Verordening Auditcommissie gemeente Doesburg

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1Er is een auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de rekenkamer: de door de raad op grond van artikel 81l van de Gemeentewet ingestelde gezamenlijke rekenkamer;

e.de accountant: de in de controleverordening gemeente Doesburg bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

f.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

g.het controleprotocol: het door de raad vastgestelde controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2: Doel

De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Doesburg en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van deze verordening.

Artikel 3: Taken en bevoegdheid

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad, college en rekenkamer.

3Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Doesburg;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamer en college;

h.een overlegplatform te zijn over de (verdere) ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus voor zover deze van belang zijn in het kader van de kaderstellende en controlerende rol van de raad;

i.het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken;

4De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4: Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit drie leden, zijnde raadsleden en/of fractieassistenten, waarvan één voorzitter van de commissie is.

2De raad benoemt de leden en de voorzitter van de commissie.

3De griffier is secretaris van de commissie.

4De portefeuillehouder van financiën, de controller en de accountant treden als vaste adviseur op van de commissie.

5De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5: Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of als fractie-assistent.

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6: Voorzitter

1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7: Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2De vaste adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

6Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.

Artikel 8: Informeren raad

1De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een raadscommissie van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9: Intrekken oude regeling

De “Verordening auditcommissie gemeente Doesburg”, zoals vastgesteld door de raad op 27 september 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 10: Inwerkingtreding.

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking hiervan in het elektronische Gemeenteblad.

Artikel 11: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie gemeente Doesburg”.