Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder, houdende regels over de organisatie (Organisatiebesluit gemeente Den Helder 2026)

1.1 Directie

a.Er is een driehoofdige directie. De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en twee directeuren. De directie heeft als rol de organisatie te richten om de ontwikkelingen in de context en kaders vast te stellen voor het inrichten van de organisatie. De directie stuurt met visie op strategisch niveau. Ze is, integraal en gezamenlijk, eindverantwoordelijk op alle sturingslijnen, dus zowel de productie voor bestuur en inwoners als de bedrijfsvoering en organisatie(ontwikkeling) als op de strategische inhoud (van o.a. opgaven) en het bestuurlijk- ambtelijk samenspel. Dit betekent niet dat de directie op de details hiervan stuurt of overneemt.

b.De directie werkt vooral aan het systeem in plaats van in het systeem van de organisatie. De directie is als geheel in positie om te sturen op alle lijnen. De verantwoordelijkheid voor het geheel is de primaire verantwoordelijkheid van de directie. De directie stelt het organogram (zie bijlage 1) vast en is binnen de kaders van het college bevoegd dit te wijzigen.

c.De directie adviseert het college over strategische, integrale en ontwikkelgerichte vraagstukken op uiteenlopende beleidsvelden. Via de team- en opgavemanagers onderhoudt de directie verbinding met de teams en medewerkers.

d.De directie stuurt op en is verantwoordelijk voor (de kwaliteit van) strategieontwikkeling, integraliteit van beleids-, voorbereiding, advisering en uitvoering. Mede door de uitvoering van de jaarlijkse P&C-cyclus en de inzet van middelen;

e.De directie speelt een zichtbare en aanspreekbare rol in de regio en in de samenwerking met externe partners.

f.De directie vervult collegiaal het opdrachtgeverschap voor geselecteerde strategische onderwerpen, waaronder strategische bedrijfsvoering. Daarnaast acteert de directie als onderdeel van een stuurgroep in externe strategische overleggen en strategische lokale thema’s daar waar door externe factoren een directierol wordt gevraagd.

g.De directie duidt en stuurt op realisatie van een organisatiecultuur op basis van de organisatiewaarden, eenheid in leiderschap en integraliteit in samenwerking.

1.2 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

a.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is:

•als secretaris de 1e adviseur van het college van B&W en de burgemeester. De taken en bevoegdheden hiervoor zijn nader uitgewerkt in de ambtsinstructie (zie bijlage 2).

•als algemeen directeur de eindverantwoordelijk manager voor de leiding en aansturing van de gemeentelijke organisatie.

b.De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt verantwoording af aan het college van B&W.

c.De gemeentesecretaris/algemeen directeur stuurt hiërarchisch de directie, de directeuren en de concerncontroller aan.

d.Binnen de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur staat het realiseren van de bestuurlijke doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de inwoners en maatschappelijke organisaties voorop. De aansturing van de organisatie is gericht op het doeltreffend en doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

e.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is als hoofd van de directie eindverantwoordelijk voor de directie, voor het totaal van de ambtelijke organisatie en hiermee ook voor de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering.

f.De gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt op als bestuurder van de onderneming in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

g.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de zichtbare ambtelijk eindverantwoordelijke gezagsdrager zowel in- als extern. De gemeentesecretaris/algemeen directeur manifesteert zich op actieve en effectieve wijze en presenteert zich in relevante externe netwerken en draagt actief bij aan de crisisorganisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur onderhoudt externe contacten en is gesprekspartner van de samenwerkingspartners in de regio en provincie.

1.3 Directeur

a.De directeur is als onderdeel van de directie, integraal en gezamenlijk, verantwoordelijk voor het totaal van de ambtelijke organisatie en hiermee ook voor de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering.

b.De directeur heeft een belangrijk aandachtsveld in de vorm van een logisch en herkenbaar domein van de gemeente. De directeur is eindverantwoordelijk voor het desbetreffende domein en de daaronder vallende teams. Binnen het aandachtsveld geeft de directeur sturing aan en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid, de organisatiedoelstellingen en het realiseren hiervan en het bewaken van de integrale samenwerking tussen de teammanagers en opgavemanagers.

c.De directeur, legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur. De directeur geeft hiërarchisch leiding aan en is verantwoordelijk voor team- en opgavemanagers en stimuleert samenwerking over de teams/domeinen heen. Daarnaast fungeert de directeur als escalatiepunt bij complexe politiek-bestuurlijke dossiers en biedt hierin sparring aan team- en opgavemanagers.

d.De directeur beïnvloedt richtinggevend in- en externe politieke bestuurlijke en maatschappelijke stakeholders. De directeur werkt aan herstel en ontwikkeling van sturing en verbinding in de organisatie.

