Instellingsbesluit en reglement Adviescommissies Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven en Producties gemeente Dordrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven Dordrecht: een door het college ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet;

b.adviescommissie Evenementen Dordrecht: een door het college ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet;

c.adviescommissie Producties Dordrecht: een door het college ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet.

d.commissie: de adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven gemeente Dordrecht, de adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht of de adviescommissie Producties gemeente Dordrecht;

e.subsidieregeling: Subsidieregeling Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven en Producties gemeente Dordrecht.

Artikel 2 Instelling adviescommissies en taken

1Er is een adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht met externe, onafhankelijke leden.

2Er is een adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven Dordrecht met externe, onafhankelijke leden.

3Er is een adviescommissie Producties gemeente Dordrecht met externe, onafhankelijke leden.

4De adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht heeft tot taak het college te adviseren over:

a.subsidieaanvragen als bedoeld in de hoofdstuk 3 van de subsidieregeling;

b.de categorie(ën) van evenementen, als bedoeld in artikel 7, lid 1 van de subsidieregeling.

5De adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven gemeente Dordrecht heeft tot taak het college te adviseren over subsidieaanvragen als bedoeld in de hoofdstukken 4 en 5 van de subsidieregeling;

6De adviescommissie Producties gemeente Dordrecht heeft tot taak het college te adviseren over subsidieaanvragen als bedoeld in hoofdstuk 6 van de subsidieregeling.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven gemeente Dordrecht

1De adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven gemeente Dordrecht bestaat uit vijf leden, waaronder de voorzitter.

2Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:

a.woonachtig in Dordrecht of op een andere wijze betrokken bij de stad;

b.Kennis over en ervaring met amateurkunst en/of culturele initiatieven, (muziek, theater & dans, beeldende kunst & vormgeving, erfgoed, letteren, cultuureducatie, audiovisuele sector);

c.financieel inzicht om de zakelijke kant van een aanvraag te kunnen beoordelen.

3De leden worden benoemd voor de duur van ten hoogste drie jaar.

4Een lid kan eenmaal worden herbenoemd.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht

1De adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht bestaat uit vijf leden, waaronder de voorzitter.

2Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:

a.woonachtig in Dordrecht of op een andere wijze betrokken bij de stad;

b.kennis of ervaring met evenementen in Dordrecht;

c.financieel inzicht om de zakelijke kant van een aanvraag te kunnen beoordelen;

d.voldoende zicht op de trends en ontwikkelingen in de landelijke evenementensector.

3De leden worden benoemd voor de duur van ten hoogste drie jaar.

4Een lid kan eenmaal worden herbenoemd.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming adviescommissie Producties gemeente Dordrecht

1De adviescommissie Producties gemeente Dordrecht bestaat uit vijf leden, waaronder de voorzitter.

2Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:

a.expertise op het gebied van podiumkunsten om de artistieke kwaliteit van een aanvraag te kunnen beoordelen;

b.financieel inzicht om de zakelijke kant van een aanvraag te kunnen beoordelen;

c.op de hoogte van de Dordtse culturele sector, het makersklimaat en de talentontwikkeling binnen de podiumkunsten;

d.voldoende kennis van de landelijke ontwikkelingen op het gebied van podiumkunsten.

Artikel 6 Einde lidmaatschap

1Het lidmaatschap van elke commissie eindigt:

a.op het moment dat de duur waarvoor de benoeming geldt, is verstreken;

b.door het intrekken of vervallen van de subsidieregeling;

c.door het nemen van ontslag als lid;

d.door het overlijden van het lid;

e.door een daartoe strekkend besluit van het college.

2Het college voorziet zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 2 maanden na het moment van het einde van het lidmaatschap in de opvolging in geval van de gebeurtenissen als genoemd in de leden c, d en e.

Artikel 7 Commissiesecretariaat

1Het college voorziet in het secretariaat van elke commissie.

2De secretaris draagt er zorg voor dat de commissie beschikt over de nodige informatie, die nodig is voor de uitvoering van haar taak.

Artikel 8 Vergaderingen

1De adviescommissie Evenementen gemeente Dordrecht vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiodes, bedoeld in artikel 4 van de subsidieregeling.

2De adviescommissie Amateurkunst en Culturele Initiatieven gemeente Dordrecht vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiodes, bedoeld in de artikelen 8 en 12 van de subsidieregeling.

3De adviescommissie Producties gemeente Dordrecht vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiodes, bedoeld in artikel 16 van de subsidieregeling.

4De commissie kan niet adviseren indien niet tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

5Een lid kan zich tijdens de vergadering niet laten vertegenwoordigen door een ander.

6De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

Artikel 9 Besluitvorming

1Elk lid van de commissie heeft één stem.

2De commissie neemt alle beslissingen over uit te brengen adviezen bij meerderheid van stemmen.

3Een lid onthoudt zich van stemming over een subsidieaanvraag waarbij hij rechtstreeks of middellijk betrokken is.

4Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 10 Advisering

De commissie brengt binnen vier weken na de vergadering van de commissie een gemotiveerd advies aan het college uit over de subsidieaanvragen.

Artikel 11 Werkwijze

In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de commissie over de door haar te volgen werkwijze.

Artikel 12 Verslaglegging

1De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

2Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

3Het verslag van de commissie is openbaar.

4De commissie brengt elk jaar een verslag van haar werkzaamheden uit en zendt dit aan de wethouder Cultuur en de wethouder Evenementen.

Artikel 13 Vergoeding

1De commissie adviseert twee maal per kalenderjaar. Een kalenderjaar kent daarmee twee adviseringsrondes. Per adviseringsronde komt een commissielid in aanmerking voor een vergoeding van € 250,- inclusief eventuele onkosten (Excl. BTW).

2De vergoeding wordt enkel verstrekt bij persoonlijke aanwezigheid (dan wel digitaal, dan wel fysiek) van het aangestelde commissielid tijdens de gehele vergadering.

Artikel 14 Onafhankelijkheid en geheimhouding

1De leden van de commissie adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.

2Voor zover leden van de commissie bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 15 Archiefwaardige informatie

De archiefwaardige informatie van de commissie, zowel analoog als digitaal, wordt beheerd met inachtneming van de daarvoor voor de gemeente Dordrecht geldende regels. De archiefwaardige informatie van de commissie wordt na haar opheffing, of zoveel eerder als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, naar het archief van de gemeente Dordrecht overgebracht.

Artikel 16 Intrekking en inwerkingtreding

1Het Instellingsbesluit en reglement Adviescommissie Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven Dordrecht en Adviescommissie Producties Dordrecht, vastgesteld op 4 april 2023, wordt ingetrokken.

2Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking van dit besluit.

Artikel 17 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als "Instellingsbesluit en reglement Adviescommissies Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven en Producties gemeente Dordrecht".