Kadernota verbonden partijen 2017

3.2.1. Kader besluitvormingsproces.

Het besluitvormingsproces is in drie fasen te onderscheiden; de intentie, de uitwerking en het besluit tot deelname / oprichting.

Intentie deelname / oprichting

•Het college meldt aan de gemeenteraad de overweging tot deelname aan of oprichting van een verbonden partij ten behoeve van het uitvoeren van maatschappelijke taken en motiveert die overweging. Het college geeft daarbij aan welk afwegingsproces wordt gevolgd, wat belangrijke aandachtspunten en randvoorwaarden zijn (zoals opgenomen in hoofdstuk 3.2.2. van deze kadernota) en op welke wijze de gemeenteraad in het afwegingsproces wordt betrokken.

•De gemeenteraad en het college gaan in gesprek over de mededeling van het college zodat de gemeenteraad aandachtspunten en eventueel randvoorwaarden mee kan geven.

Uitwerking deelname- / oprichtingsdocumenten

•Het college doet actief mededeling aan de gemeenteraad over het verloop van het proces tot afweging van de deelname aan of de oprichting van een verbonden partij.

•Het college legt een concept regeling voor het oprichten van een gemeenschappelijke regeling voor aan de gemeenteraad om wensen en bedenkingen op te halen zodat deze kunnen worden ingebracht in het overleg met andere betrokken overheden voor de oprichting van een gemeenschappelijke regeling.

Besluitvorming deelname / oprichting.

•De gemeenteraad besluit tot het treffen van en de deelname aan een gemeenschappelijke regeling waaraan ofwel uitsluitend de raden deelnemen (raadsregeling) ofwel deelgenomen wordt door zowel de raden als colleges van burgemeester en wethouders (gemengde regeling).

•Nadat de gemeenteraad toestemming heeft gegeven, gaat het college dan wel de Burgemeester over tot het treffen van en de deelname aan een gemeenschappelijke regeling waaraan uitsluitend colleges van burgemeester en wethouders deelnemen (collegeregeling) of uitsluitend burgemeesters deelnemen.

•Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

•Nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt, beslist het college over het oprichten van en de deelname aan een privaatrechtelijke rechtsvorm.

3.2.2. Kader motivering deelname / oprichting.

Het college legt een concept voorstel voor deelname aan of oprichting van een verbonden partij aan de gemeenteraad voor waarin in ieder geval de volgende aspecten en uitgangspunten aan de orde komen.

•Keuze voor deelname / oprichting.

De onderbouwing en motivering van de keuze voor deelname aan of oprichting van een verbonden partij volgens het stappenplan van het “Afwegingskader verbonden partijen” (bijlage 1)

•Samenwerkingsbelang

De motivering van een samenwerkingsbelang indien zeggenschap en sturing met andere participanten gedeeld wordt.

•Goede governance.

Het inrichten van de (goede) governance in statuten / gemeenschappelijke regeling of andere governance documenten. Voor de inrichting wordt aangesloten bij de algemene opvattingen over goede governance zoals opgenomen in de Nederlandse corporate governance code en eventuele branche-codes.Een adequaat stelsel van sturen, beheersen, toezicht en verantwoording wordt vastgesteld waaronder een planning –en control systematiek, zodat het college en de gemeenteraad in de positie zijn en voldoende tijd hebben om sturing en controle uit te oefenen.

•Strategie en ambitie.

Strategie geeft de visie van een verbonden partij aan op de lange termijn. Die strategie moet corresponderen met het gemeentelijk publiek belang.

Het college is bij de ontwikkeling van strategie betrokken en toetst die strategie financieel op continuïteit, risico’s en haalbaarheid. In de strategie wordt aandacht besteed aan een investeringsagenda en in relatie daarmee met het gewenste vermogensbeleid en (eventueel) dividendbeleid.

•Continuïteit (van maatschappelijk- en financieel rendement).

Een verbonden partij heeft een maatschappelijk doel en beoogt een bepaald maatschappelijk rendement te halen.

Een verbonden partij moet in staat zijn om een (financieel) rendement te behalen zodat de verbonden partij zijn waarde behoudt, kan blijven investeren en zich zelfstandig kan financieren tegen acceptabele rente en voorwaarden. Dit alles ten behoeve van de continuïteit van de onderneming. Hiervan kan uitsluitend gemotiveerd worden afgeweken

Gemeentelijk beleid op het verstrekken van geldleningen en garanties is dat (onder voorwaarden) ook aan verbonden partijen geldleningen en garanties kunnen worden verstrekt. Op dit moment is dit alleen voor de NV Maatschappelijk Vastgoed Deventer en NV Sportbedrijf Deventer van toepassing.

•Financiële risico’s.

Beschrijving van financiële risico’s en het risicomanagement voor zowel de verbonden partij als de gemeente.

Uitgangspunt is dat een verbonden partijen zelf voldoende weerstandvermogen beschikbaar heeft om financiële risico’s op te kunnen vangen.

•Staatssteun- en aanbestedingsregels.

Een toets op ongewenste staatsteun of strijdigheid met Europese (aanbestedingsregels) is nodig. Daarnaast moet expliciet worden gemaakt in welke mate aanbestedingsregels stroken met de gemeentelijke regels.

•Beleidsindicatoren.

Het benoemen van beleidsindicatoren in de gemeentelijke programmabegroting en - rekening waarin meetbaar wordt benoemd welke (maatschappelijke) effecten de gemeente wil bereiken.

Bij gemeenschappelijke regelingen wordt daarnaast nog specifiek ingegaan op:

•Zeggenschap.

Zeggenschap bij wijziging, toetreding en uittreding. Hoofdregels is dat bestuursorganen bij meerderheid van stemmen besluiten. De besluitvormingsregels (unaniem of anderszins, bijvoorbeeld 2/3 van de stemmen) in statuten of gemeenschappelijke regeling geven aan hoe besloten wordt.

