5 Het proces van inkopen en aanbesteden
5.3 Fase specificeren
5.3.1.1 aanbestedingsdocument
Een specificatie voor een levering of dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen.
De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.
De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product of dienst voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).
Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang / hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde dienstverlener worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een dienstverlener, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren.
Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (ook hier waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure worden aanbesteed.
Voor het aanbesteden van een levering of dienst wordt een standaard aanbestedingsdocument ontwikkeld, dat als uitgangspunt wordt gebruikt. Elke aanbesteding blijft echter uniek, met maatwerk in het aanbestedingsdocument als gevolg.
Vast onderdeel van het standaard aanbestedingsdocument is een conceptovereenkomst.
5.3.1.2 algemene inkoopvoorwaarden
Producten en diensten worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de gemeente.
In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende gemeente. De gemeente bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities.
Hiervoor zijn speciaal voor de gemeente ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Dongen’ ontwikkeld.
Als regel worden bij alle inkopen en aanbestedingen de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Dongen van toepassing verklaard en de verkoopvoorwaarden van de inschrijver uitgesloten.
Bij hefboom- en routineproducten is het relatief eenvoudig om er voor te zorgen dat de eigen inkoopvoorwaarden toegepast worden. De gemeente zorgt er voor dat de inkoopvoorwaarden bij de eerste officiële stap naar de externe partijen (dat is de schriftelijke offerteaanvraag) van toepassing worden verklaard en eventuele voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Het is dan zeer moeilijk voor de externe partij om de inkoopvoorwaarden van de gemeente te verwerpen. Bovenstaande bepaling wordt standaard opgenomen in het aanbestedingsdocument.
Bij strategische en knelpuntproducten is het vaak moeilijk tot onmogelijk om de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing te laten zijn; de macht tijdens het inkoopproces ligt immers vooral bij de externe partij. De externe partij levert vaak alleen onder zijn verkoopcondities of anders niet. Vooral bij strategische producten zal via onderhandeling en overleg een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verkoopvoorwaarden van de externe partij en de inkoopvoorwaarden van de gemeente (maatwerk).
Bij knelpuntproducten is acceptatie van verkoopvoorwaarden meestal onontkoombaar; toch altijd trachten te onderhandelen.
In regionaal verband werken de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oosterhout, Dongen en Waalwijk samen op inkoopgebied.
In deze samenwerking werd geconstateerd dat het erg hinderlijk was om bij gezamenlijk aanbesteden de verschillende inkoopvoorwaarden van de deelnemende gemeenten van toepassing te verklaren. Ook kost dat in de procedures onverantwoord veel papier.
Het is gelukt om tot overeenstemming te komen over één zelfde set inkoopvoorwaarden. De juristen van de deelnemende gemeenten zijn bij de totstandkoming betrokken.
5.3.1.3 afwijken algemene inkoopvoorwaarden
Tijdens de procedure (meestal bij de Nota van Inlichtingen) kunnen artikelen van de Algemene Inkoopvoorwaarden ter discussie komen. Er moet dan een beslissing worden genomen over het wel of niet (gedeeltelijk) wijzigen van de voorwaarden.
Voorbeelden hiervan zijn de regels over boetes en verzekeringen.
De inkoper beschikt (wellicht als enige) over de totaalkennis van een aanbesteding en over de gevolgen van de afwijking(en). Hij mag in voorkomende gevallen de beslissing nemen, meestal in overleg met de jurist, de materiedeskundige en de budgethouder.
5.3.2.1 bestek
Een specificatie bij een werk noemen we over het algemeen een bestek, opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk alleen hoeft uit te voeren.
De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.
De gemeente Dongen streeft naar het hanteren van een (nog nader vast te stellen) eigen standaardbestek.
5.3.2.2 van toepassing zijnde standaarden en regelingen
De gemeente Dongen besteedt haar werken aan volgens het ARW2005 (=Aanbestedings Reglement Werken 2005). In dit ARW2005 is geregeld welke bepalingen en termijnen in acht genomen dienen te worden.
