Subsidieregeling evenementen Den Helder 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

-Externe adviescommissie: een door het college ingestelde commissie voor advies ex artikel 84 Gemeentewet, bestaande uit onafhankelijke deskundigen op het gebied van evenementen, marketing en cultuur;

-Verordening: de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024.

Artikel 2. Reikwijdte regeling

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de behandeling van aanvragen om subsidie voor evenementen waarvoor op grond van de verordening subsidie is aangevraagd.

Artikel 3. Adviescommissies

1Ten behoeve van de beoordeling van de aanvragen om subsidie voor evenementen zijn er een interne adviescommissie en een externe adviescommissie.

2De interne adviescommissie bestaat uit medewerkers van de gemeente Den Helder in de sectoren cultuur, erfgoed, sport, economie, evenementen, vergunningen, veiligheid en het sociaal domein.

3Aan de externe adviescommissie nemen vertegenwoordigers deel van de toeristische ondernemers, culturele sector, musea, Helderse binnenstad, bewoners Julianadorp, Den Helder en Huisduinen, jongeren en Citymarketing Den Helder.

4De leden van de externe adviescommissie worden op voordracht van Citymarketing Den Helder benoemd voor een periode van maximaal 4 jaar. Deze periode kan eenmaal verlengd worden. Alleen bij zwaarwegende reden kan het college afwijken van de voordracht.

5De commissies adviseren over de aanvragen om subsidie voor evenementen.

6De commissies beoordelen de ingediende aanvragen op basis van de criteria zoals genoemd in artikel 10 van de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024 en in samenhang met elkaar.

Artikel 4. Wijze van beoordeling en puntentoekenning

1Bij de beoordeling van de aanvragen om subsidie wordt rekening gehouden met de aard van de uitstraling van het evenement (bovenregionaal, regionaal of lokaal).

2Aanvragen om subsidie voor evenementen worden door beide adviescommissies beoordeeld op basis van de mate waarin het evenement substantieel bijdraagt aan de volgende criteria die genoemd zijn in artikel 10 van de verordening, te weten:

a.Jaarthema

Indien het college voor het jaar waarin een evenement plaatsvindt een jaarthema heeft vastgesteld krijgen evenementen die aansluiten bij dat jaarthema bij de beoordeling van de aanvraag om subsidie extra punten toegekend.

b.Identiteit

Welke inspanningen worden verricht om de identiteit te versterken van Den Helder, Julianadorp en/of Huisduinen. Uitgangspunt is de identiteit zoals beschreven in het beleidskader Toerisme ‘Den Helder bruist’ en staat hieronder vermeld:

Den Helder - Stoere en energieke stad

Maritiem, verborgen schatten, technisch-innovatief, robuust (de dijk en de zee), een stad van komen en gaan.

Huisduinen – Pittoresk kustdorpje

Kleinschalig, wonen aan het duin en de zeedijk, oud walvisvaardersdorpje, vuurtoren de Lange Jaap, Fort Kijkduin als onderdeel Stelling Den Helder.

Julianadorp – Hollandse tijden

Inwoners zijn praktisch ingesteld, toeristen voelen zich relaxed, veilig en thuis in het gebied dat zich kenmerkt door strand, ruimte en omgeven is door bloembollen.

c.Publiek

Een aanvraag om subsidie wordt beoordeeld op het aantal deelnemers aan en bezoekers van het evenement.

d.Promotie

Een aanvraag om subsidie wordt beoordeeld op de mate waarin en wijze waarop bekendheid wordt gegeven aan het evenement met als doel deelname en bezoek aan het evenement te vergroten. Daarbij wordt ook beoordeeld of de inspanningen zijn afgestemd op de beoogde doelgroep.

e.Lokale samenwerking

Bij de beoordeling van een aanvraag om subsidie worden punten toegekend voor de mate waarin

i.meer publiek naar Den Helder wordt getrokken door samenwerking met andere evenementen in Den Helder;

ii.met Helderse non-profitorganisaties (inhoudelijk) wordt samengewerkt en/of

iii.Helderse ondernemingen of leveranciers (bedrijfsmatig) worden ingezet.

f.Verduurzaming

Aanvragen om subsidie krijgen extra punten voor de stappen die zij zetten om het evenement te verduurzamen.

g.Duur van de subsidieverlening

Een aanvraag om subsidie krijgt per jaar dat voor een soortgelijk evenement met dezelfde doelgroep en omvang evenementensubsidie is verleend en indien dat evenement ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden minder punten. Het aantal jaren waarvoor evenementensubsidie is verleend wordt ingaande 2021 per jaar geteld en behoeft geen aaneengesloten periode te zijn.

3Aan de aanvragen om subsidie worden voor de mate waarin het evenement substantieel bijdraagt aan de criteria die genoemd zijn in lid 2 en artikel 10 van de verordening punten toegekend op basis van onderstaand schema en rekening houdend met de aard van de uitstraling van het evenement (bovenregionaal, regionaal en lokaal):

EVENEMENTEN

Onvoldoende mate

Beperkte mate

Voldoende mate

Ruim voldoende mate

Volledige mate

Totaal te behalen

a.Jaarthema

0

1

2-3

4

5

5

b.Identiteit

0

1

2-3

4

5

5

c.Publiek

0

1

2-3

4

5

5

d.Promotie

0

1

2-3

4

5

5

e.Lokale samenwerking

0

1

2-3

4

5

5

f.Verduurzaming

0

1

2-3

4

5

5

Vanaf 5e jaar

4ejaar

3ejaar

2ejaar

1ejaar

g.Duur van de subsidie

0

2

3

4

5

5

Maximaal te behalen

35

4Op basis van het aantal punten dat de adviescommissies aan een subsidieaanvraag hebben toegekend, bepaalt het college de rangschikking van de aanvragen om subsidie. Deze rangschikking is de basis voor het verlenen van de subsidie.

