Aanhef
Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Den Helder 2023
Het bestuur van de gemeente Den Helder,
gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;
gelet op artikel 4 van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Den Helder 2023;
gezien het voorstel van datum ;
besluit vast te stellen:
Instellen Strategisch Informatieoverleg gemeente Den Helder 2023
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
a.SIO: het Strategisch Informatieoverleg waar dit besluit betrekking op heeft.
b.Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.
Artikel 2 Organisatie
1Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Den Helder (verder genaamd: SIO).
2De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: Het uitbrengen van advies aan het bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
3Het SIO wordt minstens 1 maal per jaar georganiseerd.
Artikel 3 Bevoegdheden
1Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
2Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:
a.Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;
b.Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.
3Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar uitnodigen bij het overleg.
Artikel 4 Samenstelling SIO
1In het SIO hebben zitting:
a.de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;
b.de archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;
c.de teammanager I&T;
d.de adviseurs I&T;
e.de strategisch informatiemanager.
2Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Bijvoorbeeld: proceseigenaar, Functionaris gegevensbescherming (FG), Chief Information Security Officer (CISO), functioneel applicatiebeheerder, externe adviseur.
Artikel 5 Inwerkingtreding
Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na die der publicatie.
Artikel 6 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Den Helder 2023.
Toelichting
Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd.
In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.
In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.
Rondom de samenstelling van het SIO zijn enkele sleutelfunctionarissen benoemd die in ieder geval een rol hebben, aanvullend kunnen op basis van de agenda overige inhoudsdeskundigen worden uitgenodigd.