Bij sommige werken is er in het verleden verwarring ontstaan of sommige opdrachten als werk of als dienst te karakteriseren zijn. In het BAO is in bijlage I een lijst opgenomen van dienstachtige werken die als werk aanbesteed dienen te worden. Voorbeelden zijn het schilderen van een gebouw, het uitvoeren van installatietechnische werkzaamheden etc. De gemeente Dongen hanteert dezelfde definities en past deze op identieke wijze toe.
De UAV 1989 (=Uniforme Administratieve Voorwaarden 1989) worden toegepast als algemene voorwaarden bij de uitvoering van werken.
Door te kiezen voor de UAV worden de algemene inkoopvoorwaarden gemeente Dongen niet toegepast.
5.3.3 uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria
In een aanbestedingsdocument danwel bestek worden altijd de selectie- en gunningcriteria genoemd.
uitsluitingcriteria
Uitsluitingcriteria zijn algemene eisen waaraan een aanbieding zondermeer moet voldoen wil de aanbieding beoordeeld kunnen worden.
De volgende uitsluitingcriteria worden gehanteerd:
-de inschrijving is niet op tijd ingediend
-de inschrijving is niet in de Nederlandse taal gesteld
-de eigen verklaring is niet rechtsgeldig ondertekend en/of niet bij de inschrijving gevoegd.
Het van toepassing zijn van één of meerdere uitsluitingcriteria leidt tot directe uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.
selectiecriteria
Selectiecriteria hebben betrekking op de aannemer/leverancier. Het zijn de maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen die gesteld worden aan aannemers/leveranciers waarmee de gemeente zaken wenst te doen. Aan ieder selectiecriterium (eis) dient door aannemers/leveranciers onvoorwaardelijk voldaan te worden. Het niet voldoen aan één van de selectiecriteria (eisen), resulteert in een onmiddellijke diskwalificatie.
De selectiecriteria dienen altijd in het bestek en de aankondiging (bij openbare en Europese aanbestedingen) bekend te worden gemaakt.
gunningcriteria
Gunningcriteria hebben betrekking op de aanbieding.
Er zijn twee gunningcriteria die kunnen worden toegepast:
1De laagste prijs;
Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes betrekkelijk helder. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de selectiecriteria, aan onregelmatigheden en aan de volledigheid. Daarna geeft de prijs de doorslag. Het bestek of programma van eisen moet in dit geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten. Deze methodiek moet gebruikt worden voor leveringen, diensten en/of werken waarvan de technische, kwantitatieve en kwalitatieve eisen gedetailleerd omschreven kunnen worden in een programma van eisen of in een bestek waarbij de kans op meerwerk minimaal is. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs.
2De economisch meest voordelige aanbieding (emvi)
Hiermee wordt bedoeld dat de beoordeling plaats vindt op basis van een prijs-kwaliteit verhouding.
Zowel voor de prijs als de kwaliteit kan de aanbieder punten scoren en zich dus onderscheiden van andere aanbieders. Hierbij wordt de kwaliteit meestal verder uitgewerkt in subcriteria.
Voor beide mogelijkheden, te weten laagste prijs en economisch meest voordelige aanbieding, geldt dat niet mag worden afgeweken van de gunningcriteria die vooraf bekend zijn gemaakt en als dusdanig zijn vermeld in het bestek èn in de aankondiging (bij een openbare aanbesteding).
5.3.4 wegingsmatrix; systematiek weging
Van de gunningcriteria wordt een matrix gemaakt die gebruikt wordt in de selectiefase.
In deze matrix wordt geen gebruik gemaakt van relatieve beoordelingen. De uitkomst van de rekensom die uiteindelijk de economisch meest voordelige inschrijving bepaalt, dient niet afhankelijk te worden gemaakt van de kwaliteit en de prijs van een andere inschrijving. Dat zou namelijk betekenen dat één inschrijver een allesbeslissende invloed zou kunnen uitoefenen op de eindscore van alle andere inschrijvers. Het inschrijvingsgedrag van die ene inschrijver zou dan bijvoorbeeld beslissend kunnen zijn voor het antwoord op de vraag of de bouwopdracht naar de ene dan wel de andere inschrijver gaat.
5.3.5 verzoeken om een aanbieding te doen
Verzoeken aan aannemers/leveranciers om een aanbieding te doen worden altijd schriftelijk gedaan.
