Regeling budgethouderschap gemeente De Fryske Marren

Artikel 1 Begripsbepalingen

•Programmabegroting

De programmabegroting is de vertaling van het meerjarenperspectief naar concrete activiteiten, prestaties en middeleninzet voor het komende jaar, met een voorlopige doorkijk naar ten minste de drie jaren daarna.

•Productgroepen

Een productgroep is een onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

•Budgetten

Een budget is een jaarlijks terugkerend bedrag in de begroting.

•Investeringskredieten

Een investeringskrediet is een incidenteel beschikbaar gesteld bedrag, ook wel project genoemd.

•Grootboeknummer

Een grootboeknummer betreft een uit te voeren activiteit, die is opgebouwd uit één of meerdere kostensoorten.

•Kostensoort

Een kostensoort is een bepaald type kosten. Bijvoorbeeld: belastingen, energie of kosten derden

•Budgetbeheerder

Is een verzamelnaam van alle functionarissen die over budgetten en investeringskredieten mogen beschikken. Dus zowel de hoofdbudgethouder, de budgethouder als de budgetuitvoerder (kredietbeheerder).

Artikel 2 Secretaris

1In de Lijst van gemandateerde en ondergemandateerde bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders, zoals bedoeld in de Mandaatregeling heeft het college de secretaris gemandateerd tot het doen van uitgaven in het kader van de begroting en de verstrekte kredieten.

2De secretaris wijst op basis van een besluit hoofdbudgethouders aan.

3De secretaris kan desgewenst ook zelf als hoofdbudgethouder optreden.

4De secretaris wijst per budget of krediet slechts één hoofdbudgethouder aan.

Artikel 3 Hoofdbudgethouder

1De directeuren van de gemeente De Fryske Marren zijn de hoofdbudgethouder.

2De hoofdbudgethouders wijzen op basis van een besluit budgethouders aan.

3De hoofdbudgethouders kunnen desgewenst ook zelf als budgethouder optreden.

4De hoofdbudgethouders wijzen per budget of krediet slechts één budgethouder aan.

Artikel 4 Budgethouder

1Budgethouders zijn de teammanagers en de programmamanagers van de gemeente De Fryske Marren en de griffier. Een teammanager en programmamanager kan voor zijn/haar budgetten projectleiders aanwijzen als budgethouders.

2De budgethouders wijzen op basis van een besluit budgetuitvoerders aan.

3De budgethouders kunnen desgewenst ook zelf als budgetuitvoerder optreden.

4De budgethouders wijzen per grootboeknummer slechts één budgetuitvoerder aan.

5Een projectleider kan alleen fungeren als budgethouder voor investeringskredieten.

Artikel 5 Budgetuitvoerder (kredietbeheerder)

Als budgetuitvoerders (kredietbeheerders) worden medewerkers van het eigen team, een ander team of medewerkers aan een project van de gemeente De Fryske Marren aangewezen.

Artikel 6 Hiërarchie / vervanging

1De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer doorbreken de hiërarchische lijnen niet.

2Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden vervangt.

3Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden vervangt.

4Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden als directeur, programmamanager, teammanager of projectleider vervangt.

5Bij afwezigheid van de budgetuitvoerder (kredietbeheerder) wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden vervangt.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden

1Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijkse beheer van de gemeente De Fryske Marren, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Deze heeft de eindverantwoordelijkheid voor de voorbereiding en uitvoering van de begroting en daarnaast de verantwoording over het gevoerde financiële beheer. Als hoofdbudgethouder is hij/zij het college van burgemeester en wethouders verantwoording verschuldigd voor de hem/haar toevertrouwde budgetten.

2De hoofdbudgethouder is de secretaris verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

3De budgethouder is de hoofdbudgethouder verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en is inhoudelijk verantwoordelijk voor de te verrichten prestaties.

4De budgetuitvoerder (kredietbeheerder) is de budgethouder verantwoording verschuldigd voor de hem/haar toevertrouwde budgetten.

Artikel 8 Aangaan verplichtingen

1Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende uitgaven” en “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).

2Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

3Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling.

4Aangewezen budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de uitgaven en inkomsten die voortvloeien uit de door hen aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

5Bij het aangaan van verplichtingen dienen de maximale bedragen genoemd in de mandaatregeling voor de verschillende categorieën budgetbeheerders in acht te worden genomen.

6De in de mandaatregeling genoemde bedragen zijn netto bedragen.

Artikel 9 Flexibiliteit budgetten

1De secretaris is bevoegd om, binnen de kaders van de programma’s, met budgetten over de productgroepen te schuiven.

2De hoofdbudgethouder is bevoegd om, binnen de kaders van de productgroepen met budgetten over de producten te schuiven.

3De budgethouder is bevoegd om binnen de hem/haar toegekende afzonderlijke producten, met inachtneming van de aan de producten verbonden doelstellingen, met budgetten te schuiven.

4Verschuivingen tussen en binnen producten en productgroepen worden als administratieve begrotingswijziging verwerkt in de financiële administratie.

Artikel 10 Fiattering betalingen

1De daartoe aangewezen functionarissen zijn verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen ten laste van de budgetten.

2Fiattering is eerst mogelijk nadat de verantwoordelijke budgetuitvoerder (kredietbeheerder) een factuur door middel van een elektronische handtekening, of een paraaf gesteld op een te registreren fysiek document, voor akkoord heeft verklaard. Afhankelijk van de maximale bedragen zoals opgenomen in de mandatenregeling dienen de budgethouder dan wel de hoofdbudgethouder de factuur mede te ondertekenen.

3Voor het doen van uitgaven is het niet toegestaan gebruik te maken van (automatische) incasso’s.

Artikel 11 Informatieverstrekking

1De budgetuitvoerder informeert de budgethouder tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van de toegekende budgetten.

2De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen op de toegekende producten.

3De hoofdbudgethouder informeert de secretaris tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwacht afwijkingen op de toegekende productgroepen.

4De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

5De budgetuitvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controldocumenten.

6Op ieder gewenst moment kunnen de budgetbeheerders een budgetoverzicht krijgen van de met de financiële administratie belaste organisatie-eenheid. In deze budgetoverzichten wordt de actuele stand van zaken met betrekking tot het budget/het product gegeven.

7De budgetbeheerders hebben de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen.

Artikel 12 Rapportage

1Rapportage over afwijkingen in de voortgang van de uitvoering vindt, conform de financiële verordening plaats via een voor- en een najaarsrapportage. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

2Afwijkingen op de ramingen van baten en lasten per programma > € 100.000 en afwijkingen op investeringskredieten > 10% van het oorspronkelijke krediet dienen van een adequate toelichting te worden voorzien. Dit laatste met een minimumbedrag van € 50.000.

3In de voor- en najaarsrapportage worden respectievelijk de realisatie over de eerste 4 en eerste 8 maanden opgenomen en wordt een prognose gegeven voor het verdere verloop van het boekjaar.

4De voor- en najaarsrapportage worden conform de financiële verordening ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.

5Aan het einde van het begrotingsjaar legt de budgethouder verantwoording af door middel van de jaarrapportage. Hiertoe wordt de benodigde informatie aangeleverd.

Artikel 13 Prestatiegegevens

De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

Artikel 14 Condities / beperkingen

1De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier en de registrerende functie.

2Een budgetbeheerder kan zijn bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem/haar geplaatste functionarissen.

3Per organisatieonderdeel en/of budgetbeheerder kunnen, voor zover niet strijdig met deze regeling, aan de uitoefening van het budgethouderschap condities of beperkingen worden aangebracht.

Artikel 15 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouderschap gemeente De Fryske Marren”.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.