Als collectief zijn de directeur, de teammanagers en de opgavemanagers verantwoordelijk voor realisatie van een organisatiecultuur op basis van de organisatiewaarden, eenheid in leiderschap en integraliteit in de samenwerking.

e.De directeur kan op aanwijzing van het college, in overeenstemming met de ambtsinstructie, de gemeentesecretaris/algemeen directeur vervangen als loco-secretaris.

1.4 Opgavemanager

a.De opgavemanager is ambtelijk opdrachtgever voor projecten, programma’s en beleid vallend onder de opgave. Dit behelst complexe, gemeente- en domeinoverstijgende programma’s, projecten en procesregie binnen de portefeuille van de desbetreffende opgave. Deze inhoudelijk, programmatische- en procesregie-gerichte sturing wordt ingezet voor complexe, strategische, politiek-bestuurlijke en maatschappelijke, langjarige en veelal sector- en gemeente overstijgende vraagstukken met externe partijen. Binnen de opgave valt ook het goed definiëren van de opgave (procesregie, strategisch advies) alvorens tot uitvoering over te gaan.

b.De opgavemanager geeft strategisch richting, vertaalt de opgaven naar resultaten en legt hierover verantwoording af aan de directie en het college van B&W. De opgavemanager brengt focus aan en legt in- en extern verbindingen.

c.De opgavemanager geeft functioneel leiding aan programmamanagers en projectleiders en overige medewerkers binnen de opgave.

d.De opgavemanager is verantwoordelijk voor portfoliomanagement; inzicht in doelen, resultaten, capaciteit en middelen. Op voorstel van de opgavemanager worden met de teammanager(s), directie en het college van B&W de doelen en benodigde capaciteit en middelen binnen de opgaven (en ook in lijnteams) bepaald en met de directie en opgavemanagers wordt de afbakening en de aansluiting van de overige opgaven bepaald. Met de teammanagers wordt afstemming gezocht op opgaven die mogelijk raken aan beleid en uitvoering van werkzaamheden in de organisatie. Bij onduidelijkheid over de fase van een opdracht bepalen opgavemanager en teammanager samen wie ambtelijk opdrachtgever is. Bij verschil van inzicht kan worden geëscaleerd naar de directie.

e.De opgavemanagers zijn qua positionering gelijkwaardig aan de teammanagers en zoeken in gezamenlijkheid naar oplossingen in het realiseren van de opgaven. De opgavemanagers vallen als groep rechtstreeks onder de directie. Een directeur is ambtelijk eindverantwoordelijk van een opgave. De opgavemanagers werken binnen het domein waar inhoudelijk de meeste aansluiting is maar zijn hiërarchisch gepositioneerd onder de directie gelet op samenhang en strategische richting vanuit en tussen de opgaven.

f.Als collectief zijn de directie, de teammanagers en de opgavemanagers verantwoordelijk voor realisatie van een organisatiecultuur op basis van de organisatiewaarden, eenheid in leiderschap en integraliteit in de samenwerking.

g.De opgavemanager verricht, zo nodig breed, netwerkmanagement naar buiten toe. De opgavemanager is aangesloten in de opgaven in de (sub- / basis) regio’s Noordkop en Noord- Holland-Noord.

