Aanhef
De raad van de gemeente Deventer,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 juni 2021, nummer 2021-1601
BESLUIT
Het Treasurystatuut 2021 vast te stellen
6. Treasuryorganisatie & -besluitvorming
6.1. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6.1.1. Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden van de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabellen gedefinieerd. Er wordt een overzicht gegeven van de functionarissen die een rol spelen in het treasuryproces. Van iedere functionaris worden de belangrijkste taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden samengevat. Vervolgens wordt beschreven hoe besluiten (op basis van een mandaat) worden genomen en uitgevoerd.
a.De bestuurlijke verantwoordelijkheden:
Functie
Verantwoordelijkheden
De Gemeenteraad
● Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, richtlijnen en limieten in het treasurystatuut;
● Het vaststellen van de financieringsparagraaf als onderdeel van de begroting en de jaarrekening;
● Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;
● Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
Het college van B&W
● Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);
● Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid;
● Vaststellen van het meerjarig treasuryplan;
● Vaststellen van nadere richtlijnen binnen de kaders van dit statuut.
De wethouder Financiën
● Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).
b.De ambtelijke verantwoordelijkheden:
Functie
Verantwoordelijkheden
Algemeen directeur
● Het adviseren bij het opstellen van de financieringsparagraaf bij de begroting en adviseren bij het hanteren van complexe instrumenten als derivaten;
● Het nemen van besluiten inzake aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de financieringsparagraaf;
● Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem gemandateerde treasuryactiviteiten;
● Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;
● Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W.
Concerncontroller
● Kan gevraagd en ongevraagd advies geven ten aanzien van het treasuryproces;
● De concerncontroller wordt proactief door de teammanager Finance & Control geïnformeerd.
Teammanager Finance & Control
● Het adviseren ten aanzien van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;
● Het toezien op de kwaliteit van de treasuryprocessen;
● Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.
Programmamanagers en teammanagers
● Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige kasstromen aan de treasurer.
Budgethouder
● Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten.
De Treasurer
● Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer), kasbeheer (saldoregulatie) en bankrelatiebeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de financieringsparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het college van burgemeester en wethouders, conform 2.2.2 onderdeel b;
● Het opstellen van de rentevisie;
● Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;
● Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;
● Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;
● Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;
● Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;
● Het adviseren van de programma’s over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;
● Het aanleveren van juiste, tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie;
● Het afleggen van verantwoording aan de directeur over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten;
● De wethouder Financiën tijdig informeren over een overschrijding van de kasgeldlimiet.
De kassier
● Het periodiek tellen, verantwoorden en afhandelen van contante gelden die zijn ontvangen via de publieksbalies;
● Het aanleveren van juiste, tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie;
* Het afleggen van verantwoording aan de teammanager Financiële administratie over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
Teammanager Financiële Administratie
* Het juist, tijdig en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;
* Het afhandelen van het girale betalingsverkeer, inclusief het dagelijks administreren van dagafschriften van financiële instellingen en het periodiek afromen van het saldo van het bankrekeningnummer bij de BNG inzake gemeentelijke belastingen naar de hoofdrekeningen van Deventer, Olst- Wijhe en Raalte (i.v.m. normering Schatkistbankieren).
c.De externe accountant
Functie
Verantwoordelijkheden
De externe accountant
● Het in het kader van zijn reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.
6.2.2 Bevoegdheden
a.De bestuurlijke bevoegdheden in het kader van de treasuryfunctie zijn opgenomen in onderstaande tabel.
Functie
Bevoegdheden
1De Gemeenteraad
* Het aan het college van B&W vragen van inlichtingen over de uitoefening van bevoegdheden zoals hierna genoemd onder 2, tweede aandachtspunt en zoals ook vastgelegd in Gemeentewet art 169 lid 4.
2Het college van B&W
* Het opnemen en uitzetten van geldleningen in het kader van de uitoefening van de treasury-functie (formele verantwoordelijkheid);
* Het verstrekken van geldleningen, het doen van beleggingen en het verlenen van gemeentegarantie, voor zover deze activiteiten plaats vinden in het kader van de publieke taak van de gemeente;
* Het stellen van nadere richtlijnen ten aanzien van specifieke financieringsvoorstellen en/of de generieke doelmatigheid van het treasurybeheer.
b.De ambtelijke bevoegdheden met betrekking tot de treasuryactiviteiten zijn vastgelegd en uitgewerkt in een mandaatbesluit (zie bijlage 1). Dit besluit wordt, na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders en goedkeuring door de gemeenteraad opgenomen in de gemeentelijke lijst van bevoegdheden.
In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot de treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de benodigde fiattering.
