Ontwikkelen heeft de volgende taken.

1Advies en ondersteuning bieden bij invulling van capaciteitsvraagstukken van de eigen organisatie en partnerorganisaties. Hierbij hoort het in behandeling nemen van vacatureaanvragen (vast, tijdelijk, inhuur en stage) en advisering over, begeleiding bij en uitvoering geven aan totale werving en selectieproces tot aan aanname/afwijzing.

2Contractbeheer inhuurpartijen en regie voeren op proces als onderdeel van (a).

3Advies over en uitvoering geven aan arbeidsmarktcommunicatie op regionaal en lokaal niveau en/of doelgroepen.

4Advies over en uitvoering geven aan campus recruitment door presentatie regionaal niveau en/of doelgroepen richting onderwijsinstellingen in faciliteren regionaal stagebureau. Organisatie van recruitment events ter bevordering van de regionale arbeidsmarktpositie richting de studenten en andere doelgroepen.

5Advies en ondersteuning bieden bij het vormen van (maatwerk)opleidingsprogramma's en organisatie van trainingen en workshops gericht op regionale thema's en op het versterken van duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

6Ontwerpen, organiseren en coördineren van traineeprogramma's voor de eigen organisatie en partnerorganisaties.

7Het aanbieden van loopbaanbegeleiding en talentontwikkeling van (vrijwillig mobiele) medewerkers in de vorm van loopbaancoaching, Teamcoaching, talentontwikkeling en diverse trainingen en workshops.

8Het bieden van mobiliteitsadvies bij situaties die om vrijwillige mobiliteitsacties vragen o.a. ter versterking van de interne arbeidsmarkt en mobiliteit.

Team Interim Management

Het Team Interim Management heeft de volgende taken.

1Het uitvoeren van interim managementwerkzaamheden in Dordrecht en de Drechtsteden.

2Het opbouwen en uitdragen van de professionalisering van interim-management.

Team Control en Bedrijfsvoering

Het Team Control en Bedrijfsvoering heeft de volgende taken.

1Adviseren, ondersteunen, uitvoeren en faciliteren op het gebied van planning en control, bedrijfsvoering, financieel/economische aangelegenheden en risicomanagement, specifiek gericht op de dienstverlening aan de regio.

2Verbeteren van de kwaliteit van bedrijfsprocessen binnen de dienstverlening aan de regio, zowel in effectiviteit als efficiëntie.

3Leveren van betrouwbare bestuurlijke informatievoorziening en waarborgen van een controleerbaar financieel beheer en rechtmatige begrotingsuitvoering, met nadruk op interne controle binnen de dienstverlening aan de regio.

4Administratief en organisatorisch ondersteunen van het management van het Domein, met een focus op de dienstverlening aan de regio.

Team Financiële administratie

Het Team Financiële administratie heeft - op het gebied van, bedrijfsvoering, de financiële administratie, uitvoeren van financieel beleid; en informatievoorziening financiële zaken - de volgende taken.

1Het financieel administratief ondersteunen van de partners in de regio bij het opstellen van P&C producten zoals de begroting, jaarverslag en tussentijdse rapportages.

2Het voeren van de grootboekadministratie & urenadministratie inclusief het verwerken van stamgegevens.

3Het beheren van subadministraties activa en projecten.

4Het autoriseren van betalingen in samenwerking met het Team Crediteuren.

5Verstrekken van fiscaal advies op het gebied van loonbelasting (co-productie met P-beheer) en btw. Het doen van btw aangifte namens de klanten.

6Treasury, het uitvoeren en ondersteunen op het gebied van betalingsverkeer en cashmanagement en het geven van advies.

7IV3 aangifte richting het CBS.

Team Ontwikkeling en Functioneel Beheer

Het Team Ontwikkeling en Functioneel Beheer heeft - op het gebied van bedrijfsvoering, de continuïteit en werking van het financiële systeem K2F, uitvoeren van financieel beleid en informatievoorziening in de breedte van de gehele administratie - de volgende taken.

