Reglement van orde van de rekenkamer Doetinchem 2024

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.rekenkamer: gemeentelijke rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet en artikel 2 van de Verordening gemeentelijke rekenkamer Doetinchem 2023;

b.voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer;

c.leden: de leden van de rekenkamer;

d.secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekenkamer;

e.raad: de gemeenteraad van de gemeente Doetinchem;

f.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem;

g.griffier: de raadsgriffier van de gemeente Doetinchem.

Artikel 2. De rekenkamer

1De rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter.

2De leden zijn in gezamenlijkheid verantwoordelijk voor:

a.de vormgeving van het onderzoeksprogramma;

b.het opzetten van afzonderlijk onderzoek;

c.het formuleren van conclusies en aanbevelingen;

d.het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamer;

e.het (mede) begeleiden van de uitvoering en het doen van een onderzoek.

3Bij of krachtens dit reglement kan de rekenkamer één of meer taken mandateren aan de voorzitter, de leden of de secretaris.

Artikel 3. De voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamer;

b.het leiden van de vergadering;

c.het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet;

d.het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;

e.het doen naleven van dit reglement;

f.het woordvoerderschap van de rekenkamer;

g.de aansturing van de rekenkamer en de secretaris;

h.het binnen de budgettaire kaders aangaan van overeenkomsten met derden;

i.de leden en voorzitter zijn belast met het in gezamenlijkheid opstellen en uitvoeren van het jaarplan, het bepalen van de kaders van het onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het uitbrengen van het jaarverslag.

2De rekenkamer wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. Deze neemt de taken en bevoegdheden van de voorzitter waar, bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter, of bij terugtreding van de voorzitter ter vermijding van belangenverstrengeling.

Artikel 4. Ambtelijk secretaris

1De secretaris draagt zorg voor:

a.agendaplanning en het tijdig verzenden van de agenda en de bijhorende stukken;

b.het voeren van het secretariaat, en het beheren van de websitepagina van de rekenkamer;

c.het verrichten van dossieranalyse bij de voorbereiding van onderzoeken;

d.het adviseren van de rekenkamer bij het formuleren en aanbesteden van onderzoeksopdrachten;

e.het begeleiden van de opdrachtverlening aan interne of externe onderzoekers;

f.het mede bewaken van de inhoud en procesgang van het onderzoek.

2Tijdens vergaderingen heeft de secretaris een adviserende stem.

Artikel 5. De vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding

1De vergaderingen van de rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de rekenkamer zijn niet openbaar.

2De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar.

3De leden van de rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

4De rekenkamer vergadert in de regel een keer per maand, met uitzondering van de vakantieperiode in de zomer. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven.

5De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de rekenkamer vast.

6De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk een week, doch uiterlijk drie dagen, voor de vergadering.

7Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

8Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris of voorzitter weten.

9Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst.

10Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris weten.

Artikel 6. Overige deelnemers

De rekenkamer vergadert in beslotenheid, behalve wanneer anders wordt besloten. De voorzitter kan, in overleg met de leden van de rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 7. Besluiten

1Alle besluiten van de rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

2De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, dan wel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door de plaatsvervangend voorzitter.

3De rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn.

Artikel 8. Verslaglegging

1In de actiepuntenlijst van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene.

2De secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-actiepuntenlijst ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op de concept-actiepuntenlijst. Deze concept-actiepuntenlijst wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

3Bij verhindering van de secretaris zorgt de voorzitter voor zijn of haar vervanging.

Artikel 9. Gedragscode

1In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden.

2Een rekenkamerlid, secretaris of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de rekenkamer schade kan toebrengen.

3De leden zijn verplicht om nevenfuncties bekend te maken en te melden bij de secretaris van de rekenkamer.

4Onderzoekers die door de rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst.

Artikel 10. Onderzoeksprotocol

De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken.

Artikel 11. Jaarverslag en jaarverslag

1De rekenkamer stelt jaarlijks een jaarplan op. In dit jaarplan wordt beschreven welke onderzoeken en overige activiteiten de rekenkamer ter hand zal nemen. Het jaarplan wordt voor 15 december ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad.

2De rekenkamer brengt voor 1 april een jaarverslag uit. Hierin geeft de rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, verantwoordt haar bestedingen in het betreffende jaar en rapporteert over de opvolging van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad, onder toezending van een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 12. Budget

De griffier treedt op als budgethouder van het budget voor de Rekenkamer. Conform de Verordening op de rekenkamer Doetinchem beslist de rekenkamer hoe zij het budget besteedt.

Artikel 13. Slotbepalingen

1In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer.

2Het Reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de gemeente en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.