1.5 Teammanager

a.De teammanager is resultaatverantwoordelijk voor het team. De teammanager vertaalt de strategie naar het team, stelt doelen, brengt prioriteit en focus aan en formuleert opdrachten. De teammanager werkt binnen en vanuit concernkaders. De teammanager draagt bij aan het domein en aan de organisatie. De teammanager is verantwoordelijk voor 1e-lijns control en bestuurs- en managementverantwoording. De teammanager is verantwoordelijk voor toegewezen budgetten en aansturing van budgethouders. De teammanager is sturingsverantwoordelijk in de lijn voor (reguliere) portefeuillehouders overleggen en is resultaatverantwoordelijk voor uitgaande producten vanuit het team.

b.De teammanager is ambtelijk opdrachtgever van het reguliere werk vanuit het team en belegt het opdrachtnemerschap in het team. De teammanager ondersteunt heldere en eenduidige sturing op ambtelijk opdrachtgever- en ambtelijk opdrachtnemerschap. Dit betekent dat de teammanager er zorg voor draagt dat voor elke opdracht waarvoor iemand uit het team verantwoordelijk is, bekend is wie de ambtelijk opdrachtgever is. De teammanager stimuleert en bewaakt de samenwerking over de teams heen ten behoeve van het behalen van resultaten. De teammanager stemt af en verbindt met andere teams ten aanzien van de uitoefening van de opdracht. De teammanager bevordert bestuurlijke sensitiviteit en fungeert ook als buffer-/filterfunctie. De teammanager is verantwoordelijk voor tijdigheid en inhoudelijke kwaliteit van bijdragen en uitwerking vanuit medewerkers ('stellers', specialisten).

c.De teammanager maakt het mogelijk dat opgaven, programma’s en projecten worden gerealiseerd vanuit het team, onder regie van de opgavemanager. De teammanager werkt samen met de opgavemanager. Met de opgavemanager wordt afstemming gezocht op opgaven die mogelijk raken aan beleid en uitvoering van werkzaamheden in de organisatie. Bij onduidelijkheid over de fase van een opdracht bepalen teammanager en opgavemanager samen wie ambtelijk opdrachtgever is. Bij verschil van inzicht kan worden geëscaleerd naar de directie.

d.De teammanager geeft integraal (hiërarchisch) leiding, zorgt voor optimale formatieve inzet van medewerkers, organiseert en structureert processen, is verantwoordelijk voor teamontwikkeling. De teammanager heeft een leidende rol in uitvoering geven aan de organisatieontwikkeling en is actief onderdeel van het collectief leiderschap van Den Helder. De teammanager geeft de medewerkers de ruimte, de gelegenheid en de middelen om de inhoud en de organisatie van het werk zo goed mogelijk uit te voeren. De teammanagers stimuleren medewerkers hun talenten optimaal in te zetten.

e.Als collectief zijn de directie, de teammanagers en de opgavemanagers verantwoordelijk voor realisatie van een organisatiecultuur op basis van de organisatiewaarden, eenheid in leiderschap en integraliteit in de samenwerking.

f.De teammanager maakt gebruik van de inzet van coördinatoren ter ondersteuning van de integraal sturende managementverantwoordelijkheid.

g.De teammanager vervult overige taken, zoals vervulling van ambtelijk opdrachtgeverschap (niet zijnde de opgaven), horizontale vervanging van teammanagers, vertegenwoordiging van de gemeente bij externe netwerken (initiatie of escalatie en op managementniveau) en bekleding van de externe rol bij sub-(basis)regionale tafels als het raakt aan de beleidsinhoud van het team.

1.6 Coördinator

a.De coördinator ondersteunt de teammanager in diens integrale managementverantwoordelijkheid. De coördinator acteert vanuit gedelegeerd werkgeverschap in een functioneel sturende rol.

b.De coördinator is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, voor dagdagelijkse, reguliere afstemming binnen (sub)team(s) namens de teammanager. De coördinator fungeert als vraagbaak en klankbord op operationeel niveau, en is oog en oor in (sub)team(s). De coördinator zoekt naar gezamenlijke oplossingen, met oog voor de eigen verantwoordelijkheid en het vakmanschap en de professionaliteit van de medewerker. De coördinator bevordert de samenwerking tussen collega’s binnen en buiten het (sub)team. De coördinator neemt niet over maar biedt toegevoegde waarde in de inhoudelijke coaching en begeleiding gericht op het lerend perspectief. De coördinator draagt bij aan professionaliserings- en deskundigheidsbevordering in het team. De coördinator draagt bij in teamontwikkeling/team- en taakvolwassenheid. De coördinator stimuleert integraliteit in samenwerking en bevordert een veilige werksfeer.