1Het zorgdragen voor optimaal gebruik en het in stand houden van de functionaliteiten van Key2Financiën (functioneel beheer k2F). Het daarmee ondersteunen van de gebruikers van K2F.

2Het beschikbaar stellen en onderhouden van financiële managementrapportages in Cognos (inclusief dashboards die ook personele informatie bevatten).

3Het aanmaken en onderhouden van stamgegevens van Debiteuren en Crediteuren.

Team Crediteuren en Debiteuren

Het Team Crediteuren en Debiteuren (deel Crediteuren) heeft - op het gebied van, bedrijfsvoering, de crediteurenadministratie, uitvoeren van financieel beleid, Informatievoorziening en crediteuren - de volgende taken.

1Het registreren, digitaal verspreiden en betalen van inkoopfacturen in de crediteurenadministratie. Dit is met inbegrip van 'verzamelfacturen' die de klanten ontvangen van o.a. energiemaatschappijen. De registratie, betaling en codering vindt bij Team Crediteuren plaats. De controle vindt plaats bij de afnemers.

2Het waarborgen van de juistheid en volledigheid van de subadministratie crediteuren.

3Rapporteren over de openstaande facturen bij overschrijding van de betaaltermijn en fungeren als aanspreekpunt omtrent vragen over factuurafhandeling.

4Zorgdragen voor invorderen of verrekenen creditfacturen, controle tussenrekeningen en vooruitbetaalde bedragen.

5Het verwerken van bankbetalingen in de administratie van de afnemers.

Het Team Crediteuren en Debiteuren (deel Debiteuren) heeft - op het gebied van bedrijfsvoering, de debiteurenadministratie, uitvoeren van financieel beleid en informatievoorziening en debiteuren - de volgende taken.

1Het in de debiteurenadministratie registreren en versturen van privaatrechtelijke, publiekrechtelijke en bestuursrechtelijke vorderingen die zijn aangeleverd door de afnemers.

2Het waarborgen van de juistheid en volledigheid van de subadministratie debiteuren.

3Het rapporteren over de openstaande vorderingen, aanspreekpunt over vragen over de betaling van vorderingen, zorgen voor de invordering van openstaande vorderingen (volgens categorisering) en zorgen voor verrekening van creditnota's. Het overdragen van vorderingen en dossiers naar een deurwaarder.

Team Centraal Bedrijfsbureau

Het Team Centraal Bedrijfsbureau heeft de volgende taken.

1Informatievoorziening: het genereren, verzamelen en ontsluiten van sturingsinformatie en de kwaliteit van de administratie voor lijnmanagers en bijdragen aan de bestuurlijke informatievoorziening.

2Inrichting van de financiële administratie: het uitvoeren van processen gericht op de administratieve organisatie.

3Administratieve verwerking van transacties: het uitvoeren van financieel administratieve taken.

4Financiële advisering op personeelsbudgetten inclusief alle financieel administratieve taken die daarbij horen.

Team Planning en Control

Het Team Planning en Control heeft de volgende taken.

1Het voeren van de regie en coördinatie van de planning- en controlcyclus van de gemeente Dordrecht.

2Het adviseren en ondersteunen van de Clusters, Opgaven, Programma's, projecten en het bestuur op het gebied van planning & control.

3Het zorg dragen voor de totstandkoming van de stadsbegroting, de stadsjaarrekening, de kadernota en de bestuursrapportage en andere producten in het kader van de planning- en controlcyclus.

4Het zorgdragen voor de totstandkoming en de handhaving van de financiële beleidskaders, waaronder financiële verordeningen.

5Advisering over publieke en private verbonden partijen.

6Het uitvoering geven aan de contramalfunctie vanuit de eigenaarsrol voor (onderdelen van) de Gemeenschappelijke Regelingen alsmede opdracht geven tot de verwerking van bijdragen in de gemeentelijke administratie.