Bevoegd functionaris
Autorisatie door
Financiering en uitzetting
1Het vaststellen van kredietfaciliteiten
Treasurer
Algemeen Directeur
2Het aantrekken van langlopende middelen (> 1 jaar) via onderhandse leningen op basis van het door B&W vastgestelde meerjarig Treasuryplan
Treasurer
Algemeen Directeur
3Het uitzetten van langlopende middelen (>1 jaar) via een onderhandse geldlening in het kader van de publieke taak van de gemeente
Treasurer
College van B&W
4Het aantrekken van kortlopende middelen (< 1 jaar) via onderhandse leningen (alleen bij uitzondering – zie paragraaf 4.3)
Treasurer
Algemeen Directeur
Bankrelatiebeheer
5Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
Treasurer
Algemeen Directeur
6Bankcondities en tarieven afspreken
Treasurer
Algemeen Directeur
Voor de uitvoering van een autorisatie door de Algemeen Directeur worden de volgende stappen doorlopen:
-De Treasurer maakt vooraf kenbaar dat geld uitgezet of aangetrokken gaat worden, waarbij de looptijd van de lening en het volume wordt gemeld;
-de Algemeen Directeur en/of de wethouder Financiën geeft schriftelijk akkoord op dit voorstel, bijvoorbeeld via mail;
-na afronding van de overeenkomst geeft de Treasurer op dezelfde dag een schriftelijke terugkoppeling.
Voorwaarde voor een autorisatie door de Algemeen Directeur is dat de betreffende lening of uitzetting onderdeel uitmaakt van het door het college van B&W vastgestelde meerjarig Treasuryplan. Wanneer hier geen sprake van is, is autorisatie door het college van B&W vereist. Hiervoor wordt het reguliere besluitvormingsproces van het college van B&W gehanteerd.
Bijlage 1: Begrippenkader
In onderstaand begrippenkader worden alle begrippen rondom treasury weergegeven.
-Financieren
Het voor langere termijn aantrekken van financieringsmiddelen bij derden.
-Financieringsmiddelen
Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor de financiering van de investeringen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;
-Financieringsmix
Het totaal van de aangetrokken langlopende financieringsmiddelen (langlopende geldleningen).
-Financieringsparagraaf
De financieringsparagraaf vormt een onderdeel van de concernbegroting en -rekening. In de begroting worden de specifieke beleidsplannen in het begrotingsjaar voor de treasury opgenomen, terwijl in de rekening de realisaties daarvan aan de orde komen.
-Gemeentewet art 169 lid 4:
In dit artikel staat dat het college van B&W de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van het uitzetten van geldlening en het verstrekken van garanties en geeft indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen terzake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Gaat het om leningen/garanties die op door de raad vastgesteld beleid stoelen dan heeft de raad op het moment van het aan de orde zijn van dat beleid in de raad haar gevoelen kenbaar kunnen maken. Dan kan het college binnen het door de raad vastgestelde beleid privaatrechtelijk acteren conform artikel 160, lid 1, letter e, van de Gemeentewet zonder vooraf het gevoelen van de raad te behoeven inwinnen.
-Geldstromenbeheer
Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);
-Intern liquiditeitsrisico
De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;
-Kasgeldlimiet
Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. De kasgeldlimiet geldt als maximum bedrag voor de gemiddelde netto vlottende schuld in een kwartaal;
-Kortlopende leningen
Opgenomen of uitgezette geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van korter dan één jaar.
-Kredietrisico
De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de betalingsverplichtingen door de tegenpartij als gevolg van gebrek aan middelen.
-Langlopende leningen
Opgenomen of uitgezette geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer.
-Liquiditeitenbeheer
Al die activiteiten die leiden tot het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;
-Liquiditeitenplanning
Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;
-Liquiditeitsrisico's
De risico's verbonden aan het onvoorzien ontstaan van tekorten of overschotten van kortlopende geldmiddelen
-Netto-vlottende schuld
Het saldo van de opgenomen en uitgezette kortlopende leningen, kortlopende waarborgsommen, contante gelden in kas, rekening- courant saldi en overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de vaste schuld.
-Onderhandse geldleningen
Leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld.
-Publieke taak
Gemeenten mogen volgens de Wet fido uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van de publieke taak. De publieke taak zelf wordt in de Wet fido niet nader omschreven. Hiermee wordt recht gedaan aan de eigen verantwoordelijkheid van de gemeente ten aanzien van de afbakening van de publieke taak en de wettelijke taakomschrijving die de gemeente op grond van de op de gemeente van toepassing zijnde wetten bezit. Wel geeft deze wet aan het begrip publieke taak een beperkte invulling. Bankachtige activiteiten - zoals in de zin van aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen - worden volgens de Wet fido in elk geval niet tot de publieke taak van een gemeente gerekend en zijn verboden.
-Renterisiconorm
Een in de Wet fido gestelde norm ter beheersing van renterisico uit hoofde van rente-aanpassing en herfinanciering, waaraan het renterisicoprofiel van de portefeuille als geheel moet voldoen. Deze norm mag niet worden overschreden;
-Rentetypische looptijd
Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;
-Rentevisie
Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;
-Saldobeheer
Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.
-Treasuryfunctie
De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;
-Treasury-activiteiten
Het geheel van activiteiten in het kader van de uitoefening van de treasuryfunctie.
-Treasurybeleid
Het treasurybeleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie.
-Treasurybeheer
Het treasurybeheer is de (beleids)uitvoering van de treasuryfunctie, binnen de kaders van het treasurystatuut en de treasuryparagraaf.
-Treasurystatuut
Het document, waarin door de gemeente haar treasurybeleid is vastgelegd.
-Treasurer
De medewerker(s) die binnen de gemeentelijke organisatie is belast met het treasurybeheer.