c.De coördinator coördineert de input van het teamplan. De coördinator rapporteert, aan de teammanager, op de voortgang van doelrealisatie. De coördinator plant en verdeelt het werk binnen (sub)team(s) en voor algemene taken die vanuit het team moeten gebeuren. De coördinator heeft daarbij oog voor effectieve inzet van de capaciteit en prioritering. De coördinator maakt de benodigde capaciteit inzichtelijk voor de lijnorganisatie en ontwikkelorganisatie voor realiseren van doelen (bestaand/nieuw). De coördinator richt werkprocessen in en stimuleert procesverbeteringen. De coördinator formuleert (mede met de teammanager) nieuwe opdrachten en zet deze namens de teammanager uit. De coördinator geeft functionele instructies en bewaakt de kwaliteit. De coördinator bewaakt de voortgang van opdrachten en doelen en is gericht op het eindresultaat. De coördinator fungeert als eerste escalatie ten aanzien van operationele uitdagingen/problemen (bijvoorbeeld roosters, bezetting, etc.). De coördinator signaleert problemen en lost daar waar mogelijk deze op (operationeel), hakt ook soms knopen door dan wel escaleert.

d.De coördinator is functioneel, binnen de toegewezen (sub) teams, verantwoordelijk voor de uitvoering van de “p-taak”. Hieronder valt zoal; het voorbereiden van de personeelsgesprekken en werving & selectie activiteiten, het verzorgen van het inhuurmanagement, het geven van input aan strategische personeelsplanning, het verzorgen van de begeleiding van kortdurend ziekteverzuim, borgt en organiseert de onboarding van nieuwe medewerkers.

e.De coördinator stemt af binnen het (sub)team, met coördinatoren andere teams, en programma-/ projectmanagers. De coördinator informeert medewerkers over afspraken en wijzigingen, als schakel, namens teammanager.

f.De coördinator vervult, naast de coördinatorfunctie, overige reguliere werkzaamheden in een andere functie binnen het team.

1.7 Programmamanager en projectleider (volgt)

1.8 Concerncontroller

a.De concerncontroller toetst en beoordeelt, gevraagd en ongevraagd, de sturing en beheersing van de organisatie op concernniveau en de beschikbaarheid, opzet en werking van concernkaders, concernprocessen en het concerninstrumentarium. De concerncontroller adviseert de directie, het college van B&W en indien noodzakelijk de gemeenteraad hieromtrent.

b.De concerncontroller is verantwoordelijk voor het bevorderen van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en de effectiviteit van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur vastgestelde doelen, een verantwoord beheer van middelen, die het concern voor het bereiken van vastgestelde doelstellingen is toegekend. Het naleven van wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen ten aanzien van de kadernota, de (meer) jarenbegroting, de voor- en najaarsnota, de jaarverslaglegging, de jaarwerkplannen en de beleidsevaluatie van de organisatie. De concerncontroller draagt zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s en draagt zorg voor optimale transparantie in de bedrijfsvoering en informatievoorziening naar alle niveaus in de organisatie. Op rechtstreeks verzoek van de directie en het college van B&W kan de concerncontroller onderzoek (laten) doen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van activiteiten in (onderdelen van) de organisatie.

c.De concerncontroller is de aangewezen functionaris die verantwoordelijkheid draagt voor een ordentelijke advisering aan en begeleiding van management, directie en het college van B&W over opzet, bestaan en werking van het control-systeem. De concerncontroller is onafhankelijk in de adviserende en toetsende taak. De concerncontroller kan, indien opportuun geacht, direct adviseren aan het college van B&W en de gemeenteraad. De concerncontroller doet dit slechts nadat deze de gemeentesecretaris/algemeen directeur hierover heeft geïnformeerd.

d.De concerncontroller is gepositioneerd onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De rol van Control is nader uitgewerkt in de Visie op Control.

e.De concerncontroller legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en stuurt, functioneel inhoudelijk, het team van medewerkers op het gebied van de verbijzonderde interne controle aan. De concerncontroller geeft hen overzicht, sturing en zorgt voor samenhang.

f.Rondom control wordt gewerkt volgens de visie op control waarin het ‘3-lijnenmodel’ leidend is. Bij het 3-lijnen model worden de verantwoordelijkheden verdeeld 3 lijnen (operationeel management, risicomanagement en interne audit) met als doel de risico’s te beheersen.

g.De concerncontroller de CISO en FG overleggen periodiek met de gemeentesecretaris/algemeen directeur over hun (autonome) toezichtstaak.