5De aanvraag om subsidie die de meeste totaalpunten scoort volgens de rangschikking die voortvloeit uit lid 4 wordt als eerste gehonoreerd. Vervolgens wordt telkens de daarop volgende aanvraag met de meeste totaalpunten gehonoreerd totdat het subsidieplafond is bereikt.

6Indien aanvragen eenzelfde aantal totaalpunten scoren en honorering van deze aanvragen tot overschrijding van het subsidieplafond zou leiden, wordt de rangschikking van deze aanvragen bepaald aan de hand van het aantal gescoorde punten op het criterium Identiteit. Hierbij geldt dat de aanvraag met een hogere puntenscore op dit criterium voor gaat op de aanvraag of aanvragen met een lagere puntenscore daarop. Indien dit nog niet leidt tot een rangschikking tussen de aanvragen om subsidie met eenzelfde aantal totaalpunten, dan vindt de bepaling van de rangschikking van deze aanvragen vervolgens telkens plaats aan de hand van één van de overige criteria totdat er sprake is van een rangschikking tussen de betreffende aanvragen. Hierbij wordt de volgende volgorde in de criteria toegepast: Jaarthema, Publiek, Lokale samenwerking, Duur van de subsidie, Verduurzaming en Promotie.

Artikel 5. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

1De kosten die vallen onder de kostensoorten die voor subsidie in aanmerking komen als bedoeld in artikel 4 van de verordening zijn kosten voor:

a.Organisatie, beveiliging en veiligheid:

-Muziek (bands, podia, geluid, etc.);

-Huur voorzieningen (evenemententerrein, hekwerk, verkeersregelaars, EHBO, toiletten, afvoer vuil etc.);

-Inhuur beveiliging (alleen daartoe bevoegde en bij de Kamer van Koophandel ingeschreven bedrijven);

-Verbruiksartikelen waaronder energie;

-Verzekeringen;

-Vergunningen;

-Afdracht belangenbehartiging muziekmakers (Buma Stemra).

b.Promotie:

-Drukwerk en advertenties;

-Onlinemarketing:

Sociale media: Gebruik platforms zoals Facebook, Instagram en LinkedIn om het evenement aan te kondigen.

Website: Website voor het evenement waar alle details van het evenement op geplaatst worden.

Persberichten: Persbericht naar (lokale) media om hen op de hoogte te brengen van het evenement.

Lokale promotie: Posters op locaties in de buurt van waar het evenement plaatsvindt.

c.Horeca:

-Inkoop horeca.

Als er sprake is van horeca, moeten zowel de uitgaven (inkoopkosten) als de inkomsten uit de horeca in de bij de subsidieaanvraag aan te leveren begroting worden opgenomen zodat duidelijk is welk bedrag vanuit de horecaopbrengsten ingezet wordt voor het evenement.

d.Vrijwilligers:

-Vrijwilligersvergoedingen; in de begroting van het evenement te specificeren naar aantal vrijwilligers en nooit meer dan de maximale vrijwilligersvergoeding zoals bepaald door de Belastingdienst);

-Kleding die de vrijwilligers dragen tijdens het evenement;

-Catering voor de vrijwilligers tijdens de op- en afbouw van en gedurende het evenement.

e.Bevordering inclusiviteit;

Kosten noodzakelijk voor bezoekers met bijvoorbeeld een beperkte mobiliteit, een gebarentolk, brailleteksten, genderneutrale faciliteiten.

f.Verduurzaming:

De kosten die een organisatie maakt voor het zetten van stappen voor de verduurzaming van het evenement. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een aggregaat op zonne-energie, een statiegeldsysteem, gescheiden inzameling en afvoer van afval.

2De volgende kosten vallen niet onder de kostensoorten die voor subsidie in aanmerking komen als bedoeld in artikel 4 van de verordening:

a.Salariskosten voor de organisatie van het evenement.

Salariskosten voor het inhuren van bedrijven waaraan (een deel van) de organisatie van het evenement (bv. de programmering) wordt uitbesteed komen niet voor subsidie in aanmerking. In bijzondere gevallen kan het college beslissen dat het voor het welslagen van het evenement nodig is een organisatiebedrijf in te huren. In dat geval komen die kosten wel voor subsidie in aanmerking.

b.Afdrachten aan goede doelen.

c.Sponsorbijdragen aan andere organisaties.

Artikel 6. Slotbepalingen

1Subsidies die zijn aangevraagd, verleend en/of vastgesteld op grond van de Subsidieregeling evenementen Den Helder 2020, en bezwaarschriften die betrekking hebben op die subsidies, worden afgehandeld conform die subsidieregeling.

2De Subsidieregeling evenementen Den Helder 2020, zoals vastgesteld op 14 juli 2020, wordt ingetrokken op het moment dat deze nadere regels in werking treden.

3Deze nadere regels treden in werking op de dag waarop de Verordening in werking treedt.

4Deze nadere regels worden aangehaald als ‘Subsidieregeling evenementen Den Helder 2024’.