Aanhef
De raad van de gemeente Delft,
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening van Delft 1997,
gelezen de rapportage ‘Raadsgriffier en griffie’,
b e s l u i t :
vast te stellen de
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer griffie).
Hoofdstuk 1 Begrippen
Artikel 1.1 (Begrippen)
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.de wet: De Archiefwet 1995, Stb. 1996, 366 en wetswijzigingen: Stb. 1997, 580; Stb. 2001, 131; Stb. 2001, 180 en Stb. 2004, 519.
b.het besluit: Het Archiefbesluit 1995, Stb. 1995, 671 en zijn wijziging Stb. 1998, 266.
c.de archiefverordening: Archiefverordening van Delft 1997, zijnde de in de artikelen 30 eerste lid, artikel 31 en artikel 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 27 mei 1997.
d.archiefbewaarplaats: de in artikel 2 van de archiefverordening aangewezen locatie.
e.archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor bewaring van informatie.
f.informatie: de in artikel 1, onder c van de wet bedoelde archiefbescheiden in papieren, digitale en/of andere vormen, die de gemeentelijke organen ontvangen of opmaken in het kader van hun werkprocessen, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
g.beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
h.werkproces: een complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid uit hoofde waarvan informatie wordt ontvangen of opgemaakt.
i.gemeentearchivaris: de volgens artikel 32 van de wet benoemde functionaris.
j.griffier: de in artikel 107 van de gemeentewet genoemde functionaris
k.beheerder: het hoofd van het vakteam waaraan het feitelijk beheer van informatie is opgedragen.
l.informatiesysteem: het systeem van documenten, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan procesgebonden informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en/of geraadpleegd.
m.informatie structuurplan: een plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid van informatie is georganiseerd en de informatie is ingedeeld en gerangschikt.
n.selectielijst: de lijst als bedoeld in artikel 5 van de wet.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden
Artikel 2.1 (verantwoordelijkheid)
De griffier is verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de werkprocessen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Artikel 2.2 (uitvoering)
Het feitelijk beheer van informatie wordt opgedragen aan het vakteam informatiebeheer van het cluster Middelen.
Artikel 2.3 (advisering)
1De beheerder en de griffier stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van informatie plaatsvindt.
2De beheerder wordt om advies gevraagd bij:
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c.verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
d.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
Hoofdstuk 3 Goede, geordende en toegankelijke staat
Artikel 3.1 (algemeen)
1Informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden.
2De beheerder stelt, in overleg met de griffier, een informatie structuurplan op.
3Het informatie structuurplan bevat tenminste een overzicht van de bij de griffier in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 9 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ( 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080) ).
4De griffier stelt, met instemming van de gemeentearchivaris, het informatie structuurplan vast.
Artikel 3.2 (goede staat)
1De griffier draagt er zorg voor, dat de informatie op dusdanige wijze en met dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
2De griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, als bedoeld in de wet, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 3.3 (geordende staat)
De ordening van informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, die is vastgelegd in het informatie structuurplan.
Artikel 3.4 (toegankelijke staat; vastlegging)
1Uit het informatiesysteem blijkt te allen tijde, waar de informatie zich bevindt of wanneer deze is overgebracht, uitgeleend, vernietigd of vervreemd.
2Van informatie wordt vastgelegd wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welk werkproces zij betrekking heeft, de samenhang met andere informatie en wat de status en het ontwikkelingsstadium van deze informatie is.
3Van informatie worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat deze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden en binnen redelijke termijn leesbaar is.
Artikel 3.5 (toegankelijke staat; toegang)
1Iedere griffiemedewerker heeft toegang tot die informatie die voor de uitvoering van zijn werkprocessen nodig is.
2De raad kan nadere regels stellen ten aanzien van de beveiliging van informatie.
Artikel 3.6 (toegankelijke staat; selectie)
1De beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
2Vernietiging van informatie is slechts toegestaan bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
3Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
4Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 3.4 lid 1 genoemde informatiesysteem.
Hoofdstuk 4 Procedures
Artikel 4.1 (vervanging)
1De beheerder kan een voorstel doen om informatie, die volgens de geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, te laten vervangen door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Besluit.
2De beheerder stelt een risicoanalyse op.
3Vervanging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
4De griffier geeft opdracht tot vervanging.
5De beheerder draagt vervolgens zorg voor de daadwerkelijke vervanging en vernietiging van de vervangen informatie.
6De beheerder maakt van de vervanging een verklaring op, die ondertekend wordt door de griffier.
Artikel 4.2 (vernietiging)
1De beheerder stelt jaarlijks een concept verklaring van vernietiging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, als mede op basis van welk voorschrift bij of krachtens de wet selectie voor vernietiging plaatsvindt.
2Vernietiging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3De griffier geeft opdracht tot vernietiging.
4De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke vernietiging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.
Artikel 4.3 (overbrenging)
1Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het met een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
2De beheerder stelt, in overleg met de gemeentearchivaris, een concept verklaring van overbrenging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komt.
3De griffier geeft opdracht tot overbrenging en tekent samen met de gemeentearchivaris het proces-verbaal van overbrenging.
4De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke overbrenging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.
Artikel 4.4 (ter beschikking stelling)
1De beheerder kan een voorstel doen om informatie ter beschikking te stellen. De beheerder stelt een concept verklaring op. Daarin is opgenomen de grond van de ter beschikking stelling en een beschrijving van de informatie die ter beschikking wordt gesteld.
2Ter beschikking stelling behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3De griffier geeft opdracht tot de ter beschikking stelling.
4De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke ter beschikking stelling van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.
5De gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de verklaring tot beschikking stellen.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 5.1
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer griffie Delft 2007.
Artikel 5.3
Het besluit treedt in werking op 1 mei 2007.
Toelichting:
Deze regeling is een regeling van de griffie voor wat betreft het beheer van informatie. Gezien de eigen verantwoordelijkheid op dit terrein ten opzichte van het archief van het ambtelijk apparaat dat onder leiding van de gemeentesecretaris staat, is het nodig een eigen regeling voor de griffie vast te stellen. Deze regeling volgt overigens geheel het Besluit Informatiebeheer zoals op 24 januari 2006 door het college vastgesteld.