Aanhef
De raad van de gemeente Den Helder;
gelezen het raadsvoorstel nummer 0000512730 van het presidium van Den Helder van 10 november 2025;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
kennis genomen hebbende van de voorbereidende commissievergadering Bestuur en Middelen op 6 januari 2026;
besluit;
de volgende verordening vast te stellen.
Verordening agendacommissie Den Helder 2026
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
1agendacommissie: een door de raad ingestelde commissie die een coördinerende rol vervult bij agendavorming en planning voor de raad en raadscommissies;
2voorzitter: de voorzitter van de agendacommissie;
3griffier: de griffier van de raad;
4presidium: een door de raad ingesteld orgaan met een algemeen adviserende rol met betrekking tot aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad;
5raad: gemeenteraad van Den Helder;
6agenderingsverzoek: verzoek van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, een fractie, een raadslid of een derde om een onderwerp te agenderen, uit te stellen of te verwijderen.
Artikel 2 Samenstelling
1De raad heeft een agendacommissie.
2De leden van de agendacommissie zijn de voorzitters van de raadscommissies Maatschappelijke ontwikkeling, Bestuur en Middelen en Stadsontwikkeling en -beheer. De voorzitter van de agendacommissie en de plaatsvervangend voorzitter worden uit hun midden gekozen.
3De voorzitter van de raad en de griffier zijn adviseurs van de agendacommissie.
4De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie. De gemeentesecretaris kan zich hierbij ambtelijk laten ondersteunen.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden agendacommissie
1De agendacommissie stelt, met behulp van de griffier, een jaarschema op voor vergaderingen die de gemeenteraad betreffen en legt dit ter vaststelling voor aan het presidium.
2De agendacommissie heeft als taak de voorlopige agenda’s van de gemeenteraad en de raadscommissies vast te stellen voordat de oproep, zoals bedoeld in artikel 9 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Den Helder 2024 en artikel 10 van de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2024, wordt verzonden.
3Indien na de termijn zoals bedoeld in lid 2, maar uiterlijk 72 uur voor aanvang van de vergadering, een verzoek wordt ontvangen voor aanpassing van de agenda, dan beslist de agendacommissie over dit verzoek.
4De agendacommissie heeft voorts als taak activiteiten en werkbezoeken van de gemeenteraad en raadscommissies voor te bereiden en te coördineren.
5Alle agenderingsverzoeken worden voorgelegd aan en getoetst door de agendacommissie.
6De agendacommissie bewaakt, op eigen initiatief dan wel door tussenkomst van een advies van de griffie, de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.
7De agendacommissie verwijst een vergaderstuk terug naar de indiener, als het stuk niet voldoet aan de kwaliteitseisen, niet tijdig is aangeleverd of niet volledig is.
8De agendacommissie doet een voorstel over de wijze van behandeling van een voorstel in de raadscommissie en/of raad.
9De agendacommissie evalueert de vergaderingen en overige activiteiten van de raad en commissies en kan hierover aanbevelingen doen.
10De agendacommissie is, naast de taken die haar in deze verordening worden opgedragen, belast met het uitvoeren van de taken die haar in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Den Helder 2024 en de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2024 zijn opgedragen.
Artikel 4 Vergaderfrequentie en -locatie
1De agendacommissie vergadert fysiek periodiek. Deze vergaderdata worden vastgelegd in het jaarschema voor alle vergaderingen.
2De agendacommissie vergadert indien minimaal drie leden aanwezig zijn.
3De fysieke vergaderingen van de agendacommissie worden in het stadhuis gehouden, tenzij de voorzitter van de agendacommissie besluit elders te vergaderen.
4De agendacommissie vergadert eveneens wanneer de voorzitter van de agendacommissie daartoe verzoekt of minimaal twee leden van de agendacommissie daartoe verzoeken.
5De agendacommissie overlegt en/of besluit digitaal op die momenten dat een advies van de agendacommissie noodzakelijk is en er niet fysiek vergaderd wordt.
Artikel 5 Uitnodiging
De voorzitter stuurt uiterlijk de donderdag voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie een uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
Artikel 6 Agenda, besluitenlijst
1Bij aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast.
2Van de vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt.
3De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de agendacommissie vastgesteld.
Artikel 7 Openbaarheid van de vergaderingen
1De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar.
2Een (deel van de) vergadering is besloten als de voorzitter dit nodig acht of wanneer ten minste de helft van de aanwezige leden daarom verzoekt.
3Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt die niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de agendacommissie anders beslist.
Artikel 8 Stemming
1Elk lid van de agendacommissie heeft één stem.
2Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
3Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 27 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9 Uitleg van de verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 10 Intrekking
De Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder houdende regels omtrent de agendacommissie (Verordening op de agendacommissie 2018), wordt ingetrokken op het moment dat deze verordening in werking treedt.
Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel
1De verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening agendacommissie Den Helder 2026.
Toelichting Verordening agendacommissie Den Helder 2026
Algemeen
De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies en in de raad. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. Er wordt gewerkt met een jaarschema. In dit schema zijn de vergaderingen opgenomen van de gemeenteraad, de raadscommissies, de auditcommissie, het presidium, de agendacommissie, de Regionale Raadscommissie Noordkop, de agendacommissie van de Regionale Raadscommissie Noordkop en de beeldvormende avonden. Voor een aantal specifieke vergaderingen (kadernota, jaarrekening, begroting) wordt door het presidium een procedurevoorstel gemaakt.
Het is aan de agendacommissie om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken.
De commissie stelt de agenda’s van de raad en de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raad en raadscommissies geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.
Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. Het tweede lid brengt tot uitdrukking dat de voorzitter in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg pleegt met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen, die niet oorspronkelijk zijn ingepland, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.
Artikelsgewijs
Artikel 2 Samenstelling
De aanwezigheid van de gemeentesecretaris kan gewenst zijn omdat de gemeentesecretaris aandacht moet kunnen vragen voor, of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden agendacommissie
De agendacommissie toetst de agenderingsverzoeken. Hierbij wordt beoordeeld of het mogelijk is een onderwerp, met inachtneming van de overige geagendeerde onderwerpen, aan een agenda toe te voegen. Hierbij wordt rekening gehouden met de eventuele spoedeisendheid van agendering en de mogelijke consequenties van het niet agenderen.
Om raads- en commissieleden in staat te stellen zich goed te kunnen voorbereiden is een tijdige en volledige aanlevering van de vergaderstukken noodzakelijk. Gebruikelijk is de vergaderstukken gelijktijdig met het versturen van de oproep beschikbaar te stellen.
De agendacommissie bewaakt de kwaliteit van de vergaderstukken. Raadsvoorstellen dienen een zelfstandig en samenhangend leesbaar document te zijn. Onderdelen als aanleiding en context, kaders en omstandigheden, financiën, argumenten, doelen en resultaten, bestuurlijke vernieuwing, alternatieven, communicatie, en duurzaamheid dienen benoemd te zijn.