Aanhef
De raad van de gemeente De Wolden,
gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 15 september 2022,
-gelet op de artikelen de artikelen 84 en 149 van de Gemeentewet,
-gelezen de circulaire “benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester” van 1 oktober 2017 en de “Handreiking Burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van 1 mei 2016, beiden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Besluit:
1De ‘verordening klankbordcommissie burgemeester De Wolden 2022’ vast te stellen.
2Een klankbordcommissie burgemeester De Wolden in te stellen.
Artikel 1 De klankbordcommissie
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;
b.de burgemeester: de burgemeester van De Wolden;
c.de commissie: de klankbordcommissie die belast is met het voeren van periodieke klankbordgesprekken waarin een open gedachtewisseling over het functioneren van de burgemeester en het functioneren van de raad plaatsvindt.
Artikel 2 - Taak van de commissie
De commissie heeft tot taak een zorgvuldige opbouw van de verstandhouding tussen raad en burgemeester.
Artikel 3 - Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
4De plaatsvervangend voorzitter van de raad treedt op als voorzitter van de commissie
Artikel 4 - Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
Artikel 5 - Vergaderingen
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
2De commissie houdt ten minste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
3Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
4De datum van het klankbordgesprek wordt door de klankbordcommissie in overleg met de burgemeester bepaald.
Artikel 6 - Voorbereiding en inhoud
1De commissie stemt voorafgaand aan de klankbordgesprekken met de burgemeester af bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. In ieder geval wint de commissie informatie in van de raadsleden, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.
2De burgemeester kan suggesties doen voor het inwinnen van informatie.
3De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester, waarbij in acht wordt genomen dat de profielschets door de tijd en ontwikkelingen achterhaald kan raken. Tevens betrekt de commissie hierbij de verslagen van vorige klankbordgesprekken.
Artikel 7 - Geheimhouding
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
Artikel 8 - Het verslag
1De secretaris maakt van de gesprekken zoals beschreven in artikel 6 lid 1 en het klankbordgesprek een verslag. Hierbij is het gestelde in artikel 7 onverminderd van toepassing.
2De burgemeester krijgt gedurende een week de gelegenheid om op het conceptverslag te reageren.
3Het verslag wordt voor akkoord getekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester.
4Het verslag wordt ter kennisname gezonden naar de klankbordcommissie.
5Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Artikel 9 - Ontbinding commissie
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
Artikel 10 - Archivering van stukken
1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.
2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archief-bescheiden 75 jaar oud zijn.
3De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.
Artikel 11 - Contactpersoon
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel 12 - Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 - Inwerkingtreding en vervaldatum
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 14 - Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de klankbordcommissie burgemeester De Wolden 2022”.