•Stemverhouding.

Stemverhouding in het bestuur, want dat bepaalt de mate van zeggenschap van de gemeente.

•Informatieverplichtingen.

De wijze waarop college en gemeenteraad worden betrokken met additionele informatieverplichtingen, zoals tussenrapportages, werkbezoeken en presentaties.

4.1.1. Kaderstelling

De gemeenteraad is verantwoordelijk voor de kaderstelling binnen de gemeente. De gemeenteraad heeft daartoe kader stellende bevoegdheden maar ook het budgetrecht. Dit zijn twee instrumenten waarmee aan de voorkant kan worden gestuurd op inhoud/beleid en financiën. De kadernota verbonden partijen dient als richtlijn voor het college en indirect voor de verbonden partij. Het kader verbonden partijen is ook de grondslag voor de gemeenteraad om te kunnen controleren en al dan niet te interveniëren.

Instrumenten voor kaderstelling

•Kadernota verbonden partijen.

De gemeenteraad stelt minimaal één keer in de vier jaar de Kadernota Verbonden Partijen vast. Hierin staat omschreven hoe de gemeente omgaat met haar verbonden partijen. De vierjaarlijkse termijn loopt in principe gelijk aan die van een collegeperiode.

•Paragraaf verbonden partijen.

Het is een wettelijke plicht om deze paragraaf in de begroting en jaarrekening op te nemen. Het BBV schrijft voor welke informatie in de paragraaf moet worden opgenomen. Het benoemen van het financieel risico, kerngegevens en ontwikkelingen over de verbonden partijen en actualiteiten maken daar onderdeel van uit.

De gemeenteraad stelt jaarlijks in de paragraaf verbonden partijen van de begroting het risicoprofiel per verbonden partij vast, het financieel risico dat de gemeente daarbij loopt en de wijze waarop daar in het weerstandvermogen van de gemeente mee wordt omgegaan.

•Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen.

•Voorafgaand aan de begroting dient een gemeenschappelijke regeling ter informatie een Kaderbrief aan de gemeenteraad aan te bieden (art.34b Wgr). Een Kaderbrief bevat de beleidsmatige en financiële kaders voor de nog op te stellen begroting. Anders dan bij de begroting is in de Wgr niet de plicht opgenomen de Kaderbrief voor een zienswijze bij de raad voor te leggen. De gemeenteraad kan eventueel zelf daartoe het initiatief nemen.

•Zienswijze bij de begroting van de gemeenschappelijke regeling.

De gemeenteraad heeft het wettelijke recht om bij gemeenschappelijke regelingen over iedere begroting en begrotingswijziging zienswijzen bij het dagelijks bestuur in te dienen. Het is aan het dagelijks en algemeen bestuur wat zij met deze zienswijzen doen.

•Raadsbesluiten.

Wanneer aan de gemeenteraad een raadsbesluit wordt gevraagd over een bestaande verbonden partij, omdat omstandigheden daarom vragen (zie daarvoor de criteria die bij hoofdstuk 5.2. worden genoemd) dan legt het college dit in eerste aanleg aan de gemeenteraad voor om wensen en bedenkingen op te halen alvorens daarover een finaal voorstel aan de raad voor te leggen.

4.1.2. Controle

Om de controlerende rol adequaat uit te voeren maakt de gemeenteraad in de regel gebruik van de volgende instrumenten:

•De reguliere gemeentelijke planning en control cyclus; de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening. Voor de voeding wordt gebruik gemaakt van de planning en control documenten van het bestuur van de verbonden partijen of uitkomsten uit de aandeelhoudersvergaderingen, ledenvergaderingen of bestuursvergaderingen van gemeenschappelijke regelingen.Inzicht wordt gegeven in de (realisatie van ) prestaties en de belangrijkste risico’s van de verbonden partijen.

•Bij gemeenschappelijke regelingen: de jaarstukken.Acht weken na verspreiding van de stukken vergadert het algemeen bestuur over de jaarstukken. In die periode kan intergemeentelijke afstemming plaatsvinden; bestuurlijk en ambtelijk.

•De actieve informatieplicht van het college.Bij de volgende ontwikkelingen moet terugkoppeling naar de gemeenteraad plaatsvinden:

○ Wijziging van de doelstellingen en strategie van de verbonden partij,

○ Belangrijke actualiteiten in de governance, financiële risico’s en meer in algemene zin de continuïteit van de verbonden partij

○ Veranderingen in de wijze van vertegenwoordiging van de gemeente (ontslag, benoeming),

○ (Voornemens tot) het beëindigen van een relatie met een bestaande verbonden partij

•Op verzoek van de gemeenteraad kan overleg met het college plaatsvinden om de sturing en beheersing van verbonden partijen te evalueren.

•Rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (artikel 182 van de Gemeentewet).

•Informatieve bijeenkomst (op locatie)

De verbonden partij kan de raad rechtstreeks informeren over strategie, resultaten e.d. Denk bijvoorbeeld aan werkbezoeken aan verbonden partijen of presentaties van de verbonden partij in de raad.

•Digitaal dossier verbonden partijen.

In het digitaal dossier verbonden partijen wordt de volgende informatie opgenomen:

○ Statuten, regelingen en onderliggende governance documentante per verbonden partij

○ Planning en control documenten per verbonden partij, mits openbaar

○ Paragrafen verbonden partijen bij de begroting en de jaarrekening en de beantwoording van de technische raadsvragen daarover

○ De kadernota verbonden partijen.

○ Aangenomen moties over verbonden partijen.

Vertrouwelijke documenten zijn in te zien achter de inlog van de Griffie.