Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders

Artikel 1. Aantal en plaats der vergaderingen

1Het college van burgemeester en wethouders vergadert in de regel eenmaal per week en voorts zo dikwijls de voorzitter of wethouder dit nodig acht.

2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk 24 uur van tevoren aan de collegeleden aangeboden.

3De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

4Een lid dat een vergadering niet kan bijwonen, wordt de gelegenheid geboden om via digitale communicatiemiddelen deel te nemen aan de beraadslagingen en besluitvorming.

Artikel 2. Verhindering

1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

2Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77 van de Gemeentewet vervangt.

Artikel 3. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 4. Voorstellen

1De leden worden in de regel in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de voorstellen voordat deze in een vergadering aan de orde worden gesteld.

2Voorstellen, die niet aan de leden ter inzage zijn gegeven, worden niet behandeld, wanneer een lid tegen behandeling bezwaar heeft, tenzij er sprake is van een fatale wettelijke termijn.

Artikel 5. Akkoordstukken

1Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een akkoordstuk, zijnde een voorstel waarbij door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief besluit wordt beschouwd.

Artikel 6. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die elektronisch aan de leden wordt gezonden op de aan de dag van de vergadering voorafgaande vrijdag.

2De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

3Op de agenda staat een overzicht van de besluiten die zijn genomen op grond van het bepaalde in artikel 5.

Artikel 7. Stemmingen

1Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan.

2Wanneer geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

3Ieder lid dat zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt.

Artikel 8. Schriftelijke stemmingen

1Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en ongetekende briefjes gestemd, indien een van de leden een schriftelijke stemming verlangt.

2Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn.

3De voorzitter leest de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan een van de wethouders ter inzage geeft.

4De secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming.

5Niet of niet behoorlijk ingevulde briefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing gelaten. Ingeval van twijfel over de inhoud van een briefje beslist de vergadering.

Artikel 9. Stemmingen vervolg

1Indien bij de eerste vrije stemming geen volstrekte meerderheid wordt verkregen, heeft een tweede vrije stemming plaats.

2Wordt ook daarbij geen volstrekte meerderheid verkregen, dan heeft herstemming plaats tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gehaald.

3Indien door gelijkheid van stemmen meer dan twee personen voor herstemming in aanmerking komen, beslist het lot, wie van degenen, die een gelijk aantal stemmen hebben behaald, tot het tweetal, waarover de herstemming zal plaats hebben, zal of zullen behoren.

Artikel 10. Mandaatverlening

1Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd ter zake een besluit te nemen, nadat ze de overige collegeleden voor zover mogelijk hebben geconsulteerd.

2In de eerstvolgende vergadering van het college na de vastgestelde vakantieperiode wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 11. Besluitenlijst

1De secretaris draagt er zorg voor dat:

a.de genomen beslissingen worden vastgelegd in een elektronisch systeem;

b.een elektronische vertrouwelijke besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle genomen beslissingen zijn vermeld alsmede relevante uitspraken van college/collegeleden bij de overige agendapunten en rondvraag;

c.een elektronische niet-openbare besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle genomen beslissingen zijn vermeld alsmede relevante uitspraken van college/collegeleden bij de overige agendapunten;

d.een elektronische openbare besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle openbare genomen beslissingen zijn vermeld;

e.op de in sub b. en. c. bedoelde lijsten de namen van de aanwezige leden worden vermeld.

2De lijst bedoeld onder het eerste lid onder b. wordt in de volgende vergadering aan het college ter vaststelling voorgelegd.

3De secretaris draagt er zorg voor dat de openbare beslissingen in de regel een week na de vergadering openbaar worden gemaakt op de gemeentelijke website tenzij daar andere afspraken over gemaakt zijn.

4Voorstellen of andere stukken voor de agenda, waarop is aangegeven dat ze niet-openbaar zijn, en de vertrouwelijke besluitenlijst worden als geheim in de zin van artikel 55 Gemeentewet aangemerkt, totdat het college de geheimhouding opheft.

5Indien het college geheimhouding heeft opgelegd op stukken voor de gemeenteraad, wordt op de betreffende stukken de aanduiding GEHEIM geplaatst.

Artikel 12. Portefeuilleverdeling

1Het college bepaalt ten aanzien van ieder van de leden welke zaken het lid in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd.

2Bij verhindering van een van de wethouders worden diens werkzaamheden, zo nodig, door een of meer van de overige wethouders verricht op de wijze zoals het college dit bepaalt.

3Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de werkzaamheden worden gewijzigd.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.