5.3.6 inschrijfperiode
Bij het bepalen van de inschrijfperiode dient een reëel beeld te bestaan van de mogelijkheden van de markt. Door een extra korte termijn te hanteren haken wellicht marktpartijen af wat in het nadeel kan werken van de aanbestedende dienst. Inschrijvers dienen voldoende tijd te hebben een deugdelijke aanbieding te doen. Een erg lange termijn verlengt onnodig de procedure.
Voor Europese aanbestedingen staan de diverse termijnen vast.
5.3.7 nota van inlichtingen
De aangeschreven leveranciers krijgen de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden geanonimiseerd in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ opgestuurd aan alle potentiële leveranciers, op een dusdanige wijze dat iedere leverancier over dezelfde informatie beschikt.
Het stellen van vragen kan gecombineerd worden met een informatiebijeenkomst indien de gemeente Dongen het nuttig vindt zo’n bijeenkomst te organiseren.
5.3.8 inschrijving; proces verbaal van aanbesteding
Inschrijvingen moeten altijd in gesloten verpakking worden aangeleverd en mogen niet op de gebruikelijke wijze als poststuk worden geopend. Alle aanbiedingen worden verzameld bij de inkoper.
Na het sluiten van de inschrijftermijn worden de aanbiedingen geopend.
Dit gebeurt altijd door minimaal 2 personen: de inkoper en de materiedeskundige. Meerdere personen mogen aanwezig zijn.
Het openen van inschrijvingen in aanwezigheid van inschrijvers (wat veel voorkomt bij werken) wordt in eerste instantie niet gedaan.
Daarvan kan worden afgeweken indien inkoper en materiedeskundige dit nuttig vinden.
De inkoper maakt van de opening een proces verbaal van aanbesteding op, die door bovengenoemde personen wordt ondertekend.
5.4 Fase selecteren
5.4.1beoordelingsystematiek
Voor de te hanteren beoordelingsystematiek wordt verwezen naar het vorige hoofdstuk.
5.4.2volgorde beoordeling
De beoordeling van de inschrijving gebeurt als volgt:
-een inschrijving wordt beoordeeld op de aanwezigheid van één of meer uitsluitingcriteria; indien deze niet aanwezig is/zijn wordt de inschrijving beoordeeld op de selectiecriteria;
-als de inschrijving voldoet aan de selectiecriteria wordt deze beoordeeld op de gunningcriteria;
-de gunningcriteria en de gekozen weegformule bepalen de winnende inschrijving;
-bij een gelijke uitslag wordt gekozen voor de prijslaagste aanbieding.
-als dan nog geen verschil in offerte is, geeft loting de doorslag.
5.4.3onderhandelen
Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurleverancier uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste leveranciers tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten.
5.5 Besluitvorming/gunning
5.5.1 stoppen aanbesteding
De Aanbestedende Dienst is niet verplicht de opdracht te gunnen. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd de aanbesteding op het door hem wenselijk geachte moment te beëindigen zonder dat dit tot enige aansprakelijkheid jegens inschrijvers leidt.
5.5.2 proces verbaal van gunning
5.5De selectiefase levert een keuzeleverancier op. Van deze keuze maakt de inkoper een proces verbaal van gunning op.
5.5.3 bevoegdheid tot gunning
Op grond van de Gemeentewet is het college bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten.
In de mandaatregeling is hierover geregeld, dat deze gunningbevoegdheid gemandateerd wordt aan de diensthoofden voor bedragen tot € 25.000. Seniors hebben een ondermandaat voor het gunnen van bedragen tot € 15.000.
De bovengenoemde gunning geldt voor de gehele contractperiode, inclusief verlengingsmogelijkheden.
5.5.4 bevoegdheid verlenging contracten
De gunning is gedaan voor de looptijd van het contract inclusief verlengingen.
Vervolgens kan de betreffende budgethouder besluiten tot verlenging van het contract dan wel tot het opnieuw aanbesteden.
5.5.5 correspondentie over gunning
De Aanbestedende Dienst stelt de inschrijvers zo spoedig mogelijk schriftelijk (per brief, e-mail of per fax) in kennis van de besluiten die zijn genomen over de gunning van de opdracht.
Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele termijnen in de diverse wetgevingen.